FUNCIONES

ADMINISTRATIVAS
PLANIFICACIN
ORGANIZACIN
DIRECCIN
CONTROL
Cra.A.Patricia Guzzo
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FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS

PLANIFICACIN

ORGANIZACIN

DIRECCIN

CONTROL
Cra.A.Patricia Guzzo
PLANIFICACIN

Funcin de la adminitracin en la !ue

e de"inen lo o#$eti%o& e "i$an la
etrate'ia (ara alcanzarla& ) e trazan
(lane (ara inte'rar ) coordinar la
acti%idade.
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PRINCIPIOS de la
PLANIFICACIN

CONTRI*+CIN A LO, O*-ETI.O,

/co0erencia entre (lane1

PRI2AC3A DE LA PLANEACIN /(recede a

la dem4 "uncione1

E5TEN,IN DE LA PLANEACIN /a todo

en la or'anizacin le com(ete1

EFICACIA DE LO, PLANE, /o#$eti%o a

menore coto1
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ELEMENTOS de la
PLANIFICACIN

O*-ETI.O,

PLANIFICACIN E,TRAT6GICA

E,TRATEGIA,

POL3TICA,

PLANIFICACIN OPERATI.A

PROCEDI2IENTO,

PRE,+P+E,TO,

PROGRA2A,
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ELEMENTOS de la
PLANIFICACIN

OBJETIVOS

FINE, 7ACIA LO, C+ALE, ,E DIRIGE

LA ACTI.IDAD DE LA ORGANIZACIN.

RED DE O*-ETI.O,

CARACTER3,TICA, O*-ETI.O,8

.ERIFICA*LE,

RAZONA*LE,
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ELEMENTOS de la
PLANIFICACIN

E-E2PLO, DE O*-ETI.O, /(4'.91

Elemento !ue lo di"erencian de un deeo

AD2INI,TRACIN POR O*-ETI.O, /APO1

,e #aa en la (artici(acin de lo
u#ordinado en la "i$acin de lo o#$eti%o.

Promue%e la autoe%aluacin ) el
autodearrollo& lle%ando a ma)or
moti%acin.
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ELEMENTOS de la
PLANIFICACIN

PLANEACIN ESTRATGICA:

ESTRATEGIAS

POLTICAS

ESTRATEGIAS:Colocar a la or'anizacin en
una relacin %enta$oa ante el medio am#iente.

La (laneacin etrat:'ica e el (roceo

de dearrollar etrate'ia.

Eta im(lican eta#lecer o#$eti%o&

utilizando recuro (ara el lo'ro de lo
mimo ) de"inir (ol;tica (ara el uo de
eo recuro.
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ELEMENTOS de la
PLANIFICACIN

CARACTERSTICA DE LA
PLANEACIN ESTRATGICA

Etudio del medio am#iente

Etudio del interior de la

or'anizacin

An4lii a lar'o (lazo

Re(ona#ilidad de la alta
direccin
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ELEMENTOS de la
PLANIFICACIN

PLANEACIN ESTRATGICA:

POLTICAS

,on l;nea de accin (ara la toma de

deciione.

*uca uni"icar deciione de ditinta

(erona "rente a ituacione
imilare.
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ELEMENTOS de la
PLANIFICACIN

PLANEACIN ESTRATGICA:

POLTICAS

E5PRE,A,8 Enunciado orale o

ecrito !ue e(eci"ican intencione )
(re"erencia a tener en cuenta a la 0ora
de la toma de deciione.

I2PL3CITA,8 No tienen un enunciado

"ormal ino !ue e ori'inan en la
(r4ctica uual dentro de la or'anizacin.
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ELEMENTOS de la
PLANIFICACIN

PLANEACIN OPERATIVA:

PROCEDIMIENTOS

PRESUPUESTOS

PROGRAMAS

PROCEDIMIENTOS: ,on 'u;a (ara

la accin. ,on m:todo (ara lle%ar a
ca#o acti%idade.

El (rocedimiento #rinda una olucin

(redeterminada.
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ELEMENTOS de la
PLANIFICACIN

PRESUPUESTOS: ,on (lane !ue

antici(an la cantidad de in'reo )
e'reo (ara un (er;odo
determinado.

MANERAS DE PREPARARLOS:

A (artir (reu(ueto a<o anterior.

Preu(ueto *ae cero /(artir de cero

e%aluando a un mimo ni%el todo lo
(ro'rama de acuerdo a lo o#$eti%o
de la or'anizacin1
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ELEMENTOS de la
PLANIFICACIN

PROGRAMAS: E un (lan !ue

determina (er;odo de tiem(o (ara la
realizacin de acti%idade e(ec;"ica.

