Pautas para el anlisis de

documentos de organizaciones
educativas.
http://blog.pucp.edu.pe/luissime

Prof. Dr. Luis Sime Poma (2008)

INDICE
Introduccin

Ejemplos de tesis de maestra que utilizaron anlis

documentos institucionales
Criterios de seleccin de los documentos
Contextualizacin del documento
Descripcin y codificacin del documento
Criterios de seleccin de las citas del documento
Estrategias de anlisis

Introduccin
La investigacin de las organizaciones
educativas puede tomar diversos rumbos
para describirlas, analizarlas y
comprenderlas.
Uno de esos rumbos es el anlisis basado en
documentos escritos producidos al interior de
dichas organizaciones.
Esta mirada a la organizacin desde sus
documentos nos aporta de una valiosa
informacin que es complementaria con otras
miradas investigativas basadas en fuentes
verbales, observables y visuales.

A travs de los documentos escritos se nos

revelan formas de cmo se construye una
institucionalidad basada en un cdigo de
comunicacin que es tangible (lo escrito
queda) y que le da un carcter de
formalizacin a ciertas prcticas que se
crean en la organizacin y que constituyen
una fuente de referencialidades (papelito
manda) para la conducta de los actores
tanto sobre lo que han hecho como sobre lo
que piensan hacer.

El tomar en serio la documentacin de una

determinada institucin nos brinda un
campo de exploracin que nos dice algo de
la cultura organizacional en tanto qu cosas
se han decidido transformar en un
documento escrito y qu cosas no, qu
cosas quedan para un uso muy restrictivo y
qu cosas son ms pblicas, qu cosas han
sido actualizadas en su versin escrita y
qu cosas quedan todava en versiones
pasadas.

En el campo de las investigaciones

educativas hay de aquellas que toman como
fuente nica de estudio documentos
producidos en las organizaciones educativas
o tambin como una fuente complementaria,
adems de las fuentes verbales u
observables.
Para tal efecto, el anlisis documental ofrece
herramientas especialmente para describir el
documento cuyos niveles y formas de
anlisis de su contenido depender del
enfoque analtico y disciplina desde la cual
se parte y que pueden ir desde niveles y
formas ms sencillas hasta las ms
complejas.

Es importante recordar que los documentos

institucionales no son textos planos, sino
que al interior de cada uno y entre ellos
pueden haber matices y contradicciones
de diversos grados.

Ejemplos de tesis de maestra que

utilizaron anlisis de documentos
institucionales:
Garca Torres, Mara del Pilar Cecilia
(2004). El diseo organizacional del
centro educativo en sus formas de
planificacin y organizacin. Maestra
Gestin Educacin PUCP.

Cules son las dinmicas de

planificacin y organizacin que
caracterizan el diseo organizacional
del Centro Educativo Amrica en
respuesta a la propuesta curricular que
se viene aplicando?

Para realizar esta investigacin, se han analizado los

Siguientes documentos de la institucin :
plan estratgico vigente 2001 - 2005,
informes de los planes realizados durante los aos

2001 y 2002 por los respectivos departamentos

que conforman el centro educativo,
actas de reuniones del 2001 y 2002 que se pudo
tener acceso,
Calendario de actividades
y documentos de comunicacin interna.

a. El plan estratgico y los informes de planes

anuales
Para analizar el Plan estratgico y los informes de
los respectivos departamentos se elabor un
cuadro de registro de metas. No se tuvo acceso
directo al plan de cada nivel y departamento de la
institucin del ao 2001. Sin embargo, acceder a
los informes de cada uno de ellos permiti realizar
un detenido estudio. Los informes presentan los
objetivos y metas trazadas en el plan estratgico,
e incluyen las actividades propuestas por el
departamento respectivo,as como la relacin de
logros obtenidos. Adems incluyen sugerencias de
mejora. Este ltimo aspecto de los informes no ha
sido tomado en cuenta en la recoleccin de datos,
pues no tiene importancia mayor para el estudio.

