SISTEMAS

ADMINISTRATIVOS
CASO PRACTICO

Participantes:
Edgar Junco Allasi
Roberto Len Leyva
Cecilia Llanos Faras
Carlos Romani Tinco
Humberto Tamariz Cuentas

Resumen del Caso.

Una entidad pblica adscrita al Ministerio de Astronoma actualmente
desempea sus actividades en un local abarrotado e insuficiente para el
desarrollo de sus actividades, esto afecta negativamente la productividad
y el clima laboral de los trabajadores por lo que Director Ejecutivo de la
institucin ha solicitado al Gerente de RRHH lidere el proyecto de
construccin de la nueva sede en el espacio libre y habilitado donde
actualmente funciona la institucin.
El proyecto cuenta con el respaldo del titular del pliego y las estimaciones
realizadas son las siguientes:
Desarrollo del Perfil:

50,000 soles

Desarrollo del Expediente Tcnico:

60,000 soles

Construccin de la nueva Sede:

10,000,000 soles

Supervisin de la construccin:

300,000 soles

Supuestos
Las actividades para el proyecto empezarn en Enero
de 2015.
La institucin puede generar sus propios recursos de
manera que puede solventar la inversin necesaria
para la ejecucin de la nueva sede institucional.
El proyecto de la nueva sede se encuentra en el Plan
Estratgico de la Entidad Pblica y en el POI (Plan
Operativo Institucional) por lo que se ya se cuenta con
el presupuesto para iniciar el Desarrollo del Perfil.(PIA) y
en Plan anual de Contrataciones (PAC).
Para el desarrollo del Expediente Tcnico, Construccin
y Supervisin se coordinar con el Director Ejecutivo de
la Entidad y del Titular del Pliego para la utilizacin de
los RDR a travs del mecanismo de crdito
suplementario.
El tiempo de construccin se estima en 12 meses
calendarios.

Item

Importe S/.

Tipo de
Item

Modalidad de
Contratacin

Desarrollo del Perfil

50,000

Adjudicacin Directa
Servicio Selectiva

Desarrollo
del
Expediente Tcnico

60,000

Adjudicacin Directa
Servicio Selectiva

Construccin de la nueva
10,000,000 Obra
Sede
Supervisin
construccin

de

la

300,000

Licitacin Pblica

Adjudicacin Directa
Servicio Pblica

Alternativas de Solucin.
a.Desarrollar el proyecto como
Proyecto de Inversin Pblica.

un

b. Convocar a un organismo Internacional

y firmar un convenio para que se ocupe
completamente del proyecto.

Eleccin de la Alternativa.
La alternativa de desarrollar el proyecto con un
organismo internacional tiene un costo aproximado de
3% sobre el total de la inversin y si bien es factible de
utilizar porque se reduciran algunos tiempos no
corresponde con uno de los supuestos de uso eficiente
de recursos que es parte de la cultura de la entidad.
La alternativa de desarrollarla como Proyecto de
Inversin Pblico cumple con los 3 factores crticos de
todo emprendimiento pblico: i. existe la necesidad, ii.
tenemos el inters poltico y respaldo del titular del
pliego y finalmente iii. la factibilidad tcnica /
administrativa para que sea desarrollado por la Entidad.

15/12/2015
10 m
60 das
15/12/15

PROYECTO INVERSIN
PUBLICA
1. Seleccin de
Preinversin a
nivel de Perfil .
ADS
30d
15/1/14

2. Estudio de
Preinversin Perfil
60d
15/3/15
50K

270d
1/3/16
4 adelanto + 3m
(2016)

