La funcin compras se ocupa de la administracin del

proceso de adquisicin, lo cual implica decidir qu

suministros se usarn, negociar contratos y averiguar
cundo es conveniente comprar en la misma localidad.
Compras

Compras debe satisfacer las necesidades de suministro
a largo plazo de la empresa y respaldar las capacidades
de la misma para la produccin de bienes y servicios.
El rendimiento de las cadenas de suministro internas y
externas depende del grado en que se realice con
eficiencia la tarea.

El proceso de adquisicin comprende cinco pasos
bsicos:
Reconocer una necesidad.
Seleccionar proveedor
Hacer el pedido
Seguimiento del pedido
Recibir el pedido

El proceso comienza cuando compras recibe la solicitud
de comprar materiales o servicios externos. La solicitud
(llamada requisicin de compra incluye la descripcin
del artculo, la cantidad y calidad requeridas y la fecha
de entrega deseada.

Reconocer una
necesidad

Este paso implica identificar proveedores capaces de
suministrar los artculos, agrupar los elementos que
puedan ser proporcionados por el mismo proveedor,
solicitar licitaciones para los artculos requeridos,
evaluar las cotizaciones en funcin de criterios
mltiples y seleccionar finalmente a un proveedor.
Cuando se ha celebrado con anterioridad un contrato a
largo plazo para el suministro de un artculo, este paso
ya no es necesario.
Seleccionar proveedores

El procedimiento de colocar un pedido puede ser
complejo y lento, como cuando se trata de artculos
caros y que se compran una slo vez, o bien, tan
sencillo como una llamada telefnica cuando se trata de
artculos estndar que se piden en forma habitual al
mismo proveedor. En algunas situaciones de alta
utilizacin, el proveedor realiza embarques cada da, o
incluso cada turno, sin que se le tengan que enviar
rdenes de compra. En la actualidad, muchas empresas
estn enlazadas por computadora con sus proveedores,
lo cual simplifica an ms el proceso de hacer pedidos.

Hacer el pedido

Este procedimiento incluye el seguimiento habitual de
los pedidos con el fin de evitar retrasos en la entrega o
desviaciones con respecto a las cantidades solicitadas
en cada pedido. Los proveedores son contactados por
carta, fax, telfono o correo electrnico. El seguimiento
reviste una importancia especial en compras cuantiosas,
cuando un retraso puede perturbar los programas de
produccin o implicar la prdida de la buena voluntad
de un cliente y de ventas futuras.
Seguimiento del pedido

Los embarques que llegan tienen que revisarse para
comprobar la cantidad y la calidad, enviando
notificaciones a compras, a la unidad que hizo la
requisicin de compra, a control de inventarios y a
contabilidad. Si el embarque no ha llegado en
condiciones satisfactorias, compras tendr que decidir
si es preciso devolverlo al proveedor.
Recibir el pedido

Las requisiciones de compra se originan en el
departamento que utilizar los materiales. Autorizan a
compras a adquirir los bienes y servicios. Por lo
general, las requisiciones incluyen la identificacin de
lo que se debe comprar, la cantidad, la fecha de entrega
o programa de entrega solicitado, cuenta a la que se va
a cargar el costo de la compra, lugar donde deben
entregarse los bienes o servicios comprados y la
aprobacin del gerente con autoridad para aprobar la
compra.
Requisiones de compra

Las solicitudes de cotizacin se preparan en los
departamentos de compra y se envan a los
proveedores que se supone son capaces de cumplir con
los requerimientos de costo, calidad y programas de los
departamentos solicitantes. Estos instrumentos invitan
a los proveedores potenciales a licitar o cotizar los
bienes y servicios. Por lo general, estos formularios
incluyen la especificacin del material, cantidad de la
compra, fecha de entrega o programa de entrega
deseado, dnde deben entregarse los bienes o servicios
y la fecha en que se har la seleccin del proveedor.
Solicitudes de cotizacin