.se hizo primero una medicin cuantitativa de

las metas y actividades realizadas. Para ello,
se hizo un cuadro de doble entrada. En este
cuadro se listaron las metas del plan, en el eje
vertical y en el horizontal los niveles y
departamentos, registrndose el nmero de
actividades y nmero de logros de cada nivel y
departamento por cada una de las metas
listadas. As se obtuvo la cantidad total de
actividades y logros por cada meta establecida
en el plan.

Por otro lado, sobre la base que el Centro

Educativo comprende el aspecto pedaggico y
organizacional, se hizo la clasificacin
correspondiente de las metas del plan, en
estos dos rubros. En el Plan del Centro no hay
una distincin explcita, de metas
pedaggicas y organizacionales.
Con estos documentos se ha buscado explicar
el proceso que se sigue en la elaboracin del
plan de una institucin educativa. Se ha
identificado la definicin de objetivo, meta y
logro en la revisin exhaustiva de los
documentos tal como lo plantea la institucin.

Del plan estratgico de la institucin se ha

obtenido los objetivos y metas planteados, mas
no las actividades. Como se mencion en un
prrafo anterior, stas son desagregadas en los
planes de los departamentos y niveles y
adems plantean sus respectivos logros, lo que
no sucede con el plan general. Por ello, se
observ una mayor utilidad en ello que estudiar
solamente el planteamiento terico del plan.
Se realiz el registro de metas del ao 2001 asi
como del ao 2002. Esto se hizo con el
propsito de comparacin y determinar
posibles tendencias en la planificacin.

b. Actas de Reuniones
Se ha podido tener acceso a actas del ao 2000,
2001, 2002. Encontrndose, por lo menos un
acta por mes entre los meses de marzo a
noviembre de los aos respectivos. Las actas
corresponden a las reuniones del equipo
jerrquico de la institucin. Las actas son
documentos estudiados como otro elemento
para determinar las formas de planificacin y
coordinacin de la institucin en cuestin.

Para el estudio de las actas, solamente se

tom nota de la seccin acuerdos. Dado que el
inters en el estudio es la relacin de lo
organizacional con lo pedaggico ( el proyecto
curricular), era necesario conocer en qu
medida los acuerdos correspondan al aspecto
pedaggico o al aspecto organizativo. Para ello,
fue necesario elaborar un instrumento de
recoleccin de datos. Se elabor un cuadro de
registro dividido en meses y con los acuerdos
clasificados segn la definicin de acadmicos,
extraacadmico y otros. En este registro se
anotaron los temas y la cantidad de acuerdos
que por mes se han hecho en estos tres rubros.

Para la seleccin de las actas, primero se hizo una

recopilacin de todo el material disponible que
abarc los meses de marzo a noviembre. Luego, con
fines de estudio comparativo entre dos aos ( 2001
y 2002)se tuvo que dejar de considerar algunas de
las actas para que el nmero de actas en ambos
aos sea similar. La separacin de aquellas actas se
hizo segn periodos de tiempo equivalentes.
De tal forma que, si en un caso se encontraba cuatro
actas de un mismo mes, y en el otro ao
correspondiente al mismo mes se contaba
solamente con tres, se descartaba del grupo de
cuatro, aquella que no corresponda al mismo
periodo de tiempo (segunda semana del mes, por
ejemplo). Esto sucedi con el mes de junio
especficamente. Con esta previa seleccin se trat
de evitar distorsiones en este aspecto.

Los datos obtenidos en el 2001 por mes han

sido comparados con los del ao 2002. La
revisin ha sido de un promedio de 20 actas
por ao estudiado. Las cantidades numricas
obtenidas se han convertido a porcentajes
para una mejor interpretacin. Se ha obtenido
totales de acuerdos por ao, y por mes segn
las definiciones dadas y expresndose los
resultados en grficas lineales.

c. El Calendario Escolar
El calendario de la institucin se genera a partir
del plan general y de los planes de cada nivel.
Abarca desde el mes de enero al mes de
diciembre. Este presenta las actividades
principales en las fechas correspondientes de cada
nivel acadmico, del rea administrativa y
aquellas que involucran a toda la institucin, las
cuales son llamadas con el trmino de Generales.
Para registrar la informacin se utiliz una lista de
cotejo. En ella se marc el nmero de actividades
dentro y fuera de horario de clases que se realiz
durante el ao 2001. Actividades referidas
propiamente a la formacin de los alumnos y otras
a actividades con intervencin de otros miembros
de la comunidad, y actividades no docentes. Con
los totales obtenidos, se hall el promedio de
actividad por mes y por ao en ambos rubros.

