Partes Adicionales de la Carta

Comercial
Prof. D. Pacheco
Partes Adicionales de la
Carta Comercial
Lnea de anotacin de correos o de carcter personal.
Lnea de nmero de archivo
Lnea de atencin
Lnea de referencia
Lnea de asunto
Lnea de antefirma
Lnea de nombre de archivo electrnico
Lnea de anexo(s) o anejo(s)
Lnea de copia
Lnea de visto bueno
Lnea de posdata
Lnea de Anotacin de correos
o de Carcter Personal
Se destaca el tipo de servicio postal utilizado.
Las reglas para colocacin de la lnea de
anotacin de correos o de carcter personal son
las siguientes:
Se escribe siempre en el margen izquierdo, no importa
el estilo de carta que se use.
Hay dos formas de escribir la lnea de anotacin de
correos.
Dos renglones (lneas verticales) despus de la fecha, en
mayscula slida.

Ejemplo de anotaciones de correo

CORREO CERTIFICADO
ENTREGA ESPECIAL
CORREO NOCTURNO
CERTIFICADO CON ACUSE DE RECIBO
UPS
EXPRESS MAIL
FEDERAL EXPRESS
FACSMIL (FAX)
Reglas de colocacin de lneas
de anotacin
A espacio sencillo, en maysculas y minsculas
debajo de la iniciales de referencia o de la lnea
de anexo o de la lnea de archivo electrnico.
Puede ir precedida por la palabra Por.
xxx
Correo Certificado
xxx
Anexo2
Por Facsmil
Reglas de colocacin de lneas
de anotacin
Si se entrega una carta personalmente o
se enva por mensajero, se escribe dos
renglones (lneas verticales) despus de
la fecha, en maysculas slidas.
ENTREGA A MANO
EN SUS MANOS
Reglas de colocacin de lneas
de anotacin
Las indicaciones de carcter personal o
confidencial se escriben dos lneas
verticales despus de la fecha, en
mayscula slidas.
CONFIDENCIAL
PERSONAL
Lnea de Nmero de Archivo
Las oficinas que utilizan el sistema de
archivar por asuntos o por casos le
asigna un nmero distinto a cada uno de
ellos. En esta forma el destinatario sabe
cul es su nmero de archivo; y en caso
de contestar la carta, puede hacer
referencia al mismo.
Reglas para escritura de la
Lnea de Nmero de Archivo
Se escribe dos renglones (lneas verticales)
debajo de la fecha y en forma bloque, en
cualquiera de los estilos de cartas.
Esta lnea tambin puede escribirse a dos
renglones (lneas verticales) debajo del saludo.
En este caso se puede escribir en el margen
izquierdo, sangrada cinco espacios, centrada o
para terminar con el margen derecho.
Reglas para escritura de la
Lnea de Nmero de Archivo
Se escriben dos puntos despus de las palabras
Nmero de Archivo. Estas palabras se pueden
destacar en maysculas slidas, aunque no es
obligatorio. La palabra nmero se puede
abreviar.
Nmero de Archivo: 89-44-4098
Nm. De Archivo: 89-44-4098
NMERO DE ARCHIVO: 89-44-4098
NM. DE ARCHIVO: 89-44-4098


