El Proceso

Presupuestal

Generalidades

Las grandes empresas y organizaciones pueden
tener influencia en los cambios del entorno
econmico, la estrategia en la mayora de las
empresas debe consistir en observar y analizar
los acontecimientos y prever las tendencias para
adaptarse con la mayor rapidez y eficacia posible.
La empresa se puede definir como una
organizacin econmica con fines de obtener
utilidades, que puede ser de diversa naturaleza
jurdica y de objetivos muy diversos.
La empresa enfrenta problemas de la
globalizacin de la competencia y la capacidad
de procesar la informacin a fin de comunicar
a todas partes del mundo, y obliga a todas las
empresas a desarrollar y mantener la
flexibilidad necesaria para seguir las
innovaciones y estrategias de la competencia.
La empresa en el mundo empresarial.
La empresa vive en un ambiente local nacional
e internacional en lo que se halla sus
mercados y donde adquiere, sus equipos, su
materia prima, reclutan personal y obtiene la
mayor parte de sus ideas y conocimientos. En
el mundo exterior est en constante cambio y
ejerce diversos tipos de influencia sobre la
empresa, tales como los factores; polticos,
econmicos, tecnolgicos, culturales y
sociales.
se puede definir Empresa, como Una unidad
econmica social que coordina para lograr una
produccin de bienes servicios que
responda a las necesidades del usuario, que se
vale de la Administracin para lograr objetivos
empresariales.
El objetivo ptimo de toda empresa desde el
punto de vista social es Maximizacin de las
utilidades, y con ello el crecimiento del valor
de la empresa.

Asimismo, se ha comprobado que las
empresas de mayor xito son aquellas que
buscan el logro de sus objetivos en forma
consistente y coherente, con determinaciones
a largo plazo, as como la accin de los cursos
y el destino de los recursos necesarios para
lograr stos objetivos.
Uno de los mayores cambios de paradigmas
en las empresas, ser aceptar que la prctica
de la responsabilidad social es rentable
An ms, es la contribucin ms importante
que podemos hacerle a nuestra sociedad en
pocas como las actuales.
La competitividad de nuestras empresas
estar ligada inexorablemente a la calidad de
vida de los pobladores de cada pas y las
comunidades donde operamos.
Es una nueva forma de hacer poltica sin ser
poltico, dentro del espritu de participacin
que proponen todas las nuevas corrientes de
pensamiento empresarial.
La Administracin la importancia de
planear

La administracin es el logro de resultados con
fines de concretar, satisfacer necesidades de
tiempo, cantidad y servicios en hacer las cosas
muy bien, dependiendo de los recursos
disponibles y sobre todo en la bsqueda de la
maximizacin de los resultados.

Al observar el grfico, se puede determinar
que todas las funciones administrativas se
encaminan a servir como herramientas para la
toma de decisiones de la gerencia.
De este modo, el proceso administrativo, es
un proceso dinmico, ya que de l depende
que los elementos cambien constantemente,
de acuerdo con las circunstancias del entorno,
para alcanzar los resultados esperados.
Es una tcnica que rene un conjunto de
mtodos, instrumentos y objetivos con el fin
de establecer en una empresa pronsticos
metas econmicas y financiera por alcanzar,
tomando en cuenta los medios que se tienen y
los que se requieren para lograrlo.
Lo que permitir obtener procedimientos en
tres fases para decidir qu acciones se deben
realizar en lo futuro para lograr los objetivos
trazados: planear lo que se quiere hacer, llevar
a cabo lo planeado, y verificar la eficiencia de
cmo se hizo
Importancia de planear

o Reducir el riesgo, para producir bienes y servicios, con la
finalidad de satisfacer necesidades.
o Evaluar posibles causas y efectos
o Formulacin de planes que colaboren en todo el proceso
o Seleccionar la decisin ms adecuada para fines futuros
o Evitar imprevistos y prever herramientas de soluciones
o Planear, adecuadamente de acuerdo a las circunstancias
a fin de minimizar y maximizar
o Maximizar los recursos, disminuir el tiempo, y evitar la
prdida de esfuerzos en actividades innecesarias
o Evitar la duplicidad en el desarrollo de actividades.


