Gestión de los

Proyectos
Proyectos

Que es un Proyecto?
Que es un Proyecto?
 Tiempo Limitado
 Recursos Limitados
 Nivel Requerido de Calidad
 Único
Que es un Proyecto?
¿Lo siguiente puede definirse
como proyectos?

 Un Viaje Semanal al Supermercado

 Una Boda
Que es un Proyecto

 Un Viaje Semanal al Supermercado

No es un Proyecto

 Una Boda
Si es un Proyecto
El Ciclo del Proyecto

 Formulación y Planificación

 Seguimiento, Monitoreo y Control

 Evaluación
Proyectos de Desarrollo
 El concepto de participación de los
beneficios
 Evaluación es mas difícil porque se
evalúa no solo la actuación del
proyecto sino los impactos en las
vidas de los beneficiados
Métodos
Participativos
Métodos Participativos

Herramientas que se usan para

diagnosticar los problemas y
descubrir las soluciones en el
desarrollo local
Métodos Participativos
 Se diseñaron para alentar la
participación de los beneficiados y la
gente local en los proyectos que
afectaran sus vidas
 Los participantes tienen la oportunidad
para usar su conocimiento para analizar
la realidad local y formular soluciones a
los problemas que se enfrentan
Métodos Participativos -
Ventajas
 Involucran a la gente local
 Crean entusiasmo local para el
proyecto de desarrollo
 Generan datos acerca de la
realidad local
 También pueden usarse por el
monitoreo y la evaluación
Métodos Participativos -
Crítica

 No proporcionan herramientas para el

seguimiento y el control de los proyectos
en la fase de ejecución

 Las herramientas no constituyen un

sistema para la gestión de los proyectos
Métodos Participativos
 Revisión de fuentes de datos
secundarias
 Mapas
 Transversales
 Diagramas
 Análisis
Métodos Participativos
 Estas herramientas se aplican en
sucesiones según las condiciones y
ambientes particulares de la
comunidad local
 A menudo se aplican estas
herramientas durante un taller
participativo
Métodos Participativos -
Mapas
 Mapa de la comunidad
 Mapa de recursos naturales y uso
de la tierra
 Mapa social
 Mapa de finca
 Mapa de migración
 Mapa futuro
Métodos Participativos -
Diagramas
 Flujograma
 Diagrama de impactos
 Diagrama de sistemas
 Diagrama estacional
El Marco Lógico
El Marco Lógico

El Marco Lógico es una

herramienta para el diagnostico y
la planificación de proyectos
El Marco Lógico - Ventajas
 La lógica nos ayuda a pensar en las
partes importantes del proyecto:
 Problemas
 Soluciones
 Indicadores
 Metas, objetivos, actividades
El Marco Lógico - Crítica

 No promueve la participación

 No debe usarse como la única

herramienta para manejar los
proyectos
El Marco Lógico

‘Para planear los proyectos, es útil

pero no es obligatorio usar el
Marco Lógico para definir el criterio
clave del proyecto.’
El Marco Lógico -
Herramientas

 El Árbol de Problemas

 El Árbol de Objetivos

 El Marco Lógico Matriz

El Árbol de Problemas

 Problema Principal

 Causas

 Efectos
El Árbol de Objetivos

Es una reflexión exacta del Árbol

de problemas, pero convierte los
problemas a objetivos
El Árbol de Objetivos

 Objetivo Principal

 Fines

 Medios
El Marco Lógico Matriz
Estrategia del Indicadores Medios de Supuestos
Proyecto Verificación

Objetivo Global:

Objetivo del Proyecto:

Resultados:

Actividades:
COMETA
COMETA

Comunidad Método por la Auto

Gestión de Proyectos de Desarrollo
COMETA
 Procesos y herramientas para la
dirección del proyecto
 Para la autogestión de proyectos
de desarrollo para personas locales
 Usado con el marco lógico y
métodos participativos
COMETA - Dirección de un
Proyecto
 Comienza después de la aplicación del marco
lógico o el diagnostico participativo
 COMETA se usa para finalizar el proceso de
planificación del proyecto
 COMETA se usa en la fase de seguimiento para
dirigir la ejecución del proyecto
 COMETA también se usa en la fase de evaluación
COMETA - La Organización
del Proyecto
El Consejo del Proyecto