15 dias
15/12/2016
13.Supervisin
de Obra 2016

5.Incorporacin
de procesos
PAC: Exp Tc,
Obr+Sup

6. Elaboracin
del Expediente
Tcnico - ADS

7d
1/5/15

15d
15/5/15

7d
1/6/15

30d
30/6/15

15.Incorporaci
n de procesos en
el POI 2016

75 dias
01/01/2017
3 mill

01/01/2017
17. Supervisin
de Obra 2017

01/03/2016
270 dias
240K

15 das
15/12/15

4. Crdito
Suplementario
RDR Pres 2015
(Exp Tc+ Obra)

16.Ejecucin de
Obra 2017
14.Sald Balan
Ob+ Super (Ppto. 10 millones y
300,000

60 das calendario

3. Revisin de
viabilidad

12.Ejecucin de
Obra 2016

75 dias
01/01/2017
60K

8. Seleccin
contratacin de Obra LP

9. Sal Bal. RDR Ob+

Super (Ppto. hasta DIC
2016) - 10 millones y
300,000
15 da calendario

7.. Expediente
Tcnico
120d
15/8/15
60K

10. Incorporacin de
procesos en el POI
2016
15 das
11. Proc selecc superv
de Obra - ADP
(S/300,000)
60 das

Proceso de Seleccin
7 Elaboracin de TDR y Bases

Designacin de Comit de Seleccin

Convocatoria
Registro de
Participantes

Consultas
Absolucin de
Consultas

Plazo Mnimo
15 das
hbiles

Plazo Mnimo
22 das
hbiles

Integracin de
bases

Buena
Pro
Evaluacin y
Calificacin

Propuestas

Descripcin de actividad

Sistema
Documento
Producto Meta Administrativ
de Gestin
o

Fase

Responsable
Orgnico de
origen

Responsable
Orgnico de
salida

Plazo
(das
cal.)

Inicio

Recursos
S/.

Proceso de seleccin para la

contratacin de elaboracin de
estudio de Preinversin a nivel
de Perfil (S/. 50,000) - ADS

Buena Pro

Contratacione
PAC
s

Seleccin

OGA

OGA/Logistica 30

15/01/2015 0

1.1

Elaboracin de TDR y Bases

TDR y Bases

Contratacione
PAC
s

Seleccin

OGA

OGA/Logistica 15

15/01/2015

1.2

Designacin de Comit de
Seleccin

Contratacione
PAC
s

Seleccin

OGA

OGA

30/01/2015

1.3

Convocatoria

Seleccin

OGA

OGA/Logistica 1

01/02/2015

1.4

Registro de participantes

Seleccin

OGA

OGA/Logistica 7

02/02/2015

1.5

Formulacin de consultas y
observaciones

Seleccin

OGA

OGA/Logistica 5

02/02/2015

1.6

Absolucin de consultas y
observaciones

Seleccin

OGA

OGA/Logistica 1

07/02/2015

1.7

Integracin de bases

Bases integradas

Seleccin

OGA

OGA/Logistica 1

08/02/2015

1.8

Presentacin de prupuestas

Propuestas

Seleccin

OGA

OGA/Logistica 1

15/02/2015

1.9

Evaluacin y calificacin

Cuadro de
evaluacin de
propuestas

Contratacione
PAC
s

Seleccin

OGA

OGA/Logistica 1

15/02/2015

1.10

Otorgamiento de Buena Pro

Buena Pro

Contratacione
PAC
s

Seleccin

OGA

OGA/Logistica 1

15/02/2015

Resolucin
designando
integrantes
Publicacin de la
Convocatoria
Registro de los
participantes
Consultas y
observaciones
Consultas y
observaciones
absueltas

Contratacione
PAC
s
Contratacione
PAC
s
Contratacione
PAC
s
Contratacione
PAC
s
Contratacione
PAC
s
Contratacione
PAC
s

Descripcin de actividad

Producto Meta

Estudio de Preinversin - Perfil

Perfil

Revisin de viabilidad

Perfil con viabilidad

Crdito Suplementario RDR Presupuesto Crdito

2015 (Expediente Tcnico y Obra)
Suplementario

6
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8
6.9
6.10

Incorporacin de procesos en el PAC:

Expediente Tcnico, Obra y Supervisin PAC modificado
(Ppto. hasta DIC 2015)
Proceso de seleccin para la contratacin
de elaboracin del Expediente Tcnico
Buena Pro
(S/. 60 000.00) - ADS
Elaboracin de TDR y Bases
TDR y Bases
Resolucin
Designacin de Comit de Seleccin
designando
integrantes
Publicacin de la
Convocatoria
Convocatoria
Registro de los
Registro de participantes
participantes
Formulacin de consultas y
Consultas y
observaciones
observaciones
Consultas y
Absolucin de consultas y observaciones observaciones
absueltas
Integracin de bases
Bases integradas
Presentacin de prupuestas
Propuestas
Cuadro de evaluacin
Evaluacin y calificacin
de propuestas
Otorgamiento de Buena Pro
Buena Pro

Sistema
Administrativo
Sistema Nacional
de Inversin
Pblica
Sistema Nacional
de Inversin
Pblica
Sistema Nacional
de Presupuesto
Pblico

Documento de
Gestin

Fase

Responsable
Orgnico de origen

Responsable
Orgnico de
salida

Plazo
(das cal.)

Inicio

Recursos S/.

