FUNDAMENTOS BASICOS DE

ADMINISTRACIN Y
GERENCIA
CAPITULO I
CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE
ADMINISTRACIN Y GERENCIA
DEFINICIN DE
CONCEPTOS BSICOS
ADMINISTRACIN
Es el proceso de disear y mantener un entorno en el que,
trabajando en grupos, los individuos cumplan
eficientemente objetivos especficos.
Proceso de coordinar e integrar las actividades de trabajo,
de modo que se lleven a cabo eficiente y eficazmente
junto con otras personas y por medio de ellas.
Es el arte de planear, organizar controlar y dirigir una
empresa.
Proceso de disear y mantener un medio ambiente en el
cual los individuos, que trabajan juntos en grupos, logren
eficientemente los objetivos seleccionados.
Es el manejo de recursos para desarrollar un objetivo o
culminar una meta.
Es el proceso de planificacin, organizacin, direccin y
control del trabajo de los miembros de la organizacin y
de usar los recursos disponibles de la organizacin para
alcanzar las metas establecidas.


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ORGANIZACIN
Es una agrupacin deliberada de personas para el
logro de algn propsito especfico.
Dos personas o ms que trabajan juntas, de manera
estructurada, para alcanzar una meta o una serie de
metas especficas.
Las agrupaciones de las organizaciones comparten
tres caractersticas comunes:
Estructura
deliberada
Personas
Propsito
distintivo
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PROPSITO DISTINTIVO
Cada organizacin tiene un propsito
distintivo.
Ese propsito se expresa en trminos
de una meta o conjunto de metas que
la organizacin espera alcanzar.
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PERSONAS
Cada organizacin est formada por
personas.
Se requieren varias personas para
realizar el trabajo necesario, a fin de
que una organizacin alcance sus
metas.

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ESTRUCTURA DELIBERADA
Todas las organizaciones desarrollan
determinada estructura en forma deliberada,
para que sus miembros tengan la posibilidad
de llevar a cabo su trabajo.
Esa estructura puede ser abierta y flexible, sin
una delineacin clara y precisa de los deberes
de cada empleado ni una adhesin estricta a
distribuciones explcitas del trabajo, o la
estructura puede ser ms tradicional, con
reglas reglamentos y descripciones de puestos
clara y cuidadosamente definidos, identificando
algunos miembros como jefes,los cuales
tienen autoridad sobre otros miembros.
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EN RESUMEN UNA
ORGANIZACIN SE REFIERE:
A una entidad que tiene un propsito
distintivo, cuenta con personas o
miembros y tiene una estructura
deliberada de algn tipo.
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EFICIENCIA
Parte vital de la administracin, se refiere a minimizar los
costos de los recursos empleados en la realizacin de las
actividades.
Capacidad de reducir al mnimo los recursos usados para
alcanzar los objetivos de la organizacin: Hacer las cosas
bien.
Es el logro de las metas con la menor cantidad de recursos
Se refiere a la relacin entre insumos y productos, cuya meta
es minimizar el costo por concepto de recursos.
En virtud de que los gerentes trabajan con pocos recursos en
materia de insumos ( sobre todo personas, dinero y equipo),
les interesa usar en forma eficiente dichos recursos.
Por lo tanto, la gerencia se ocupa de minimizar los costos de
los recursos. Desde esta perspectiva, la eficiencia se describe
a menudo como hacer bien las cosas, es decir, no
desperdiciar recursos.
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EFICACIA
Consiste en lograr que las actividades se lleven
a cabo, es decir, que se alcancen las metas.
Es el cumplimiento de objetivos.
Capacidad para determinar los objetivos
apropiados: hacer lo que se debe hacer.
Cuando los gerentes alcanzan las metas de la
organizacin se dice que son eficaces.
La eficacia se describe amenudo como hacer
lo que es apropiado, es decir las actividades
de trabajo que ayudan a la organizacin a
alcanzar sus metas.

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EFICIENCIA Y EFICACIA EN
ADMINISTRACIN
La eficiencia se enfoca en los medios para lograr que
se hagan las cosas,la eficacia se enfoca en los fines,
es decir, el logro de las metas de la organizacin, tal
como lo describe la siguiente figura.