El Gerente del
Proyecto

El Equipo del Proyecto

COMETA - La Organización
del Proyecto
 El Consejo del Proyecto – Toma
las decisiones acerca de la
administración del proyecto
 El Gerente del Proyecto –
Responsable por la dirección del
proyecto en una base cotidiana
 El Equipo del Proyecto – Realiza
las actividades del proyecto
PLANIFICACION
Planificación
1 Declaración de la Misión del Proyecto

2 Cree la Organización del Proyecto

3 Sucesión de Actividades
4 Plan de Trabajo
5 Plan del Proyecto
6 Autorización del Plan del Proyecto
La Declaración de la
Misión del Proyecto
1 Declaración de la Misión del Proyecto

2 Cree la Organización del Proyecto

3 Sucesión de Actividades
4 Plan de Trabajo
5 Plan del Proyecto
6 Autorización del Plan del Proyecto
La Declaración de la
Misión del Proyecto
Define y clarifica información y detalles
sobre el proyecto:

 Propósito del proyecto

 Objetivos del proyecto

La Declaración de la Misión del
Proyecto – Ejemplo Proyecto
Turístico

Propósito del Proyecto

 En la actualidad la comunidad tiene una

falta de medios turísticos, pero quiere

aprovechar las oportunidades de
turismo en el área. Para hacer esto la
comunidad necesita un centro turístico,
por ser un punto indispensable para el
turismo.
La Declaración de la Misión del
Proyecto – Ejemplo Proyecto
Turístico

Propósito del Proyecto

 Porque el proyecto turístico es

nuevo, no hay ninguna información

disponible para los turistas sobre
la localidad. Para rectificar esto, la
comunidad quiere producir una
guía turística en el área.
La Declaración de la Misión del
Proyecto – Ejemplo Proyecto
Turístico

Propósito del Proyecto

 Los miembros de la comunidad

actualmente no tienen la
experiencia en proporcionar los
servicios a los turistas. La
comunidad quiere recibir la
capacitación básica en turismo,
cuidado del cliente e inglés.
La Declaración de la Misión del
Proyecto – Ejemplo Proyecto
Turístico

Objetivos del Proyecto

 Contribución a la meta global del

desarrollo –

Para aumentar el turismo y los

ingresos con el turismo en la
comunidad
La Declaración de la Misión del
Proyecto – Ejemplo Proyecto
Turístico

Objetivos del Proyecto

 Productos y Rendimientos
1. La creación de un centro turístico
2. Una guía al turismo en el área
3. Recibimiento de la capacitación
básica en turismo, cuidado del
cliente e inglés
Crea la Organización del
Proyecto
1 Declaración de la Misión del Proyecto

2 Cree la Organización del Proyecto

3 Sucesión de Actividades
4 Plan de Trabajo
5 Plan del Proyecto
6 Autorización del Plan del Proyecto
Cree la Organización del
Proyecto
Selecciona los siguientes
elementos de la organización del
proyecto:

 El Consejo del Proyecto

 El Gerente del Proyecto
 El Equipo del Proyecto
Sucesión de Actividades
1 Declaración de la Misión del Proyecto

2 Cree la Organización del Proyecto

3 Sucesión de Actividades
4 Plan de Trabajo
5 Plan del Proyecto
6 Autorización del Plan del Proyecto
Sucesión de Actividades

Una lista secuencial de las

actividades que necesitan ser
completados para lograr los
objetivos del proyecto
Sucesión de Actividades
 Crea una lista de todas las actividades
para ser realizadas en el seguimiento del
proyecto
 Divide la lista de actividades en una
jerarquía que muestra agrupaciones de
actividades por dependencia
El Proyecto Turístico =
Ejemplo
 Divida la lista de actividades en una
jerarquía
 Busque sitio
 Construya el centro turístico
 Decore el centro turístico
 Investigue la literatura
 Escriba la literatura
 Acorte el impresor
 Imprima la literatura
 Anuncio para los capacitadores
 Proceso de la selección
 Contrate los capacitadores
 Capacitación de la comunidad
El Proyecto Turístico =
Ejemplo
1 Abrir un Centro 2 Produzca la
3 Capacitación
Turístico literatura

