Planificacin de

proyectos
VICTOR ARMANDO PECH CANUL

BENJAMN POOT PEA

GESTIN DE PROYECTOS DE SOFTWARE
INGENIERA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES
7 SEMESTRE

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3.1 Objetivo del proyecto

La clave para empezar con xito un proyecto es que tengamos los trminos de
referencia bien establecidos. Para ello, debemos conocer la usuarios (autoridad y el
patrocinador), los objetivos, el mbito, las restricciones, los costes y /o presupuesto, los
recursos, las entregas, las fases del proyecto, las estrategias, riesgos, hiptesis, roles y
responsabilidades.

Un aspecto muy importante para mantener el apoyo de la organizacin es que los

objetivos del proyecto estn en perfecta conexin con los de aquella y adems que se
hagan explcitos. En sntesis podemos decir que las principales razones para el
establecimiento de objetivos son:

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Objetivos de la Gestin de Proyectos

Definir el Proyecto y establecer la estructura organizativa de los equipos

Definir claramente los objetivos y establecer una planificacin del Proyecto

Realizar estimaciones concretas y reales de tiempos, costes y recursos

Controlar y supervisar los trabajos, inversiones, consumo de recursos, costes y tiempos de ejecucin del
proyecto

Establecer unos criterios de calidad sobre los resultados esperados, y comprobar su cumplimiento

Prever los posibles riesgos que puedan surgir

Permitir la resolucin inmediata de los problemas surgidos durante la ejecucin del Proyecto

Proporcionar una direccin.

Enfocar los resultados.

Permitir que se lleven a cabo los planes.

Priorizar y organizar el trabajo.

Motivar al personal

Comunicar el propsito del proyecto.

Permitir que se reconozca el xito

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3.2 Estimaciones de tiempo
La estimacin, es la actividad de la planificacin del proyecto que intenta determinar
cuanto dinero, esfuerzo, recursos y tiempo tomar construir un sistema o producto.
La gestin de tiempos rene todos aquellos procesos necesarios para asegurar el correcto
desarrollo de las distintas tareas, dentro de los plazos especificados, as como de las
herramientas para el control y seguimiento de la planificacin temporal y la programacin
del proyecto.

Los principales procesos incluidos en esta categora son:

Definicin de tareas:. La definicin de las tareas consiste en identificar y documentar

todas las tareas especificas que deben de realizarse para obtener los resultados
esperados, tal y como se especifica en la planificacin del proyecto.

Secuencia de actividades: Definiendo las inter-relaciones existentes entre las diferentes

tareas. Este proceso consiste en la identificacin y documentacin de las interacciones
lgicas entre las distintas tareas, sus inter-relaciones y dependencias mutuas..

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Estimacin de la duracin de las tareas: Estimando el nmero de unidades necesarias

para su completa finalizacin. Es el proceso de toma de informacin a partir de los
objetivos y alcance del proyecto, y de los recursos necesarios y disponibles, para
establecer una duracin lo ms aproximada posible a la realidad de cada tarea. Cada
duracin, suele definirse por la persona, grupo de personas a cargo de cada tarea,
ya que ellos conocen ms detalladamente los requisitos individuales y especficos de las
tareas a su cargo.

Establecimiento del calendario: A partir del anlisis de las secuencias de tareas,

duraciones, y los recursos requeridos para cada una de ellas. Este proceso consiste en
definir claramente las fechas de inicio y fin de cada una de las tareas a desarrollar en el
proyecto. Lgicamente, si estas fechas no son realistas, es poco probable que el
proyecto se desarrolle y finalice dentro de los plazos establecidos

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Control del calendario: Realizando un seguimiento y ajustando en caso necesario los

posibles cambios en la programacin. Estos procesos interactan entre ellos mismo, y
con procesos de otras reas, y requieren el trabajo de una sola, o de un equipo de
personas en funcin del tamao y de las necesidades del proyecto.

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3.3 Estimaciones de costos
El proceso de estimacin del coste de un producto software est formado por un conjunto
de tcnicas y procedimientos que se usan en la organizacin para poder llegar a una
prediccin fiable. ste es un proceso continuo, que debe ser usado y consultado a lo largo
de todo el ciclo de vida del proyecto. Se divide en los siguientes pasos:

Estimacin del tamao.

Estimacin del costo y del esfuerzo.

Estimacin de la programacin temporal.