TCNICAS PROGRAMACIN:

Gr4"ica de GANTT /tarea=tiem(o1

Rede PERT/dia'rama !ue muetran la

interrelacin entre acti%idade ) uceo1
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ELEMENTOS de la
PLANIFICACIN

TOMA DE DECISIONES

E, LA ,ELECCIN DE +N C+R,O
DE ACCIN ENTRE .ARIA,
ALTERNATI.A,.

ETAPAS:

DEFINIR EL PRO*LE2A

O*TENER TODA LA INFOR2ACIN

FOR2+LAR OPCIONE,

E.AL+AR ) DECIDIR
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ELEMENTOS de la
PLANIFICACIN

TOMA DE DECISIONES

ETAPA8 DEFINIR EL PRO*LE2A

.I,+ALIZAR CLARA2ENTE EL
PRO*LE2A ) ANALIZARLO CON
CRITERIO INDEPENDIENTE
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ELEMENTOS de la
PLANIFICACIN

TOMA DE DECISIONES

ETAPA8O*TENER TODA LA
INFOR2ACIN

NO PODE2O, CONTAR CON TODA

LA INFOR2ACIN PARA TO2AR
+NA DECI,IN RACIONAL.

APRENDER A TOLERAR LA
A2*IG>EDAD& INFOR2ACIN
INCO2PLETA&INCERTID+2*RE.
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ELEMENTOS de la
PLANIFICACIN

TOMA DE DECISIONES

ETAPA8 FOR2+LAR OPCIONE,

,E FOR2+LAN POCA, OPCIONE,

FRENTE A +N PRO*LE2A POR DO,
CA+,A,8

FALTA DE INFOR2ACIN

ACEPTAR LA PRI2ERA I2PRE,IN

DEL PRO*LE2A
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ELEMENTOS de la
PLANIFICACIN

TOMA DE DECISIONES

ETAPA8E.AL+AR ) DECIDIR

,E E.AL?A ) ,E DECIDE.

EN LA TO2A RACIONAL DE
DECI,IONE, LO, O*-ETI.O, DE LA
ORGANIZACIN ,ER@N LO, A+E
APORTAR@N LO, CRITERIO, PARA
DECIDIR POR LA, ALTERNATI.A,
A+E 2@, LO ,ATI,FAGA.
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ELEMENTOS de la
PLANIFICACIN

ERRORES MS COMUNES DE LA
PLANEACIN

FALTA DE CO2PRO2I,O PARA PLANEAR

/reol%er (ro#lema del momento )
(oter'an la (laneacin1

CONF+,IN DE PLANEACIN con

PLANE,

FALLA, EN DE,ARROLLO e
I2PLANTACIN DE E,TRATEGIA,
/de"inicin clara e im(lantacin mediante
(lane de accin1
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ELEMENTOS de la
PLANIFICACIN

ERRORES MS COMUNES DE
LA PLANEACIN

FALTA de O*-ETI.O, o 2ETA,

,IGNIFICATI.A, /o#$eti%o #ien
de"inido ) alcanza#le1

FALTA DE .I,IN (ara CON,IDERAR

LA PLANEACIN CO2O +N
PROCE,O RACIONAL /o#$eti%o
claro& alternati%a& itema in"ormacin
u"iciente&etc1
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ELEMENTOS de la
PLANIFICACIN

ERRORES MS COMUNES DE
LA PLANEACIN

DEPENDENCIA E5CE,I.A DE LA
E5PERIENCIA /tomar la eB(eriencia
como dato #4ico1

RE,I,TENCIA AL CA2*IO /el

adminitrador de#er4 tomar la medida
necearia (ara minimizar lo e"ecto
de eta reitencia1
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ORGANIZACIN

Funcin de la adminitracin !ue

conite en determinar !u: tarea 0a)
!ue 0acer& !ui:n la 0ace& cmo e
a'ru(an& !ui:n rinde cuenta a !ui:n )
dnde e toman la deciione.

CCmo de#e di%idire el tra#a$o dentro

de un de(artamentoD

CCmo de#en coordinare lo e"uerzo

(ara lo'rar un e"uerzo 'eneral
uni"icadoD
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ORGANIZACIN
NATURALEZA y PROPSITO

ORGANIZACIN FORMAL

Cuando la acti%idade de do o ma
(erona et4n eB(licitamente
coordinada (ara el lo'ro de cierto
o#$eti%o.

PRINCIPIO, ORG.FOR2AL8

Princi(io unidad de o#$eti%o /una

etructura e e"ecti%a i (ermite
contri#ucin de cada indi%iduo al o#$eti%o
de la or'anizacin1

Princi(io de e"iciencia /i "acilita la

o#tencin de o#$eti%o a un coto m;nimo1
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ORGANIZACIN
NATURALEZA y PROPSITO

ORGANIZACIN INFORMAL

El (ro(ito de la or'anizacione
in"ormale e cu#rir neceidade
0umana.

