Tema 6 - Control de Calidad 1

Auditorias y Registros de
Empresa
0 Conceptos previos.
1 Qu es una auditora de calidad?
2 Tipos de Auditoras
3 Objetivos de la Auditora
4 Cualificacin de los auditores.
5 Funciones, responsabilidades y
tareas de los auditores.
6 Cmo auditar?
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6.0 - Conceptos Previos
Control de la Calidad: Tcnicas y
actividades de carcter operativo, utilizadas
para cumplir los requisitos para la calidad.
Aseguramiento de la Calidad: Conjunto de
acciones implantadas dentro del SC, para
proporcionar la confianza ptima de que una
entidad cumplir requisitos para la calidad.
Gestin de la Calidad: Conjunto de
actividades que determina la poltica de la
calidad, responsabilidad de la direccin.
Calidad total: Forma de gestin de una
organizacin, basado en la coordinacin y
participacin de todos sus miembros para la
calidad.
Calidad: Conjunto de
caractersticas de una entidad que
le confieren la aptitud negativa o
positiva para satisfacer las
necesidades establecidas y las
implcitas.
Evolucin de la Calidad
Sistema de Calidad (SC): Estructura
organizativa, procedimientos, procesos y
recursos necesarios para implantar la
gestin de la calidad.
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6.1 - Qu es una Auditora de Control de
Calidad?
Quin est implicado?
AUDITOR Una persona calificada para planear y
conducir auditoras de acuerdo a un estndar y
este estndar puede ser usado como referencia a
una o ms auditorias.
CLIENTE
La organizacin que
requiere la auditora,
para que esta se lleve a
cabo y as obtener
seguridad en la calidad.
AUDITADO
La organizacin que es
auditada; esta puede ser
una organizacin
completa o una parte de
la misma.
Definicin:
Evaluacin sistemtica y objetiva para comprobar si las actividades y
los resultados relativos a la calidad cumplen con lo planeado y si estos
planes estn implantados de forma efectiva y adems son adecuadas
para alcanzar los objetivos de calidad.
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Externas
de Clientes
de Certificacin
Internas

6.2 - Tipos de Auditoras
Auditoras
- Realizadas por personal de
la organizacin pero que
no tiene relacin directa
con la actividad auditada.

- Las realiza personal contratado por la organizacin.
- Satisface a clientes y a inversores.
- Se realizan generalmente para el control o restauracin
de la calidad, pero slo cuando los estados financieros
pueden verse afectados.

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Auditoria Interna Auditoria de Cliente
Auditoria de
Certificacin
Proporcionan
confianza externa
Proporcionan
confianza interna
Mejora de los
procesos
Mejora del Sistema de
Calidad
Las auditorias internas se programan en funcin de la
naturaleza e importancia de la actividad sometida a
auditoria. Adems sirve de apoyo a una auditoria
externa.
Tipos de Auditoras
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6.3 - Objetivos de las Auditoras
Determinar la conformidad o
no de los elementos del SC
con los requisitos observados.
Determinar la eficacia del SC
implantado para alcanzar los
objetivos.
Proporcionar al auditado la
oportunidad de mejorar su
SC.
Hacer que se cumplan los
requisitos reglamentarios.
Permitir la inscripcin del SC
del organismo auditado en un
registro.
Objetivos de las Auditorias
Hacer la evaluacin inicial de un
suministrador antes de establecer
relaciones contractuales.
Verificar en el organismo, que su
SC cumple los requisitos
establecidos y que realmente esta
implantado.
Verificar que, en una relacin
contractual, el SC del
suministrador es eficiente.
Hacer la evaluacin, en el marco
del propio organismo, de su SC
con relacin a una norma de SC.
Razones para realizar una Auditoria
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6.4 - Cualificacin de los Auditores
Cualidades Personales
Formacin y experiencia
Mantenimiento de la aptitud
Personas abiertas, maduras, con sentido comn,
tenacidad, realistas y con capacidad de anlisis.
Aptitud para ver las situaciones complejas
desde un punto de vista general y con espritu
cooperativo y comunicativo.
Estudios secundarios, conocimientos
de las normas aplicables, tcnicas de
evaluacin de pruebas, apreciaciones
y de informes. 4 aos de experiencia
practica (aseguramiento de la calidad).
Estar al da en el conocimiento de
las normas relativas a los SC y en
los mtodos y procedimientos de
las auditorias.
Participar en cursos de formacin y/o perfeccionamiento;
estar sometido al examen de sus actuaciones por el comit.
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Eleccin del Auditor jefe: Conviene confiar a un auditor la
responsabilidad del equipo auditor y de la propia auditora. Debe
haber realizado al menos 3 auditorias completas y tener aptitud de
comunicacin y gestin del equipo.
6.5 - Funciones responsabilidades y tareas
de los auditores
Responsabilidades Funciones
Del Auditor Jefe.
Del equipo auditor o
auditores.
Del auditado.
Del Auditor Jefe.
Del equipo auditor o
auditores.
El auditado es elemento
pasivo y no realiza ninguna
funcin.
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Funciones responsabilidades y tareas de
los auditores
AUDITOR JEFE
Responsable final de todas las fases de la
auditora; debe preparar el plan y presentar
el informe de la auditora .
Participar en la seleccin de los miembros
del equipo auditor y presentarlos ante el
auditado.
Definir los requisitos de cada trabajo de la
auditora. Revisar la documentacin del SC.
Dar instrucciones al equipo auditor.
Informar y comunicar al auditado sobre los
resultados de la auditora, las no
conformidades crticas y los obstculo
importantes durante el curso de la auditora.
Funciones
Responsabilidades
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Funciones, responsabilidades y tareas de
los auditores
AUDITORES
Elaborar un informe sobre los resultados de
la auditoria y consignar las observaciones.
Cooperar con el auditor jefe.
Preparar y realizar con eficacia las
responsabilidades asignadas.
Actuar con objetividad y limitarse al mbito de
la auditoria. Respetar la deontologa
profesional.
Recoger y analizar datos para obtener
conclusiones relativas al SC auditado.
Funciones
Responsabilidades
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Funciones responsabilidades y tareas de
los auditores
AUDITADO
Informar al personal afectado sobre el objeto
y finalidad de la auditora; designar a los
mandos de su personal para que acompaen
al equipo auditor.
Poner a disposicin del equipo auditor los
medios necesarios para asegurar el
desarrollo optimo de la auditora.
Cooperar con los auditores para alcanzar los
objetivos de la auditora.
Determinar e iniciar las acciones correctoras
atendiendo al informe de la auditora.
Responsabilidades
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6.6 - Cmo auditar?
Revisin preliminar del SC
auditado
-Si el SC no es el adecuado
conviene no continuar con
la auditora.
-Base para preparar la auditora y
juzgar el SC auditado.




