PLANEACIN EN

UNIDADES DE
INFORMACIN
Lic. Elizabeth Huisa Veria
Conceptos
Planificar es determinar de antemano el camino
a seguir. Consiste en determinar por anticipado
qu debe hacerse, cmo debe hacerse, cunto
debe hacerse y quin debe hacerlo. (Ramos
Simn, Luis F., p. 78)
- La planificacin consiste en generales de una
institucin o de un conjunto de instituciones a
corto, mediano y largo plazo; definir las polticas
o las estrategias para alcanzar esos objetivos;
establecer el marco normativo dentro del cual
desenvuelven las acciones de la institucin.
(Gmez Hernndez, Jos A., 2002, p.54).
Para qu sirve planear?
Sirve para llenar el vaco que existe entre lo que hoy
somos y lo que queremos ser.
Segn McClure (En: Gmez Hernndez, J. A., 2002,
p. 55) la planeacin sirve para:
Dotar a la organizacin de metas que se conviertan
en fines para llegar a una situacin nueva.
Disear estrategias que se concreten en proyectos
de actuacin.
Definir las actividades que deben realizarse, cuando
hacerlas y qu medios son necesarios y cules
estn disponibles.
Para qu sirve planear?
Segn Gloria Ponjun Dante, Jos A. Gmez
Hernndez y otros autores, el proceso de
planeacin requiere de diferentes etapas:
- Establecimiento de misin, objetivos y polticas,
- Provisin, ordenamiento y seleccin de premisas e
informacin relacionada con la consecucin de los
objetivos.
- Establecimiento y seleccin de alternativas que
contemplen la incorporacin dinmica y creativa
de las tecnologas.
- Elaboracin del plan de accin que asigne los
recursos necesarios para llevar a la prctica la
estrategia seleccionada.
Definicin de Planeamiento
Estratgico
El Planeamiento Estratgico es un
concepto que data de mediados del
siglo XX, como una herramienta
administrativa de la alta direccin de las
empresas, cuyo resultado se refleja en
el Plan Estratgico, el cual se convierte
en gua de las riendas que tomar la
empresa hacia el logro de sus objetivos.
Algunas definiciones
El autor George Steiner nos dice sobre los
orgenes de P.E. La Planeacin estratgica
formal fue introducida en 1950, en algunas
de las empresas comerciales ms
importantes de aquel tiempo, denominndolo
sistema de planeacin a largo plazo. Hasta
ese entonces era predominante la direccin y
planeacin de tipo operacional, la cual se
centraba en la gestin de reas especficas,
resolviendo problemas a corto plazo.
P.E es el esfuerzo sistemtico y mas o menos formal de una
compaa para establecer propsito, objetivos, polticas y
estrategias bsicas, para desarrollar planes detallados con el
fin de poner en prctica las polticas y estrategias, y as
lograr los objetivos y propsitos bsicos de la compaa.

El P.E. se define como un proceso y un instrumento:
proceso, porque constituye un conjunto de acciones que
comprometen al personal de una Entidad en la bsqueda de
claridades respecto a las estrategias a adoptar para llegar a
la Visin de la organizacin, teniendo en cuenta el potencial
institucional actual y futuro. Como instrumento: constituye un
marco conceptual que orienta a la gestin institucional con el
objeto de llegar a realizar la visin de la Entidad, en el cual
se plasma el Plan Estratgico Institucional
Propsito y beneficios del
Planeamiento Estratgico
Establecer el propsito y los objetivos
Determinar direccin y prioridades
Proveer un marco de accin para el desarrollo de polticas
y toma de decisiones
Ayudar a la efectiva asignacin y uso de recursos
Sealar temas crticos y riesgos, as como las fortalezas y
oportunidades.

