CRDITO Y COBRANZAS

IV. Departamento de crdito

DEPARTAMENTO DE CRDITO
Dentro de la organizacin, las funciones son el agrupamiento de las principals unidades de trabajo, o sea la reunin lgica y armnica de actividades afines. Una funcin es identificable tambin con el nombre de departamento, o como unidad administrativa.

Es de suma importancia que el tipo de departamento de crdito establecido dentro de una empresa sea determinado mediante un cuidadoso anlisis de las funciones especficas, as como de los objetivos de la empresa.

DIRECCION GENERAL

Produccin

Ventas

Finanzas

Crdito

Cobranza

COMPAIAS PEQUEAS
El dueo de un negocio pequeo casi siempre desempea por s mismo todas las funciones administrativas, incluso la aprobacin del crdito; sin embargo, podr delegar esta responsabilidad en algn contador o en algn asistente de plena confianza.

De igual manera en una sociedad pequea la funcin quedar a cargo de alguno de los socios o se dividir entre ellos, a menos que el volumen de negocios sea lo suficientemente grande o existan problemas tan complejos que requieran los servicios de personal adicional Si el volumen de ventas es importante o si las ventas estn dispersas, se requerir una completa organizacin de crdito y cobranza.

FABRICANTES
Cuando son muchos los productos manejados, en trminos generales se distribuirn a lo largo de varios canales, lo cual dificulta el contacto estrecho. Invariablemente debern tomarse medidas para acumular y analizar informacin de crdito para el procesamiento de los pedidos de los clientes, ajustes para reclamaciones y recuperacin de los crditos. El sistema de cuentas por cobrar que se seleccione, tambin es factor importante para determinar el tamao y la integracin de una organizacin de crdito.

LOCALIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE CREDITO

En la mayora de las empresas, la funcin de crdito y cobranza se considera parte integral de la funcin de tesorera. El efectivo es responsabilidad del tesorero; ms an la asignacin de los fondos es responsabilidad bsica del tesorero, y el control de los efectivos invertidos en cuentas por cobrar es una funcin del departamento de crdito.

Hay intereses y responsabilidades mutuas en los presupuestos de efectivo, manejo de valores aceptados en relacin con bancos, documentos por cobrar y documentos descontados; adems cabe mencionar el efecto que la administracin de crdito y cobranza produce en la posicin financiera total de una empresa. Todas estas relaciones se simplifican en el departamento. Cuando se dice que este departamento esta integrado dentro de las funciones de tesorera es porque se observa en ste el flujo de ingresos, pero aqu no existira un buen control interno, por lo que sera ms conveniente que estuviera separado relativamente de tesorera.

RELACIONES CON OTROS DEPARTAMENTOS

El departamento de crdito y cobranza, como parte de la empresa, no puede desempear su funcin aislado y sin la relacin adecuada con los dems departamentos y actividades que integran la empresa, estableciendo las lneas funcionales de relacin interdepartamental, as como la

comunicacin adecuada con cada uno de ellos. De tal manera que debe organizarse para que la empresa reciba los mximos beneficios de la diversidad de talentos y experiencias de sus miembros.

Finanzas y tesorera Gerencia General Mercadotecnia y ventas

RELACIN CON LOS DEPARTAME NTOS

Jurdico

Contabilidad

Embarques y Almacn

Crdito y cobranza

Procesamiento de datos

Compras Produccin y servicio

Personal

DESCRIPCIN DE UNA ORGANIZACIN DE CRDITO CENTRALIZADA

Una organizacin de crdito centralizada, es aqulla que se localiza en su totalidad en la oficina matriz de la empresa y en donde realiza todas sus operaciones. No hay otras oficinas, an cuando el departamento central puede dar servicio a un sinnmero de componentes, de tal forma que su actividad no se ve duplicada en ninguna otra unidad de operacin. El gerente de crdito y su personal aprueban los crditos sobre todos los pedidos en la oficina matriz y todos los pagos se reciben y se depositan ah mismo.

DESCRIPCIN DE UNA ORGANIZACIN DE CRDITO DESCENTRALIZADA

En una organizacin de crdito descentralizada se establecen oficinas en distintos sitios y operan en forma ms o menos independiente, bajo la direccin general de la oficina central. Esta organizacin se usa normalmente en las compaas que tienen un gran volumen de ventas y una amplia distribucin de sus productos. Cada oficina es responsable de los lmites de crdito otorgados, de la investigacin del crdito y de la recuperacin de las cantidades adeudadas por los clientes dentro de su territorio, an cuando el crdito que sobrepase cierto lmite en muchos casos exija la aprobacin del gerente general de crdito. La cobranza efectuada por una sucursal se deposita localmente por lo general en forma de una orden de pago o situacin a favor de la oficina central. El gerente de crdito de sucursal acta dentro de las polticas determinadas por el gerente general de crdito, pero debe haber un acuerdo previo entre ambos para efectuar pequeas modificaciones, atendiendo a las condiciones que priven en el rea de aplicacin.