1.1 Busque sitio 2.1 Investigue la 3.1 Anuncio para los

literatura capacitadores
1.2 Construya el 2.2 Escriba la 3.2 Proceso de la
centro literatura selección
1.3 Decore el centro 2.3 Acorte el impresor 3.3 Contrate los
capacitadores
2.4 Imprima la 3.4 Capacitación de la
literatura comunidad
El Plan de Trabajo
1 Declaración de la Misión del Proyecto

2 Cree la Organización del Proyecto

3 Sucesión de Actividades
4 Plan de Trabajo
5 Plan del Proyecto
6 Autorización del Plan del Proyecto
El Plan de Trabajo
Un horario de las actividades que
necesitan ser realizadas para
completar el proyecto con:
 Duraciones
 Fechas para el principio y termino del
trabajo en actividades
 Costos
Crear un Plan de Trabajo
 Agrega la Sucesión de Actividades
 Agrega las duraciones previstas de
las actividades
 Agrega las fechas de comienzo y fin
previstos
 Agrega la información para los
costos previstos y personas
responsables
El Proyecto Turístico =
Ejercicio
Vamos a crear un Plan de Trabajo!!
1. Agrega la Sucesión de Actividades al Plan de Trabajo
2. Agrega las duraciones previstos de las actividades y
las fechas de comienzo y fin previstos al Plan de
Trabajo
3. Agrega la información para los costos previstos y las
personas responsables al Plan de Trabajo
El Plan del Proyecto
1 Declaración de la Misión del Proyecto

2 Cree la Organización del Proyecto

3 Sucesión de Actividades
4 Plan de Trabajo
5 Plan del Proyecto
6 Autorización del Plan del Proyecto
El Plan del Proyecto
 El Plan del Proyecto proporciona todo los
detalles del proyecto propuesto
 Describe los detalles esenciales de planes por
seguimiento, control, monitoreo y evaluación
del proyecto
 Cuando el plan del proyecto ha recibido
autorización del consejo del proyecto, los
procesos de seguimiento pueden empezar
El Plan del Proyecto
 Información del Proyecto
 Declaración de la Misión del Proyecto
 La Organización del Proyecto
 El Plan de Trabajo
 El Plan Financiero
 El Plan de Monitoreo y Evaluación
 Autorización del Proyecto
El Plan del Proyecto
Información del Proyecto:
 Nombre del Proyecto
 Nombre de la Comunidad
 Versión del Plan del Proyecto
 La Fecha del Plan del Proyecto
 El Autor del Plan del Proyecto
El Plan del Proyecto
Declaración de la Misión del
Proyecto

 Agrega la Declaración de la Misión

del Proyecto que era escrito
anteriormente en el proceso de
COMETA
El Plan del Proyecto
La Organización del Proyecto
 Cuántas personas y quién estará en el
consejo del proyecto
 Quién será el gerente del proyecto
 Cuántas personas y quién estará en el
equipo del proyecto
 Detalles de cómo y cuando los
miembros de la organización del
proyecto se comunicarán entre ellos
El Plan del Proyecto
El Plan de Trabajo

 Agrega el Plan de Trabajo que era

escrito anteriormente en el
proceso de COMETA
El Plan del Proyecto
El Plan Financiero
 Información que relaciona los costos
previstos y reales para cada una de las
actividades del proyecto
 Por proyectos pequeños la información
financiera adentro del plan de trabajo
bastara
El Plan del Proyecto
Plan Financiero del proyecto
 Recursos
 Las actividades para las que el recurso
requiere
 Unidades Requeridas
 Costo de Unidad
 Costo total Previsto
 Fecha Requerida
El Proyecto Turístico =
Ejercicio
Ejercicio 4

Completa un Plan Financiero

El Plan del Proyecto
El Plan de Monitoreo y Evaluación
 La actuación del proyecto, sus procesos y la
organización del proyecto durante las fases
del proyecto de planificación y seguimiento