Tipo de planes
Toda empresa requiere de una serie de planes
que deben ser elaborados en forma secuencial
y que requieren de su aplicacin para
desarrollar el proceso completo de
planeacin.
Conceptos de presupuestos y su
importancia
El presupuesto es un instrumento de
planeacin muy utilizado para el control
administrativo, que ciertamente constituye el
elemento de mayor trascendencia tanto para
la empresa pblica como para las empresas
privada, de cuya administracin eficiente
depender en gran medida el xito de la
gestin del Estado o de la empresa.
El presupuesto es punto de parada para analizar
la manera como se desarrolla el proceso
productivo del nuevo perodo. Es importante
analizar todos los elementos que se van a tener
en cuenta para el nuevo camino logstico, pro-
activo, control, financiero y econmico que se
seguir, segn las proyecciones se las
limitaciones estudiadas; teniendo en cuenta
como limitaciones la capacidad productiva, los
compradores, la capacidad monetaria, la
dimensin de materiales, la mano de obra y los
servicios conseguibles, el tiempo, entre otros.
El presupuesto puede ayudar a prever problemas
y darle soluciones anticipadas cara evitar los
conflictos; tambin, permite analizar los
problemas econmicos, analizar los puntos
donde se debe buscar financiacin y calcular la
forma de pago, analizar los puntos lentos y
rpidos del proceso empresarial para crear una
equidad y un punto de equilibrio, pronosticar las
situaciones peligrosas y delicadas.
Ante todo, el presupuesto puede ser el
fiscalizador de la meta empresarial y anteponer
los controles debidos para que se cumpla al final
del perodo los logros y objetivos planificados.
Importancia:

o Prever circunstancias inciertas.
o Trabajar con rumbo definido.
o Planear metas razonables.
o Procurar obtener resultados.
o Anticiparse al futuro.
o Prever el futuro.
o Idear mecanismo para obtener los logros.
o Analizar estrategias.

Los recursos y datos que deben tenerse en cuenta y conocerse
para elaborar u presupuesto son los siguientes:
1. Materiales (precios y tiempos de reabastecimientos).
2. Mano de obra (costos y tiempos de produccin).
3. Servicios (costos y capacidad instalada).
4. CIF Fijos.
5. CIF Variables.
6. Admn. Fijos.
7. Admn. Variables.
8. Maquinaria (capacidad, costo de uso).
9. Fichas tcnicas (conocimiento del producto MPD, MOD, SD,
CIF, tiempos).
10. Capacidad instalada.
11. Procesos.
12. Presupuestos de venta.

Recogidos los anteriores datos, se procede a calcular los siguientes:

o Presupuestos de ventas
o Presupuestos de ingresos
o Presupuestos de recaudo
o Presupuestos de produccin
o Presupuesto de materiales (unidades y costos)
o Presupuesto de MOD (tiempos y costos)
o Presupuesto de compras de materiales y servicios (unidades y costos)
o Presupuestos de pagos a proveedores
o Presupuestos de costos variables y fijos
o Presupuesto de Estado de Costo de Venta
o Presupuestos de flujo de efectivo
o Presupuesto de estado de resultados
o Presupuesto de balance general
o Presupuesto de indicadores financieros.

Cdulas presupuestarias: las matrices que se
realizan para los presupuestos son llamadas
comnmente como cdulas presupuestarias,
las cuales son clculos que enlazan la
informacin de los datos de los recursos entre
matrices (cdulas presupuestarias) y los
resultados de las cdulas calculadas. Las o
presupuestarias se enumeran con la idea de
hacer un ndice de cdulas; numeracin
depende del analista de costos y la cantidad
de cdulas que desarrolle segn la necesidad
de anlisis que requiera ejecutar.
Los presupuestos deben arrojar los siguientes
indicadores:
Punto de equilibrio.
Utilidad presupuestada.
Rentabilidad sobre inversin.
Indicadores de liquidez.
Indicadores de endeudamiento.
Indicadores de utilidad.

Indicadores ms complejos como son:
Tasas de CIF sobre los productos.
Tasas de Admn. y ventas sobre los
productos.
Puntos mximos de rentabilidad entre
productos.
Uso de tiempos entre productos para
maximizar rentabilidad.

