1MEB

E
Administracin General
EL PROCESO ADMININISTRATIVO
2MEB
E
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN
CONTROL
PLANIFICACION
ORGANIZACION

DIRECCION
3MEB
E
Controlar
Ejecutar
Cmo hacer?
Qu hacer?
Control
Direccin
Organizacin
Planificacin
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
4MEB
E
LA PLANIFICACIN
Definicin:

Actividad primaria de la administracin.
Es el proceso de decidir, de antemano, qu se har y de
qu manera.
Es seleccionar informacin y hacer suposiciones respecto
del futuro para alcanzar los objetivos organizacionales.

Responde a la pregunta Qu hacer ?, lo que implica
tender un puente entre el presente y el futuro, es decir,
desde el punto donde se est a donde se quiere llegar.
LA PLANIFICACIN
Planificacin
Es el proceso de establecer lo que la
organizacin quiere lograr en el futuro, por
medio de la misin y los objetivos
organizacionales, definiendo resultados claves
y las estrategias, polticas, programas y
procedimientos para alcanzarlos.

6MEB
E
Misin : Funcin bsica de la Empresa. Declaracin
concisa de en cul negocio est la empresa o se
quiere estar durante un perodo establecido.
Ej.:
Misin de Inacap, formacin de Personas, a travs de la
entrega de competencias y valores.
Misin del Mideplan, disear y aplicar polticas, planes y
programas de desarrollo nacional y regional.

Metas u Objetivos: Punto terminal de la
Planificacin. Determinan un punto o nivel que se espera
alcanzar dentro de un perodo. Caractersticas:

- Medibles - Alcanzables
- Plazos definidos - Responsables
- Desafiantes
HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIN
Estrategias: Objetivos bsicos de largo plazo de una
empresa y la adopcin de los cursos de accin y la
asignacin de recursos necesarios para su cumplimiento.
Ejemplos : crecimiento de las empresas, Estrategias de
costos, Diversificacin

Polticas : Criterios o enunciados generales que orientan la
toma de decisiones.

Ejemplos:
Poltica de reclutamiento interno
Poltica de remuneraciones
Poltica de contrataciones

Tipos de Planes
Programas: conjunto de actividades interrelacionadas y
cronolgicamente ordenadas, que describen las actividades
que se tienen que realizar, quines las van a realizar y
cundo van a terminarse.

Ejemplo: Programa de Produccin para el mes de
septiembre; Programa de capacitacin para el rea de
Produccin

Procedimientos: establecen mtodos para el manejo de
actividades cotidianas.
Secuencias cronolgicas de acciones requeridas para el manejo
de actividades futuras. Son guas de accin y no de pensamiento
en que se detalla la manera exacta en que deben ejecutarse ciertas
actividades.
Tipos de Planes
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Presupuestos: Dicen relacin con aspectos
financieros de gastos e ingresos. Son metas
o programas expresados en trminos de
dinero que pueden abarcar perodos largas
y cortos.



Reglas : acciones especficas, planes simples, no sujetas a
cuestionamiento o discrecionalidad de las personas y que no
permiten ninguna desviacin respecto del curso estipulado.
Ejemplo: No fumar en esta rea. rea restringida, no pasar.

Tipos de Planes
Visin
Misin

Objetivos Generales
Estratgicos

Objetivos Especficos
Objetivos Divisionales

Objetivos Departamentales
Objetivos Individuales
Desempeo
Desarrollo personal
Esquema de la Planificacin
Consejo de Administracin
Administracin de nivel superior
Administracin nivel intermedio
Administracin nivel inferior
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12MEB
E
Planificacin
Da sentido de direccin
Facilita el control
Reduce la incertidumbre
Visualiza los cambios
Importancia de la planificacin
Econmica: Concentra las acciones en un
sentido definido. Evita la dispersin de acciones.

Reducir la duplicidad de funciones y la ineficiencia.

Establecer el esfuerzo coordinado: cooperar unos con
otros y trabajar en equipos.

Aminora los Riesgos: Permite adelantarse a los problemas y
a sus posibles soluciones. Anticipar los cambios.