Beneficios
Mayor confianza por parte de la organizacin a la que
pertenece.
Mejor prospecto financiero
Mejora la moral y motivacin del personal
Mejora las relaciones laborales y el espritu de equipo.
Mejora la satisfaccin del cliente.
Incremento de servicios efectivos y relevantes
Planificacin Estratgica
La planeacin estratgica se realiza para responder
a tres preguntas: qu es nuestra unidad de
informacin, qu ser y qu debera ser.
La planeacin estratgica como el proceso que se
sigue para determinar las metas (objetivos) de la
organizacin y las estrategias que permitir
alcanzarlas
La planeacin estratgica provee el marco dentro del
cual se llevan a cabo los planes operacionales que
tienen que ver con desarrollo diario de la organizacin.
Sobre la planeacin estratgica descansa la misin y
visin, describiendo en trminos muy amplios
el negocio de la organizacin y hacia donde se dirige.

Etapa filosfica
Misin Visin Valores
Polticas
Etapa operativa
Objetivos
Estrategias
Plan Estratgico
Etapa analtica
Anlisis
Interno
Anlisis
Externo
Accin y desarrollo Organizacin y control
VISION SISTEMICA
FASES PARA EL P.E
Desarrollando una Visin

Imagine la regin, comunidad u organizacin
ideal con la que usted suea, dentro de cinco o
diez aos.
Descrbala, en trminos de estos capitales:
Econmico & financiero (mercados, ventas,
ahorros, crdito)
Fsico (recursos naturales)
Social, organizativo y empresas
Humano (educacin, liderazgo)
Tecnolgico (conocimiento local)
Requiere armonizar los intereses existentes;
cmo se pueden complementar entre ellos?

Analizando la Brecha: Visin
vs. Realidad (Stoner y Wankel)

Sirve para determinar el nivel de cambio
requerido.
Contine pensando en trminos de los capitales.
Si seguimos con las estrategias actuales,
cmo ser la brecha dentro de cinco, diez aos
para cada capital?
Necesitamos fundar algn tipo de
organizacin?
Mientras ms grandes sean las brechas
proyectadas, mayor ser la necesidad de cambio
en las estrategias.

Formulando la Misin y
Objetivos (Kotler y Armstrong)
Defina el propsito, misin y objetivos de la organizacin.
En cul negocio estamos? Quines son nuestros
clientes?
La misin no debe enunciarse en trminos de un producto
o servicio, sino basada en las necesidades del mercado o
cliente.
Los productos se vuelven obsoletos, las necesidades del
cliente no.
La misin no debe ser ni muy amplia ni muy estrecha.
La misin debe ser realista, concreta y motivadora.
Divida la misin en objetivos que sean especficos y
cuantificables.
Los valores de los participantes y la organizacin son
importantes.

FODA es la sigla usada para referirse a una
herramienta analtica que permite trabajar con toda la
informacin que se posea sobre una organizacin,
sea sta institucin o empresa. Tambin sirve a
nivel personal.

Es til para examinar las:

FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
DEBILIDADES
Y AMENAZAS
PARA QUE SIRVE UN
ANALISIS FODA
Representa un esfuerzo para examinar la interaccin
entre las caractersticas particulares de su negocio o
institucin (personal) y el entorno en el cual ste
compite.

Tiene mltiples aplicaciones y puede ser usado por
todos los niveles de la corporacin y en diferentes
unidades de anlisis tales como producto-mercado,
lnea de productos, corporacin, empresa, divisin,
unidad estratgica de negocios, etc.

Las conclusiones obtenidas pueden ser de utilidad en el
anlisis de mercado y en las estrategias de mercadeo
que se diseen y que califiquen para ser incorporadas
en el plan de negocios.

Debe enfocarse solamente hacia los factores claves
para el xito de su negocio.
Debe resaltar las fortalezas y las debilidades
diferenciales internas al compararlo de manera
objetiva y realista con la competencia y con las
oportunidades y amenazas claves del entorno.

Anlisis FODA
LA PARTE INTERNA:
Tiene que ver con las fortalezas y las debilidades de
su negocio, aspectos sobre los cuales usted tiene
algn grado de control. Fortalezas y Debilidades.