Neceidad de in"ormacin

E im(ortante inte'rar la
or'anizacin in"ormal.
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ORGANIZACIN

RELACIN ,+*ORDINADOE,+PERIOR

CADENA DE MANDO:Con$unto de
relacione de de(endencia dede cF(ula
a #ae.

UNIDAD DE MANDO:,lo u(er%ior.

TRAMO DE CONTROL:NFmero de
(erona !ue u(er%ia un u(erior.
Cuanto m4 acendemo meno
(erona e u(er%ia.
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ORGANIZACIN

RELACIN ,+*ORDINADOE,+PERIOR

TRAMO DE CONTROL: Elemento !ue

in"lu)en en el nFmero de (erona
u(er%iada (or un mimo $e"e8

NFmero de acti%idade e un mimo ector

Grado de incertidum#re en el tra#a$o

2a)or re(ona#ilidad ) com(le$idad en lo

(ueto de lo u#ordinado

2a)or ca(acitacin de lo u#ordinado.

Procedimiento etandarizado

Ti(o de tra#a$o del u(er%ior /rutinario o no1

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ORGANIZACIN

COORDINACIN INTERSECTORIAL

INTERRELACIN A+E E5I,TE

ENTRE DEPARTA2ENTO,.

INDICADOR DEL GRADO DE

COORDINACIN:NI.EL DE
INCERTID+2*RE CON RE,PECTO A
LA TAREA A+E CO2PARTEN LO,
,ECTORE,.
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ORGANIZACIN

MECANISMOS DE COORDINACIN

PLANE, ) REGLA, /(roc.etandariz1

CANALE, .ERTICALE, DE
A+TORIDAD /uo cadena mando1

RE+NIONE, I2PRO.I,ADA,

RE+NIONE, PROGRA2ADA,

RE,PON,A*ILIDADE,
DEPARTA2ENTALE, de COORD.

INTER2EDIARIO,

DI,EGO 2ATRICIAL
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ORGANIZACIN

DESCENTRALIZACIN DE LA
AUTORIDAD

CENTRALIZACIN8 Concentracin de
la autoridad ) deciione en la (arte
m4 alta de la or'anizacin.

DE,CENTRALIZACIN8 Cantidad de
autoridad ) toma de deciione a
DELEGAR.
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ORGANIZACIN

DELEGAR: Proceo mediante el cual lo

adminitradore ai'nan tarea& autoridad )
re(ona#ilidad.

DELEGACIN EFECTI.A8

CO2PLETA /e ai'na TODA tarea

necearia (ara o#$eti%o=re(ona#.1

CLARA /com(rendan con claridad

tarea&re(ona#.) autoridad 1

,+FICIENTE /autoridad u"iciente1

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ORGANIZACIN

GRADO DE DELEGACIN8

,e dele'a re(ona#ilidad ) autoridad& (ero lo

u(eriore nunca e de(renden de la
re(ona#ilidad.

E-E2PLO,8

HAnaliza ete (ro#lema dame lo 0ec0o )

decidir: !ue 0acerI

HAnaliza ete (ro#lema ) recomienda accione

alternati%a ) recomienda olucinI

HAnaliza ete (ro#lema ) 0azme a#er lo !ue

0ar4I

HEm(rende accione& ) no neceito nin'Fn

contacto (oteriorI
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ORGANIZACIN

ERRORE, de ORGANIZACIN

PLANEACIN INAPROPIADA /cam#io de

(lani"icacin manteniendo etructura

NO E,PECIFICAR CON CLARIDAD LA,

RELACIONE, /autorid.) re(on.1

NO DELEGAR A+TORIDAD

NO EA+ILI*RAR LA DELEGACIN

CONF+,IN DE L3NEA, DE
A+TORIDAD e INFOR2ACIN

OTORGA2IENTO DE A+TORIDAD in
RE,PON,A*ILIDAD
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ORGANIZACIN

ERRORE, de ORGANIZACIN

RE,PON,A*ILIDAD ,IN A+TORIDAD

2ALA CO2PREN,IN DE LO,

DEPARTA2ENTO, DE ,ER.ICIO
/de(artamento !ue on a(o)o ) e
conideran un "in en ; mimo1

E5CE,O DE ORGANIZACIN
/(rocedimiento eBcei%amente
com(le$o1
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DIRECCIN

Funcin de la adminitracin !ue

conite en moti%ar a lo
u#ordinado& in"luir en lo indi%iduo
) lo e!ui(o mientra 0acen u
tra#a$o& ele'ir el me$or canal de
comunicacin ) ocu(are de
cual!uier otra manera del
com(ortamiento de lo em(leado
reol%iendo lo con"licto.
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DIRECCIN DE EMPRESAS