El presupuesto se concibe como una adecuada y racional ordenacin de
los ingresos y egresos de una organizacin, con la finalidad de que se
pueda llevar a cabo un control ms efectivo.
De ah el rol del presupuesto como uno de los instrumentos de control
administrativo de mayor importancia. Los pasos que se tienen que dar son
los siguientes:
1. Se hacen pronsticos de los ingresos y egresos probables durante un
tiempo relativamente grande.
2. El perodo vara segn la naturaleza y necesidades de la empresa.
3. Se establecen los presupuestos planes de operacin aprobados,
basados en gran parte sobre los pronsticos.
4. La estadstica de actuacin real, se ordenan a intervalos fijos durante el
perodo del presupuesto y se comparan con la partida para el
presupuesto.
5. Se miden las variaciones reales de la actuacin presupuestaria y se
analizan las razones causas de las variaciones.
6. Se determina la necesaria accin correctiva a tomar para reducir
eliminar las causas de las variaciones.
7. Finalmente un sistema completo de presupuestos requiere la
preparacin de un nmero de presupuestos separados y la formacin de
un presupuesto financiero integral.

Clasificacin y Etapa de los
presupuestos
1. Segn su flexibilidad
a. Rgido
b. Flexibles

2. Segn el tiempo
a. Corto plazo
b. Mediano plazo
c. Largo plazo


3. Segn el rea
a. Fbrica
b. Apoyo a produccin
c. Administracin
d. Ventas
e. Servicios

4. Segn al sector de aplicacin
a. Presupuestos pblicos
b. Presupuestos privados


5. Segn su importancia
a. Presupuestos generales
b. Presupuestos de proyectos
c. Presupuestos auxiliares

6. Segn su flexibilidad
a. Presupuestos rgidos: son aquellos que estn establecidos para que
no varen en la realidad: los controles que determinan la
administracin no se pueden ajustar fcilmente, pues requieren una
reunin directiva y una nueva planeacin para realizar cambios y
ajustar presupuesto.
b. Presupuestos flexibles: es un presupuesto que tiene en cuenta
diferentes variables que se pueden presentar en el proceso, por lo
tanto se pueden ajustar a las necesidades, y presentar posibles
cambios para un nuevo proyecto.

7. Segn el tiempo
a. Presupuesto a corto plazo: este es un presupuesto que se realiza en periodos menores a/o
iguales a un (1) ao.
b. Presupuesto a mediano plazo: se realiza se realiza en periodos menores o iguales a (3) aos y
mayores a un (1) ao.
c. Presupuesto a Largo Plazo: son presupuestos que se realizan en periodos mayores de tres aos,
generalmente se preparan a cinco aos o ms aos.

8. Segn el rea
a. De Fbrica: se destaca por que solo analiza los recursos que consume y produce los
departamentos del rea de fabricacin.
b. De apoyo a produccin: este presupuesto analiza los recursos que consume y produce los que
apoyan a produccin, como almacn, bodegas, y dems rea que ayudan a que funcionen
adecuadamente.
c. De administracin: analiza los recursos que consume y produce el rea de direccin y
administracin, como contabilidad, gerencia, recursos humanos, tesorera, y otros que
forman parte de la direccin de la empresa.
d. De ventas: analiza los recursos que consume y produce el rea de ventas, almacenes,
distribucin, publicidad y atencin al cliente.
e. De servicios: este presupuesto analiza los recursos que consume y produce los trabajadores,
tales como son, restaurantes, servicios mdicos, psicolgicos, espacios para trabajadores,
jardines infantiles para hijos de trabajadores y otros que cumplen la misin de prestarles
servicios y mejorar el ambiente laboral de la empresa.



9. Segn el sector de aplicacin
a. Presupuestos pblicos: son los presupuestos de consumo de recursos
(Gasto pblico)y produccin de ingresos que desarrolla el estado, para
desarrollo de programas y manejo de establecimiento que apoyan las
necesidades sociales de un pas.
b. Presupuestos privados: son los presupuestos que desarrolla la empresa
privada y la produccin de utilidades que podr ser distribuida entre
los accionistas.