Perfil

Preinversin

OPI

OPI

60

01/03/2015

50,000

informe de
viabilidad

Preinversin

OPI

OPI

01/05/2015

Resolucin de
Crdito
Suplementario

Presupuesto

Titular del Pliego

OPP

15

15/05/2015

Contrataciones

PIM

Planeamiento

OGA

OGA/Logistica

01/06/2015

Contrataciones

PAC

Seleccin

OGA

OGA/Logistica

30

30/06/2015

Contrataciones

PAC

Seleccin

OGA

OGA/Logistica

15

30/06/2015

Contrataciones

PAC

Seleccin

OGA

OGA

15/07/2015

Contrataciones

PAC

Seleccin

OGA

OGA/Logistica

16/07/2015

Contrataciones

PAC

Seleccin

OGA

OGA/Logistica

17/07/2015

Contrataciones

PAC

Seleccin

OGA

OGA/Logistica

17/07/2015

Contrataciones

PAC

Seleccin

OGA

OGA/Logistica

22/07/2015

Contrataciones
Contrataciones

PAC
PAC

Seleccin
Seleccin

OGA
OGA

OGA/Logistica
OGA/Logistica

1
1

23/07/2015
30/07/2015

Contrataciones

PAC

Seleccin

OGA

OGA/Logistica

30/07/2015

Contrataciones

PAC

Seleccin

OGA

OGA/Logistica

30/07/2015

Descripcin de actividad

Producto Meta

Sistema
Administrativo

Documento de
Gestin

Fase

Responsable
Orgnico de origen

Responsable
Orgnico de
salida

Plazo
(das cal.)

Inicio

Recursos S/.

Sistema Nacional
de Inversin
Pblica

Perfil

Preinversin

OGA

OGA/Logistica

120

15/08/2015

60,000

Proceso de seleccin para la contratacin

Buena Pro
de Obra (S/. 10 millones) - LP

Contrataciones

PAC

Seleccin

OGA

OGA/Logistica

60

15/12/2015

8.1

Elaboracin de TDR y Bases

Contrataciones

PAC

Seleccin

OGA

OGA/Logistica

15

15/12/2015

8.2

Designacin de Comit de Seleccin

Contrataciones

PAC

Seleccin

OGA

OGA

02/01/2016

8.3

Convocatoria

Contrataciones

PAC

Seleccin

OGA

OGA/Logistica

03/01/2016

8.4

Registro de participantes

Contrataciones

PAC

Seleccin

OGA

OGA/Logistica

22

04/01/2016

8.5
8.6

Formulacin de consultas
Absolucin de consultas

Contrataciones
Contrataciones

PAC
PAC

Seleccin
Seleccin

OGA
OGA

OGA/Logistica
OGA/Logistica

8
1

04/01/2016
13/01/2016

8.7

Formulacin de observaciones a las bases Observaciones

Contrataciones

PAC

Seleccin

OGA

OGA/Logistica

14/01/2016

8.8

Absolucin de observaciones

Contrataciones

PAC

Seleccin

OGA

OGA/Logistica

23/01/2016

8.9
8.8

Integracin de bases
Presentacin de prupuestas

Contrataciones
Contrataciones

PAC
PAC

Seleccin
Seleccin

OGA
OGA

OGA/Logistica
OGA/Logistica

1
1

25/01/2016
10/02/2016

8.10

Evaluacin y calificacin

Contrataciones

PAC

Seleccin

OGA

OGA/Logistica

10/02/2016

8.11

Otorgamiento de Buena Pro

Contrataciones

PAC

Seleccin

OGA

OGA/Logistica

10/02/2016

Expediente Tcnico

Expediente Tcnico

TDR y Bases
Resolucin
designando
integrantes
Publicacin de la
Convocatoria
Registro de los
participantes
Consultas
Consultas absueltas

Observaciones
absueltas
Bases integradas
Propuestas
Cuadro de evaluacin
de propuestas
Buena Pro

Descripcin de actividad

Producto Meta

Sistema
Administrativo

Documento de
Gestin

Fase

Responsable
Orgnico de origen

Responsable
Orgnico de
salida

Plazo
(das cal.)

Inicio

Recursos S/.