d. El Registro de Memorndums.Dado que este tipo de informacin es

relativamente confidencial, la informacin se
obtuvo con restricciones. Se localiz informacin
de los enviados y recibidos por algunos niveles y
departamentos. Es el caso de Administracin,
Contabilidad, Informtica y Sistemas, dos
niveles. Tambin se pudo obtener informacin
del nmero de memos enviados por Direccin
Acadmica a las diferentes instancias del colegio.
Un cuadro de doble entrada sirvi como registro
de esta informacin.
Los memorndums fueron seleccionados como
elemento de informacin puesto que dicen de
alguna manera, acerca de las formas de
comunicacin entre los diferentes rganos.

e. Informes de Resultados de Evaluacin de

desempeo
Asimismo, ha sido de utilidad los
resultados de la evaluacin del desempeo
de las jefaturas segn los subordinados,
con respecto al trabajo realizado en el
2001. Esta encuesta fue aplicada a 56
personas por el departamento de Sicologa
del Centro Educativo. En esta encuesta se
sealan las competencias y habilidades
gerenciales del equipo directivo.

Revilla, Diana (2004) La autoevaluacin institucional

global con apoyo externo en un centro educativo
particular de Lima: un estudio de caso. Tesis de
Maestra en Planificacin de la Educacin-PUCP.
La tesis busca detectar las necesidades e intereses para
la autoevaluacin institucional para sobre la base de
ese resultado elaborar un Plan de Autoevaluacin
Institucional. Contando para todo ese proceso con el
apoyo externo.
Para la primera parte se disearon diversos instrumentos
cuantitativos y cualitativos entre los cuales figura el
anlisis de documentos a fin de aportar informacin
sobre algunas variables.
-

Los documentos seleccionados fueron 10:

Planes de trabajo del Centro 2000,2001,2002
Organigramas del Centro 2000, 2001
Reglamento Interno del Centro (actualizado a
febrero 2000)
Documento Informativo Proceso de Programacin.
Formatos de programacin curricular: P0, P1,P3,P4
Modelo de Informe Pedaggico
Instrumentos de evaluacin de ingls y de
matemtica primaria.
Criterios e indicadores para las reas Comunicacin
Integral y Medio Social
Documento Secuencia de Evaluacin
Revistas del Centro 1999,2000, 2001

Criterios de seleccin de los document

Es necesario esclarecer nuestros criterios de
seleccin de los
documentos que sern objeto de anlisis.
Proponemos cinco criterios:

1) Status del documento

-institucional pblico o interno (niveles de
restriccin)

2) Naturaleza del documento

-Normativos estructurales (PEI; PCC; Reglamento
de
funciones; Manual de procedimientos, otros)
-Normativos coyunturales (Actas, Agenda, volante
de informacin, etc.)
-Normativo operativos (registros, fichas, etc.)

3) Medio del documento

-Virtual
-Impreso
-Mixto

4) Temporalidad
-ltimo mes, bimestre, ao, etc.

5) Emisor del documento

-Direccin
-Coordinacin
-Dpto. de ...
-Asociacin de Padres
-Sindicato

ACTIVIDAD 1
Justifique los documentos que piensa utilizar
en su investigacin en base a loss criterios
sealados.
Documento

Xxx

Yyy

Zzz

Status

Naturaleza

Medio

Temporali
dad

Emisor

Otros

Contextualizacin del documento

Particularmente en aquellos estudios que se
centran
fundamentalmente en el anlisis de documentos
de
organizaciones educativas es valioso
contextualizarlos
dando referencias de la institucin, y aquella
informacin disponible que permita comprender
mejor
el momento de su creacin.