10. Segn su importancia
a. Presupuestos generales: es el presupuesto que muestra todo el proceso
productivo de una empresa, durante un periodo determinado.
b. Presupuestos de proyectos: es el presupuesto de un negocio o proyecto
determinado que tiene una empresa, como elaboracin de un nuevo
producto, compra de nueva tecnologa, inversin en publicidad y
dems inversiones, en una empresa.
c. Presupuestos auxiliares: muestra por separado cada actividad de la
empresa.

Lo que se debe tener en cuenta para
desarrollar un presupuesto
Para desarrollar un presupuesto se debe
buscar informacin que sirven para
procesarlos y obtener los resultados de los
indicadores financieros y de produccin. La
informacin que va ser utilizada en el
presupuesto deben ser los ms cercanos a la
realidad, de lo contrario, los resultados que se
obtendrn no servirn, porque no producirn
ningn efecto favorable al plan proyectado.
Administracin de los Recursos
Los recursos invertidos en una empresa deben
producir rentabilidades financieras para volver
a circular en la empresa y dar rentabilidad a
los dueos o accionistas. Por esta razn el
buen uso de los recursos en su rotacin crear
mayor rentabilidad de las inversiones de la
empresa. El administrador de los recursos
debe tener en cuenta los indicadores para
tomar decisiones financieras muy cercanas a
la realidad.
Limitaciones que se deben tener en cuenta en la
planeacin de un presupuesto
Capacidad instalada.
Capacidad del mercado.
Capacidad de distribucin.
Capacidad de transporte.
Capacidad de capital de trabajo.
Capacidad de endeudamiento.
Capacidad de mano de obra.
Capacidad de obtencin de materiales por
proveedores.
Capacidad mxima de produccin de desechos.
Capacidad de produccin y venta.

El propsito del presupuesto y su
importancia
Un plan financiero es un informe de las acciones a
emprender en el futuro. La mayora de las decisiones se
implantan en perodos extensos, lo que significa que se
requiere mucho tiempo para ponerlas en marcha.
En la prctica, el plazo corto significa, por lo general, los
prximos 12 meses. El propsito del presupuesto es que al
exponerlo los planes en trminos monetarios y desglosarlos
por parte que corresponde a las de una organizacin, los
presupuestos correlacionan la planeacin y permite delegar
autoridad sin prdida del control, lo que permite al
Administrador ver con claridad que el capital se gastar,
quien lo har, as como dnde y cules son sus gastos,
ingresos unidades de insumo fsico o de produccin que
incluirn en los planes.
Los presupuestos en base a objetivos
Los presupuestos, pueden tener implicancias segn el tipo de empresa que por su actividad
desarrolla. Tienen consecuencias polticas, sociales, econmicas, culturales, ecolgicas,
administrativas, financieras y legales, por ello, sus objetivos se orientan en esa rea y son
instrumentos eficaces que les, permite:

A. Satisfaccin de necesidad
El presupuesto deber consignar las organizaciones que se necesitarn para producir esos bienes
y servicios y prever las fuentes impositivas indispensables de satisfaccin.
B. Redistribucin del ingreso
Servir de instrumento por la generacin del ingreso, y los gastos que se efectuarn con esos
ingresos.
C. Instrumento de estabilizacin econmica
Se busca la estabilizacin econmica implantando un equilibrio entre los ingresos y egresos,
utilizando sus propias polticas empresariales.
D. Medio de programacin y de control de metas y objetivos.
Constituir un programa y control de metas y objetivos, pues en la concepcin actual de lo que
es un presupuesto, lo primero es sealar que se persigue en funcin a las unidades
producidas y el costo de las mismas.
E. Instrumento de desarrollo econmico.
Constituye un instrumento de desarrollo econmico y social permitiendo la ejecucin de los
planes trazados por la empresa con ese propsito.
F. Programacin, ejecucin y control de actividades operativas.
Determinar la programacin, ejecucin y control de las actividades operativas y
administrativas a travs del volumen del ingreso y de la actividad que ser necesario para
lograr los propsitos de la organizacin, por lo que imprescindible es calcular y fijar el
volumen de los gastos que se utilizarn para obtener los resultados previstos.
G. Coordinacin interna y externa
Sirve como instrumento de coordinacin interna y externa para alcanzar coherencia y ser
unitarios y universales, as como una armona dentro de la empresa que permita a las
diferentes unidades conocer las posibilidades de cada una de las que se relacionan con su
quehacer particular. En cuanto a la coordinacin externa se deben conocer las posibilidades
para obtener insumos importados y nacionales, sus precios y posibles fluctuaciones,
condiciones de mercado, precios de productos que se ofrecen y demanda de los
consumidores.
H. Evaluacin de eficiencia
Medir la eficiencia y responsabilidades de las distintas unidades que intervienen en la
ejecucin del presupuesto, valorando las metas programadas y las realizaciones obtenidas, lo
que permite establecer una relacin entre ambas que ofrece un cociente o ndice de
eficiencia revelador de la efectividad con que se ha ejecutado el presupuesto.
Asimismo, cuando se desea operar la empresa en base a objetivos predeterminados el sistema
presupuestario trasciende el marco financiero tal como se analiza:
1. Se presupuesta no slo con la finalidad de hallar excedentes o faltantes de fondos, sino procurando
un control sobre los objetivos pre fijados, que estn definidos con mayor menor detalle para
todas las reas de la empresa. Este control opera por la comparacin a travs de los desvos de
los valores presupuestados y por los cuales normalmente se asign previamente a alguien la
responsabilidad del logro de los objetivos.

