Administracin de proyectos informticos

FUNDAMENTOS DE LA APP
DEFINICION DE PROYECTO
Conjunto de esfuerzos temporales, dirigidos a generar un producto o servicio nico.
Temporal
Ya sea nuestro proyecto una fiesta, un viaje o nuestra vida
profesional, siempre tendr un comienzo y un fin determinado, un
tiempo delimitado, una duracin cuantificable. Aunque en ocasiones
participemos en proyectos que pensamos que nunca terminarn,
siempre llegan a su fin.
nico
Cada proyecto posee funciones y caractersticas especficas que
sern gradualmente desarrolladas y le confieren la calidad de nico,
pues aunque hagamos casas idnticas en serie, es seguro que las
circunstancias varen: ya sea que el clima cambie, la consistencia de
los agregados se altere o que la mano de obra sea otra. Todas estas
circunstancias y factores hacen que cada proyecto sea nico.
Identificamos tres perodos en funcin a la definicin de xito en proyectos, as como las
habilidades requeridas por el gerente (encargado) del proyecto.
Perodo tradicional:
(1960-1985)
En este perodo medimos el xito principalmente en
trminos tcnicos.
En dicho perodo y an en casos actuales, al
contratar el desarrollo de un sistema electrnico o el
diseo y construccin de nuestra residencia,
consideramos que generalmente no cumpliremos con
el tiempo de entrega y el presupuesto y para
considerar exitoso el proyecto ser suficiente que
funcione como esperamos y que la calidad sea lo
primordial, ya que utilizaremos el producto del
proyecto por un largo tiempo.
Con base en estas expectativas, las habilidades requeridas
por el encargado del proyecto seran ms tcnicas, enfocadas
a la experiencia y el conocimiento especficos sobre el tipo de
proyecto.
El estilo de liderazgo es autoritario, efectuado por la persona
con ms experiencia.
Perodo de
renacimiento:
(1985-1993)
El xito se mide en funcin del apego al tiempo,
costo y desempeo o calidad tcnica.
En dicho lapso y an en la actualidad, no es
suficiente que el proyecto cumpla con los
requerimientos tcnicos si no se termina en el tiempo
establecido y dentro del presupuesto.
Las habilidades tcnicas anteriores no son suficientes,
requerimos el manejo efectivo de equipos humanos para
lograr los nuevos requerimientos.
El estilo de liderazgo es ms participativo que en el Perodo
Tradicional.
.
Perodo Moderno:
1993-a la fecha)
Medimos el xito en funcin del apego al tiempo,
costo, desempeo y aceptacin del cliente.
Estamos conciente que aunque entreguemos el
proyecto dentro de presupuesto, a tiempo y con la
calidad tcnica estipulada, pero el cliente no queda
satisfecho, no podemos considerar exitoso el
proyecto.
Para lograr la aceptacin por parte del cliente, las habilidades
requeridas son conocimiento del negocio, administracin de
riesgos e integracin.
No es suficiente el conocimiento, experiencia tcnica y
manejo de equipos humanos, requerimos habilidades de
liderazgo, comunicacin, hacer que las cosas sucedan,
negociacin y solucin de problemas, entre otras.
El estilo de liderazgo considera el facultamiento, el
liderazgo situacional, y la integracin de equipos, entre otras
tcnicas.
DEFINICION DEL EXITO
Participantes clave
Cliente
Contratante, propietario,
desarrollador
Patrocinador
A cargo de la direccin del
proyecto en la empresa
Gerente del Proyecto
Encargado del proyecto

Miembros del equipo
Gerente, organizadores,
staff y proveedores
Involucrados
Medios, pblico, cliente final,
vecinos, equipo, etc.
Cliente:
Es el contratante, propietario o
desarrollador del proyecto quien:
Autoriza.
Define el alcance.
Establece lineamientos y
criterios de aceptacin.
Patrocinador:
Es la persona a cargo de la direccin
del proyecto en la empresa quien:
Asegura la toma de decisiones a
tiempo.
Apoya la asignacin de recursos.
Supera conflictos y barreras
organizacionales para una mejor
realizacin del proyecto.
Asigna y apoya al Gerente del
Proyecto.
Provee la direccin estratgica al
Gerente del Proyecto.
Gerente del Proyecto:
Es el encargado del proyecto quien:
Lidera al equipo del proyecto para
alcanzar los objetivos.
Asegura la comunicacin efectiva
entre la administracin y otras
organizaciones.
Asegura que los problemas del
proyecto son identificados y
resueltos a tiempo y adecuadamente.