Uso de recursos
Logro de metas
Eficiencia ( medios)
Eficacia (fines)
Desperdicio alto Desperdicio bajo
Logros altos Logros bajos
La gerencia se esfuerza por:
desperdicio bajo de recursos ( alta eficiencia)
Logro alto de metas (alta eficacia)
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GERENTE
Definicin.
Es un miembro de una organizacin que integra y coordina el
trabajo de otros.
Persona responsable de dirigir las actividades que ayudan a las
organizaciones para alcanzar sus metas.
Roles, funciones y tareas:
Los gerentes realizan funciones administrativas que son
actividades de trabajo de los gerentes que consisten en la
planificacin, la organizacin , la direccin y el control.
Las funciones que realizan los gerentes las hacen desde la
perspectiva de un proceso administrativo que es el conjunto de
decisiones y actividades de trabajo que realizan en forma
continua al planificar, organizar , dirigir y controlar.
Los gerentes planifican, organizan, dirigen y controlan por
medio de una serie de decisiones y actividades de trabajo que
realizann sobre la marchay en forma continua.
Segn Henry Minstzberg, la mejor forma de describir lo que
hacen los gerentes consiste en observar los roles que stos
desempean en su trabajo.
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ROLES DE LA
ADMINISTRACIN DE LOS
GERENTES
Mintzberg descubri que los gerentes
dedicaban un gran nmero de actividades
muy variadas, que no mostraban pautas
definidas y eran de corta duracin.
Mintzberg concluy que los gerentes
desempean 10 roles diferentes, y los
clasific en la expresin de roles
administrativos que se refiere a ciertas
categoras especficas del comportamiento
administrativo de los gerentes.
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ROLES ADMINISTRATIVOS
DE MITZBERG
ROLES DESCRIPCIN EJEMPLOS
INTERPERSONAL


Figura destacada


Lder



Enlace
Roles en los que intervienen
actividades de figura destacada,
de lder y de enlace.
Jefe simblico; est obligado a
realizar varios deberes de rutina
de carcter jurdico o social
Responsable de la motivacin y
activacin de sus subordinados,
responsable de formacin de
personal, capacitacin y deberes
conexos
Mantiene una red de contactos e
informadores externos,
desarrollada por s mismo, que le
proveen favores e informacin




Saludar a los visitantes; firmar
documentos legales.

Realizar prcticamente todas las
actividades que involucran a
subordinados

Responder correspondencia;
realizar trabajo externo;
desarrollar otras actividades en
las que intervienen personas
ajenas.
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ROLES ADMINISTRATIVOS DE
MINTZBERG
ROLES DESCRIPCIN EJEMPLOS
DE
INFORMACIN


Monitor



Divulgador





Portavoz
Roles que incluyen las actividades de monitor,
divulgador y portavoz. Recibir, recabar y
divulgar informacin.
Busca y recibe informacin especial muy
variada, para adquirir una comprensin profunda
de la oganizacin y el ambiente; se perfila como
el centro nervioso de informacin interna y
externa sobre la organizacin.
Transmite a los miembros de la organizacin
informacin recibida de fuera de la misma o de
subordinados; parte de la informacin es factual
y otra parte implica la interpretacin e
integracin de diversas posiciones de valor de
factores de influencia organizacional

Transmite informacin hacia el exterior de la
organizacin sobre los planes de sta, las
polticas, las acciones, los resultados, etc., hace
las veces de experto en la industria; a la que
pertenece la organizacin.




Lectura de publicaciones
peridicos e informes; mantener
contactos personales


Realizar reuniones informativas;
hacer llamadas telefnicas para
transmitir informacin


Realizar reuniones del consejo
directivo, proveer informacin a los
medio.
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ROLES ADMINISTRATIVOS DE
MINTZBERG
ROLES DESCRIPCIN EJEMPLOS
DE DECISIN


Empresario




Controlador de
perturbaciones

Asignador de
recursos



Negociador
Roles entre los que figuran los de empresario,
controlador de perturbaciones, asignador de
recursos y negociador
Busca oportunidades en la organizacin y su
ambiente, e inicia proyectos de mejoramiento
para introducir cambios; supervisa el diseo de
ciertos proyectos

Responsable de aplicar medidas correctivas
cuando las organizacin enfrenta perturbaciones
importantes e inesperadas

Responsable de la asignacin de recursos
organizacionales de todo tipo; se ocupa de tomar
o aprobar todas las decisiones importantes de la
organizacin

Responsable de representar a la organizacin en
negociaciones importantes



Organizar sesiones de estrategia y
revisin para el desarrollo de
nuevos programas

Organizar sesiones de estrategia y
revisin en relacin con
perturbaciones y crisis

Elaborar programas; solicitar
autorizacin; realizar cualquier
actividad en la cual intervengan
actividades de elaboracin de
presupuestos y la programacin del
trabajo de los subordinados
Participar en negociaciones
contractuales con sindicatos
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HABILIDADES
ADMINISTRATIVAS
Los gerentes necesitan ciertas habilidades para
realizar los deberes y actividades al hecho de ser
gerentes.
Robert L. Katz, descubri que los gerentes
necesitan tres tipos esenciales de habilidades o
capacidades a saber:
Habilidades tcnicas
Habilidades humanas
Habilidades conceptuales
La importancia relativa de esas habilidades vara
segn el nivel que ocupe el gerente en la
organizacin.