Estimacin de la cantidad de recursos computacionales.

Asuncin de riesgos.

Inspeccin y aprobacin.

Redaccin de informes de estimacin.

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Todas estas estimaciones necesarias estn basadas en probabilidades debido a la
influencia de factores externos de difcil control. Adems de estas probabilidades, es
necesario recurrir a informacin histrica, que debe ser fcilmente accesible y disponible
para la organizacin en cualquier momento.
La cantidad de esfuerzo y tiempo dedicada a la estimacin depende del tamao del
proyecto, del equipo de desarrollo y del objetivo a cumplir.

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3.4 Estimacin de personal requerido
Gestin de Recursos Humanos
Este apartado describe los procesos necesarios para hacer ms efectivo y eficaz el trabajo
y la coordinacin entre las distintas personas que participan en el proyecto. En estos
procesos participan desde los inversores, sponsors, clientes, socios, trabajadores, tcnicos,
directores, responsables. Engloba tres procesos principales:

Planificacin de la Organizacin: Identificando, documentando, y asignando las

distintas labores del proyecto a distintas personas, estableciendo las responsabilidades y
la jerarqua y relaciones internas. Este proceso aborda la identificacin, recopilacin de
documentacin, y la asignacin de responsabilidades, labores, relaciones del personal
involucrado en el proyecto, tanto a nivel individual, como a nivel de equipo grupos.

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Seleccin de Personal: Escogiendo a las personas necesarias y adecuadas para el

desarrollo del proyecto. Es el proceso encargado de escoger que personas o grupos
trabajan para el proyecto. La mayora de las veces, los mejores recursos humanos no
estarn disponibles, por lo que es responsabilidad del equipo de direccin, seleccionar
a aquellos que aseguren el cumplimiento de los objetivos y resultados del proyecto.

Desarrollo de los Equipos: Desarrollando las habilidades individuales y de equipo de las

persona, para mejorar el rendimiento del proyecto. El desarrollo de equipos tiene en
cuenta desde la habilidad individual de cada miembro lo participante del proyecto de
contribuir a su desarrollo, hasta la capacidad de trabajo de un equipo de proyectos
como equipo, es decir, contempla desde el desarrollo y la motivacin individual, hasta
su integracin y cooperacin dentro de un equipo de trabajo.

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3.5 Anlisis de riesgos
El anlisis del riesgo es un mtodo sistemtico de recopilacin, evaluacin, registro y difusin de
informacin necesaria para formular recomendaciones orientadas a la adopcin de una
posicin o medidas en respuesta a un peligro determinado. Hay pequeas variaciones en la
terminologa utilizada por las tres organizaciones. Sin embargo, las tres organizaciones
hermanas consideran el anlisis del riesgo como un proceso que consta de cuatro etapas:

Identificacin del peligro :consiste en especificar el acontecimiento adverso que es motivo

de preocupacin.

Evaluacin del riesgo: se tiene en cuenta la probabilidad (la probabilidad real y no slo la
posibilidad) de que se produzca el peligro, las consecuencias si ocurre y el grado de
incertidumbre que supone. (Obsrvese que esta descripcin de la evaluacin del riesgo es
diferente de la definicin que figura en el Acuerdo MSF.)

Gestin del riesgo: consiste en la identificacin y aplicacin de la mejor opcin para reducir
o eliminar la probabilidad de que se produzca el peligro.

Comunicacin del riesgo: consiste en el intercambio abierto de informacin y opiniones

aclaratorias que llevan a una mejor comprensin y adopcin de decisiones.

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Los resultados obtenidos del anlisis, van a permitir aplicar alguno de los mtodos para el
tratamiento de los riesgos, que involucra identificar el conjunto de opciones que existen
para tratar los riesgos, evaluarlas, preparar planes para este tratamiento y ejecutarlos.
Este tipo de anlisis es ampliamente utilizado como herramienta de gestin en estudios
financieros y de seguridad para identificar riesgos (mtodos cualitativos) y otras para
evaluar riesgos (generalmente de naturaleza cuantitativa).

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3.5.1 Tipos de riesgos
El riesgo siempre implica dos caractersticas:
Incertidumbre: el acontecimiento que caracteriza al riesgo puede o no puede ocurrir.
Prdida: si el riesgo se convierte en una realidad, ocurrirn consecuencias no deseadas o prdidas.
Para cuantificar el nivel de incertidumbre y el grado de prdidas asociado con cada riesgo se consideran
diferentes categoras de riesgos:

Riesgos del proyecto: o Afectan a la planificacin temporal y al coste del proyecto. o Identifican
problemas potenciales de presupuesto, calendario, personal, recursos.

