SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

CPC. Walter Estuco M.

Ilo, 2013

Sistema de Abastecimiento

SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
El sistema de abastecimiento comprende los procesos tcnicos de planeamiento, programacin, obtencin, recepcin, ingreso, almacenamiento y distribucin, as como la administracin y disposicin final de los bienes duraderos adquiridos u obtenidos.

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SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
A nivel estratgico el abastecimiento envuelve a todas las reas de la organizacin para disear, desde las etapas de la necesidad y concepcin de los productos y/o servicios, un proceso que incluya todos los medios necesarios para obtener los mejores resultados, en trminos econmicos y satisfaccin del usuario.

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SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
La finalidad del Sistema de Abastecimiento es asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios en la Administracin Pblica.

FINALIDAD

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SISTEMA DE ABASTECIMIENTO PRINCIPIOS

PRINCIPIO DE MORALIDAD PRINCIPIO DE LIBRE COMPETENCIA PRINCIPIO DE IMPARCIALIDAD PRINCIPIO DE EFICIENCIA PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA PRINCIPIO DE ECONOMIA PRINCIPIO DE VIGENCIA TECNOLOGICA PRINCIPIO DE TRATO JUSTO E IGUALITARIO

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SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

Este sistema se instituy a travs del Decreto Ley 22056, en el marco de actividad de la Direccin Nacional de Abastecimiento del Instituto Nacional de Administracin Pblica.
Normas que rigen el Sistema de Abastecimiento
a) Constitucin Poltica del Per - Artculo 76 b) Decreto Ley 22056: Sistema de Abastecimiento (SA. 05, 06 y 07) c) Resolucin Jefatural 118- 80- INAP/DNA. Aprueba las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento d) Ley de Bases de la Descentralizacin: Ley 27783 - Artculo 10

e) Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.

NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

RESOLUCIN JEFATURAL N 118-80-INAP/DN Aprueba las siguientes Normas Generales del Sistema de Abastecimiento, las mismas que forman parte de la presente Resolucin: SA.01 Aplicacin de criterios de eficiencia y eficacia. SA.02 Integridad de Administracin del Abastecimiento. SA.03 Actualizacin y utilizacin de informacin para el Abastecimiento. SA.04 Unidad de Adquisiciones de bienes y servicios. SA.05 Unidad en el Ingreso Fsico y custodia temporal de bienes. SA.06 Austeridad del Abastecimiento. SA.07 Verificacin del estado y utilizacin de bienes servicios.

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Normas que rigen el Sistema de Abastecimiento:

Las normas derogadas y que ya no tienen vigencia son SA 01 al SA 04 por la Segunda Disposicin Final del Reglamento de La Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - D.S. 039-98-PCM
SA 05. Unidad en el ingreso fsico y custodia temporal de bienes Los bienes obtenidos por las entidades deben ingresar fsicamente por el Almacn Central, salvo que por su naturaleza y caractersticas propias, resulte imposible hacerlo; en cuyo caso, el ingreso y salida se har slo con documentos fuentes.

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Normas que rigen el Sistema de Abastecimiento: SA 06. Austeridad del abastecimiento

En toda previsin, solicitud, obtencin, suministro, utilizacin o administracin de bienes y servicios, se aplicarn los criterios e instrumentos pertinentes de austeridad que establezca la entidad a propuesta de la Oficina de Abastecimiento, en concordancia por la poltica gubernamental.

SA.07 VERIFICACIN DEL ESTADO Y UTILIZACIN DE BIENES Y SERVICIOS.

Las entidades pblicas formularn y aplicarn normas para verificar la existencia, estado y condiciones de utilizacin de los bienes y/o servicios de que dispone la entidad.
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PROCESOS TECNICOS DE GESTION DEL ABASTECIMIENTO

Son los instrumentos de gestin o herramientas del sistema de abastecimiento establecidos con la finalidad de hacer ms dinmicos funcional y operativo.