Saldo de Balance RDR Obra y Supervisin

Sistema Nacional
Saldo de Balance para
(Ppto. hasta DIC 2016) - 10 millones y
de Presupuesto
el 2016
300,000
Pblico

Presupuesto
2016

Presupuesto

OPP

OPP

15

15/12/2015

10

Incorporacin de procesos en el POI 2016 POI 2016

Planeamiento

POI 2016

Planeamiento

OPP

OPP

15

15/12/2015

Contrataciones

PAC

Seleccin

OGA

OGA/Logistica

60

15/12/2015

Contrataciones

PAC

Seleccin

OGA

OGA/Logistica

15

15/12/2015

Contrataciones

PAC

Seleccin

OGA

OGA

02/01/2016

Contrataciones

PAC

Seleccin

OGA

OGA/Logistica

03/01/2016

Contrataciones

PAC

Seleccin

OGA

OGA/Logistica

22

04/01/2016

Contrataciones
Contrataciones

PAC
PAC

Seleccin
Seleccin

OGA
OGA

OGA/Logistica
OGA/Logistica

8
1

04/01/2016
13/01/2016

Contrataciones

PAC

Seleccin

OGA

OGA/Logistica

14/01/2016

Contrataciones

PAC

Seleccin

OGA

OGA/Logistica

23/01/2016

Contrataciones
Contrataciones

PAC
PAC

Seleccin
Seleccin

OGA
OGA

OGA/Logistica
OGA/Logistica

1
1

25/01/2016
10/02/2016

Contrataciones

PAC

Seleccin

OGA

OGA/Logistica

10/02/2016

Contrataciones

PAC

Seleccin

OGA

OGA/Logistica

10/02/2016

11.5
11.6

Proceso de seleccin para la supervisin

Buena Pro
de Obra (S/. 300,000) - ADP
Elaboracin de TDR y Bases
TDR y Bases
Resolucin
Designacin de Comit de Seleccin
designando
integrantes
Publicacin de la
Convocatoria
Convocatoria
Registro de los
Registro de participantes
participantes
Formulacin de consultas
Consultas
Absolucin de consultas
Consultas absueltas

11.7

Formulacin de observaciones a las bases Observaciones

11.8

Absolucin de observaciones

11.9
11.10

Integracin de bases
Presentacin de prupuestas

11.11

Evaluacin y calificacin

11.12

Otorgamiento de Buena Pro

11
11.1
11.2
11.3
11.4

Observaciones
absueltas
Bases integradas
Propuestas
Cuadro de evaluacin
de propuestas
Buena Pro

12

Descripcin de actividad

Ejecucin de Obra 2016

Producto Meta

Obra

Sistema
Administrativo

Supervisin de Obra 2016

14

Saldo de Balance Obra y Supervisin

(Ppto. hasta DIC 2017) - 10 millones y
300,000

15

Incorporacin de procesos en el POI 2016 POI 2016

16

Ejecucin de Obra 2017

Obra

17

Supervisin de Obra 2017

Supervisin

Fase

Responsable
Orgnico de origen

Responsable
Orgnico de
salida

Plazo
(das cal.)

Inicio

Recursos S/.

Informe de
Ejecucin de
Obra

Ejecucin

OGA

OGA/Logistica

270

01/03/2016

4 millones
(adelanto) + 3
millones
(2016)

Informe de
Supervisin de
Obra

Ejecucin

OGA

OGA/Logistica

270

01/03/2016

240,000

Presupuesto
2017

Presupuesto

OPP

OPP

15

15/12/2016

Planeamiento

POI 2016

Planeamiento

OPP

OPP

15

01/01/2017

Sistema Nacional
de Inversin
Pblica
Sistema Nacional
de Inversin
Pblica

Informe de
Ejecucin de
Obra
Informe de
Supervisin de
Obra

Ejecucin

OGA

OGA/Logistica

75

01/01/2017

3 millones
(2017)

Ejecucin

OGA

OGA/Logistica

75

01/01/2017

60,000

Sistema Nacional
de Inversin
Pblica

Sistema Nacional
Supervisin
de Inversin
Pblica
Sistema Nacional
Saldo de Balance para
de Presupuesto
el 2017
Pblico

13

Documento de
Gestin

Comentarios y conclusiones.
a. Los Sistemas Administrativos estn diseados para conducir un trabajo ordenado y
planificado de la Inversin Pblica para atender lo importante y que cre valor para los
ciudadanos. Por otro lado, no se muestran flexibles con las urgencias o cambios.

b. Los procesos de contrataciones son uno de las fases que ms tiempo consumen, esto a
primera vista puede parecer contrario a los intereses del Estado, sin embargo, la
transparencia, tiene un costo y la nica forma de mitigarlo es con la planificacin.
c. El supuesto de que se puede financiar todo con RDR en la prctica no resulta ser muy
ajustado a la realidad, el plazo de 17 meses debe considerarse como optimista