 El análisis de los cambios e impactos creadas

por las actividades del proyecto
El Plan del Proyecto
M&E = La actuación del
proyecto

 El Proceso y las herramientas de

COMETA se usan para analizar la
actuación del proyecto
El Plan del Proyecto
M&E = Análisis de los cambios e impactos

 Los componentes serán evaluados

 Los indicadores que se han escogido para
evaluar la efectividad e impacto de las
actividades del proyecto
 Las fuentes de verificación
 El método de colección
 La frecuencia y horario de colección de los datos
 Las responsabilidades para adquirir los datos
Indicadores
 Mensurable Un indicador debe poder ser medido en
condiciones cuantitativas o cualitativas
 Factible Un indicador debe ser factible por lo que se refiere a
las finanzas, equipo, habilidades y tiempo
 Pertinente y Exacto Un indicador debe reflejar lo que
estamos intentando medir de una manera exacta
 Sensible Un indicador debe ser capaz de recoger los
cambios encima del período de tiempo que esta planificado
 Oportuno Un indicador debe poder proporcionar la
información de una manera oportuna
El Proyecto Turístico =
Ejercicio
Ejercicio 5

Completa un Plan de M&E

El Plan del Proyecto
Autorización del Proyecto
 Autorización de todos los miembros del
consejo del proyecto que el plan del proyecto
ha sido completado correctamente
 Esta autorización significa el fin de la fase de
planificación del proyecto y que el proyecto
de COMETA está ahora listo para ser realizado
Autorización de Plan del
Proyecto
1 Declaración de la Misión del Proyecto

2 Cree la Organización del Proyecto

3 Sucesión de Actividades
4 Plan de Trabajo
5 Plan del Proyecto
6 Autorización del Plan del Proyecto
SEGUIMIENTO Y
CONTROL
Porque un método por
seguimiento?
 Monitoreo – Control – Evaluación
 Garantizar que los planes, programas y
proyectos se ejecuten o implementen
tal como fueron planeados
 Control – La adopción de medidas
correctivas para achicar la brecha entre
los resultados planeados y los
efectivamente realizados
 Producir información clara, precisa y
objetiva a fin de informar y comunicar
los avances y resultados de la gestión
Seguimiento y Control
 Empiece a realizar el plan del
proyecto
 Grabe el progreso, cambios y
problemas del proyecto
 Monitoree el seguimiento
 Grabe las lecciones aprendidas
 Resuélvase los problemas
Poner al día el Plan de
Trabajo
 La duración real de la actividad
 La fecha de comienzo real de la
actividad
 La fecha del fin real de la actividad
 El costo real de la actividad
Poner al día el Plan de Trabajo –
Proyecto Turístico Ejercicio 6
Agrega la información siguiente al Plan de Trabajo
 Actividad APT1.1 se completó a tiempo

 Actividad APT1.2 demoró 10 días, y costó $550

más que el costo previsto

 Actividad APT2.1 se completó a tiempo

 Actividad APT2.2 demoró 5 días

 Actividad APT3.1 se completó a tiempo

 Actividad APT3.2 costó $200 más que el costo

previsto
Poner al día el Plan
Financiero

 Unidades requeridas reales

 Costo de unidad real
 Costo total real
Poner al día el Plan Financiero –
Proyecto Turístico Ejercicio 7
Agrega la información siguiente al Plan Financiero

 Recurso RPT001 costó lo mismo que lo previsto

 Recurso RPT002 costó $60 la unidad
 Recurso RPT003 costó lo mismo que lo previsto
 Recurso RPT004 Las unidades costaron lo mismo que lo
previsto pero requirió 60 unidades más
El Diario del
Proyecto
El Diario del Proyecto
 Un registro de problemas y casos
que se levantan durante el
seguimiento del proyecto
 Forma parte de la base en la que
el proyecto se repasará y
decisiones tomadas con respecto a
las acciones correctivas y cambios
para proyectar la dirección
El Diario del Proyecto
Tipos de entrada:
 Problema

