Rectorado

Universidad Nacional de Cuyo

Objetivos del Sitio
Generar un espacio contenedor de toda la informacin requerida y
vinculada al circuito de Obras y Servicios Generales, tales como
Institucional, Legislacin, Registro de Empresas, Obras
ejecutadas y en ejecucin, Informacin general, Solicitudes de
mantenimiento y Recursos e Inventarios del rea.
Automatizar y digitalizar los procesos asociados a este circuito,
depositando toda la informacin de inters en un nico repositorio
de fcil acceso.
Crear estndares para identificar en forma nica los eventos e
items asociados a la actividad del circuito.
Facilitar las consultas efectuadas sobre el estado de procesos del
rea ofreciendo su publicacin inmediata.
Reducir el volumen de papeles impresos en circulacin.
Proveer mltiples criterios de bsqueda y seleccin de datos para
el seguimiento de los procesos y generacin de listados para
control e informes
Etapas cumplidas de la implementacin
Diseo e implementacin del sistema base y subsistema de
mantenimiento

1.01 Incorporacin de mejoras en el diseo funcional de la herramienta,
tales como nuevas etapas, formatos y listados.

1.02 Actualizacin del servidor de aplicaciones.

1.03 Ampliacin del tendido a la red del Rectorado de la Direccin de
Obras.

1.04 Identificacin de responsables e incorporacin de usuarios al
circuito.





Etapas en curso de implementacin
Optimizacin y ampliacin de los alcances del sistema

1.05 Conformacin formal de la Comisin de Usuarios del Sistema, a
fin de permitir la revisin de los criterios aplicados e introducir
mejoras y recomendaciones. Esto se podr efectuar:
va e-mail: sugerencias_obras@uncu.edu.ar
va telfono a: int. 3600 / 4033
1.06 Anlisis de las solicitudes y propuestas que se realicen al 15 de
marzo de 2005, que puedan derivar en adiciones a la
aplicacin.
1.07 Implementacin de los restantes mdulos del sistema y mejoras
tales como:
- Explotacin del Registro de Empresas.
- Incorporacin de grficas de seguimiento de trabajos de
mantenimiento







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SUBSISTEMA DE MANTENIMIENTO
Objetivos del Subsistema
de Solicitudes de Mantenimiento
Automatizar los procesos del circuito de solicitudes de
mantenimiento.
Depositar toda la informacin de inters para el circuito en un
nico repositorio de fcil acceso.
Crear un nomenclador para identificar en forma nica las
solicitudes formuladas por los diferentes institutos.
Facilitar las consultas efectuadas sobre el estado de avance de
los pedidos ofreciendo su publicacin inmediata.
Proveer mltiples criterios de bsqueda y seleccin de datos para
el seguimiento de solicitudes y rdenes.
Generar listados para control e informes.
Proceso
Acceso a la implementacin
Se efecta externamente a travs de Internet, e internamente como
parte de la red universitaria, lo que hace que cualquier facultad o
persona que tenga un puesto en lnea, sea cliente de la aplicacin
sin instalaciones especiales: http://www.obras.uncu.edu.ar

Existen diferentes perfiles de usuarios, segn las actividades a
realizar sobre el mismo:
- La informacin general, el registro de empresas y la formulacin de
consultas sobre solicitudes de mantenimiento es libre
- La formulacin de solicitudes y su aceptacin definitiva est
restringida a los responsables de unidades acadmicas o edificios
- Las etapas del proceso estn habilitadas a diferentes responsables
de las reas del servicio
Qu se hace desde el subsistema
de mantenimiento?
Alta, baja y modificacin de solicitudes formuladas por los diferentes
responsables a la Direccin de Maestranza.

Procesamiento de la solicitud: aceptacin, evaluacin, autorizacin
para contratacin o emisin de rdenes de trabajo internas,
finalizacin y cierre de la solicitud.

Establecimiento de controles de perfil de usuario y consistencia
de datos.

Codificacin nica de las solicitudes.

Impresin de la Orden de Trabajo o Contratacin autorizada.

Bsqueda e impresin de solicitudes bajo diferentes criterios de
localizacin con identificacin de la etapa en la que se encuentra.

Consultas tipo admitidas
Seguir solicitudes determinadas.

Visualizar las ltimas solicitudes.

Identificar los estados (rechazada, aceptada, en evaluacin,
autorizada, en ejecucin o terminada) de una solicitud especfica.