Tareas del equipo
auditor
-Conviene asignar a cada auditor
la auditora de elementos
Especficos del SC. Esta
asignacin ser hecha por el
auditor jefe.


Documentos de trabajo
- Listas de verificacin para cada
elemento del SC.
- Formularios para recoger
observaciones y formularios para
consignar evidencias.


Plan de la auditora
- Conocido con antelacin.
- Flexible para permitir cambios
durante la auditora.
-Debe incluir: objetivos, identidades
del equipo auditor, fecha y lugar de
la auditora, reas a auditar...


PREPARACIN
DE LA AUDITORIA
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Cmo auditar?
Reunin inicial
- Presentacin del equipo auditor
y de un resumen de mtodos y
procedimientos a utilizar.
- Confirmar el horario de reuniones
intermedias y final, y la disponibilidad
de medios e instalacio-
nes que se precisen.
Observaciones de
la auditora
- Documentar todas las observa-
ciones y determinar las que deben
considerarse no conformidades.
- Las no conformidades deben
referenciar los requisitos que se
Incumplen.

Recogida de evidencias
- A travs de entrevistas, examen
de documentos y observacin de
las reas afectadas.
- Anotar los indicios de no
conformidad para su posterior
investigacin.
.
Reunin final
con el auditado
- Presentar: las observaciones de
la auditora a la direccin del
auditado y asegurarse de su
comprensin; las conclusiones
del equipo auditor relativas al SC.
-Levantar acta de esta reunin.
EJECUCIN
DE LA AUDITORIA
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Cmo auditar?
Es responsabilidad del auditor jefe.
El informe tiene por objeto exponer los
hechos, no analizar las causas, ni
recomendar acciones correctoras.
En caso de duda sobre alguna situacin
auditada, no considerarla.
Debe contener: objetivo y alcance de la
auditora, observaciones de no
conformidad, capacidad del SC para
alcanzar los objetivos definidos, lista de
distribucin del informe...


Informe de la Auditora
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Cmo auditar?
Retener solo los hechos. No tener en cuenta
rumores o suposiciones.
Tener en todo momento el control de la
auditora. Preguntar y escuchar, no discutir.
Adaptarse a la situacin y al auditado.
Examinar en detalle la documentacin.
Procurar buen aspecto; el lenguaje debe ser
simple, preciso y adaptado al interlocutor.
Generalmente el auditor debe escuchar y
mantener un tono de cooperacin.
Para estudiar una situacin, usar las
tradicionales: qu? cmo? dnde?...
Recomendaciones
practicas
Comportamiento del auditor
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Cmo auditar?
NECESITA
INSTRUCCIONES
ESCRITAS?
CONFORME
INSTRUCCIONES?
Conforme
NO CONFORME
EXISTEN?
NO CONFORME
O
NO ADAPTADA
ALCANZA
OBJETIVOS?
PROCEDIMIENTO PARA ESTUDIO DE UNA TAREA
Tarea Examinada
CONFORME
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
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Auditoras


Existen procedimientos?
Se trabaja de acuerdo a esos
procedimientos?
Las actividades ayudas a cumplir con
los objetivos?
www.youtube.com/watch?v=azWjLrwc7PI