2. Se considera al control presupuestario como un reporte del anlisis de los desvos. El mismo es
coordinado por gente especializada. Este control presupone una organizacin de la informacin y
su alcance del control presupuestario es funcin de las posibilidades de accin correctiva que
denoten los cambios, pero de hecho el control tiene un costo que limita los aspectos que
merecen ser presupuestados y controlados

3. Los presupuestos pueden incluir las siguientes reas:
3.1 Presupuesto de operaciones.
3.2 Presupuesto de inversiones.
3.3 Presupuesto financiero
4. La eficacia de los presupuestos en base a objetivos depende asimismo de:
4.1 La importancia que revisten para la Gerencia General y Direccin y del apoyo que se recibe por
los ejecutivos para el sector responsable de su coordinacin.
4.2 La fijacin de estndares parmetros adecuados y compartidos por supervisores y
Supervisados, y es sumamente importante considerar a los presupuestos como un sistema, porque esto
implica un proceso continuo durante el ao, que es la clave para buenos presupuestos de cualquier
empresa.
La planeacin Financiera y su proceso
En principio la planeacin puede definirse como una actividad que
pretende:
a. Precisar objetivos coherentes y prioridades al desarrollo
econmico y social.
b. Determinar los medios apropiados para alcanzar tales objetivos.
c. Poner efectivamente en ejercicio dichos medios, con vista a la
realizacin de los objetivos empresariales.

Por cuanto la planeacin financiera deben lograr los objetivos
financieros, que es un informe de las acciones a emprender en el
futuro. La planeacin financiera deben lograr los objetivos
financieros. La mayora de las decisiones y stas decisiones se
tomen mucho tiempo antes de su ejecucin.
La planeacin financiera obliga a la empresa a
considerar y pronosticar el futuro y su proceso
para desarrollar requiere de dos elementos
bsicos el de pronosticar y presupuestar. Los
pasos que debe seguir como se construye una
empresa a travs de la planeacin financiera,
incluye:
1. Establecer metas y objetivos empresariales.
2. Pronosticar y evaluar las condiciones que afectan
la realizacin de las metas.
3. Programar y presupuestar las operaciones de
acuerdo a lo pronosticado.
4. Controlar las operaciones de acuerdo con lo
presupuestado.
5. Evaluar los resultados.
Un pronstico es el clculo de todas las probabilidades razonables acerca
del futuro del negocio empresa. Basa su anlisis en la informacin
pertinente por tcnicas estadsticas probadas, modificadas, revisadas y
aplicadas con criterios y conocimientos o experiencias.
Asimismo, el pronstico involucra la estimacin del potencial de una
industria producto y la tendencia de las preferencias del cliente, y de
otros factores del mercado para el crecimiento de la empresa. Al estimar
las ventas a futuro en el corto plazo, el objetivo es tomar en cuenta de los
cambios de las:

o Condiciones econmicas .
o Tendencias de la industria.
o Crecimiento de la poblacin.
o Ventas del producto .
o La competencia, etc.