Identificar las solicitudes que se vinculan a un instituto especfico, y/o
a un perodo, y/o a un rea, y/o a un tema determinado.

Ordenar solicitudes segn el instituto, descripcin, rea, cdigo, y
fecha de pedido.

Ubicar solicitudes por palabras contenidas en la descripcin.
Salidas
Localizacin de una solicitud


Listado de solicitudes y sus etapas

Salidas
Orden de Trabajo


Salidas
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SUBSISTEMA DE MANTENIMIENTO
EJEMPLO
Identificacin ante el Sistema
Ingresar nombre de usuario y clave


Entrada a la Pgina Principal de Mantenimiento
Seleccionar la accin que desea realizar


Ingreso de la Solicitud
Seleccionar el instituto para el que se efecta el pedido y la descripcin del requerimiento
Aceptacin de la Solicitud
Seleccionar del listado de solicitudes formuladas la que desea aceptar o rechazar
Aceptacin de la Solicitud
Si desea aceptar, deber asociar el rea de servicio a la que corresponde el pedido
Si desea rechazar,
deber explicar el motivo del rechazo

EN AMBOS CASOS SE REPORTAR VIA E-MAIL AL SOLICITANTE
Evaluacin de la Solicitud
Seleccionar del listado de solicitudes la que se desea evaluar
Para ello se expresa el resultado de la
evaluacin y un monto estimado para los gastos asociados al trabajo.
Autorizacin de la Solicitud
Seleccionar del listado de solicitudes la que desea autorizar o rechazar
En caso afirmativo, se podr derivar a personal de obras, o de no ser factible, a la
contratacin de una empresa prestataria, con indicacin de las observaciones que se
consideren oportunas.

EN CASO NEGATIVO, SE REPORTAR VIA E-MAIL AL SOLICITANTE
Contratacin para la Solicitud
Seleccionar del listado de solicitudes la que desea contratar
Para cada solicitud, se podr asociar la empresa elegida, colocar el N de
Expediente relacionado, fechas de inicio y finales estimadas y reales, los montos
asociados y cualquier indicacin que resulte pertinente.
Orden de Trabajo de la Solicitud
Seleccionar del listado de solicitudes a la que se desee emitir la orden de trabajo
Completar las fechas de inicio y fin estimadas
Imprimir la orden respectiva para el sector de servicio que corresponda.
Orden de Trabajo de la Solicitud
Este formulario refleja los datos ya ingresados, y permite llenar en forma manual los datos
restantes para su conformacin, tales como operarios y materiales.
Finalizacin de la Solicitud
Una vez concluido el trabajo, se podr seleccionar del listado la solicitud correspondiente
para marcar como finalizada
Se deber completar las fechas de inicio y fin reales
Cierre de la Solicitud
La conformidad del cliente se adopta mediante su consentimiento expreso por el sistema, por
la firma de la orden de trabajo, o pasadas las 72 hs. de concluido el servicio sin solicitar por
esta va revisin alguna. Por ello, en este apartado, se puede asentar la aceptacin o el
reclamo del trabajo si no est satisfecho, expresando las razones para su revisin.
En cualquier caso, debe seleccionar del listado la/las solicitudes a las que desee efectuar el
cierre definitivo.
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REGISTRO DE EMPRESAS
Objetivos del Registro
Establecer un nuevo canal de vinculacin con el medio de fcil
acceso.
Depositar toda la informacin de inters actualizada sobre
proveedores del medio afines en un nico repositorio.
Proveer mltiples criterios de bsqueda para la seleccin de
proveedores.
Generar listados para control e informes en base a estos datos.
Qu se hace desde el registro?
Envo del formulario de registro de empresas efectuado por ellas mismas.
Qu datos se les solicita a las empresas
para registrarse?
Nombre comercial
Razn Social
CUIT
Rubro
Representante legal: Apellido y Nombres, y Nro. de matrcula
Domicilio legal: Calle, Nmero, Localidad, Departamento, Provincia
Telfonos
E-mails
Sitios Web
Trabajos y Referencias
Comentarios

Qu se hace desde el registro?
Aceptacin o rechazo al registro previo control sobre los datos
informados por la empresa. Aviso a la entidad interesada.
Qu se hace desde el registro?
Publicacin y consulta sobre el registro
GRACIAS POR CONTAR CON SU PRESENCIA!