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Conduccin de

Entrevistas

Planeacin y Conduccin de
entrevistas

Frecuencia
Posicin
Informacin
Desempeo
Consejos

Planeacin
Ejecucin

Planeacin de la entrevista
Establecer el propsito y
la agenda
Crear buenas preguntas
que alienten el compartir
la informacin
Estructurar la entrevista
utilizando auxiliares de
entrevista
Planeacin del entorno
para mejorar la armona
Anticipar los problemas y
preparar las respuestas

Conduccin de la entrevista
Introduccin de
la entrevista
Conduccin del
cuerpo de la
entrevista
Conclusin de la
entrevista

Tipos especficos de entrevistas


organizacionales
Entrevistas para
obtener
informacin
Entrevistas de
seleccin de
empleo
Entrevista de
evaluacin de
desempeo

Establecer el propsito y la agenda


Estn los
participantes bajo
presin de
convencimiento?
Puede hacer arreglos
para no ser
interrumpido?
Persuadir?
Aconsejar?
Evaluar?

Crear buenas preguntas que alienten


el compartir la informacin
Entrevistador
bien preparado.
Los
tipos
de
preguntas sirven
para
conseguir
diferentes
efectos y tipo de
propsitos

Preguntas abiertas
Si se necesita informacin amplia y
general
Cmo va tu trabajo?
Cmo ha afectado la nueva
regulacin?
Para que el entrevistado pueda
hablar sin restriccin
son tiles para desarrollar armona
Consumen mucho tiempo

Preguntas cerradas
Son utilizadas cuando se necesita
informacin especfica.
Dnde estuvo empleado la ltima
vez?
Prefiere trabajar en el proyecto A o
B?.

Tabla 1 Cuando utilizar preguntas abiertas o


cerradas?
Utilizar preguntas abiertas cuando se quiera:

Descubrir las prioridades del entrevistado


Descubrir
el
marco
de
referencia
del
entrevistado
Permitir al entrevistado hablar sus opiniones
sin restricciones
Evaluar la profundidad de conocimiento del
entrevistado
Evaluar como expone el entrevistado

Utilizar preguntas cerradas cuando se quiera:

Ahorrar tiempo, energa y dinero


Mantener control sobre la situacin de la
entrevista
Obtener
informacin
muy
especifica
del
entrevistado

Redactar las preguntas


Preguntas de doble contenido
Si hubiese algo que lo hiciera quedarse Qu sera?,
Por qu debemos adoptar este plan de seguros cuando
ninguno de los competidores lo ha adoptado?,.

Pregunta bipolar falsa


Usted aprueba o desaprueba el trabajo de tiempo
extra?
Es recomendable este tipo de preguntas cuando existen
solamente dos nicas y posibles respuestas.

Pregunta guiada
Esta a favor de esta poltica como todos sus
compaeros de trabajo?,
Desde luego, usted quiere lo mejor para su familia, O
no?

Tabla 2 Replanteamiento de preguntas mal construidas


Pregunta
de
doble Problema
Mejor Pregunta
contenido
1. Si hubiese algo que lo La pregunta ignora la razn Por qu quiere usted dejar
hiciera
quedarse, detrs de la decisin del nuestra organizacin?....
Qu sera?
entrevistado e implica que Hay algo que pudiera hacer

puede ser cambiada


para
que
cambie
de

opinin?

2. Por qu debemos La
pregunta
evita
un Cules siente usted que
adoptar este plan de anlisis abierto del sistema son los beneficios de este
seguros
cuando y fuerza al entrevistado a sistema?.....
ninguno de nuestros defenderla
Cree usted que debemos
competidores lo ha
adoptar este seguro?....
hecho?
Algunos
de
nuestros
competidores
lo
han
adoptado?
Pregunta bipolar falsa
Problema
Mejor Pregunta
Usted
aprueba
o La pregunta asume que hay Cules
son
sus
desaprueba el contrato solo dos formas de ver el sentimientos en relacin con
del sindicato?
tema
el contrato del sindicato?
Pregunta Guiada
Problema
Mejor Pregunta
1. Esta a favor de esta La
pregunta
coloca
al Cul es su actitud haca
poltica como todos entrevistado en la posicin esta poltica?
sus compaeros?
de tomar partido del lado

correcto

Este producto le ofrece


2. Desde luego, usted La
pregunta
asocia
la algunas ventajas reales.

Estructurar la entrevista utilizando


auxiliares de entrevista
La preparacin de
la entrevista
1. La gua de la
entrevista
2. La secuencia de
preguntas, y
3. Las transiciones.