Facilita el Control : Permite comparar lo planeado con lo
realizado y determinar desviaciones para aplicar medidas
correctivas , ya sea sobre la ejecucin o sobre futuros planes.

No es Anhelo o Deseo: no es lo mismo que una expectativa
que es algo imaginario o virtual de una emocin.
Caractersticas de la Planificacin
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Poca Exactitud
Depender de la cantidad y calidad de la informacin
utilizada.

Retarda la accin
Inhibe la iniciativa de las personas (Amarrarse al plan)

Falacia de lo evidente
Los objetivos deben explicitarse, por obvios o lgicos que
parezcan.

Dificultades intrnsecas:
La planificacin tiene dificultades que les son propias
como el acceso a la informacin base para la confeccin
de los planes (estadsticas, ndices, montos).

Limitaciones de la Planificacin
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Flexibilidad
Si un plan es esttico y no se adapta a los cambios que se vayan
observando en las variables que lo determinan, la planificacin se
rigidiza, pierde validez y se hace inoperante, es decir, la
inflexibilidad de los planes atenta contra su efectividad y le aporta
obsolescencia.

Compromiso
Si las personas participan en la elaboracin de los planes, es
altamente probable que su motivacin ser superior a la que habra
con planes impuestos por la superioridad jerrquica. El ejemplo
ms evidente son los planes de ventas realizados por los propios
vendedores.
Principios de la Planificacin
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Contribucin

Si los planes no estn debidamente integrados y
encaminados hacia un propsito central, a travs de una
cadena enlazada de objetivos, los esfuerzos de la accin se
diseminan y la planificacin se vuelve antieconmica e
intil.




Principios de la Planificacin
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Proceso de planificacin de largo plazo que generalmente
se da en los niveles superiores jerrquicos de la empresa y
que toma en cuenta tanto factores internos y externos
a la empresa que inciden en la formulacin de planes macro.

Se utiliza un tiempo de planificacin de varios aos lo
que significa asumir una gran incertidumbre.

La administracin revisa su actual estrategia, busca
oportunidades, detecta amenazas, evala los recursos de
la empresa, identifica sus fortalezas y debilidades del
medio en que se desenvuelve.
Planificacin Estratgica
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Consiste en la formulacin de planes especficos para
aplicar las polticas que contribuyen al cumplimiento de
los objetivos. Se refieren normalmente a los siguientes
tpicos:

Tiempo : programas, es decir, metas que deben ser
distribuidas en el tiempo.

Dinero : presupuestos

Trabajo : procedimientos y mtodos
Planificacin Operativa
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Atencin a las Oportunidades (F.O.D.A.)
Pasos de la Planificacin
Establecimiento de Objetivos
Determinacin de cursos alternativos
Evaluacin de cursos alternativos
Presupuestacin de los planes
Seleccin de un curso de accin
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Pasos de la Planificacin
Atencin a las oportunidades
-Mercado.
-Competencia
-Deseos de los clientes
-Nuestras Fortalezas.
-Nuestras Debilidades.
Establecimiento de objetivos
o metas.
Dnde quisiramos estar y qu
deseamos hacer y cundo.
Identificacin de Alternativas
Cules son las alternativas ms
promisorias para el cumplimiento
de nuestros objetivos?
Comparacin de alternativas con base
en las metas propuestas.
Qu alternativas nos ofrece mayores
posibilidades de cumplir nuestras metas
al menor costo y mayor utilidad.
Eleccin de una alternativa
Seleccin del curso de accin que seguiremos.
Conversin de planes en cifras mediante la
realizacin de presupuestos.
Tales como: Volumen y precio de ventas, gastos
de operacin necesario para los planes, inversin
de bienes de capital.
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Modelo F.O.D.A.
F O D A
EXMEN
EXTERNO
EXMEN
INTERNO
IDENTIFICACION
DE
AMENAZAS
IDENTIFICACION
DE
OPORTUNIDADES
IDENTIFICACION
DE
DEBILIDADES
IDENTIFICACION
DE
FORTALEZAS
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Modelo F.O.D.A.
Puntos Fuertes Internos
(Fortalezas)