Reglas para escritura de la
Lnea de Nmero de Archivo
En algunas oficinas la lnea de archivo se escribe
a mano derecha, opuesta a las lneas de
direccin del destinatario. Como la direccin
tiene varias lneas, se escribe centrada
verticalmente de acuerdo con el nmero de
stas. La lnea de archivo se puede colocar
tambin en el lado derecho opuesto a la lnea de
anotacin de correos. Esta forma se usa
cuando la carta incluye una lneas de referencia.
Lnea de Atencin
Una carta que contiene lnea de atencin, por
regla general, va dirigida a una empresa o a una
divisin. La lnea de atencin indica el nombre
o puesto de la persona que se interesa lea la
carta. La lnea de atencin puede incluir la
abreviatura del ttulo acadmico o de cortesa, el
nombre y apellido(s) y el ttulo del puesto que
ocupa dicha persona.
Lnea de Atencin
La tendencia actual es usar esta lnea con
menos frecuencia. Hoy da se prefiere
dirigir la carta a la persona directamente
y no a la compaa con atencin a una
persona. No obstante, todava en
algunas oficinas se escribe la lnea de
atencin en las cartas.
Lnea de Atencin
Se escribe en la direccin antes del
nombre de la compaa, divisin u
oficina.
Atencin Dr. Carlos Santos, Gerente
Banco Nativo del Sur
PO Box 457
Ponce, PR 00731-0457
Lnea de Atencin
Se escribe la palabra Atencin con letra
inicial mayscula.
No se escribe puntuacin despus de la
palabra Atencin.
Se incluye el ttulo de cortesa (Sr., Sra.,
Srta.) o acadmico (Dr., Lic., Ing., etc.)
o dignidad (Hon., Rev., etc.).
Lnea de Atencin
Se puede incluir el ttulo oficial del puesto que ocupa la
persona.
Cuando no se sabe el nombre de la persona que se
interesa lea la carta, pero s se sabe el ttulo del puesto
que ocupa, se escribe en la primera lnea la palabra
Atencin seguida del ttulo de cortesa (en minscula y
completa) y el ttulo del puesto
Atencin seor Registrador
Oficina del Registrador
Recinto Universitario de Ro Piedras
PO Box
San Juan, PR 00931-_ _ _ _
Lnea de Atencin
Cuando se incluyen varias personas en la lnea
de Atencin, la forma de colocar los nombres es
a espacio sencillo y en forma bloque.
Atencin Sr. Jos Prez, Presidente
Srta. Mara Prez, Tesorera
Empresas Prez Escudero
PO Box 3412
Guaynabo, PR 00969-3412
Lnea de Atencin
La lnea de Atencin no altera el saludo de la
carta. El saludo de una carta con lnea de
atencin se escribe de acuerdo con la direccin.
Es decir, si la carta va dirigida a una empresa,
divisin o departamento, el saludo se escribe en
plural. Si la carta va dirigida a un individuo, el
saludo se escribe en singular.
Lnea de Referencia
La lnea de Referencia se escribe para
destacar un caso o asunto, el cual
generalmente, est identificado por una
numeracin. Esta lnea es similar a la
lnea de Asunto. Las reglas que aplican
para la escritura de la lnea de Referencia
son:
Lnea de Referencia
Se escribe la palabra Referencia en
maysculas slidas o en mayscula y
minscula o abreviada, seguida de dos
puntos.
REFERENCIA: Referencia:
RE: Re:
Lnea de Referencia
Se escribe dos renglones (lneas verticales)
despus del saludo, en el margen izquierdo,
sangrada cinco espacios o terminando con el
margen derecho.
En algunas oficinas se escribe la lnea de
referencia en la misma lnea del saludo, pero
opuesto al mismo
Estimado seor Aguirre: Re: Pliza Nm. 48-031-776
Lnea de Referencia
Hay dos formas adicionales de colocar la lnea
de referencia:
Dos renglones (lneas verticales) debajo de la
direccin del destinatario en el margen izquierdo.
Sr. Jaime Pomales
PO Box 115
San Juan, PR 00936-0115

RE: Perodo 31/12/97
Lnea de Referencia
Dos reglones (lneas verticales) debajo
de la fecha.
23 de noviembre de 1997

RE: Perodo 31/12/97
Si la carta tiene lnea de Por Conducto
y lnea de Referencia, se escribe
primero la lnea de Por Conducto.
Lnea de Asunto
La lnea de Asunto se usa cuando se
desea destacar el tema principal del cual
trata la carta. Se utiliza para captar la
atencin del lector.
Reglas para la Lnea de
Asunto
En el estilo moderno se escribe dos renglones (lneas
verticales) despus del saludo, comenzando en el margen
izquierdo, en maysculas slidas o en maysculas y
minsculas y en la palabra asunto.
En el estilo Simplificado no se escribe la palabra asunto.
La informacin del asunto se escribe en maysculas
slidas o en maysculas y minsculas, dos o tres
renglones (lneas verticales) despus de la direccin, ya
que en este estilo no hay saludo.
Lnea de Antefirma
Representa el nombre de la compaa,
oficina o departamento que enva la
carta. En el pasado, la antefirma se
usaba para establecer la responsabilidad
de la compaa se hace responsable por
el contenido del mensaje, aun cuando la
antefirma no est incluida como parte de
la firma.
Reglas de Lnea de Antefirma
Se escribe dos renglones (lneas
verticales) despus de la despedida.
La posicin horizontal depender del
estilo de carta que se use, ya sea en el
margen izquierdo o a la derecha.
Siempre se escribe en maysculas
slidas.

