Gestin de empresas

Unidad II: El proceso administrativo

El control
El papel de la medicin
Indicadores de gestin
Criterios de evaluacin
Tipos de indicadores

Ing. German Sagastegui Plasencia

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El control
En el mercado global competitivo de
hoy los gerentes desean que sus
organizaciones logren niveles altos de
desempeo, y una manera de lograrlo
es investigando las mejores prcticas
que usan las organizaciones exitosas.
Al compararse a s mismos con los
mejores, los gerentes buscan brechas
de desempeo especficas y reas para
mejorar, reas donde se requieren
mejores controles para el trabajo que se
lleva a cabo.
Sin importar qu tan detallada sea la
planeacin, una decisin an puede
estar implementada de manera
deficiente si carece de un sistema de
control satisfactorio.

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El control
Concepto:
Es la parte del proceso administrativo encargado de asegurar que
las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas,
adems permite mantener a la organizacin o sistema en buen
camino.
Es el proceso que consiste en supervisar las actividades para
garantizar
La
control
ha sido
utilizadoycon
varioscualquier
y
quepalabra
se realicen
segn
lo planeado
corregir
desviacin
diferentes
sentidos:
significativa
- Como funcin coercitiva y restrictiva, para inhibir o
impedir conductas indeseables, como llegar tarde
al trabajo o a clases, hacer escndalos, etc.
- Como verificacin de alguna cosa, para apreciar si
est correcto, como verificar pruebas o notas, etc.
- Como comparacin con algn estndar de
referencia como pesar una mercadera en otra
balanza, comparar notas, etc.
- Como funcin administrativa, es decir la cuarta
etapa del proceso administrativo.

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El control
Otra definicin de control:
El control es la funcin administrativa por medio de la cual se
evala el rendimiento.
Para Robbins (1996) el control poda definirse
como el proceso de regular actividades que
aseguren que se estn cumpliendo como fueron
planificadas y corrigiendo cualquier desviacin
significativa
Sin embargo Stoner (1996) lo defini como el
control administrativo es el proceso que permite
garantizar que las actividades reales se ajusten a
las actividades proyectadas.
Mientras que para Fayol, el control consiste en
verificar si todo se realiza conforme al programa
adoptado, a las ordenes impartidas y a los
principios administrativostiene la finalidad de

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El control
Analizando todas las definiciones citadas notamos que el control
posee ciertos elementos que son bsicos o esenciales:
1. Se debe llevar a cabo un proceso de
supervisin de las actividades realizadas
2. Deben existir estndares o patrones
establecidos para determinar posibles
desviaciones de los resultados.
3. El control permite la correccin de errores, de
posibles desviaciones en los resultados o en las
actividades realizadas.
4. A travs del proceso de control se debe
planificar las actividades y objetivos a realizar,
despus de haber hecho las correcciones
En conclusin el control es la funcin que permite la supervisin y
necesarias.
comparacin de los resultados obtenidos contra los resultados
esperados originalmente, asegurando adems que la accin dirigida
se est llevando a cabo de acuerdo con los planes de la
organizacin y dentro de los lmites de la estructura organizacional.

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El control
Establecimiento de estndares:
Un estndar puede ser definido como una unidad de medida que
sirve como modelo, gua o patrn con base en la cual se efecta el
control.
Los estndares son criterios establecidos contra los cuales pueden
medirse los resultados, representan la expresin de las metas de
planeacin de la empresa o departamento en trminos tales que el
logro real de los deberes asignados puedan medirse contra ellos.
Los estndares pueden ser fsicos y representar cantidades de
productos, unidades de servicio, horas-hombre, velocidad, volumen
de rechazo, etc., o pueden estipularse en trminos monetarios
como costos, ingresos o inversiones, u otros trminos de medicin.
Medicin de resultados:
Spnretpdp la morindanga
Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles
para determinar exactamente que estn haciendo los subordinados,
la comparacin del desempeo real con lo esperado es fcil. Pero
hay actividades en las que es difcil establecer estndares de
control por lo que se dificulta la medicin.