La gua de la entrevista
Es una
delineacin de los
temas y subtemas
que se desea
cubrir
Preguntas
especficas

Secuencia de preguntas
Interconexin
Secuencia de
embudo y
Secuencia de
embudo
invertido

Tabla 3. Secuencia de preguntas de embudo y de embudo


invertido
Embudo: De lo general a los especfico
Cmo se siente acerca de las nuevas regulaciones relacionadas
con fumar en el edificio?
Son justas estas regulaciones?
Cmo estn reduciendo el fumar entre los empleados estas
regulaciones?
Embudo invertido: De lo especifico a lo general
Cmo estn reduciendo el fumar entre los empleados estas
regulaciones?
Cree usted que las nuevas regulaciones acerca de fumar son
justas?
En general Cmo se siente acerca de estas regulaciones?
Utilizar la secuencia embudo cuando:
Quiero descubrir el marco de referencia del entrevistado
Quiero evitar guiar al entrevistado
Cuando quiera maximizar su capacidad de sondear temas
El entrevistado este dispuesto hablar cerca de estos temas

Transiciones
Ayudan a los receptores
mantenerse enfocados y
consientes
Las transiciones son difciles
de preparar
Las transiciones para cuando
ocurra un cambio de tema
Ya veo lo que esta
sucediendo acerca de esta
situacin, pero Piensa que
me podra ayudar con otro
tema?.

Planeacin del entorno para mejorar


la armona
La ubicacin de la
entrevista influye
sobre
la
atmsfera y el
resultado
Atmsfera formal
Ms relajado

Anticipar los problemas y preparar


las respuestas
Considerar las
reacciones del
entrevistado .
Preparar
objeciones y
preguntas
El entrevistador
debe recrear
situaciones

1. He determinado mi propsito general?


2. He escrito mis propsitos especficos y mi agenda?
a) Se exactamente lo que quiero lograr en trminos de
contenido?
b) Se exactamente lo que quiero lograr en trminos de la
relacin con el entrevistado?
3. Mis preguntas se relacionan con mis propsitos y mi
agenda?
4. Mis preguntas estn planteadas claramente en un
lenguaje que el entrevistado pueda entender?
5. Estn mis preguntas redactadas en forma no desviada?
6. He elegido una estructura de entrevista apropiada para la
situacin?
7. He elegido una secuencia de preguntas apropiadas para
la situacin de la entrevista?
8. He desarrollado transiciones potenciales para ser
utilizadas en la entrevista?
9. He elegido un entorno fsico apropiado a los temas y al
entrevistado?

Conduccin de la
entrevista
Acoplar la
preparacin con
una ejecucin
sensible
la entrevista posee
tres etapas :
introduccin,
cuerpo y
conclusin.

Establecer y mantener un clima de


comunicacin de apoyo
Tono y a la atmosfera
Interaccin de apoyo en
que los participantes
Construir armona
Comportamiento verbal
Escuchar de forma analtica
La empata y sentimientos
para la evaluacin.

Introduccin de la entrevista
Saludar
entrevistado

al

1) el propsito de la
entrevista.
2) 2) Como ayudar a
satisfacer
este
propsito y
3) 3) como se utilizara
la
informacin
obtenida durante la
entrevista.

Conduccin del cuerpo de la


entrevista
El cuerpo es una secuencia predeterminada de
preguntas.
En las estructuradas se leer las preguntas de la
gua y se registraran las respuestas del
entrevistado.
Una gua semiestructurada incluye diversas
preguntas para cada tema
En una entrevista no estructurada utilizara la gua
como una agenda.

El sondeo
Depende
directamente de
la capacidad de
escuchar bien y
analizar
el
contenido de la
informacin,
las
preguntas
son
rara
vez
planeadas

Sondeo de elaboracin
Si se siente que la
respuesta es superficial
o inadecuada.
Dgame
acerca
de
este tema?
Por qu supone que
sucedi en esa forma?
Estaba
ocurriendo
algo ms acerca de ese
momento?

Sondeo de
esclarecimiento
Si es necesario aclarar la
informacin
Dgame acerca de este
tema?,
Qu significa para usted
la satisfaccin laboral?,
Anteriormente disfruto
trabajando con otras
personas Puede
proporcionar un ejemplo
especfico?

Sondeo reflejante
Cuando de se quiere una
explicacin o aclaracin
Entonces piensa que esta
poltica funcionara?
Esta diciendo que su
supervisor no ofrece el
tiempo que usted necesita?
Es correcto asumir que
usted estara dispuesto a
reubicarse?

Sondeo de repeticin
Si
el
entrevistado
no
responde a las preguntas
Repetir
palabra
por
palabra, utilizar el silencio
para alentarlo a continuar
El uso eficaz de las
preguntas de sondeo es la
habilidad mas importante
de un entrevistador, pero la
ms difcil de desarrollar
Aprender a sondear.

Conclusin de la entrevista
Primero indicar que la entrevista esta a punto de
terminar
Segundo lugar, trate de resumir la informacin que
se obtuvo ya que el entrevistado puede corregir si
las impresiones del entrevistador estn equivocados.
Tercero, permitir que el entrevistado sepa lo que va
a suceder despus
Finalmente asegrese de seguir construyendo la
relacin al expresarle su aprecio.

Registre la informacin
La entrevista no puede
ser considerada un xito
Olvidar la informacin o
reajustarla para
satisfacer las
necesidades propias.

