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Organigrama estructural

Concepto de Organigrama

El organigrama se define como la
representacin grfica de la estructura
orgnica de una institucin o de una de
sus reas.
Concepto de Organigrama
los organigramas son tiles instrumentos de
organizacin y nos revelan:
"La divisin de funciones, los niveles
jerrquicos, las lneas de autoridad y
responsabilidad, los canales formales de la
comunicacin, la naturaleza lineal o
asesoramiento del departamento, los jefes de
cada grupo de empleados, trabajadores, entre
otros; y las relaciones que existen entre los
diversos puestos de la empresa en cada
departamento o seccin de la misma."
Finalidad del Organigrama


Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de
informacin.

Indican la relacin de jerarqua que guardan entre s los principales
rganos que integran una dependencia o entidad.

Facilitan al personal el conocimiento de su ubicacin y relaciones
dentro de la organizacin.

Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de
funciones, mltiples relaciones de dependencia y de niveles y
tramos insuficientes o excesivos de supervisin y control.

Finalidad del Organigrama

Representa las diferentes unidades que
constituyen la compaa con sus
respectivos niveles jerrquicos.
Refleja los diversos tipos de trabajo,
especializados o no, que se realizan en la
empresa debidamente asignados por rea
de responsabilidad o funcin.


Finalidad del Organigrama
Muestra una representacin de la divisin
de trabajo, indicando:
- Los cargos existentes en la compaa.
- Como estos cargos se agrupan en
unidades administrativas.
- Como la autoridad se le asigna a los
mismos.

Funciones del Organigrama

Para la ciencia de la administracin:
Sirve de asistencia y orientacin de todas las unidades
administrativas de la empresa al reflejar la estructura
organizativa y sus caractersticas grficas y
actualizaciones.
Para el rea de organizacin y sistema:
Sirve para reflejar la estructura as como velar por su
permanente revisin y actualizacin (en las empresas
pequeas y medianas, generalmente la unidad de
personal asume esta funcin), la cual se da a conocer a
toda la compaa a travs de los manuales de
organizacin.
Funciones del Organigrama
Para el rea de administracin de personal:
El analista de personal requiere de este
instrumento para los estudios de descripcin y
anlisis de cargos, los planes de administracin
de sueldos y salarios y en general como
elemento de apoyo para la implementacin,
seguimiento y actualizacin de todos los
sistemas de personal.
Limitaciones de los
Organigramas

Si bien es cierto que uno de los elementos mas
importantes de la organizacin lo constituyen sus
recursos humanos y las relaciones informales que
entre individuos y grupos se producen, el intentar
la representacin grfica de dichas relaciones,
dinmicas y subjetivas, forzara a que los
organigramas se tornaran complejos, de aqu
que una de las limitaciones de stos es que
expresan nicamente las relaciones formales
entre los rganos que integran las dependencias o
entidades.
Limitaciones de los
Organigramas
Tampoco puede representarse en los
organigramas el flujo y las cargas de
trabajo y mucho menos las relaciones
de comunicacin que existen entre
los diversos rganos que componen
la dependencia.

Elaboracin de un
Organigrama
Para la elaboracin de un organigrama se debe recoger
principalmente la siguiente informacin:

Informacin sobre unidades

A. El primer dato a obtener ser el nmero de personas que
trabajan en la institucin. sta ser una cifra de control.

B. Un segundo dato ser el nmero de niveles, partiendo del
rgano en que radique la autoridad total y los rganos que
comprenden cada nivel.

C. Se investigarn los puestos que corresponden a cada rgano
y las plazas que comprenden cada puesto.


Elaboracin de un
Organigrama
Informacin sobre relaciones

Debe precisarse con que otros rganos y qu tipo
de relaciones tiene cada uno de los rganos de
cada uno de los niveles de la estructura
administrativa.

Informacin sobre funciones o labores

Para el caso de elaborar organigramas
funcionales, se requiere informacin sobre las
funciones o labores que realice cada una de las
unidades que vayan a quedar representadas en el
organigrama.

Elaboracin de un
Organigrama
Organizacin futura o actual?

La elaboracin de un organigrama puede deberse a dos
situaciones:
1. Planeacin de una organizacin nueva.
2. Representacin de una organizacin existente.

Planeacin de la organizacin

En el caso de planeacin de una organizacin nueva, las
nicas fuentes de informacin las constituyen los estudios y
proyectos realizados.

Elaboracin de un
Organigrama
Fuentes de informacin

En el caso de una organizacin existente,
las fuentes de informacin pueden ser:

A. Los archivos de la institucin,
B. Los empleados y funcionarios,
C. Los locales de oficinas y talleres en donde
se realiza el trabajo.

Elaboracin de un
Organigrama
Mtodos de recoleccin de datos

1. Investigacin documental (a travs de leyes,
reglamentos, reformas, boletines, etc.).
2. Cuestionarios escritos.
3. Entrevistas con jefes y empleados.
4. Observacin directa de los locales en donde se
desarrolla el trabajo (se observa de las oficinas y
talleres donde se labora)

NOTA: Lo ideal es usar una combinacin de los
cuatro.

Elaboracin de un
Organigrama
Registro de datos

Los datos recogidos debern quedar registrados
de tal manera que permitan su anlisis, y su
tabulacin en su caso.

Anlisis de datos

La informacin recogida debe ser sometida a un
procedimiento de anlisis e interpretacin.
Analizada, interpretada y confirmada toda la
informacin, se est en condiciones de proceder a
la elaboracin del organigrama.



Tipos de Organigramas

Verticales

Horizontales

Escalares

Circulares

Organigrama vertical
Organigrama horizontal
Organigrama escalar
Organigrama circular
Smbolos y referencias convencionales de
mayor uso en un organigrama
Las lneas llenas verticales indican autoridad sobre.
Las horizontales sealan especializacin y correlacin
Smbolos y referencias convencionales
de mayor uso en un organigrama
Cuando la lnea llena se coloca a los lados
de la figura geomtrica indica relacin de
apoyo.
Smbolos y referencias convencionales
de mayor uso en un organigrama
Lneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad
formal, relacin de lnea o mando, comunicacin y la va jerrquica.
Lneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relacin
de coordinacin y relaciones funcionales
Figura Geomtrica con un recuadro indica condicin especial o
autnoma.
Smbolos y referencias convencionales
de mayor uso en un organigrama
Se puede destacar una unidad para llamar la atencin. Para ello se
utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se
vaya a resaltar.
Los crculos colocados en espacios especiales del organigrama y que
poseen un numero en su interior, indica un comit en el que
participan todas las unidades sealadas con el mismo numero.