Los Eventos y sus Etapas

EVENTO
Acontecimiento
programado
que
responde a una finalidad especfica, en el
cual el sujeto fundamental es el hombre y
sus relaciones con el medio ambiente.
Los eventos responden a situaciones de
grupo y se realizan en espacios y tiempos
determinados. Tienen Objetivos pre-fijados,
cuidadosamente desarrollados y seguidos a
conciencia durante todas las etapas de su
planificacin.

Fuente: Instituto de Capacitacin Turstica:Manual sobre

Coordinacin de Eventos

GREEN LAN D

RUSS IA
CAN ADA
EUROPE

US A
M IDDLE EAST

A SIA

A FR ICA

SO UTH
AM ERI CA

AUSTR
ALIA

A NTA RCT ICA

Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras

de Eventos

Etapas de un Evento*
Etapas Evento Etapas Proceso
Administrativo

Pre-Evento

Planificacin
Organizacin

Evento

Direccin

Post-Evento

Evaluacin

Gmez, Carlos: Gerencia de Eventos Especiales. 1995

Fagre, Etna de: Eventos Universitarios y Sociales.1998
Fleitman, Jack: Eventos y Exposiciones.1997
Gherardi, Eliana: Como Hacer Eventos Exitosos. 1998

Pre-Evento

Pre-Evento

1.- Definir Objetivo del Evento

Tipo y Nombre.

Determinar QU se quiere
alcanzar con la realizacin
del Evento

PreEvento

1.- Definir Objetivo del Evento

Tipo y Nombre.

El nombre debe ser:

Corto y llamativo.
Adecuado al propsito que se persigue con la realizacin del
Evento.
En algunos casos es conveniente ubicarlo en el contexto, local,
regional, nacional o internacional
Ejemplo: 2do Congreso Nacional de Turismo y Deportes de Aventura

Pre-Evento 2.- Nombrar Comit Organizador

Comisiones de
Trabajo
Coordinador General
Es el responsable general del
desarrollo
del
evento.
Supervisa las labores de las
Comisiones, y es el enlace de
stas con la mxima autoridad
de la institucin responsable
del Evento

Son equipos de personas

que contribuyen a cumplir
los pasos del Evento
sistematizadamente

Pre-Evento 2.- Nombrar Comit Organizador

Comisiones de Trabajo

Comisin de
Logstica

Transporte
Alojamiento
Alimentacin
Secretara

Se encarga de todas
aquellas
actividades
inherentes al apoyo que
operativisa y hace posible
la ejecucin del evento

Servicios Generales

Pre-Evento 2.- Nombrar Comit Organizador

Comisiones de Trabajo

Comisin Tcnico-Acadmica
Entre sus responsabilidades se pueden mencionar:
Elaborar las normas para la presentacin de trabajos en
el evento, y seleccionarlos en funcin de stas.
Revisar el temario a desarrollar.

Determinar metodologa de trabajo.

Coordinar la reproduccin y distribucin
de las ponencias.

Pre-Evento 2.- Nombrar Comit Organizador

Comisiones de Trabajo

Comisin de Promocin,
Relaciones Pblicas y
Protocolo
Atiende las actividades que abarcan
la promocin y difusin del evento.

Se encarga de las relaciones

interinstitucionales que derivan de la
ejecucin del Evento.

Todo lo relacionado con protocolo y

asistencia a lo participantes en el
evento.

Pre-Evento 2.- Nombrar Comit Organizador

Comisiones de Trabajo

Comisin de Festejos y
Recreacin
Planifica y coordina:

Lo relativo a la celebracin de
ccteles y fiestas.

Los tours y excursiones para los

participantes en el evento.

La presentacin de grupos artsticos

y culturales en el evento.

Pre-Evento

3.- Seleccionar la Fecha

Se debe tener en cuenta:

Si hay suficiente margen de tiempo para la
organizacin requerida.

Evitar que coincida con la fecha de una

actividad similar o dirigida al mismo tipo de
pblico.

Horario y frecuencia de los transportes.

Si es mejor programar las actividades durante la
semana o a finales de sta.

Pre-Evento

4.- Determinar el Nmero y el

Tipo de Asistentes al Evento
Participantes:

Expositores o Ponentes:
Son los encargados de
hacer
las
disertaciones
durante el evento.

Personas que asisten al

evento en calidad de
pblico.

Delegados:
Asisten
al
evento
en
representacin de una empresa,
institucin o grupo particular.

Acompaantes:
No estn directamente
relacionados
con
el
evento, acompaan a
ponentes, delegados o
invitados especiales.

Invitados Especiales:
Personas que por su prestigio,
reconocimiento cientfico, social o
poltico ,le confieren notoriedad al
evento

Pre-Evento

5.- Seleccionar el Lugar o

Lugares de Realizacin.

