GESTION DE

PROYECTOS
Prof. Ing Angel Espinoza C.
Concepto, Caractersticas,
Tcnicas y Herramientas
Qu es Gestin de Proyectos?
La Gestin de Proyectos se puede describir
como un proceso de planteamiento,
ejecucin y control de un proyecto, desde su
comienzo hasta su conclusin, con el
propsito de alcanzar un objetivo final en un
plazo de tiempo determinado, con un costo y
nivel de calidad determinados, a travs de la
movilizacin de recursos tcnicos, financieros
y humanos.


Su objetivo final es el de obtener el mejor
resultado posible del trinomio costo-plazo-
calidad.

La gestin de proyectos tambin conocida
como gerencia, direccin o administracin de
proyectos, es la disciplina de planear,
organizar, asegurar y coordinar recursos y
personas para cumplir con los objetivos,
entregables y criterios de xito de los
proyectos.

El beneficio definitivo de poner en
practica las tcnicas de gestin de
proyectos es tener a los clientes
satisfechos con el logro de los objetivos
que nos plantean; as como el completar el
alcance total de un proyecto con calidad, a
tiempo y dentro del presupuesto asignado.
Definicin de Programa

Un Programa es todo conjunto de proyectos
que guardan un lineamiento base comn a
todos ellos, y cuyos objetivos estn alineados
con el objetivo central que persigue la
Organizacin a cargo del mismo. Ejemplo: El
Programa Agua para Todos.
Definicin de Portafolio

Un Portafolio es todo conjunto de Programas
y Proyectos que, a pesar de poseer objetivos
especficos debidamente delimitados y
diferentes entre s, son agrupados para crear
sinergia y as poder alcanzar el Objetivo
ltimo de la Organizacin de manera
estructurada, bajo los lineamientos del Plan
Estratgico de la misma.



Los Portafolios en las Entidades Pblicas
suelen manejarse por Unidades Ejecutoras y
por Entidades de Tratamiento Empresarial.
Ejemplos de Unidades Ejecutoras: Vice
ministerio de Transportes, Programa Juntos,
etc. Ejemplo de Entidades de Tratamiento
Empresarial: BANMAT, Banco de la Nacin,
etc.

Tipos de proyectos


Existen mltiples clasificaciones de los
proyectos, una de ellas los considera como
productivos y pblicos.


Proyecto productivo

Son proyectos que buscan generar
rentabilidad econmica y obtener ganancias
en dinero.
Los promotores de estos proyectos suelen
ser empresas e individuos interesados en
alcanzar beneficios econmicos.
Proyecto pblico o social

Son los proyectos que buscan alcanzar un
impacto sobre la calidad de vida de la
poblacin objetivo, los cuales no
necesariamente se expresan en dinero.

Los promotores de estos proyectos son los
estados, los organismos multilaterales, las
ONG y tambin las empresas, en sus
polticas de responsabilidad social.
Por lo general un Proyecto de Inversin
Pblica tiene Tres Fases:
Pre- Inversin, Inversin y Operacin.

OBJETIVOS DE UN PROYECTO

Los objetivos de un proyecto, se pueden
sintetizar en tres variables: el costo, el
tiempo y la calidad (o funcionalidad, o
rendimiento, dependiendo del objeto y
naturaleza del proyecto). La gestin de
proyectos, busca el equilibrio entre las tres
variables.

Para cada una de las tres variables, la
gestin de proyectos dispone del
correspondiente instrumento de planificacin
y control: la calidad se determina y verifica
por medio de las especificaciones/planos o
prescripciones del proyecto (documentacin
tcnica);

el costo, mediante el presupuesto;
y el tiempo, con el programa o calendario del
proyecto (diagrama de Gantt).


Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a cabo.

Determinar lo que el proyecto debe lograr

Definir la meta global del proyecto.

Definir las expectativas generales de los clientes, de la
administracin o de los interesados.

Precisar el alcance general del proyecto.

Seleccionar los miembros iniciales del equipo.







Fase 1: Inicio
Fase 2: Planificacin


Se trata de establecer cmo el equipo de
trabajo deber satisfacer las restricciones de
prestaciones, planificacin temporal y costo.
Se busca

Perfeccionamiento del alcance del proyecto.

Listado de tareas y actividades que llevarn al logro
de las metas del proyecto.

Secuencia de actividades.

Desarrollo de un calendario y presupuesto.

Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros
apropiados.



Fase 3: Ejecucin

Una planificacin detallada da consistencia al
proyecto y evita sorpresas que nunca son
bien recibidas
Dirigir el equipo.

Reunirse con los miembros del equipo.

Comunicarse con los terceros involucrados.

Resolver los conflictos o problemas que puedan
surgir.

Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal,
equipo, tiempo).




Fase 4: Control




Vigilar las desviaciones del plan.