Riesgos tcnicos: o Amenazan la calidad y la planificacin temporal del software que hay que
producir. o Identifican posibles problemas de diseo, implementacin, interfaz, verificacin y
mantenimiento.

Riesgos del negocio: o Amenazan la viabilidad del software. o Los principales riesgos de negocio son:

Riesgo de mercado

Riesgo estratgico

Riesgo de ventas

Riesgo de direccin

Riesgo de presupuesto

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Se puede hacer otra categorizacin de los riesgos en funcin de su facilidad de
deteccin:

Riesgos conocidos: son aquellos que se pueden predecir despus de una evaluacin
del plan del proyecto, del entorno tcnico y otras fuentes de informacin fiables.

Riesgos predecibles: se extrapolan de la experiencia de proyectos anteriores.

Riesgos impredecibles: pueden ocurrir, pero es extremadamente difcil identificarlos por

adelantado.

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3.5.2 Identificacin, Impacto y Proyeccin del riesgo
Identificacin del Riesgo:
Un mtodo para identificar riesgos es crear una lista de comprobacin de elementos de riesgo. La lista se
puede usar para identificar riesgos y se enfoca en un subconjunto de riesgos conocidos y predecibles en
las siguientes categoras:

Tamao del producto (PS). Riesgos asociados con el tamao del software a construir o modificar.

Impacto en el negocio (BU). Riesgos asociados por las limitaciones impuestas por la administracin o el
mercado.

Caractersticas del cliente (CU). Riesgos asociados con la sofisticacin del cliente y la habilidad del
desarrollador para comunicarse con l.

Definicin del proceso. Riesgos asociados con el grado de definicin del proceso y su seguimiento.

Medio ambiente de desarrollo (DE). Riesgos asociados con la disponibilidad y calidad de las
herramientas que se van a emplear en la construccin del producto.

Tecnologa a construir (TE). Riesgos asociados con la complejidad del sistema y la tecnologa punta que
contiene el sistema.

Tamao y experiencia de la plantilla (ST). Riesgos asociados con la experiencia tcnica y de proyectos
del equipo que va a realizar el trabajo.

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El impacto de cada controlador de riesgo se divide en cuatro categoras, despreciable, marginal,
crtico y catastrfico.
Proyeccin o estimacin del riesgo
Para cada riesgo intenta medir la probabilidad y las consecuencias de que ocurra. El jefe de
proyecto realiza cuatro actividades de proyeccin de riesgo.

Establecer la probabilidad del riesgo.

Definir las consecuencias del riesgo.

Estimar el impacto del riesgo en el proyecto y el producto. Hay tres factores que afectan a las
consecuencias probables de un riesgo, si ocurre:

Naturaleza. Son los problemas que pueden pasar si ocurre el riesgo.

Alcance. Combina la severidad o gravedad del problema y su distribucin (el porcentaje del
proyecto que es afectado o cuntos clientes sern perjudicados).

Tiempo. Considera cundo y por cunto tiempo se dejar sentir el impacto del riesgo.

Estimar la exactitud global de la proyeccin del riesgo.

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La tcnica ms sencilla para la proyeccin del riesgo es desarrollar una tabla de riesgo.
Para elaborarla hay que seguir los siguientes pasos:

En la primera columna se listan todo los riesgos en desorden.

En la segunda columna se pone la categora del riesgo.

En la tercera columna se pone la probabilidad estimada del riesgo. Puede ser estimada
por consenso, o individualmente y sacar un promedio.

En la cuarta columna se pone el impacto del riesgo, 1 - catastrfico, 2 - crtico, 3 marginal, 4 - despreciable.

La quinta columna apunta a un plan RM3 o RMMM (plan de reduccin, supervisin y

administracin del riesgo).

Se ordena la lista por probabilidad e impacto.

Se dibuja una lnea de corte. Los riesgos que queden encima de la lnea sern a los que
se les preste atencin. Los que queden debajo de la lnea sern reevaluados y tendrn
una prioridad de segundo orden.