Miembros del equipo:
Son: el Gerente, los organizadores, el
staff y los proveedores quienes:
Lidera al equipo del proyecto para
alcanzar los objetivos.
Ejecutan y controlan siguiendo el
Plan.
Colaboran en la integracin de los
equipos para lograr los objetivos del
proyecto.
Miembros
del equipo
directivo
Miembros
del equipo
directivo
Fases de la AP
Concluir y cerrar relaciones contractuales profesionalmente para facilitar referencias posteriores al
proyecto as como para el desarrollo de futuros proyectos. Por ltimo, se elaboran los documentos
con los resultados finales, archivos, cambios, directorios, evaluaciones y lecciones aprendidas,
entre otros.
Comparar lo ejecutado o real contra lo que previmos o planeamos (control), do NO identificar
desviaciones, continuamos con la ejecucin. Si se encuentran desviaciones, en equipo acordamos
la accin correctiva (planeacin adicional), y luego continuamos con la ejecucin, manteniendo
informado al equipo..
Implementar el plan, contratar, administrar los contratos, integrar al equipo, distribuir la
informacin y ejecutar las acciones requeridas de acuerdo con lo establecido.
Desarrollar un plan que nos ayude a prever el cmo cumpliremos los objetivos, tomando en
cuenta una serie de factores que afectan todo proyecto (las nueve reas a considerar en la APP).
Establece la visin del proyecto, el qu; la misin por cumplir y sus objetivos, la justificacin del
mismo, las restricciones y supuestos.
Traslape de las fases de la AP
reas por considerar en la APP
1
Alcance Definicin de lo que incluye y no incluye el proyecto.
2
Tiempo Programa, calendario, entregas parciales y finales.
3
Costo Estimados de costo, presupuesto, programa de erogaciones.
4
Calidad Estndares relevantes, cmo cumplirlos y satisfacer los requerimientos.
5
Recursos humanos
Equipo del proyecto que integra colaboradores tanto internos como externos y los roles
y funciones de cada cual.
6
Comunicacin
Informacin requerida presentado en reportes o informes, quin la genera, quin la
recibe, con qu frecuencia la entregamos, juntas, medios de distribucin, etc.
7
Riesgo Amenazas por controlar, oportunidades por capitalizar y planes de contingencia.
8
Abastecimientos
Estrategias de contratacin, cotizaciones, concursos, contratos y administracin de
contratos.
9
Integracin Administracin de cambios, lecciones aprendidas e integracin de todas las reas.
Existen 9 reas que afectan todo proyecto y son:
Balance alcance-tiempo-costo
alcance
riesgo Abast.
Recursos
humanos
comunicacin
tiempo costo
calidad calidad
calidad
O
O
O
O
O
O
O
O
O
O
O
Influencias del tipo de organizacin
Definicin de la APP
La administracin Profesional de Proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, tcnicas y herramientas a
las actividades de un proyecto, con el fin de satisfacer, cumplir y superar las necesidades y expectativas de los
involucrados.
1
Conocimientos Saber
2
Habilidades Saber Hacer-Poder
3
Tcnicas y Herramientas Apoyos, Mtodos, Tecnologa
Tcnicas y herramientas
Proceso Tcnicas y herramientas
1
Inicio Mapas mentales Charter
2
Planeacin Plan del proyecto
Declaracin del alcance
WBS
Diagrama organizacional
Matriz de roles y funciones
Matriz de comunicacin
Calendario de eventos
Estatus semanal
Reporte mensual
Programa del proyecto-ruta crtica
Estimados de costos
Presupuesto base
Programa de erogaciones-flujo de efectivo
Diagrama causa-efecto con lista de verificacin
Mapa de riesgos
Matriz de administracin de riesgos
Matriz de abastecimientos
Sistema de control de cambios
Lecciones aprendidas
3
Ejecucin Administracin de concursos y cotizaciones
Matriz de evaluacin de alternativas
Administracin de contratos
Requisiciones de pago
Integracin del equipo
4
Control Control del programa
Control presupuestal
Valor ganado-(Earned Value)
Estatus semanal y reporte mensual
Sistema de control de cambios
Lecciones aprendidas
5
Cierre Reporte final
Cierre administrativo
Lecciones al cierre
Cierre contractual
Habilidades
Habilidad Descripcin
1 Liderazgo
Establecer direccin.
Alinear al equipo.
Crear un ambiente que motive e inspire.
2 Comunicacin
Escrita, oral, escuchar y hablar.
Interna y externa.
Formal e informal.
Vertical y horizontal
Estilos de escritura.
Tcnicas de presentacin y manejo de juntas.