Capacidades fundamentales en
actividades claves.
Recursos financieros adecuados.
Habilidades y recursos tecnolgicos
superiores.
Mejor capacidad de fabricacin.
Acceso a economas de escala
Habilidad para la innovacin de
productos.
Buena imagen en los consumidores
Productos (marcas) bien
diferenciados y valorizados
en el mercado.
Lder en el mercado.
Estrategias bien ideadas y
diseadas.
Capacidad directiva.
Flexibilidad organizativa
Puntos Dbiles Internos
( Debilidades)

No hay una direccin estratgica clara.
Incapacidad de financiar los cambios
necesarios en la estrategia.
Falta de algunas capacidades claves.
Atraso en investigacin y desarrollo.
Costos unitarios ms altos en relacin
con los competidores directos.
Rentabilidad inferior a la media.
Debilidad de la red de distribucin
Dbil imagen en el mercado.
Habilidades de marketing por debajo de
la media.
Exceso de problemas operativos
internos.
Cartera de productos limitada.
Instalaciones obsoletas
Falta de experiencia y talento gerencial.




Modelo F.O.D.A.
Oportunidades Externas

Entrar en nuevos mercados o
segmentos.
Atender a grupos adicionales de
clientes.
Ampliacin de la cartera de
productos para satisfacer
nuevas necesidades de los
clientes.
Crecimiento rpido del mercado.
Diversificacin de productos
relacionados.
Integracin vertical.
Eliminacin de barreras comerciales
en mercados exteriores
atractivos
Complacencia entre las empresas
rivales.
Amenazas Externas

Entrada de nuevos competidores con
costos ms bajos.
Incremento en las ventas de productos
sustitutivos.
Crecimiento lento del mercado.
Cambios en las necesidades y gustos
de los consumidores.
Creciente poder de negociacin de
clientes o proveedores.
Vulnerabilidad a la recesin y al ciclo
empresarial.
Cambios en los tipos de cambio y
polticas comerciales de otros
pases.
Incremento de barreras y requisitos
reglamentarios costosos.
Cambios demogrficos..

Cecinas Winter S.A. fue creada en 1930 por don Guillermo Winter Weihslein,
maestro cocinero alemn.
Esta empresa de cecinas logr una posicin lder en la industria en los aos 60.
Actualmente, cuenta con personal y oficinas a lo largo del territorio nacional (Arica,
Iquique, Antofagasta, Copiap, La Serena, San Felipe, Valparaso, Santiago,
Rancagua, Talca, Chilln, Concepcin, Temuco, Puerto Montt y Punta Arenas),
entregando servicio a ms de 22.000 clientes activos que la empresa posee,
quienes satisfacen las necesidades de los consumidores finales, permitindole as
ocupar un lugar entre las tres productoras de cecinas ms grandes del pas,
siendo sus competidores directos, San Jorge ( produccin mensual 5.500
toneladas ) y Productos Fernndez ( produccin 3.000 toneladas ).

Las ventas han mantenido durante los ltimos aos un crecimiento muy superior
al de la Industria, definiendo claramente la posicin de la empresa como una de las
de mejor resultado, situacin que se proyecta incrementar y consolidar ms an
en los prximos aos.
Cecinas Winter, est constantemente capacitando a sus trabajadores y realizando
frecuentes inversiones en tecnologa de vanguardia (procesos productivos, informtica
y transporte, entre otros), todo lo cual est al servicio de las mltiples necesidades
de los clientes y del mercado, el cual puede verse intervenido por empresas extranjeras
que deseen invertir en esta rea productiva, generando una fuerte competencia por el
nivel de las inversiones que puedan llegar a realizar.
Ejemplo F.O.D.A.
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El crecimiento sostenido de la empresa y su consolidacin, es el resultado
del trabajo conjunto de todos los trabajadores que forman parte de ella,
como tambin de la gran variedad de productos que ofrece. Con una
estructura organizacional liviana, eficiente y sobre todo, con la
amplia experiencia en la industria crnica, se da cumplimiento a los
planes de crecimiento y expansin en los que se ha centrado la actividad
de la empresa.
Su planta productiva, est ubicada en la zona sur de Santiago, sobre
una superficie de una hectrea, cuenta con todos los requerimientos de
ptima calidad e inocuidad. Con las instalaciones actuales, la empresa
cuenta con una capacidad productiva que supera las 3.000 toneladas al mes.