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CATALOGACIN
Proceso que permite la depuracin, ordenamiento, estandarizacin, codificacin, obtencin, actualizacin y proporciona la informacin referida a los bienes, servicios, obras y/o consultora requeridos por las entidades pblicas. Sin embargo la Ley de Contrataciones asigna como lder de administrar el catalogo de bienes y servicios al OSCE.

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REGISTRO DE PROVEEDORES
El Registro Nacional de Proveedores-RNP, cuyo desarrollo, administracin y operacin est a cargo del OSCE, est conformado por los siguientes registros: Proveedores de bienes Proveedores de servicios Consultores de obras. Ejecutores de obras. Registro de inhabilitados para contratar con el Estado

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REGISTRO DE PROVEEDORES
La finalidad es recopilar y procesar informacin que permita acreditar la idoneidad de los proveedores. Actualmente debido a las normas de la Ley de Contrataciones del Estado, el nico registro oficial es el Registro Nacional de Proveedores (RNP), administrado por el OSCE. Sin embargo, las entidades pueden llevar un listado interno de proveedores que faciliten sus estudios de mercado pero este es opcional y est prohibido cual exigencia para formar parte de el bajo responsabilidad del funcionario que as lo establezca

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REGISTRO Y CONTROL

Es un proceso referido a las acciones de control previo, verificacin y conformidad, a cada una de las fases de cada uno de los procesos tcnicos, a fin de detectar oportunamente desviaciones y adoptar las medidas necesarias. As como tambin referido al seguimiento de los documentos administrativos generados en los diversos niveles de la entidad, para evitar demoras o establecimiento en el trmite de los mismos, hecho que perjudicara a la oficina de abastecimiento y a la institucin.

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PROGRAMACION
Este proceso encierra las siguientes actividades: 1. Programacin de necesidades Es la determinacin de stas en funcin a los objetivos y metas institucionales, concordantes con el PIA. En esta fase se utilizar el Cuadro de Necesidades. 2.Elaboracin del Presupuesto Valorado Esta fase consiste en la consolidacin de las necesidades de bienes, servicios y obras, sustentatorias del Presupuesto Institucional de Apertura - PIA. 3. Elaboracin del Plan Anual de Contrataciones - PAC Esta fase se desarrolla en dos momentos: a. Simultneo a la formulacin presupuestal b. Luego de la aprobacin definitiva del PIA, se realizan los ajustes respectivos. No se podr ejecutar ningn proceso de seleccin que previamente no haya sido incluido en el PAC, siendo nulo todo proceso que contravenga a esta disposicin.

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ADQUISICIN

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ADQUISICIN

Implica desarrollar las siguientes actividades: Elaboracin del Expediente de Contratacin por cada tipo de proceso de seleccin programado en el PAC, Designacin de Comits Especiales Ejecucin del proceso de seleccin Contrato con el Postor Ganador. Emisin de Orden de Compra y/o servicio

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ADQUISICIN

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ADQUISICIN

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RECUPERACION DE BIENES Actividades orientadas para volver a tener dominio o disposicin de bienes o de servicios que anteriormente se tena derecho sobre su propiedad o uso, luego de haberse perdido por descuido o negligencia, abandono irresponsable o haberse distribuido sin criterio, sin antes haber sido utilizados.

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ALMACENAMIENTO

Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnico administrativa referidas a la ubicacin temporal de bienes en un espacio fsico determinado con fines de custodia.

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MANTENIMIENTO

Este proceso tiene por objetivo evitar la paralizacin de los servicios que presta la entidad y consiste en realizar acciones destinadas a conservar en ptimo estado los equipos, instalaciones, materiales y bienes que posee la entidad.
Ejm. Equipos, Vehiculos, etc.

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SEGURIDAD

Es el proceso mediante el cual se previenen, detectan y/o eliminan las situaciones que pueden causar dao o prdida en las personas, informacin o medios naturales, a fin de evitar la paralizacin de actividades y proceso.
Ejm. Vigilancia, Seguridad Sistemas, seguridad fondos, etc.