GE,TIONAR REC+R,O,

DIRIGIR PER,ONA,
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DIRECCIN

Elemento del (roceo de direccin8

Perona tienen di"erente role

No eBiten (erona (romedio

Di'nidad (eronal /(=lo'ro o#$eti%o1

Totalidad de la (erona

LIDERAZGO

Proceo inter(eronal mediante el

cual lo adminitradore tratan de
in"luir o#re u em(leado
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DIRECCIN

ESTILOS DE LIDERAZGO

L3DER CENTRADO EN
PER,ONA, /eni#ilidad&
ati"accin (eronal1

L3DER CENTRADO EN TAREA,

CO2+NICACIN

E la tran"erencia de in"ormacin del

emior al rece(tor

E im(ortante en lo interno ) en la
relacin con el medio.
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DIRECCIN
DIRECCIONE, de la CO2+NICACIN

DE,CENDENTE /O.autocr4tica1

A,CENDENTE /O.(artici(ati%a1

CR+ZADA /0orizontal ) dia'onal1

CO2+NICACIN ORAL ) E,CRITA

E,CRITA8 Antelacin& m4 (erona.

ORAL8 Retroalimentacin inmediata

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DIRECCIN
PROCESO DE COMUNICACIN

E2I,OR

CANAL DE TRA,2I,IN
/e$8tel:"ono1

RECEPTOR

RETROALI2ENTACIN
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DIRECCIN
BARRERAS EN LA COMUNICACIN

*ARRERA, EN EL E2I,OR
/claridad1

*ARRERA, EN LA TRA,2I,IN
/intermediario1

*ARRERA, EN EL RECEPTOR
/actitud1

AFn u(erando eta #arrera e

(odr4 dar la mala inter(retacin (or
(arte del rece(tor.
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DIRECCIN
MEJORA DE LA COMUNICACIN

Aclarar idea ante de comunicar

Com(render condicione del am#iente

";ico ) 0umano

Di(oner de toda la in"ormacin

necearia al momento de comunicar

,er cuidadoo en el tono

,e'uimiento de la comunicacin

Comunicar mena$e con im(ortancia

Accione co0erente con comunic.

,er #uen o)ente

Cra.A.Patricia Guzzo
CONTROL

Funcin de la adminitracin !ue

conite en %i'ilar el deem(e<o actual&
com(ararlo con una norma ) em(render
la accione !ue 0icieran "alta.

Reunir ) retroalimentar in"ormacin

acerca del deem(e<o de "orma de
(oder com(arar reultado.

Relacin con (lani"icacin.

Funcin de todo lo ni%ele !ue

e$ecuten (lane.
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PROCESO DE CONTROL

E,TA*LECER E,T@NDARE,

2EDICIN DEL DE,E2PEGO EN

CO2PARACIN CON E,O,
E,T@NDARE,

CORRECCIN DE DE,.IACIONE,
CON RE,PECTO A E,T@NDARE, )
PLANE, /relacin con la otra
"uncione1
Cra.A.Patricia Guzzo
REQUISITOS DE CONTROL

LO, CONTROLE, DE*EN 7ACER,E A

LA 2EDIDA DE PLANE, ) P+E,TO,.

7ACER,E A LA 2EDIDA DE
AD2INI,TRADORE, E,PEC3FICO, )
,+, PER,ONALIDADE,.

,EGALAR LA, E5CEPCIONE, EN

P+NTO, PRINCIPALE,.

O*-ETI.IDAD

FLE5I*ILIDAD

A-+,TAR,E AL CLI2A DE LA ORG.

ECON2ICO,

COND+CIR A ACCIONE,
CORRECTI.A,
Cra.A.Patricia Guzzo
SISTEMAS de ADMINISTRACIN

CON-+NTO DE PR@CTICA, DE
PLANIFICACIN& ORGANIZACIN&
DIRECCIN ) CONTROL.

SISTEMAS DE ADMINISTRACIN

*+ROCRACIA /Adminitr.a tra%:

de d(to.diri'ido (or "uncionario
con una rutina in"leBi#le1

AD7OCRACIA /meno "ormal&

centrado en (erona& e!ui(o1

ENFOA+E CONTINGENCIA HTodo

de(endeI /tarea ) (erona1
Cra.A.Patricia Guzzo
CAMBIO ORGANIZACIONAL

CONDICIONE, INTERNA, )
E5TERNA, .AR3AN
R@PIDA2ENTE .

RESISTENCIA al CAMBIO (Caua1

Inter: en la (oicin actual

2alentendido ) "alta con"ianza

Di"erente a(reciacione

Poca tolerancia al cam#io