Ciudad Sede.

Instalaciones especficas
donde se realizar el
evento:

Capacidad
Comodidad
Iluminacin
Equipos
Acceso

Pre-Evento

6.- Elaborar Cronograma de

Actividades

Programas:

DURACIN
OBJETIVOS

Tcnico o Cientfico
Social
Para Acompaantes
De Visitas Tcnicas
Turstico

Pre-Evento

7.- Estimacin de Recursos

HUMANOS:
Personal profesional,
especializado y obrero
que se requiere para la
realizacin del evento

Recursos

TCNICOS:
MATERIALES:
Implementos necesarios
(Ejemplo: lpices, carpetas,
mesas,
sillas),
y
las
instalaciones a utilizar.

Equipos de sonido, grabacin,

interpretacin
simultnea,
apoyo
audiovisual,
computacin, comunicaciones
y reproduccin; as como
formatos, fichas, programas,
cronogramas, etc.

Pre-Evento

8.- Elaborar Presupuesto y Determinar

Fuentes de Financiamiento

Egresos:
Publicidad
Ingresos:
y
Promocin
Espacios
Impresos
y Publicitarios
Originales
Actividades
Alojamiento
especiales
Alquiler y Montaje
Venta de comidas
Salones
y bebidas
Transporte
Eventos Sociales Concesiones para
Recursos Humanos venta

Pre-Evento

9.- Promocin del Evento

Medios de Comunicacin
Correo Directo
Publicidad Impresa

Volante

Aviso de Prensa

Pre-Evento

10.-Diseo y Elaboracin de
Impresos

Pre-Evento 11.- Seleccin y Capacitacin del

Personal

Pre-Evento

12.- Adquisicin o Contratacin

de Materiales, Equipos y
Servicios

Evento

Evento

1.- Recepcin de los

Participantes y traslado
Alojamiento

Evento

2.- Registro de los Participantes

3.- Realizacin del Acto de Inauguracin
4.- Realizacin Cctel de Bienvenida
5.- Implantacin del Programa General
de Actividades
6.- Clausura del Evento
7.- Realizacin Evento Social de
Despedida
8.- Traslado de los participantes a los
Terminales de Transporte

PostEvento

PostEvento

1.- Recopilacin y Archivo de la

Informacin Pertinente al
Evento.
Conclusiones
Elaboracin de la Memoria
Informacin de Tipo
Acadmica y
Administrativa

PostEvento

OPININ
Participantes
Expositores o Ponentes
Comit Organizador

2.- Evaluacin

EVALUACIN
Comparacin cualitativa y
cuantitativa
entre
lo
programado, lo ejecutado y
lo alcanzado

PostEvento

3.- Agradecimientos

Auspiciantes
Patrocinantes
Ponentes
Otros Colaboradores

PostEvento
$
$

4.- Cumplimiento de
Compromisos
$
$

Cancelacin de Obligaciones con

proveedores.
Pago recurso humano contratado
para trabajar durante el evento.
Devolucin de cualquier material
o equipo que se haya solicitado
en prstamo.

Empresas Organizadoras de Eventos

Comit
Organizador

Organizador de
Eventos (PCO)

Servicios:
Centro
de
Convenciones,
alojamiento,
transporte, publicidad, intrpretes, guas,
sonido, audiovisuales, etc.

Fuente: GHERARDI, Eliana: Como hacer Eventos Exitosos. 2000.

Empresas Organizadoras de
Eventos

Pre-Evento

1.- Contacto con el Cliente- Solicitud de Servicios.

Gerente

Cliente
Tipo de Evento
Fecha.

Servicios:
Transporte,
Alojamiento, Alimentacin,
Audiovisuales, Montaje de
Salones,
recorridos
tursticos, etc.

Hora de Inicio y Duracin.

Personal de Servicio

Nmero de Pax.

Precio de los Servicios

Alimentos y Bebidas.

Polticas de Pago

Cliente

Servicios requeridos.
Presupuesto Estimado.

Empresas Organizadoras de
Eventos

2.- Elaboracin Cotizacin.

3.- Contrato- Facturacin.
4.- Contratacin Proveedores y Recurso
Humano necesario para el Evento.

Pre-Evento

Empresas Organizadoras de
Eventos
Montaje de los Salones

Evento

Empresas Organizadoras de
Eventos
Montaje de los Salones

Evento

Evento

Empresas Organizadoras de
Eventos
Supervisar Servicios y
Personal
Transporte

Comidas

Personal de
Servicio
Equipos

Empresas Organizadoras de
Eventos

Evento

Supervisin durante Desarrollo del Evento

Empresas Organizadoras de
Eventos
1.- Evaluacin
2.- Facturacin Cierre de Cuenta
Cliente
3.- Pago a Proveedores
4.- Pago al personal contratado
para el evento

Post-Evento