Reglas de Lnea de Antefirma
Si se usa papel con membrete, no es necesario
escribir el nombre de la compaa como
antefirma.
Si el nombre del negociado, seccin, divisin,
oficina, etc., de donde procede la carta no
aparece en el membrete se recomienda que se
escriba ste como antefirma.
Si la carta es de carcter contractual, es
obligatorio escribir el nombre de la compaa en
la lnea correspondiente a la antefirma.
Lnea de Nombre de Archivo
Electrnico
En algunas oficinas se escribe el nombre
asignado al documento en el archivo
electrnico debajo de las iniciales de
referencia, a espacio sencillo.
Lnea de Anexo(s) o Anejo(s)
Se usa para indicar que con la carta van
incluidos uno o varios documentos, ya
sean cheques, estados de cuenta,
copia(s) y otros.
Reglas de Lnea de Anexo(s) o
Anejo(s)
La palabra indicando anexo(s) o anejo(s) se
escribe siempre en el margen izquierdo, dos
renglones despus de la iniciales de referencia.
La palabra anexo o anejo y sus plurales se
escriben con letra inicial mayscula.
Si la carta contiene un anexo o anejo, se escribe
solamente la palabra Anexo o Anejo.
MAE:xxx

Anexo
Reglas de Lnea de Anexo(s) o
Anejo(s)
Si la carta contiene ms de un anexo o
anejo debe indicarse en cualquiera de las
siguientes formas:
Se coloca el nmero de anexos o anejos
correspondientes despus de la palabra
Anexos o Anejos. Es opcional escribir los dos
puntos.
Anexos: 3 Anexos 3
Reglas de Lnea de Anexo(s) o
Anejo(s)
Se detallan los anexos o anejos en forma
bloque, a espacio sencillo, en cualquiera de
las cuatro formas ilustradas.
Anexos: Cheque Nm. 4892
Recibo Nm. 95-47
Orden Nm. 419
Un solo anexo o anejo puede
identificarse por su nombre.
Anexo: Informe Anual
Lnea de Copia
La complejidad y el gran nmero de los asuntos
que surgen y se atiende a diario en la oficina
obligan el tener una constancia escrita de los
mismo. La palabra de caballero y el
descansar en la memoria han quedado atrs.
Por lo tanto, duplicar por lo menos una copia de
cada documento que se hace
mecanogrficamente, en computadora u otro
medio es algo comn y corriente en la oficina de
hoy.
Lnea de Copia
Las copias puede ser de diferente
naturaleza: copia carbn, fotocopia,
copia reproducida por medios
electrnicos, otras.
Reglas de Lnea de Copia
En el estilo moderno se escribe dos renglones despus de
las iniciales de referencia, si las hubiese.
La anotacin se escribe comenzando en el margen
izquierdo.
La tendencia es a escribir una c en minscula sin hacer
distincin el qu tipo de copia es: ya sea, copia carbn,
fotocopia, otras, se deja un espacio despus de la c y se
escribe el nombre del que recibe la copia. Se puede
escribir dos puntos despus de la c.
c Sra. Elena Corts
c: Sra. Elena Corts
Reglas de Lnea de Copia
No es necesario escribir los ttulos de
cortesa o universitarios de la persona a
quien se le enva una copia. Sin
embargo, en muchas oficinas se
conservan estos ttulos por cortesa y
respecto a la persona que recibe la copia.
Reglas de Lnea de Copia
Cuando se envan copias a dos o ms personas,
debe hacerse una marca de cotejo al lado de la
persona a quien se le enca la copia. El
mecangrafo deber preparar un sobre a la
persona sealada por la marca de cotejo.
c Sr. Jorge Ramrez
c Sr. Roberto Castro
c Sra. Brunilda Ortiz
Lnea de Copia
Copia Confidencial (Blind Copy)
Cuando por cualquier circunstancia se
desea que el destinatario de una carta no
sepa que una o ms copias de sta se
han enviado a otra(s) personas), la
indicacin de la copia no se escribe en el
original, pero s en la copia. Se hace lo
que se llama una copia confidencial.
Lnea de Copia
Copia Confidencial (Blind Copy)
Las iniciales correspondientes a la copia
confidencial se escriben dos renglones
(lneas verticales) debajo de las iniciales
de referencia o de la de anexo si la
hubiere.
Lnea de Copia
Reglas
Copia Confidencial (Blind Copy)
En espaol, la copia confidencial se puede
expresar de las siguientes maneras:
En la copia aparecern dos c (cc) correspondientes a
copia confidencial.
cc Sr. Andino
En la copia aparecern la letras fc cuando es una
fotocopia confidencial.
fc Sr. Morales