Cecinas Winter garantiza, gracias a la integracin de modernos sistemas
de control de calidad y del sistema de Anlisis de Riesgos y Puntos Crticos
de control, las mejores caractersticas de sabor, lo cual les permite
ser reconocidos en el mercado chileno por ms de 70 aos.
Esta empresa est dotada de una fuerza de ventas altamente calificada,
quienes dan atencin personalizada a los ms de 22.000 clientes activos de
la empresa, los cuales son visitados con una frecuencia que les permite
estar surtidos de productos frescos en forma permanente.
Ejemplo F.O.D.A.
Las catorce oficinas regionales que Cecinas Winter tiene habilitadas a
lo largo del pas, cuentan con instalaciones y personal que les
permite una atencin eficiente y oportuna a toda empresa que lo
requiera, ya que estn dotadas de sistemas de refrigeracin y
almacenamiento de alta tecnologa, adecuados a cada una de las
zonas que atienden. En especial se destacan las instalaciones de
Antofagasta, Santiago, Via del Mar y Concepcin, las que ubicadas
en ciudades de importancia tanto por su tamao como por su
localizacin estratgica, sirven como punto de apoyo y centros de
acopio para las dems oficinas.
Cecinas Winter espera en los prximos meses, aumentar an ms su
cartera de productos, al incluir otros de gran novedad, los cuales no
existen dentro del mercado nacional.
Ejemplo F.O.D.A.

1. Fortalezas: Calidad de productos, variedad en los
productos, ser una de las tres productoras de cecinas
mas grandes del pas, fuerza de ventas altamente calificada,
modernos sistemas de control de calidad y del sistema
de anlisis de riesgos y puntos de control, contar con
catorce oficinas regionales las cuales le dan una presencia
estratgica a lo largo y ancho del pas, instalaciones de
alta tecnologa en cada una de sus catorce oficinas
regionales.
Ejemplo F.O.D.A.
2. Oportunidades: Incrementar y consolidar ms an en los
prximos aos las ventas. Para ello en los prximos meses
cecinas Winter aumentar la variedad de su cartera de
productos, incluyendo otros de gran novedad para el mercado.
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3. Debilidades: Su capacidad productiva en relacin a
su competencia directa, Cecinas San Jorge, es
considerablemente menor puesto que Cecinas Winter
tiene una produccin mensual de 3.000 toneladas y San
Jorge produce 5.500 toneladas mensuales.
Ejemplo F.O.D.A.
4. Amenazas: Frente a la globalizacin, se puede dar el ingreso
de empresas extranjeras dentro del mercado nacional de la
industria de cecinas.
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1. Grficas de Gantt. (Tambin llamado diagrama de barras o carta Gantt.)
Herramienta de planificacin y control.
Identifica actividades o funciones a realizar, con el grado de especificacin deseado
(etapas, actividades, sub actividades, etc.) y las ordena.
Las dimensiona o mide ,en unidades de tiempo o costo, para su ejecucin, fijando su
inicio y trmino programado.
Muestra los recursos necesarios (tiempo y costo) y controla (en un instante de tiempo
determinado) el avance real del plan, programa o proyecto, para ver si se est cumpliendo
lo planificado.

Limitaciones:
a. Manejo de un nmero limitado de actividades (no ms de 35 40) lo que es una limitante
considerando que hay proyectos complejos que pueden llegar a tener miles de actividades.
b. La reprogramacin, producto de cambios en las estimaciones originales o de
atrasos o adelantos en los avances reales, se hace dificultosa.
c. La trayectoria o ruta crtica no se muestra claramente, ni presenta ventajas para su
anlisis.




