Auditora

Administrativa

Mag. Lic. MARLITT VALDIVIEZO GUEVARA

INTRODUCCIN
En la actualidad vivimos un mundo de cambios, los
cuales ocurren a una velocidad vertiginosa, aunado a
este siglo en donde la globalizacin impera y en
consecuencia donde las empresas estn cada vez
ms inmersas en un ambiente de mercados abiertos,
implicando para ellas, la necesidad de ser cada da
ms competitivas.

La administracin es el eje central sobre el cual

gira la empresa, por lo que resulta importante el
revisar y hacer un diagnstico de la misma, con el
propsito de detectar problemas y solucionarlos.

ANTECEDENTES
En el ao de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American Economic Association
sent las bases para lo que l llam "auditora administrativa", la cual, en sus palabras,
consista en "una evaluacin de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su
ambiente presente y futuro probable.
1955, Harold Koontz y Ciryl ODonnell, tambin en sus Principios de Administracin,
proponen a la auto-auditora, como una tcnica de control del desempeo total, la cual
estara destinada a "evaluar la posicin de la empresa para determinar dnde se
encuentra, hacia dnde va con los programas presentes, cules deberan ser sus objetivos
y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos.
En 1978, la Asociacin Nacional de Licenciados en Administracin, difunde el documento
Auditora Administrativa, el cual rene las normas para su implementacin en
organizaciones pblicas y privadas.
Poco despus, en 1984, Robert J. Thierauf presenta Auditora Administrativa con
Cuestionarios de Trabajo, trabajo que introduce a la auditora administrativa y a la forma de
aplicarla sobre una base de preguntas para evaluar las reas funcionales, ambiente de
trabajo y sistemas de informacin

DEFINICINES
La auditora Administrativa es
una rama de la Auditora que
tiene por objeto investigar,
revisar
y
evaluar
a
la
administracin de la empresa ya
sea en forma total o por reas
especficas para luego presentar
un
informe
y
dar
las
recomendaciones
que
se
juzguen necesarias.

Es un examen detallado de la
administracin de un organismo
realizado por un profesional de
la administracin con el fin de
evaluar la eficiencia de sus
resultados, sus metas fijadas
con base en la organizacin, sus
recursos humanos, financieros,
materiales, mtodos y controles,
y su forma de operar.

OBJETIVOS
De control
De productividad
De organizacin
De servicio
De calidad
De cambio
De toma de decisiones

VENTAJAS
Facilita una ayuda primordial a la direccin al
evaluar de forma independiente los sistemas
de organizacin y de administracin.
Facilita una evaluacin global y objetiva de
los problemas de la empresa, que
generalmente suelen ser interpretados de una
manera parcial por los departamentos
afectados.
Pone a disposicin de la direccin un
profundo conocimiento de las operaciones de
la empresa.
Contribuye eficazmente a verificacin de los
datos contables y financieros.

evitar las actividades rutinarias y la

inercia burocrtica que generalmente se
desarrollan en las grandes empresas.
Favorece la proteccin de los intereses y
bienes de la empresa frente a terceros.

ALCANCE DE AUDITORA ADMINISTRATIVA

Naturaleza jurdica
Criterios de funcionamiento
Estilo de administracin
Enfoque estratgico
Proceso administrativo
Giro industrial
Sector de actividad
mbito de operacin
Tamao de la empresa
Nmero de empleados

Relaciones de coordinacin
Desarrollo tecnolgico
Sistemas de comunicacin e
informacin
Nivel de desempeo
Trato a clientes
(internos
y externos)
Entorno
Productos y/o servicios
Sistemas de calidad

REAS DE APLICACIN
PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEACIN
Visin
Misin
Objetivos
Metas
Estrategias / tcticas
Procesos
Polticas
Procedimientos
Programas
Enfoques
Niveles
Horizontes

DIRECCIN
Liderazgo
Comunicacin
Motivacin
Grupos y equipos de trabajo
Manejo del estrs, el conflicto y
la crisis
Tecnologa de la informacin
Toma de decisiones
Creatividad e innovacin

CONTROL

ORGANIZACIN
Estructura organizacional
Divisin y distribucin
de funciones
Cultura organizacional
Recursos humanos
Cambio organizacional
Estudios administrativos
Instrumentos tcnicos

ELEMENTOS
ESPECFICOS

Naturaleza
Sistemas
Niveles
Proceso
reas de aplicacin
Herramientas
Calidad

Adquisiciones
Almacenes e inventarios
Asesora externa
Asesora interna
Coordinacin
Distribucin del espacio
Exportaciones
Globalizacin
Importaciones
Informtica
Investigacin y desarrollo
Marketing
Operaciones
Proveedores
Proyectos
Recursos financieros y contabilidad
Servicio a clientes
Servicios generales
Sistemas

PRINCIPIOS DE AUDITORA ADMINISTRATIVA

Se debe analizar el criterio a utilizar
en la Auditoria, tomando en
consideracin
las
siguientes
premisas:
Debe ser objetiva
Debe tener relacin con el presente
y el futuro
El resultado de la Auditoria debe
ser fcil de entender y aplicar.

PARTES DE AUDITORA ADMINISTRATIVA

Evaluacin de la planeacin de la
empresa.
Evaluacin de contabilidad y finanzas.
Evaluacin
de
la
funcin
de
mercadotecnia.
Evaluacin
de
la
funcin
de
produccin.
Evaluacin de la funcin de personal.