LA PARTE EXTERNA:
Mira las oportunidades que ofrece el mercado y las
amenazas que debe enfrentar su negocio en el
mercado seleccionado. Usted tiene que desarrollar
toda su capacidad y habilidad para aprovechar esas
oportunidades y para minimizar o anular esas
amenazas, circunstancias sobre las cuales tenemos
poco o ningn control directo. Oportunidad y
Amenazas.
Anlisis Externo
Son los factores externos que indirecta o
potencialmente condicionan el
comportamiento de la organizacin e influyen
sobre el desarrollo de sus actividades. Tiene
como fin relacionar a la organizacin con su
entorno, identificando los aspectos negativos
llamados amenazas.
El entorno indirecto est conformado por
variables de orden econmico, sociocultural,
poltico legal, tecnolgico.
OPORTUNIDADES

Factores o situaciones presentes en el
entorno de la organizacin y que pueden
generar acciones que favorezcan el
desarrollo de la organizacin, si se decide
aprovecharlas
Posibilidades que ofrece el entorno de la
organizacin que pueden ser aprovechadas
para lograr materializar con xito su misin

AMENAZAS
Dificultades y obstculos que pueden
entorpecer la capacidad de respuesta de
la organizacin


Restricciones que presenta el entorno
para la materializacin del propsito
institucional y sobre los cuales la
organizacin tiene escaso o nulo control
Matriz Evaluacin de Factor
Externo (EFE)
Es una herramienta para determinar la
posicin estratgica externa. Consiste
en listar las oportunidades y amenazas
del entorno y determinar la importancia
relativa de cada una para el desempeo
de la unidad de informacin, asignacin
dentro de un rango.
Anlisis Interno
Consiste en evaluar la situacin presente de la
organizacin para identificar las fortalezas o
aspectos que contribuyen positivamente a la gestin
y las debilidades o aspectos negativos que
obstaculizan el adecuado desempeo de la
organizacin.
Los factores a analizar ser la visin, misin,
objetivos y estrategias de la organizacin; asimismo
aspectos tales como los recursos humanos, recursos
tecnolgicos, recursos econmicos, infraestructura y
equipos, productos y servicios, procesos, cultura
organizacional.
Cadena de Valor
Es una herramienta que separa las actividades
estratgicas ms relevantes de una organizacin, para
poder entender el comportamiento de los costos y las
fuentes existentes y potenciales de diferenciacin.

La cadena de valor considera actividades primarias y
actividades de apoyo, cada una de stas de no ser bien
administrada, puede dar origen a imperfecciones en la
gestin de la organizacin adems de su rea
respectiva; por lo que este anlisis permitir tomar las
acciones necesarias para superarlas y poder competir
en el entorno. De la cadena de valor se obtiene las
fortalezas y debilidades de la organizacin.
Cadena de Valor Interna

IDENTIFICA
EL
MERCADO
CREA LA
OFERTA
DE
PRODUCTOS
Y SERVICIOS
CICLO DE
INNOVACIN
CONSTRUYE
LOS
PRODUCTOS Y
SERVICIOS
ENTREGA
LOS
PRODUCTOS
Y
SERVICIOS
CICLO DE
OPERACIONES
SERVICIO
AL
CLIENTE
CICLO
SERVICIO
POST-VENTA
NECESIDADE
S
DEL CLIENTE
SATISFECHAS
Matriz de Evaluacin del
Factor Interno (EFI)
Herramienta que se aplica para determinar la
posicin estratgica interna. La matriz EFI,
resume fortalezas y debilidades de la unidad
de informacin y determina la importancia
relativa de cada una para el desempeo de la
Unidad de Informacin.
El procedimiento es el mismo que el de la
Matriz EFE, con la diferencia que las
oportunidades y amenazas se reemplazan
por las fortalezas y debilidades.
Generacin de Estrategias
Qu es estrategia?
La Estrategia crea una direccin para la organizacin en
base a sus diversos objetivos y orienta la mobilizacin de
recursos, empleados para mover a la organization hacia
estos objetivos. (Stoner y Wankel)

Estrategia es el patrn de objetivos, propsitos, o metas y
polticas y planes principales para alcanzar estas metas,
enunciados de tal manera que definan en cul negocio est
o debera estar la empresa y la clase de empresa que es o
debera ser. (Learned et al)

La formulacin de estrategia requiere que los decisores
amornizen lo siguiente: (Learned et al) las oportunidades
en el entorno, fortalezas y debilidades de la empresa,
valores personales de los ejecutores claves, expectativas
ms amplias de la sociedad respecto a la empresa.