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El control
Correccin:
Si como resultado de la medicin se detectan desviaciones, corregir
inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos planes y
procedimientos para que no se vuelvan a presentar.
Retroalimentacin:
Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de
control con la informacin obtenida causante del desvo.
Factores del control:
Existen 4 factores que deben ser considerados al aplicar el proceso
de control: Cantidad, Tiempo, Costo y Calidad. Los 3 primeros son
cuantitativos y el ltimo es cualitativo
La cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es
importante, el tiempo controla las fechas programadas, el costo es
utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa y la
calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un cierto
producto o ciertas funciones de la empresa.

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El control
El control como fase del proceso administrativo:
A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie
de organizaciones , ya sean formales o informales, que tienen
como propsito alcanzar una meta en comn, a travs de
diversos planes establecidos y a travs de los recursos que se
posean. Es en ese momento cuando nace el sentido de la
administracin, es decir, aquel proceso que llevan a cabo los
miembros de una organizacin para lograr captar sus objetivos.

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El control
Tipos de control:
Terry (1999) dijo que existen 3 tipos de control: preliminar,
concurrente y el de retroalimentacin
a) El control preliminar o preventivo: El cual tiene lugar
antes de que principien las operaciones e incluye la creacin de
polticas, procedimientos y reglas diseadas para asegurar que
las actividades planeadas sern ejecutadas con propiedad. En
vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es
posible ejercer una influencia controladora limitando las
actividades por adelantado.
Son deseables debido a que permiten a la administracin evitar
problemas en lugar de tener que corregirlos despus, pero
desafortunadamente este tipo de control requiere tiempo e
informacin oportuna y precisa que suele ser difcil de desarrollar.
Por ejemplo: un gerente tiene una poltica de que todo cambio
debe ser autorizado por escrito por su persona, con esto se
observa que el gerente lleva un control en su departamento a

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El control
b) El control concurrente: Este tipo de control tiene lugar
durante la fase de la accin de ejecutar los planes e incluye la
direccin, vigilancia y sincronizacin de las actividades segn
ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el
plan ser llevado a cabo en el tiempo especfico y bajo las
condiciones requeridas.
La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisin
directa. Cuando un administrador supervisa las acciones de un
empleado de manera directa, el administrador puede verificar de
forma concurrente las actividades del empleado y corregir los
problemas que puedan presentarse.
Por ejemplo: las computadoras estn programadas para ofrecer a
los operadores respuestas inmediatas si se presenta algn error,
si se introduce un comando equivocado, los controles del
programa rechazan el comando y todava as pueden indicarle
porque es el error

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El control
c) El control de retroalimentacin: Este tipo de control se
enfoca sobre el uso de la informacin de los resultados anteriores
para corregir posibles desviaciones futuras de estndar
aceptable.
Este control implica que se han reunido algunos datos, se han
analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en
el proceso que se est controlando de manera que puedan
hacerse correcciones. Su principal inconveniente es que en el
momento en que el administrador tiene la informacin el dao ya
esta hecho, es decir, se lleva a cabo despus de la accin.
Por ejemplo: se tiene una empresa que tiene 3 suscursales
distribuidas por todo el pas, el gerente detecto que una tiene
problemas financieros, mientras que las otras dos estn
funcionando correctamente, es aqu cuando el gerente debe
decidir si esta informacin es causa suficiente para cerrar dicha
sucursal o deber cambiar las estrategias que han venido
implementando.

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El control
reas de desempeo del control:
El control tiene muchas reas de desempeo, todos los
departamentos en los que se divide una organizacin necesitan
ser controlados, por lo tanto, las reas de desempeo dependen
de los departamentos existentes en la empresa. Entre las reas
del control dentro de una organizacin se tienen:
- Dentro del rea de produccin se encuentra el control de
calidad, este consiste en la verificacin de la calidad (peso,
resistencia, consistencia, color, sabor, entre otros) para
asegurar que cumplen con algunas normas preestablecidas. Es
posible que este sea necesario en uno o varios puntos, desde
el inicio, proceso y todas las etapas hasta el producto final. La
deteccin temprana de una parte o proceso defectuoso puede
ahorrar el costo de ms trabajo en el producto y muycho
control del asunto
- Tambin existe el control de informacin, para contribuir a la
buena toma de decisiones del administrador se debe tener una