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3.5.3 Evaluacin del riesgo
Evaluacin de riesgo es uno de los pasos que se utiliza en un proceso de gestin de riesgos
El riesgo de un proyecto se puede definir como la variabilidad de los flujos de efectivo
reales respecto a los estimados. A mayor variabilidad mayor riesgo, la distribucin de
probabilidad en el caso que el riesgo pueda ser medido en trminos de probabilidad
permite visualizar dicha variabilidad, as como el uso de la estadstica especficamente el
uso de estadgrafos de dispersin.
El objetivo fundamental de la evaluacin es minimizar y controlar debidamente los riesgos
que no han podido ser eliminados, estableciendo las medidas preventivas pertinentes y las
prioridades de actuacin en funcin de las consecuencias que tendra su materializacin y
de la probabilidad de que se produjeran.

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La evaluacin de riesgos es una actividad que debe ser realizada por personal
debidamente cualificado y su procedimiento de actuacin debe ser consultado con los
representantes de los trabajadores.
La evaluacin de riesgos es una tarea que debe ser llevada a cabo por personas que
tengan la formacin legalmente requerida y que sean trabajador designado por la
Direccin de la empresa o formen parte del Servicio de prevencin propio o ajeno. Tal
actividad debiera realizarse con la participacin del personal expuesto a los riesgos con la
finalidad de recoger su opinin y poder contrastar con lo observado.
La evaluacin de riesgo es probablemente el paso ms importante en un proceso de
gestin de riesgos, y tambin el paso ms difcil y con mayor posibilidad de cometer
errores.

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3.5.4 Estrategias frente al riesgo
Reactivas, cuyo mtodo es evaluar las consecuencias del riesgo cuando este ya se ha
producido (ya no es un riesgo) y actuar en consecuencia. Este tipo de estrategias acarrea
consecuencias negativas, al poner el proyecto en peligro.
Preactivas, que aplican el mtodo de evaluacin previa y sistemtica de los riesgos y sus
posibles consecuencias, a la par que conforman planes de contingencias para de evitar y
minimizar las consecuencias.
Consecuentemente, este tipo de estrategias permite lograr un menor tiempo de reaccin
ante la aparicin de riesgos impredecibles. Se considera que la estrategia mas factible
para enfrentar los riesgos es la preactiva y se considera necesario la realizacin de los
anlisis de riesgos de forma temprana, sistemtica, formal y profunda.

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3.6 Anlisis de la viabilidad del proyecto
El objetivo es llegar a la ltima fase del Plan de Empresa que no es otra que conseguir la
transformacin de la idea empresarial en un proyecto viable y ello se consigue a travs de los
correspondientes anlisis e informes econmicos.
En consecuencia, el anlisis de viabilidad global de la Idea Empresarial solo persigue un fin,
argumentar razonadamente la aceptacin o rechazo del proyecto.
Al mismo tiempo el Plan de Empresa ser de gran utilidad porque revelara informacin critica
relativa a:

Rentabilidad de las inversiones que se realicen

Solvencia frente a terceros

Garantas frente a entidades financieras

Nivel de endeudamiento permitido sin poner en peligro el proyecto

Nivel mnimo de ventas que permitan alcanzar la rentabilidad esperada

Expectativas de crecimiento potencial del negocio

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Para ello, hemos de elaborar un balance inicial y final que refleje las inversiones y recursos
(propios y ajenos) necesarios al inicio y durante los tres aos de actividad, y una Cuenta de
Resultados que refleje los ingresos por las ventas y los gastos que tendremos que afrontar
para los prximos tres aos.
Hay tres informes o estados que habitualmente se utilizan para mostrar los rendimientos y la
situacin de una empresa desde el punto de vista econmico y financiero. Son
complementarios entre s ya que cada uno parte de una perspectiva diferente del negocio.

El Balance que confronta lo que la empresa tiene con lo que debe, El balance presenta
una foto del patrimonio de la compaa, identificando lo que tiene (activo) y lo que debe
(pasivo)

Cuenta de Resultados que confronta lo que gasta con lo que ingresa, Presenta la relacin
de los gastos e ingresos previstos para un periodo de tiempo determinado

Plan de Tesorera que muestra el desfase entre pagos y cobros, Sirve para prever los pagos
y cobros del periodo.

As, mediante la anotacin sistemtica de todas las salidas y entradas de dinero en

efectivo se pretende detectar con antelacin suficiente si se va a necesitar ms dinero del
que proporciona la actividad diaria de la empresa y cuanto se va a necesitar.