 Riesgo

 M&E

 Cambio

 General

 Lección
El Diario del Proyecto
-Problema

 Un retraso en la realización de una

actividad
 Un sobre gasto para uno de los
recursos del proyecto
El Diario del Proyecto –
Riesgo

 Un problema externo que puede

afectar la realización exitosa del
proyecto
 Un riesgo es un factor que no
puede ser controlado por el equipo
del proyecto o el consejo del
proyecto
El Diario del Proyecto –
M&E
 Para grabar las actualizaciones al
plan de monitoreo y evaluación
 Un problema con la colección de
datos de M&E
 Una entrada que reconoce la
colección exitosa de datos de M&E
de una fuente de verificación según
el horario de verificación en el plan
de M&E
El Diario del Proyecto –
Cambio
 Un Cambio posible es un cambio pedido
a los objetivos o resultados del
proyecto
 Cualquiera cambio pedido debe
agregarse por consiguiente al diario del
proyecto para que puedan aceptarse o
puedan ser rechazados por el consejo
del proyecto
El Diario del Proyecto –
General
 Se usa el código ‘general’ para grabar
cualquier entrada que no encaja en otra
categoría
 Preocupaciones o preguntas expuestas por
miembros del equipo del proyecto
 Permiten cualquier cuestión que los miembros
del equipo crean ser pertinentes al éxito del
proyecto para la discusión en la reunión del
consejo
El Diario del Proyecto –
Lección
 El aprendizaje de lecciones que
han sido aprendidos durante la
ejecución del proyecto
 Se graben tales lecciones para el
beneficio de proyectos futuros que
serán realizados por la comunidad
El Diario del Proyecto –
Proyecto Turístico Ejercicio 8
Agrega la información siguiente al Diario del
Proyecto:
 DPT1 = 01-FEB-10 = Actividad APT1.2 se

encuentra un retraso en su completación

(Problema).
 DPT2 = 01-FEB-10 = Actividad APT2.3 –

Los impresores locales no pueden cumplir

esta actividad (Riesgo)
El Diario del Proyecto –
Proyecto Turístico Ejercicio 8
 DPT3 = 07-FEB-10 = Actividades APT3.3, APT3.4 – La
comunidad también quiere capacitación básica en la
naturaleza local para que puedan enseñar a los visitantes
(Cambio)
 DPT4 = 10-FEB-10 = Actividad APT1.3 - La gente de la
comunidad quiere participar en la decoración del centro
turístico. Quiere escoger muebles y diseños (General)
01-MAR-10 = DPT4 cerró con la acción “El equipo del
proyecto organizará una reunión para lograr esta meta”
El Diario del Proyecto –
Proyecto Turístico Ejercicio 8
 DPT5 = 14-FEB-10 = Actividades APT2.1,
APT2.2 El diseño de la guía turística mostró
que esta actividad debería tener mucho más
tiempo y recursos para su completación.
(Lección)
01-MAR-10 = DPT5 cerró con la acción “En
futuro las actividades similares se
proporcionarán una investigación mas
profunda”
Reuniones,
Tomando
Decisiones y
Acciones
Reuniones, Tomando
Decisiones y Acciones

El consejo del proyecto se reunirán

en una base regular, según el
itinerario en el plan del proyecto,
para repasar el progreso hecho por
el proyecto y para elegir acciones
futuras
Reuniones
 Proveen la base para la revisión y el control
del proyecto por el consejo del proyecto
 Usa el Diario del Proyecto para repasar la
actuación anterior del proyecto
 Toman decisiones que consideran como
medidas para corregir problemas
Tomando Decisiones

 Problemas de retraso
 Problemas de sobre gasto
 Riesgos
 Preguntas generales
Acciones
Retraso de una Actividad
 Asignar mas personas a la actividad
 Reducir el ámbito de la actividad
 Eliminar la actividad
 Altera otras actividades para disminuir
el impacto del retraso
 Acepta el retraso y sus consecuencias
Acciones
Sobre gasto por una Actividad / Recurso
 Corta los costos del recurso
 Asigna más fondos al recurso y corta los costos
de otros recursos
 Reducir el ámbito de una o mas actividades
 Busca recursos mas baratos
 Acepta el sobre gasto y sus consecuencias
Acciones
No Acción!!