Desarrollando las Estrategias
(Hamermesh; Stoner & Wankel; Kotler
& Armstrong)
La Estrategia responde a la pregunta Cmo
hacemos para alcanzar nuestros objetivos?
Identifique, evale y seleccione estrategias
alternativas.
Siempre mantenga en la mira las necesidades del
mercado y a los competidores.
Las estrategias tienen que responder a las
capacidades y habilidades de la organizacin; aproveche
sus fortalezas.
En ocasiones, sin embargo, una estrategia exigir una
inversin para captar nuevas capacidades y
habilidades.
El desarrollo e implementacin de estrategias son
tanto contnuas como simbiticas.

Estrategias
Estrategias
La Estrategia DA (Mini-Mini) En general, el objetivo
de la estrategia DA (Debilidades vs- Amenazas), es
el de minimizar tanto las debilidades como las
amenazas. Una institucin que estuviera enfrentada
slo con amenazas externas y con debilidades
internas, pudiera encontrarse en una situacin
totalmente precaria. De hecho, tal institucin tendra
que luchar por su supervivencia o llegar hasta su
liquidacin.

La Estrategia DO (Mini-Maxi). La segunda estrategia,
DO (Debilidades vs- Oportunidades), intenta
minimizar las debilidades y maximizar las
oportunidades. Una institucin podra identificar
oportunidades en el medio ambiente externo pero
tener debilidades organizacionales que le eviten
aprovechar las ventajas del mercado.
Estrategias
La Estrategia FA (Maxi-Mini). Esta estrategia FA
(Fortalezas vs-Amenazas), se basa en las fortalezas de
la institucin que pueden copar con las amenazas del
medio ambiente externo. Su objetivo es maximizar las
primeras mientras se minimizan las segundas. Esto, sin
embargo, no significa necesariamente que una institucin
fuerte tenga que dedicarse a buscar amenazas en el
medio ambiente externo para enfrentarlas. Por lo
contrario, las fortalezas de una institucin deben ser
usadas con mucho cuidado y discrecin.

La Estrategia FO (Maxi-Maxi). A cualquier institucin le
agradara estar siempre en la situacin donde pudiera
maximizar tanto sus fortalezas como sus oportunidades,
es decir aplicar siempre la estrategia FO (Fortalezas vs-
Oportunidades) Tales instituciones podran echar mano
de sus fortalezas, utilizando recursos para aprovechar la
oportunidad del mercado para sus
productos y servicios.
Ejemplo Instituto Politcnico
Nacional (Mx)
Ejemplo en Unidad de
Informacin




FORTALEZAS
APROVECHAR FO MAXI-MAXI
=OFENSIVOS


DEBILIDADES
OPONER DO MAXI-MINI
=DEFENSIVOS
OPORTUNI
DADES
-Conformacin de una Biblioteca
Infantil Especializada en Ingls
(F1+F2+F5+O1+O3)
-Alianza Estratgica con la Embajada
Britnica del Per. (F2+O3)

-Alianza Estratgica con la
Biblioteca Municipal y otras
bibliotecas de la jurisdiccin.
(D1+D5+O5)
-Implementar el link de la biblioteca
con la finalidad de marketearse ante
los Convenios de Nidos. (D5+O1).
AMENAZAS TRANSFORMAR FA MAXI MINI =
REORENTACINTRA

-Desarrollar proyectos culturales.
(F1+A1)
-Establecer visitas guiadas a la
Biblioteca Infantil. (F1+F3+F5+A1)
EVITAR DA MINI-
MINI=SUPERVIVENCIA

-Proponer a las autoridades la
urgencia de actualizar la coleccin
en ingls y mejorar la tecnologa,
para enfrentar a la competencia.
(D2+D3+D4+A1+A3)
-Implementar hardware en la
biblioteca y difundir el link de la
biblioteca en la web de la
Institucin. (D3+D4+A1)