3 Negociacin
Filosofa y tcnicas ganar/ganar.
Negociacin de objetivos de tiempo, costo y alcance.
Negociacin de trminos y condiciones contractuales.
Negociacin de asignacin de recursos.
Otros.
4 Solucin de problemas
Definicin del problema al identificar y solucionar las causas principales ms que por
enjuiciar los sntomas.
Toma de decisiones.
5
Hacer que las cosas
sucedan
Venta de ideas.
Entendimiento de estructuras formales e informales.
Poltica y poder en su sentido positivo.
Conocimientos
Conocimientos Descripcin
1
Conocimientos del
producto, industria y
negocio
Por ejemplo, si manejamos el proyecto del desarrollo de un nuevo
sistema de inventarios, el Gerente del Proyecto deber contar con
conocimientos de sistemas, as como del negocio del Cliente.
2
Conocimientos de APP
MR

Conceptos, filosofa, metodologa, tcnica y herramientas para el
manejo de proyectos.
Mapa mental
Mapa Mental
Para qu sirve?
Apoya la definicin de los proyectos.
Permite el anlisis de entregables y tareas.
Apoya la toma de decisiones.
Permite una visin global y asigna claramente prioridades.
Qu incluye?
El ttulo o idea central.
Las ramas, entregables o subtemas.
Las subramas, sub-entregables, hasta el nivel que deseemos desglosar o analizar.
Cmo desarrollarlo?
Definir el ttulo o idea central y colocarlo al centro del diagrama.
Colocar en las primeras ramas los subtemas o entregables finales y en las ramas
adicionales colocar los temas dentro de subtemas, o sub-entregables.
Utilizar palabras clave, colores, smbolos o dibujos,
Estimular la creatividad, aportando ideas y despus revisar y organizar.
Cundo utilizarlo?
Durante el bosquejo de ideas a lo largo del proyecto.
Al elaborar las siguientes herramientas y documentos: Charter, expectativas,
definicin de entregables, WBS, anlisis de riesgos, entre muchos otros.
Inicio del proyecto
Objetivos generales:

Comprender cmo nacen los proyectos.

Entender el Charter como herramienta de inicio de proyectos:

- Por qu es importante y qu procedimientos incluye.
- Descripcin del proceso para desarrollarlo paso a paso.
- Aplicacin de la herramienta del Charter en un caso practico.
Dnde nacen los proyectos?
Los proyectos surgen generalmente de alguna o varias de las siguientes causas:
Causa origen Ejemplo
1 Demanda del mercado:
La compaa de electricidad autoriza el proyecto para construir una nueva subestacin
con el fin de cubrir la demanda de energa de cierta zona.
2 Peticin del cliente:
Una empresa de desarrollo de software autoriza el diseo de un nuevo sistema de
informacin, a solicitud de uno de sus clientes.
3 Necesidad de negocio:
Una compaa de capacitacin autoriza el proyecto para la elaboracin de un nuevo
curso con el fin de incrementar sus utilidades.
4 Requerimientos legales:
Una fbrica de pintura autoriza un proyecto para establecer una serie de guas para el
manejo de materiales txicos.
5 Avances tecnolgicos:
Despus de la introduccin de la Internet, una compaa de electrnica autoriza un
nuevo proyecto para el desarrollo de un aparato de videojuegos.
El charter
Es el documento que formaliza el inicio del proyecto
Charter
Para qu sirve? Formaliza el inicio del proyecto.
Asigna al Gerente y le otorga la autoridad y responsabilidad requeridas.
Facilita que el Gerente y su equipo comprendan el negocio, el porqu del proyecto y sus riesgos
(restricciones y supuestos).
Documenta las expectativas para atenderlas.
Capitaliza experiencias al revisar la informacin histrica relevante de proyectos anteriores de similar
naturaleza.
Qu incluye? Justificacin y/o propsito del proyecto.
Descripcin del producto o servicio que generar el proyecto.
Entregables finales del proyecto.
Involucrados clave y sus expectativas.
Restricciones y supuestos.
Informacin histrica relevante.
Nombre y firma del Gerente del proyecto y el patrocinador.
Cmo desarrollarla? Justificacin y/o propsito del proyecto:
-Delimitar la descripcin a tres prrafos.
Descripcin concisa del producto o servicio que el proyecto lograr:
-Entregables finales del proyecto; descripcin especfica y medible de los productos que el proyecto debe
entregar.