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DISTRIBUCION

Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnico - administrativa en que se cierra el crculo, y permite la satisfaccin de las necesidades del usuario con la entrega de los bienes o servicios solicitados.

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DISPOSICION FINAL

Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnicoadministrativa orientadas a detectar, verificar y regular el empleo adecuado de los bienes proporcionados a las diferentes unidades operativas de la entidad.

Documentos Fuentes de Abastecimiento:

Solicitud Cotizacin Cuadro Comparativo de propuestas Orden de Compra-Guia Internamiento Orden de Servicio Nota de Entrada Almacn (NEA) Pedido e comprobante Salida (PECOSA) Tarjeta Visible Almacn Kardex Valorado Inventario.

Informacin Contable

Las entidades publicas procesan sus operaciones financieras administrativas a travs del Modulo SIAF-SP, de manera que la contabilizacin se realiza en funcin a las fases del gasto; en el caso de Logstica ; los compromisos lo ejecuta mediante documentos fuentes (O/C, O/S, P/V y otros). En algunas entidades ya viene aplicando el SIGA-ML (Sistema Integrado de Gestin Administrativo) es una herramienta de gestin que se realiza los procesos Logsticos y patrimoniales; en ella existe los Mdulos: - Modulo Logstica - Modulo PpR - Modulo Patrimonio.

Independientemente al SIAF-SP, la oficina de Logstica remite mensualmente a la Ofic. Contabilidad; el movimiento mensual de Ingresos y salidas de bienes adquiridos por la entidad; los mismos que debe ser conciliadas. (Inf. Almacn y Patrimonial)

CRITERIO DE VALUACION DE LOS BIENES DEL ACTIVO FIJO, METODO Y PORCENTAJES DE DEPRECIACION Y AMORTIZACION DE LOS BIENES DEL ACTIVO FIJO E INFRAESTRUCTURA PUBLICA Instructivo Contable Nro. 02

Determinacin de un bien como activo fijo

Para la determinacin de un bien como activo fijo, se deber tener en cuenta los siguientes factores concurrentes: Que su vida til sea mayor a un ao
Que sea destinado para uso de la entidad Que est sujeto a depreciacin, excepto los terrenos Que su valor monetario sea mayor a 1/8 de la UIT vigente a la fecha de su adquisicin.

Mtodo y Porcentaje de Depreciacin

Mtodo Las entidades responsables a efectuar la depreciacin de los bienes del activo fijo utilizarn el mtodo de lnea recta.
Porcentajes Edificios 3% Infraestructura Pblica 3% Maquinaria, Equipo y otras Unidades para la Produccin 10% Equipo de Transporte 25% Muebles y Enseres 10%

FECHA DE REGISTRO CONTABLE DE LA DEPRECIACION El calculo de la depreciacin obtenido de acuerdo a los procedimientos establecidos en el presente instructivo, debern ser efectuados y registrado contablemente al mes siguiente de la puesta en uso del bien material sujeto a depreciacin.

El valor de los bienes que sean menores a 1/8 de la IUT, cuya vida til se estime en mas de un ao, se debitara como gasto y controlara a travs de las cuentas de orden debindose llevar en registro el control fsico de las mismas y realizar, por lo menos una ves al ao su verificacin mediante inventarios.

CUENTAS DE ORDEN Para llevar el control de aquellos bienes cuyo valor sea menor a 1/8 de UIT vigente en el momento de la adquisicin y tenga duracin mayor o menor de un (1) ao, se proceder a la apretura de las siguientes cuentas:
CARGO:
9105 BIENES EN PRESTAMO, CUSTODIA Y NO DEPRECIABLES 9105.03 BIENES NO DEPRECIABLES. ABONO: 9106 CONTROL DE BIENES EN PRESTAMO, CUSTODIA Y NO DEPRECIABLES 9106.03 BIENES NO DEPRECIABLES.