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El control
- Tambin dentro de una empresa debe existir el control de
costo, una de las labores de un buen administrador esta el
ahorrar en costos, es decir, no acarrear elevados gastos en la
produccin, el control del costo consiste en buscar la causa por
la que se presentan desviaciones en los costos estndar por
unidad.
- Adems de los controles mencionados, tenemos el control de
correspondencia, en toda empresa se redactan documentos
legales que , en algunos casos, van dirigidos a otras
organizaciones nacionales e internacionales, mayormente
redactado por el staff legal de la compaa; este tipo de
control consiste en verificar cuidadosamente estos
documentos, debido a que esas declaraciones llevan consigo
mucho prestigio y autoridad de la organizacin.

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El control
Porque es importante el control?
La planeacin se lleva a cabo, una estructura organizacional se
crea para facilitar en forma eficiente el logro de los objetivos y se
motiva a los empleados por medio de un liderazgo eficaz.
An as, no existe la seguridad de que las actividades se realicen
segn lo planeado, ni de que los objetivos que los gerentes
desean de hecho se estn logrando. Por lo tanto, el control es
importante porque es el vnculo final en las funciones de la
gerencia. Es la nica forma que tienen los gerentes para saber si
los objetivos organizacionales se estn cumpliendo, y si no, las
razones por las que no se estn logrando.
El valor de la funcin de control radica en su relacin con la
planeacin, el empowerment y la proteccin de los centros de
trabajo.

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El control
Los objetivos dan una direccin especfica a los gerentes. No
obstante, slo establecer objetivos o hacer que los empleados
acepten los objetivos que usted ha fijado no es una garanta de que
se hayan llevado a cabo las acciones necesarias para lograrlos.
Como dice la frase conocida: Los mejores planes establecidos a
menudo fracasan.
Los gerentes eficaces necesitan efectuar un seguimiento para tener
la seguridad de que, de hecho, se est llevando a cabo lo que se
supone que los dems deben hacer y de que sus objetivos se estn
logrando.
En realidad, dirigir es un proceso continuo y las actividades de
control proporcionan el vnculo decisivo para la planeacin.
Si los gerentes no ejercieran control, no tendran forma de saber si
sus objetivos y planes van de acuerdo con lo previsto ni qu
acciones deben tomar en el futuro.

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El control

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El control
Los objetivos dan una direccin especfica a los gerentes. No
obstante, slo establecer objetivos o hacer que los empleados
acepten los objetivos que usted ha fijado no es una garanta de que
se hayan llevado a cabo las acciones necesarias para lograrlos.
Como dice la frase conocida: Los mejores planes establecidos a
menudo fracasan.
Los gerentes eficaces necesitan efectuar un seguimiento para tener
la seguridad de que, de hecho, se est llevando a cabo lo que se
supone que los dems deben hacer y de que sus objetivos se estn
logrando.
En realidad, dirigir es un proceso continuo y las actividades de
control proporcionan el vnculo decisivo para la planeacin.
Si los gerentes no ejercieran control, no tendran forma de saber si
sus objetivos y planes van de acuerdo con lo previsto ni qu
acciones deben tomar en el futuro.

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El control
Otra razn por la que es importante el
control es el empowerment
(otorgamiento de poder a los
empleados).
Muchos gerentes se niegan a conferir
poder a sus empleados porque temen
que stos cometan algn error por el
cual el gerente deba responsabilizarse.
Por lo tanto, muchos gerentes se sienten
tentados a hacer las cosas por s
mismos y evitan el empowerment.
Sin embargo, esta renuencia se reduce
si los gerentes desarrollan un sistema de
control eficaz que proporcione
informacin y retroalimentacin sobre el
desempeo de los empleados.