Tcnicas de Planificacin
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Ejemplo de carta Gantt:
Programacin del Tiempo por Actividad
Proyecto de construccin.
Actividades / Semanas 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
1 Preparacin terreno
2 Construccin base
3 Puertas y ventanas
4 Balcn y techos
5 Armado y montaje
6 Terminacin y paisaje
7 Venta y Entrega
8 Atencin post venta
9
10
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2. Red PERT (Program, Evaluation and Review Technique)
Tcnica aplicada a un conjunto de hechos y actividades relacionadas en el
tiempo , que deben cumplirse para alcanzar un objetivo. Por intermedio de
esta tcnica, se puede programar y adems controlar las actividades segn
una base peridica. Los requisitos son los siguientes:

1. El problema de programacin debe ser un proyecto con actividades
identificables.
2. El proyecto y las actividades deben tener puntos de inicio y de terminacin
precisos,
3. Se usa en proyectos que tienen muchas actividades interdependientes.

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Red PERT (Program, Evaluation and Review Technique)
Pasos para su construccin: (Tipo ASF o tipo ASN)

1. Todas las actividades del proyecto se deben definir e identificar con
claridad.
2. Ordenar las actividades.
3. Construir un diagrama que muestre las relaciones de prioridad relativa.
4. Deben estimarse los plazos de ejecucin de cada actividad.
5. Encontrar el camino crtico o camino de mayor tiempo y las rutas de
holgura.
6. Revisin y evaluacin del plan.
Tipo ASF:
Los crculos representados en su construccin son hechos o instancias,
la flechas representan actividades o elementos del programa que
demandan tiempo. Una flecha siempre une dos hechos y los crculos
pueden indicar inicio o trmino de una cierta actividad. Sobre las
flechas se colocan 3 nmeros que representan el tiempo optimista de
realizacin, el ms probable y el pesimista.
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Red PERT (Program, Evaluation and Review Technique)
Ejemplo: tiempo en dias
1
2
6
3
5
4
7
8
9
10
7-10-16
1-2-3
4-11-18
17-22-38
8-9-11
16-22-26
4-9-21
11-16-17
8-12-15
14-19-23
15-30-60
Duracin mas
Probable
Nodo
Actividad
5-9-28
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Red PERT (Program, Evaluation and Review Technique)
La red se inicia en el nodo 1 y termina en el nodo 10 registrndose
actividades secuenciales.

Esta red muestra 4 rutas posibles.

Calculando los tiempos ms probables de cada una de estas rutas
se ve que la 1-2-6-9-10 es la que exige el mayor tiempo (72 dias).
Esta pasa a llamarse camino o ruta crtica y en l recae la mayor
atencin del administrador del proyecto.
Cualquier ahorro de tiempo en las actividades que lo conforman,
significa un ahorro equivalente del tiempo del programa.

El PERT es tambin un mtodo de anlisis y sistematizacin de la
trayectoria crtica.
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Red PERT (Program, Evaluation and Review Technique)
Ventajas del PERT

Permite conocer claramente las secuencias, interrelaciones, rutas
crticas y subcrticas con sus tiempos, homogeneizar e integrar los
programas parciales de las unidades participantes.

Facilitar el manejo computacional cuantitativo de un gran nmero de
actividades, la reprogramacin y control de las mismas, cuantificacin
de holguras de tiempo y recursos involucrados.

Sirve de base para anlisis complementarios de nivelacin de
recursos, comprensin de tiempos y sus efectos marginales en costos.

Permite evaluar decisiones de cursos de accin alternativos en
tiempos mnimos.
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Red PERT (Program, Evaluation and Review Technique)
Consideremos el siguiente ejercicio:


ACTIVIDAD A REALIZAR ACTIVIDAD PRECEDENTE DURACIN EN DAS
A. Diseo de Planta Ninguna 12
B. Seleccin del lugar A 8
C. Seleccin de Proveedores A 4
D. Preparacin del lugar B 12
E. Fabricar el generador C 18
F. Instalar el generador D, E 4
G. Preparar Manual de Operacin C 5
H. Seleccionar el Personal A 3
I. Adiestrar a los operarios G, H 9
J. Obtener licencias de Operacin F, I 6
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Red PERT (Program, Evaluation and Review Technique)
Total 9 Actividades del proyecto
Ruta Crtica: 1 2 4 5 6 10. Total 44 dias
1
2
6
4
3
5
9
10
B :8
A : 12
D : 12
H : 3
E : 18
F : 4
J : 5
I : 9
C : 4
G : 5
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