Soluciones
Tomar notas
Grabaciones
Segundo Entrevistador

Tipos especficos de entrevistas


organizacionales
Entrevistas para
obtener
informacin
Entrevistas de
seleccin de
empleo
Entrevista de
evaluacin de
desempeo

Entrevistas para obtener


informacin
Se
sostiene
frecuencia
organizaciones

con
en

ms
las

Crear la agenda y el propsito,


desarrollar preguntas y la
estructura adems planear el
entorno y anticipar problemas
La eleccin se basa a dos
factores: quien puede dar
informacin y quien esta
dispuesto a entregar.

Entrevistas para obtener


informacin

No se percata
Entorno Fsico
Entorno Apropiado
Secuencia
del
Embudo
Secuencia
del
embudo
invertido
para varios

Entrevistas de seleccin de empleo


El entrevistador trata de
evaluar si los candidatos
Cuatro temas generales
necesarios: Experiencia de
trabajo previa, educacin
y
capacitacin,
caractersticas
de
personalidad y actividades
e intereses relacionados

Entrevistas de seleccin de empleo


1.- Revisar la descripcin del puesto para evaluar las habilidades
tcnicas y la experiencia requerida para la persona.
2.- Buscar el formato de evaluacin que utiliza la organizacin
para evaluar a los empleados
3.- Una pieza final de informacin que se debe utilizar para crear
las preguntas es el curriculum y la carta adjunta del solicitante,
se deben leer cuidadosamente estos documentos.
Si la informacin es demasiado general, se debe desarrollar
preguntas para obtener datos especficos, se debe preparar para
llegar ms all del lenguaje brillante del curriculum, con el fin de
obtener informacin aclaratoria

Tabla 8 Formato de entrevista PEOPLE


P=PREPARAR
1. Revisar solicitud, curriculum, transcripciones y otra informacin
antecedente.
2. Preparar tanto preguntas generales como individuales y especficas
3. Preparar arreglos fsicos adecuados
E=ESTABLECER ARMONA
1. Tratar de hacer sentir cmodo al solicitante
2. Transmitir inters genuino
3. Comunicar actitud de apoyo con la voz y los ademanes
O=Obtener informacin
1. Hacer preguntas
2. Sondear
3. Escuchar cuidadosamente
4. Observar a las personas (vestimenta, ademanes, lenguaje corporal)
P=PROPORCIONAR INFORMACIN
1. Describir las oportunidades de empleo actuales y futuras
2. Vender caractersticas positivas de la empresa
3. Responder las preguntas de los solicitantes
L=LLEVAR AL CIERRE
1. Aclarar las respuestas
2. Proporcionar la oportunidad para un comentario final del solicitante
3. Explicar lo que suceder a continuacin
E=EVALUAR
1. Evaluar la concordancia entre las calificaciones tcnicas y los
requerimientos del puesto
2. Juzgar las cualidades personales (liderazgo, madurez, orientacin a
equipos)

Entrevista de evaluacin de
desempeo
Consiste en evaluar al miembro
de
la
organizacin
y
proporcionar retroalimentacin
a un subordinado acerca de
formas
de
mejorar
el
desempeo.
Existen
varias
formas
de
evaluacin, sin un formato real
establecido como: calificaciones
de eleccin forzada, escala de
calificacin grfica

Entrevista de evaluacin de
desempeo
Un problema es que los participantes se
pueden sentirse aprensivos
En este tipo de entrevistas se debe
decidir sus objetivos con anterioridad, en
general existen los tipos de entrevista.
El primer tipo se conoce como decir y
vende
el tipo decir y escuchar
El tercer tipo es la solucin de problemas

Tabla 9 Tipo de entrevista de evaluacin de desempeo


Entrevista de decir y vender
Se utiliza para propsitos bsicamente de evaluacin
El directivo le dice al empleado la evaluacin y luego lo
persuade de seguir las recomendaciones para mejorar
Entrevista de decir y escuchar
Se utiliza bsicamente para propsitos de evaluacin.
El directivo le dice al empleado la evaluacin y luego
escucha las reacciones de los empleados a la evaluacin
en forma de no juicio
Entrevista de solucin de problemas
Se utiliza para propsitos de desarrollo del empleado. El
directivo no le ofrece una evaluacin, sino que permite
que el empleado decida sus reas dbiles y trabaje con el
empleado para desarrollar un plan de mejoramiento.
Entrevista de modelo de mezclado
Utilizado para propsitos de evaluacin y de desarrollo.
El directivo comienza la entrevista con una sesin de
solucin de problemas y concluye con un mtodo ms
directivo de decir y vender.

Una entrevista de evaluacin de


desempeo debe tener todos los
elementos de una entrevista general,
como construir armona y orientar al
entrevistado en el tema; conducir el
cuerpo y concluir al especificar lo que
va a suceder, sino que adems la este
tipo de entrevistas incluye la discusin
de un plan especfico para cambiar.

Conclusiones
Adoptar guas generales para
entrevistas eficaces
Aplicar guas apropiadas para
entrevistas de Acopio de Informacin
Utilizar Guas Apropiadas para
entrevistas de selecciones de empleo
Llevar a cabo guas apropiadas para
entrevistas de evaluacin de empeo

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