Involucrados clave y sus expectativas: Identificar a las personas y organizaciones activamente
involucradas en el proyecto o aquellos cuyos intereses sern afectados positiva o
negativamente por el desarrollo o trmino del mismo. Definir y documentar quin es el Gerente, el
Patrocinador y el Cliente.
-Determinar que problemas desea resolver el cliente al utilizar algunos de los entregables especficos
(necesidades del Cliente).
-Identificar si el cliente espera ciertas funciones especficas del entregable final o ha definido
especificaciones para el mismo (requerimientos del Cliente).
Restricciones y supuestos: entender lmites y riesgos.
-Restricciones: factores que limitan al equipo ejecutor.
-Supuestos: factores que consideramos como verdaderos para efectos de planeacin y que tendrn que
confirmarse a medida que avance el proyecto.
Informacin histrica relevante: Documentacin de proyectos anteriores y similares. Esta
metodologa nos permite estandarizar la manera para manejar proyectos, documentando los procesos de
inicio a fin. Al iniciar un nuevo proyecto, nos ser de gran utilidad contar con los Charters y Planes de
Proyectos anteriores; de similar naturaleza.
Obtener la autorizacin: nombre y firma del Patrocinador. Incluye el nombre del Gerente del Proyecto
dado que el Charter le da autoridad al Gerente, como ya se explic.
Cundo utilizarla? Elaborarla al inicio del proyecto y actualizarla al presentarse cambios posteriores.
El charter
Fecha: Revisin:
Justificacin / Propsito
DESSA S.A. de C.V. requiere cambiar sus oficinas a un nuevo edificio en los prximos siete meses por terminacin del contrato de arrendamiento vigente.
Las nuevas oficinas requieren cubrir sus necesidades de crecimiento e imagen, de acuerdo con su planeacin estratgica.
Descripcin del Producto o Servicio
Requerimos adaptar en siete meses 500 m
2
de oficinas e infraestructura de sistemas adecuada a las necesidades de la organizacin.
La mudanza deber realizarse de manera ordenada y sin afectar a los clientes y proveedores, quienes debern estar enterados del cambio con
oportunidad.
Entregamos a la administracin toda la papelera de la empresa incluyendo el cambio de direccin.
Debemos organizar dos eventos de inauguracin: uno para integrar a toda la organizacin y otro para presentar las oficinas a los clientes y proveedores.
Entregables Finales
Edificio nuevo adaptado, con los servicios necesarios funcionando, mobiliario, equipo e infraestructura de sistemas.
Cambio de imagen en papelera, coordinacin de movilizacin de la mudanza y aviso oportuno de cambio a clientes y proveedores.
Un evento de inauguracin interno y otro para clientes y proveedores.
Toda la documentacin del proyecto (APP
MR
).
Informacin Histrica
Informacin de la fiesta de aniversario del ao pasado.
Supuestos
Cuando as convenga podremos trabajar dos o tres turnos para hacer las adecuaciones.
El presupuesto ser autorizado el 10 de febrero.
Podremos reutilizar todo el equipo de sistemas actual.
Podremos hacer el enlace con el nuevo edificio por las noches.
Todo los empleados ayudarn empacando sus objetos de trabajo y pertenencias.
El arrendador permitir dejar, por un mes, el anuncio de cambio en la oficina actual.
Restricciones
Entregar el edificio actual en siete meses, el 31 de agosto.
En ningn momento podemos dejar de dar servicio a clientes y proveedores.
Las oficinas debern de tener fcil acceso y estacionamiento suficiente.
En agosto 31 la oficina deber estar operando al 100% en el nuevo edificio.
El presupuesto disponible para el proyecto es de $1600,000.00 pesos para adaptacin y construccin; $500.000.00 para mobiliario y equipamiento;
$230,000.00 para sistemas y $200,000.00 para los eventos, comunicacin y papelera.
Reutilizar el equipo actual de sistemas.
El personal deber estar localizable en todo momento.
Mantener el enlace de la red todos los das sin excepcin, durante el cambio realizar las conexiones por la noche.
La mudanza deber hacerse en fines de semana para no interrumpir la operacin habitual.
El diseo de la nueva papelera deber tener como base el diseo actual.
El evento de inauguracin interno deber hacerse en viernes por la tarde.
El evento de inauguracin para clientes y proveedores deber hacerse para un mnimo de 250 personas y un da por la tarde entre semana, una semana
despus del evento interno.
Patrocinador y Gerente del Proyecto
Enrique Gonzlez
Patrocinador
Mauricio Torres
Gerente del Proyecto
Mapa mental de expectativas
Realizarlo en clase con la matriz (para efectos de presentacin)
Momento de determinacin de la Oficina de Proyectos