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ISO 15489
MANUAL DIRKS
AS 3490
Normativa
metodologa para
Tanto la parte general como el informe tcnico se aplica a los documentos en cualquier
formato o soporte, creados o recibidos por cualquier organizacin pblica o privada durante el
transcurso de sus actividades
El informe tcnico se basa en gran medida en la metodologa DIRKS (Design and
Implementation of a Record Keeping System), basada a su vez en la metodologa propuesta
por la norma australiana de gestin de documentos antecedente AS 4390.
Este informe tcnico puede resultar una buena gua para los gestores de documentos,
especialmente para aquellos que necesitan construir e implantar un programa de gestin de
documentos partiendo de cero.
Este paso, por tanto, nos proporciona una visin general de:
los puntos fuertes y dbiles en las prcticas de gestin de documentos de
nuestra organizacin,
la actividad que desempea y
sus principales partes componentes.
1.- El marco legal que repercute sobre las operaciones que realiza la
organizacin.
Y por ltimo, Cules son las fuentes utilizadas (registro de fuentes) para
llevar a cabo la investigacin preliminar?.
Internas
Externas.
Una vez recogida la informacin necesaria de las fuentes documentales que nos
proporcione la organizacin, el paso siguiente sera validarla mediante una
entrevista con el personal de la misma.
Decididas las personas que van a ser entrevistadas, el siguiente paso sera la
realizacin de un informe que debera circular por todo el personal identificado
como entrevistado potencial y que incluira:
Funcin
Activida
d
Transaccin
Funcin
Activida
d
Transaccin
Mismo
proceso
Este proceso, sera conveniente que se completara con la realizacin de una serie de
entrevistas a las personas encargadas de realizar cada una de estas funciones y
actividades.
Desarrollar el sistema de
clasificacin de la actividad
desarrollada por la
organizacin.
Desarrollar el mapa de
procesos de la organizacin.
En la siguiente transparencia
Fuentes de
informaci
n internas
Fuentes de
informaci
n externas
Personal de
la
organizacin
Directivos.
Encargados del
funcionamiento de la
organizacin.
Auditores y
especialistas en leyes.
Encargados del
control de calidad.
Muchas posibilidades:
Si estas fuentes legales estn disponibles online, una buena forma de localizar
referencias explcitas a la gestin de documentos consiste en realizar bsquedas con
trminos tales como: documentos, evidencia, custodia, conservacin, etc. De esta
forma, vamos a acceder a informaciones que nos van a permitir ir desarrollando
requerimientos funcionales legales.
en el caso de que las fuentes legales estn impresas, tendremos que leerlas en su
totalidad con el objetivo de ir localizando requerimientos legales implcitos en el texto.
Algunos ejemplos:
Algunas fuentes legales pueden hacer referencia a que un documento en particular
debe ser guardado y estar accesible slo para ciertas personas o grupos.
Otras fuentes pueden hacer referencia al contenido del documento y decir cuanto
tiempo debe retenerse el mismo.
Ejemplo:
El caso de organizaciones que gestionen su presupuesto: tendremos que identificar
automticamente un requerimiento que haga y guarde evidencia de la recepcin y gasto
del mismo.
ANLISIS E
IDENTIFICACIN
de
Contextos en los
que opera
nuestra
organizacin.
Funciones,
actividades y
transacciones de
nuestra
organizacin.
Fuentes de
informacin
tanto internas
como externas.
establecimiento de
REQUERIMIENTOS FUNCIONALES
Riesgos en
materia de
gestin de
documentos.
Identificacin de los
sistemas de gestin de
documentos.
Preparacin de informe.
Paso D
Existe una gran variedad de tcnicas o formas que nos van a permitir detectar o
identificar los sistemas de gestin de informacin existentes en nuestra organizacin;
aunque una muy intuitiva es la Identificacin de tipos documentales precisos
(documentos contables, de la correspondencia, etc.)
Identificacin de
estrategias a aplicar.
Identificacin de las
estrategias ms adecuadas.
Seleccin de la/s
estrategia/s ms
adecuada/s.
Paso E
una
configuracin
fsica
de
software
Por ejemplo:
normas para el almacenamiento de documentos,
normas de aplicacin para facilitar el intercambio de informacin y
otros datos,
normas para establecer un control intelectual sobre los documentos.
etc.
PASO 2.- Identificar las estrategias ms adecuadas a nuestras necesidades de
gestin de documentos.
PASO 3.- Evaluar los factores que pueden apoyar o poner freno a la adopcin
de estas estrategias.
PASO 4.- Adoptar la estrategia ms adecuada.
Mejor solucin: Solucin
mixta
A lo largo de toda esta etapa tendremos que ir comparando los elementos del diseo
con los requerimientos de gestin, preguntando a los usuarios sobre los elementos
que les afectan y haciendo los cambios de diseo oportunos hasta que queden
satisfechas estas necesidades.
Establecimiento/mantenim
iento de las polticas de
gestin de documentos.
Diseo de un sistema
electrnico o hbrido.
Desarrollo de guas de
gestin de documentos y
procedimientos.
Asignacin de roles y
responsabilidades.
(Re)diseo de los procesos
de trabajo.
Realizacin de revisiones.
Desarrollo de un plan de
formacin.
Produccin de
informacin.