 Cuando un problema es
insignificante y no afectara el éxito
del proyecto
Después de la Reunion

 Ponga al día el Plan del Proyecto

 Ponga al día el Diario del Proyecto

Reuniones, Tomando Decisiones y
Acciones – Ejemplo Proyecto
Turístico

Vamos a tener una reunión para

discutir las entradas siguientes del
Diario del Proyecto
 DPT1
 DPT2
 DPT3
Evaluación
Evaluación

 El Informe Final del Proyecto

 Evaluación Participativa de los

Impactos y Cambios
El Informe Final del Proyecto

Usa los documentos creados

durante las fases de planificación y
seguimiento para analizar los
aspectos importantes de cómo el
proyecto se realizó comparado con
el plan del proyecto
El Informe Final del
Proyecto
 Se diseña para evaluar los
procesos y actuación del proyecto
de una perspectiva interior
 Para grabar la historia del proyecto
para documentar y aprender por
estas experiencias para el
beneficio de proyectos futuros
El Informe Final del
Proyecto
Para evaluar la actuación del proyecto
usa los documentos siguientes:

 El Plan de Trabajo
 El Plan Financiero
 El Diario del Proyecto
El Informe Final del
Proyecto
Las áreas siguientes son analizadas por el
Informe Final del Proyecto:
 Planificación
 Seguimiento
 La Actuación de la Organización del
Proyecto
 Los Resultados del Proyecto como una
Comparación con los Objetivos del
Proyecto
El Informe Final del
Proyecto
 Por cada área las preguntas
proporcionadas por COMETA sirven
como una guía para la producción del
informe final
 Se sugiere que la entera organización
del proyecto (el consejo del proyecto, el
gerente del proyecto y el equipo del
proyecto) participe en la producción del
informe final del proyecto
Evaluación Participativa de
los Impactos y Cambios

 Para evaluar la efectividad de

proyectos analizando sus impactos
a través del uso de los indicadores

 Evaluación participativa con el uso

de un taller
Evaluación Participativa de
los Impactos y Cambios
El plan del monitoreo y la evaluación,
completada como parte del plan del
proyecto, especifica indicadores que serán
usados para medir los impactos y cambios
que son atribuibles al proyecto. También
especifica las fuentes en los que los datos
se buscarán para verificar el logro de los
indicadores, y cuando y por quien los
datos se coleccionarán
Evaluación Participativa de
los Impactos y Cambios
 Analiza si el proyecto ha logrado cada
impacto o cambio con éxito
 Analiza si los impactos y cambios creados por
el proyecto son sostenibles
 Considera cualquier cambio o impacto
inesperado que ha ocurrido como un
resultado de las actividades del proyecto
Evaluación Participativa de
los Impactos y Cambios
Actividades para ser completadas antes
del Taller:
 Decida a quién invitar a participar en el
taller
 Ponga en orden una fecha y una situación
para el taller
 Organice la documentación necesaria
 Planee el taller
Evaluación Participativa de
los Impactos y Cambios
Información usado para evaluar
impactos:
 El Plan de M&E (Parte del Plan del
Proyecto)
 El Diario del Proyecto
 Los datos coleccionados para
verificar los indicadores
Evaluación Participativa de
los Impactos y Cambios
Para cada indicador los participantes
consideran:
 Si el proyecto ha producido los resultados
exitosos
 Hasta qué punto el proyecto ha tenido el éxito
 Quién se beneficiará de los impactos del
proyecto
 Si el impacto es sustentable
Evaluación Participativa de
los Impactos y Cambios
Métodos para evaluación:
 Discusión
 Negociación
 Un sistema de la raya para alinear sus
vistas para generar datos cuantitativos
 Considere cualquier impacto imprevisto
que el proyecto puede haber logrado, sea
ellos positivo o negativo
Evaluación Participativa de
los Impactos y Cambios
Informe de la evaluación:

 Introducción
 Análisis de los Impactos y Cambios
creados por el proyecto
 Conclusiones y Recomendaciones