El AUDITOR
El Auditor Administrativo es la persona con
capacidad tcnica y analtica suficiente para
investigar, revisar y evaluar a la empresa y
con conocimientos adecuados que acrediten
su idoneidad profesional.
El trabajo puede desarrollarlo:
Un Contador Pblico (especializado en Administracin).
Un Administrador de Empresas.
Un Ingeniero Industrial.
Un Economista.
Un profesional especializado en Administracin Pblica.
Otros profesionales.

CLASIFICACION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVO

I
N
T
E
R
N
A

Operacional

Financiera
A. ADMITIVA

E
X
T
E
R
N
A

Examen crtico, sistemtico y

detallado hecho por una persona o
firma independiente

AUDITORIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Auditoria
Administrativ
a

IN
T
E
R
N
O
S

Investiga, revisa
y evala

La empresa

Procesal

Proceso
Administrativo

Analtico

Puestos
Tiempos

Medio
Ambiente

Demanda.
Precio.
Comunicacin
Otros

En sus
aspectos
E
X
T
E
R
N
O
S

AUDITORIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

ASAMBLEA GENERAL

JUNTA DIRECTIVA

AUDITORA
ADMINSITRATIVA

GERENTE

VENTAS

PRODUCCIN

FINANZAS

PERSONAL

METODOLOGA DE AUDITORA ADMINISTRATIVA

Estudios
preliminares
Planeacin del
Trabajo
La
Investigacin
Anlisis y
evaluacin de
informacin

Elaboracin del
informe
Implementar
recomendaciones.

ESTUDIOS PRELIMINARES
ACTIVIDADES

PARA

en la planta.
Entrevistas.
Definir reas a investigar.
Captacin de necesidades.
Estadsticas.
Observacin de graficas
Identificacin de los problemas.

Formarse un criterio sobre el

campo de trabajo y tener un
concepto general sobre el
desarrollo de las operaciones

Visita

PLANEACIN DEL TRABAJO.

ACTIVIDADES

PARA

Definir el alcance y limitaciones

del estudio
Conocer
los
recursos,
disponibles y los necesarios
tales como: Costos, tiempo,
personal, etc.
Tipo de informacin requerida.

Prever el trabajo que se va a

desarrollar
Mtodos
de
investigacin, hojas de anlisis
cuestionarios.
Integrar todos los elementos que
se necesitan y a la vez definir las
guas
a
seguir
para
la
generacin de las actividades y
analizar los controles existentes

INVESTIGACIN
ACTIVIDADES

PARA

Descomponer los problemas en sus

elementos.
Anlisis de documentos legales.
Medio ambiente.
El proceso administrativo.
reas funcionales.
Registros Contables.
Grficas y diagramas.
Aspectos generales y administrativos.
Elaboracin de papeles de trabajo:
Cuestionarios de evaluacin, encuestas,
entrevistas, etc.

Obtener la informacin necesaria

y concreta para efectuar un
anlisis
y
dar
las
recomendaciones.

ANLISIS Y EVALUACIN DE INFORMACIN.

ACTIVIDADES

Compilacin de hiptesis
Obtencin de evidencias.
Comparacin de lo que existe
con un patrn previsto. Qu falta
o qu
sobra?

PARA

Conocer la eficiencia con que se

ha operado en la empresa.
Detectar causas que impiden el
logro de los objetivos.

ELABORACIN DEL INFORME

ACTIVIDADES

Una vez definida la parte

preliminar, su contenido y el uso
que va a drsele, se elabora el
mismo, teniendo el cuidado de
redactarlo
adecuadamente
y
presentarlo oportunamente: Debe
contener la apreciacin sobre la
empresa y las conclusiones y
recomendaciones.

PARA

Dar a conocer a los directivos la

situacin administrativa actual,
discutir sus fallas y dar
recomendaciones o proponer
medidas correctivas

IMPLEMENTAR RECOMENDACIONES
ACTIVIDADES

Poner en prctica las medidas

de mejoramiento administrativo.

PARA

Dar solucin a los diferentes

problemas que se presentan

IMPORTANCIA
Cualquier tipo de organizacin, sea pblica o privada, grande, mediana o
pequea tiene la necesidad de examinar su situacin, para saber si los
sistemas bajo los cuales trabaja son los ptimos de acuerdo a su
realidad.
Mediante la Auditoria administrativa se pueden conocer los problemas
que dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de la
empresa. Es importante para esta disciplina valorar la importancia de los
problemas, encontrar sus causas y proponer soluciones adecuadas e
implantarlas.

CONCLUSIONES
La Auditora Administrativa es una tcnica de control preventivo que debe ejercer la
direccin de una organizacin, pues mediante su aplicacin se revisan objetivos, polticas,
programas de trabajo, estructura orgnica, controles operativos, sistemas y
procedimientos, utilizacin de recursos y aprovechamiento del personal. Asimismo, se
determinan objetivamente, posibles anomalas, que limitan el funcionamiento de un
organismo social, que le permite, de forma oportuna, considerar en sus decisiones los
factores determinantes que afectan su operacin.
El proceso de la Auditora Administrativa permite apreciar a la organizacin en su conjunto,
partiendo de un anlisis sistemtico, riguroso, objetivo e integral de sus funciones
administrativas, para poder determinar los ajustes o reformas que deben hacerse dentro
de su contexto estructural y con relacin a las perspectivas de trabajo presentes y futuras.
Todo ello, derivado de una actitud reflexiva y crtica por parte de sus integrantes, como
va para conocer la realidad y poder transformarla, en respuesta a las necesidades y
requerimientos del entorno.

Gracias por
su atencin
Mag. Lic.Marlitt Valdiviezo Guevara