Descripcin y codificacin de los

documentos
Es necesario hacer una descripcin del documento que
incluya su
autora, ao de publicacin, sus secciones internas y un
resumen del mismo.
Es necesario crear un cdigo que permita clasificar el
documento de forma sencilla.
Ejemplo: Al documento PEI = 01
Cuando luego utilizemos un cita del mismo documento
podemos sealar la pgina e incluso el prrafo.
Ej. 01.03.04
Significa que estamos utilizando una cita proveniente
del documento PEI, de la pgina 3 prrafo 4.

Criterios de seleccin de las citas del

documento
Una cuestin esencial para el anlisis del documento
radica en los criterios que servirn para la seleccin de
las citas ms pertinentes o la identificacin de
ausencias. Nosotros planteamos cinco criterios:
nivel
nivel
nivel
nivel
nivel

de
de
de
de
de

explicitacin
reiteracin
coherencia
concrecin
intertextualidad

a) NIVEL DE EXPLICITACIN:
Cul es el nivel de explicitacin del tema o
categora en el documento?
Este criterio es fundamental para identificar
aquellas
partes en las cuales el documento habla de
manera
directa sobre el tema o categora que hemos
definido
explorar. No es que yo creo que est diciendo esto,
sino que lo dice abiertamente.

b) NIVEL DE REITERACIN

Cul es el nivel de reiteracin del temacategora en el documento?

No solo interesa conocer si el tema-categora
esta presente en el texto sino su nivel de
reiteracin, que nos permita concluir sobre su
grado de transversalidad en los documentos.
El tema-categora es introducido muy
parcialmente o muy reiteradamente? Ese
tema-categora esta completamente ausente?

c) NIVEL DE COHERENCIA

Cul es el nivel de coherencia del tema-categora en

el
documento?
Este criterio nos obliga a un anlisis ms cuidadoso
para
advertir sobre los matices y contradicciones que
puedan
existir sobre un mismo tema-categora en los
documentos.
Incluso en los documentos se puede estar utilizando el
mismo trmino pero tiene diferentes significados.

d) NIVEL DE CONCRECIN
Cul es el nivel de concrecin del temacategora en el documento?
Con este criterio buscamos dar cuenta de los
niveles de concrecin del tema-categora.
Probablemente haya algunos que han sido
ms traducidos a niveles de mayor
operatividad que otros. Algunos habrn
quedado en un nivel todava ms general.

e) NIVEL DE INTERTEXTUALIDAD
Cul es el nivel de intertextualidad de los
documentos sobre un tema-categora?
En relacin a un tema-categora el documento
puede hacer referencia a otro documento o a
otros o no hacer ninguna. Ello indica un tipo de
reforzamiento y comunicacin entre los
documentos.

Estrategias de anlisis
Es necesario realizar una anlisis individual de
cada documento para luego una vez
terminado esta fase, transitar hacia el anlisis
comparativo de todos los documentos. Vamos
a presentar estrategias que requieren tres
tipos de matrices:
Anlisis individual del documento
Anlisis comparativo de documentos
Anlisis complementario de fuentes

FICHA: MATRIZ DE ANALISIS INDIVIDUAL

Variable:
Indicador:
Fuente:
Categora

Citas textual

Ubicacin

Observaciones

MATRIZ COMPARATIVA
Categoras Doc. 01

Doc. 02

Doc. 03

Como se muestra en la tabla previa, se puede

realizar un anlisis horizontal para identificar
cmo esta presente la categora a travs de
los diversos documentos; como un anlisis
vertical para explorar cmo estn presentes
las categoras en cada documento.

MATRIZ COMPLEMENTARIA DE FUENTES

Categoras

Anlisis
Documental

Anlisis de
entrevistas

Anlisis de
encuestas

Esta ltima matriz es de mayor complejidad en

tanto nos permite sintetizar de acuerdo a cada
categora/variable/indicador los aportes ms
relevantes de los anlisis acumulados en funcin
a los instrumentos aplicados e iniciar el trabajo
propiamente de triangulacin, confrontando los
datos a fin de descubrir coincidencias, matices,
discrepancias.
Este nivel de anlisis permite tambin consolidar
las categoras que hemos construido.