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El control
El proceso de control
Consiste en tres etapas: a) la medicin del rendimiento real, b) la
comparacin
de ste con una norma y c) la toma de medidas administrativas para
corregir desviaciones o normas inadecuadas
El proceso de control asume que ya existen normas de desempeo.
Estas normas son las metas especficas establecidas durante el
proceso de planeacin y frente a las cuales se mide el progreso del
desempeo

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El control
a) Medicin:
- Como medimos? Cuatro fuentes de informacin que usan con
frecuencia los gerentes para medir el desempeo real son la
observacin personal, los informes estadsticos, los informes orales y
los informes escritos.
- Que medimos? Lo que medimos es probablemente ms importante
para el proceso de control que cmo medimos. Por qu? . La
seleccin de los criterios errneos puede ocasionar consecuencias
disfuncionales graves. Adems, lo que medimos determina, en gran
parte, aquello en lo que las personas tratarn
de sobresalir.
Los criterios de control se pueden aplicar a cualquier situacin
gerencial, la mayor parte de estos trabajos y actividades se pueden
expresar en trminos tangibles, sin embargo cuando un indicador del
desempeo no se puede expresar en trminos cuantificables, los
gerentes deben usar medidas subjetivas. Aunque estas medidas
subjetivas tienen limitaciones importantes, son mejores que no tener
estndares en absoluto e ignorar la funcin de control. Si una

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El control

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El control
b) Comparacin:
La etapa de comparacin determina el grado de variacin entre el
desempeo real y el estndar.
Aunque es posible esperar cierta variacin en el desempeo en todas
las actividades, es fundamental determinar el margen de variacin
aceptable.
Las desviaciones que exceden este margen se vuelven importantes y
requieren la atencin del gerente.
En la etapa de comparacin, los gerentes se interesan de manera
particular en el tamao y la direccin de la variacin.

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El control
c) Medidas administrativas:
La tercera y ltima etapa del proceso de control es la toma de
medidas administrativas. Los gerentes pueden elegir entre tres
cursos de accin posibles: no hacer nada; corregir el desempeo real
o revisar los estndares.
Como no hacer nada se explica por s mismo, veamos con ms
detalle los otros dos.
Corregir el desempeo real: Si la fuente de variacin del desempeo
es un trabajo
insatisfactorio, el gerente desear tomar medidas correctivas. Como
ejemplos de esta accin correctiva podran ser el cambio de la
estrategia, la estructura, las prcticas de compensacin o los
programas de capacitacin; el rediseo de empleos o el despido de
empleados.
Un gerente que decide corregir el desempeo real necesita tomar
otra decisin: debe tomar una medida correctiva inmediata o
bsica?
- La medida correctiva inmediata resuelve los problemas al

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El control
No es raro para los gerentes racionalizar que no tienen tiempo para
tomar medidas correctivas bsicas y, por lo tanto, deben contentarse
con eliminar el fuego mediante la accin correctiva inmediata. No
obstante, los gerentes eficaces analizan las desviaciones, y cuando
los beneficios lo justifican, se toman el tiempo para sealar y corregir
las causas de la variacin.
Revisar los estndares: Es posible que la variacin sea resultado de
un estndar poco realista; es decir, la meta pudo haber sido
demasiado alta o baja. En tales casos; el estndar es el que requiere
accin correctiva, no el desempeo.
El problema ms difcil es revisar un estndar de desempeo hacia
abajo. Si a un empleado, equipo o unidad de trabajo le falt mucho
por alcanzar su meta, su respuesta natural ser culpar a la meta por
la variacin.

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El control
Que es el desempeo de la organizacin:
Cuando usted oye la palabra desempeo, en qu piensa? En un
atleta olmpico esforzndose por llegar a la meta en una carrera
cerrada? El desempeo es todo esto. Es el resultado final de una
actividad, y si la actividad consiste en varias horas de prctica
intensa antes de un concierto o carrera o en llevar a cabo
responsabilidades laborales en forma tan eficiente y eficaz como sea
posible, el desempeo es el resultado de esa actividad.
Los gerentes se interesan en el desempeo de la organizacin, es
decir, los resultados finales acumulados de los procesos y actividades
laborales de toda la organizacin.
Es un concepto complejo, pero importante, y los gerentes necesitan
entender los factores que contribuyen con un desempeo alto de
la organizacin. Despus de todo, no quieren (ni intentan) obtener
un desempeo mediocre, sino desean que sus organizaciones,
unidades o grupos de trabajo logren altos niveles de desempeo, sin
importar la misin, las estrategias o las metas que se persiguen.

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Referencias
Robbins, S. & Coulter, M. (2010). Administracin.
(Dcima edicin) D.F., Mxico: Editorial Pearson

Gracias !!!
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