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HABILIDADES ADMINISTRATIVAS
HABILIDADES TCNICAS
Son habilidades que engloban el conocimiento y dominio de una
determinada especialidad.
Habilidad para usar procedimientos, tcnicas y conocimientos de un
campo especializado.
HABILIDADES HUMANAS
Capacidad de trabajar bien con otras personas, tanto en forma
individual como en grupo.
Habilidad para trabajar con otros, entenderlos y motivarlos, sean
personas o grupos.
HABILIDADES CONCEPTUALES
Capacidad de pensar y conceptualizar sobre situaciones abstractas,
contemplar la organizacin como un todo y las relaciones entre sus
diversas subunidades, y visualizar la forma en la que la organizacin
encaja en su ambiente.
Habilidad para coordinar e integrar todos los intereses y las
actividades de una organizacin.
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TIPOS DE GERENTES SEGN
LOS NIVELES DE LA
ORGANIZACIN

Gerentes de primera lnea
Gerentes que slo son responsables del
trabajo de los empleados de operaciones y
que no supervisan a otros gerentes;
representan el nivel primero o ms bajo
de gerentes en la jerarqua de una
organizacin.
Con frecuencia los gerentes de primera lnea
reciben el nombre de supervisores
Presentan habilidad tcnica.
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TIPOS DE GERENTES SEGN
LOS NIVELES DE LA
ORGANIZACIN

Gerentes de Nivel Medio
Gerentes en los rangos medios de la
jerarqua de la organizacin, son
responsables de otros gerentes y, en
ocasiones de algunos empleados de
operaciones; a su vez, dependen de
gerentes de nivel ms alto.
Pueden tener diversos titulos como : Jefe
de departamento, lder de proyecto, gerente
de planta, jefe de unidad, decano, obispo,
gerente de divisin.
Presentan habilidades humanas.
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TIPOS DE GERENTES SEGN
LOS NIVELES DE LA
ORGANIZACIN

Gerentes de Alto nivel
Gerentes responsables de la administracin
general de la organizacin; establecen
polticas operativas y guan la interactuacin
de la organizacin y su entorno
Estas personas reciben el nombre de
ejecutivos
Algunos cargos tpicos de la alta gerencia
son :
Director general ejecutivo
Director
Subdirector
Presentan habilidades conceptuales.
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HABILIDADES SELECCIONADAS
DE LOS GERENTES EFICACES
GERENTES
EFICACES
Trabajar
bien en grupos
Establecimiento
de metas
Administracin
de conflictos
Resolucin
de problemas
Habilidades
Interpersonales
Comunicacin
Verbal
Administracin
del tiempo
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FUNCIONES BSICAS DE
LA ADMINISTRACIN
El proceso administrativo representa las funciones
continuas de las actividades primarias en las
cuales participan los gerentes.
Las funciones administrativas son actividades de
trabajo de los gerentes.
Dichas funciones son:
Planeacin
Organizacin
Integracin de Personal
Direccin y
Control

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PLANEACIN
Incluye la definicin de metas, el
establecimiento de una estrategia y el
desarrollo de planes para coordinar las
actividades.
Implica seleccin de misiones, objetivos y
las acciones para lograrlos.
Requiere tomar decisiones, escoger cursos
futuros de accin entre alternativas, que
debe de seguir una compaa y
c/departamento de ella.

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ORGANIZACIN
Determinacin de qu tareas es necesario
llevar a cabo, quin las realizar, cmo
deben agruparse las tareas, quin rendir
cuentas a quin y dnde se debern tomar
las decisiones.
Parte de la administracin que comprende el
establecimiento de una estructura
intencional de roles para las personas de
una empresa.
Comprende agrupar actividades necesarias
para alcanzar ciertos objetivos y coordinar
las actividades de la empresa.
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INTEGRACIN DE
PERSONAL
Implica llenar los puestos de la estructura
organizacional y mantenerlos ocupados.
Determina los requerimientos de trabajo que
se ha de realizar e influye el inventario,
evaluacin y seleccin de candidatos para el
puesto; remuneracin y entrenamiento o
desarrollar de otra manera tanto a los
candidatos como a los titulares del puesto
para realizar sus tareas de modo eficaz y
eficiente.

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DIRECCIN
Incluye motivar a los subordinados, dirigir a
otras personas, seleccionar los canales de
comunicacin ms eficaces y resolver
conflictos.
Consiste en influir en los seres humanos
para que contribuyan a la obtencin de las
metas de la organizacin y del grupo.
Es comprensible que la direccin implique
motivacin, estilos y enfoques de liderazgos
y comunicacin.
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CONTROL
Vigilar actividades para asegurarse de que se
realicen de conformidad con lo planeado y para
corregir cualquier desviacin significativa.
Es la medicin y correccin de las actividades de los
subordinados con el fin de asegurarse de que los
hechos se ajusten a los planes.
Las actividades de control se relacionan con la
medicin del logro.
El proceso de control bsico incluye tres etapas:
Establecer estndares
Medir el desempeo con estos estndares y
Corregir las variaciones con respecto a los estndares y
los planes