Lnea de Copia
Reglas
Copia Confidencial (Blind Copy)
En el idioma Ingls la copia confidencial
(blind copy) se expresa en la copia por la
abreviatura bcc si es copia carbn o bc si es
otro tipo de copia.
bcc Mr. John Smith
bc Mr. John Smith
Lnea del Visto Bueno
En algunas oficinas puede existir la norma de
que una carta se procese con el Visto Bueno
de otra persona que no es el firmante antes de
que se enve al destinatario. Tambin hay
situaciones en que una persona redacta una
carta para la firma de otra y a la vez le interesa
que una tercera persona le d el visto bueno a
la misma. En ambos casos, se hace constar as
por escrito en la carta.
Reglas Lnea del Visto Bueno
Se usa la abreviatura de la palabras
Visto Bueno: Vo. Bo.
Se escriben dos renglones (lneas
verticales) despus de las iniciales de
referencia o de la ltima anotacin de la
carta.

Reglas Lnea del Visto Bueno
En el estilo moderno se eliminan los dos puntos
despus de la abreviatura del Visto Bueno.
MAE:xxx
(2)
Anexos 2
(2)
Vo. Bo. Sr. Santiago
Director de Personal
Reglas Lnea del Visto Bueno
En el estilo tradicional la abreviatura
Vo. Bo. Va seguida por dos puntos
Vo. Bo.: Sra. Vargas
Otro formato para escribir la lnea de Visto Bueno es
colocar la abreviatura Vo. Bo. dos renglones (lneas
verticales) debajo de la lnea anterior y dejar cuatro
renglones (lneas verticales) para la firma mecanografiada
y el ttulo
Vo. Bo.
(4)
Sra. Vargas
Directora Escolar
Reglas Lnea del Visto Bueno
La persona que da el Visto Bueno debe firmar
(preferiblemente) o escribir sus iniciales. En
esta forma se le da validez a la lnea de Visto
Bueno.
En Estados Unidos no acostumbran usar la lnea
de Visto Bueno. Sin embargo, al escribir una
carta en ingls y es necesario incluir la lnea de
Visto Bueno, se escribe la palabra Approver o
la frase Approved by.
Lnea de Posdata
Generalmente se usa para dar nfasis a
algn asunto relacionado con la carta o
para aadir algo que se ha omitido en el
cuerpo de la misma. Es lo ltimo que se
escribe en una carta o mensaje.
Reglas Lnea de la Posdata
Se escribe dos renglones (lneas
verticales) despus de la ltima
anotacin de la carta, a espacio sencillo
tal como est escrito el texto, excepto en
cartas extremadamente cortas que se
escribe a doble espacio.
Reglas Lnea de la Posdata
En el estilo tradicional va precedida de la
abreviatura P.D. con o sin los dos puntos. En el
estilo moderno no se escribe la abreviatura ni
los dos puntos.
La primera lnea de la posdata puede sangrarse
o no sangrarse, dependiendo del estilo de carta
que se ha utilizado. La segunda lnea de la
posdata comenzara en el margen izquierdo.