Emprender acciones correctivas.

Recibir y evaluar cambios en los proyectos
solicitados.

Cambiar los calendarios del proyecto.

Adaptar los niveles de recursos.

Cambiar el alcance del proyecto.

Regresar a la etapa de planeacin para hacer
ajustes.




Fase 5: Conclusin


Reconocimiento de logros y resultados.

Cierre de las operaciones y dispersin del equipo.

Aprendizaje de la experiencia del proyecto.

Revisin del proceso y resultados.

Redaccin del informe final.


Ciclo de Vida de un Proyecto

El ciclo de vida de un proyecto comprende
las siguientes etapas:

1 - Formulacin
2 - Implementacin
3 - Gestin y control
4 - Cierre


Formulacin

En esta etapa, se plantea la necesidad
identificada que el proyecto pretende
satisfacer mediante su implementacin y
operacin. Se deben definir los alcances del
proyecto, cmo se har posible y cmo
funcionar, cules son los factores
identificados como oportunidades y
amenazas, qu haremos al respecto, cunto
costar, en cunto tiempo se har, etc. Una
vez definido el plan del proyecto se procede
a su implementacin en campo.
Predomina el riesgo administrativo.
Implementacin

En esta etapa, el plan de ejecucin del
proyecto se cristaliza mediante inversiones y
equipamiento, asignacin de personal , etc.
Predomina el riesgo financiero.


Gestin y Control

En esta etapa se pone en marcha el proyecto
y se va mejorando el mismo en el camino,
segn el ciclo de mejora continua definido
por Deming como PHVA (Planear, Hacer,
Verificar, Actuar).
Predomina el riesgo operativo.



Cierre

Una vez cumplida la vida til del proyecto, se
procede a tomar medidas para el cierre del
mismo.
Predomina el riesgo ambiental.

Las cuatro fases pueden ir en cadena o
pueden ir en paralelo, dependiendo de si el
proyecto se divide en grandes componentes
o no. Cunto ms especializado sea el
objetivo primordial del proyecto, requerir de
mayores recursos y mayores componentes.


Mortalidad infantil de los proyectos
Est comprobado que muchos proyectos
nunca llegan a ver su realizacin y puesta en
marcha, quedando slo en la etapa de
formulacin. Esto se denomina mortalidad
infantil del proyecto, y puede calcularse como
el ratio entre el nmero de proyectos
rechazados y el nmero total de proyectos
formulados. Asimismo, la mortalidad infantil
del proyecto puede deberse a varios factores
segn la circunstancia o entorno en el cual se
enmarca el proyecto.





Los principales factores por las cuales un
proyecto no llega a realizarse son:




a. Carece de recursos suficientes para su
implementacin

b. Carece de recursos suficientes para su operacin

c. No tiene las dimensiones adecuadas

d. Tiene una programacin inadecuada respecto a
las expectativas de las partes interesadas

e. No se dispone de tecnologa ni antecedentes
primarios para su idealizacin



f. No satisface la necesidad bsica para la
que se est diseando el proyecto

g. No existe demanda en el mercado o la
localidad para dicho proyecto

h. Excesiva competencia, mejores
oportunidades fuera de la empresa o Entidad

i. Riesgos no previstos que impiden la
ejecucin del proyecto
Tcnicas y Herramientas de Gestin
de Proyectos

Hay una grand variedad de tcnicas
utilizadas en el planteamiento y control de
proyecto, a saber, los Grficos de Gantt
(incluyendo cronogramas, grficos de carga,
entre otros), el PERT (Programe Evaluation
and Review Technique) y el CPM (Critical
Path Method). A nivel informtico tambin
han sido desarrolladas varias aplicaciones de
apoyo al proceso de gestin de proyectos

Diagrama de Gantt

Herramienta bsica que se utiliza para
realizar la planificacin del trabajo de un
proyecto.
Es un diagrama de barras que muestra el
origen y el final de las diferentes unidades
mnimas de trabajo y los grupos de tareas as
como las dependencias entre unidades
mnimas de trabajo (pueden ser fin-
comienzo, fin-fin, comienzo-fin, comienzo-
comienzo).



PERT


La tcnica de revisin y evaluacin de
programas o PERT es bsicamente un
mtodo para analizar las tareas involucradas
en completar un proyecto dado,
especialmente el tiempo para completar cada
tarea, e identificar el tiempo mnimo
necesario para completar el proyecto total.
Cadena crtica

La gestin de proyectos por cadena crtica
(CPM) es un mtodo que se enfoca en los
recursos requeridos para ejecutar las tareas
del proyecto. Tiende a mantener el uso de los
recursos nivelado, pero les pide ms
flexibilidad en sus horas de trabajo y de ser
capaces de cambiar rpidamente de tarea o
de cadena de tarea para no retrasar el
proyecto entero.