INSTITUTO DE EDUCACIN SUPERIOR

TECNOLGICO PBLICO " ILLIMO "

OPERARIO DE PRODUCCIN EN PLANTA AGROINDUS

MODULO 01: Metodologas y herramientas de gestin en
la cadena de suministro y abastecimiento
Ms. Williams E. Castillo Martinez
E-mail: wcastillom@crece.uss.edu.pe
Definicin y consideraciones sobre Abastecimiento. Definicin de
Compras. Finalidad y objetivo. Ciclo de compras. Fuentes de
abastecimiento. Polticas de compras. Normas de Compras.
Procedimientos de compras.

FUNCIN DEL ABASTECIMIENTO

Contribuir a los objetivos comunes de la empresa mediante
la adquisicin de material necesario para la obtencin
del producto. La compra de materias tiene que ser de
las mejores condiciones y al menos precio.
El abastecimiento se basa:
Gestin de compra.
Almacenamiento de materiales.
Estudio de tcnicas de mantenimiento del stock mnimo
o de seguridad para cada material.

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Razones de una buena poltica

de abastecimiento

Relacin directa con el proveedor.

Porque a la empresa le conviene tener el
menos stock de materiales inmovilizados.

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OBJETIVOS DE LA FUNCIN
DE ABASTECIMIENTO

Minimizar la inversin en el inventario.

Disminuir
al
mximo
los
costes
de
almacenamiento.
Minimizar las prdidas por daos, obsolescencia
y artculos perecederos.
Conseguir un inventario suficiente para que la
produccin no carezca de materias primas.

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LA IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS

DENTRO DE LA COMPETITIVIDAD

Quien compra bien

vende bien
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LAS COMPRAS:
ESLABN CLAVE DENTRO DEL MUNDO
DE LA LOGSTICA E INSUMO PARA LA
COMPETITIVIDAD

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QU COMPRAN LAS
EMPRESAS?
COMPRAS PRODUCCIN:
MATERIAS PRIMAS, COMPONENTES Y PRODUCTOS
PARA LA FABRICACIN.
VERTICAL: SUMINISTROS ESPECFICOS PARA CADA
SECTOR INDUSTRIAL
COMPRAS NO PRODUCCIN
PRODUCTOS INDIRECTOS.
COMPRAS MANTENIMIENTO, REPARACIONES Y
OPERACIONES.
SERVICIOS.
PARA LLEVAR A CABO LAS ACTIVIDADES
EMPRESARIALES.
HORIZONTAL Y COMN A TODOS LOS SECTORES DE
ACTIVIDAD.
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ETAPAS BSICAS EN EL
SISTEMA DE COMPRAS
Inicio
Reconocimiento
de
una necesidad

Determinacin
de precios y
trminos

Descripcin de
la necesidad

Preparacin y
asignacin de la
Orden de
Compra

Determinacin y
anlisis Fuentes
de
Abastecimiento

Seguimiento y/o
expedicin de la
Orden de
Compra

Recepcin e
inspeccin de
los artculos
Liquidacin de
la factura y
pago
al
proveedor
Mantenimiento
de
registros

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Fin

ETAPAS DEL PROCESO DE

COMPRA
1.Inicio
El origen del proceso de compra en las empresas est
determinado por la necesidad de satisfacer una solicitud o
demanda del cliente interno (cualquier rea de la empresa, pero
principalmente el rea productiva o la que desarrolla la
actividad econmica de la empresa), ya sea de bienes o
servicios.
Igualmente, se puede generar el proceso cuando dentro de las
polticas de la empresa est establecido que debe mantenerse
un nivel de inventario predeterminado por los consumos
calculados. En este caso las empresas deben contar con una
Programacin de Compras y Adquisiciones a corto, mediano y
largo plazo.
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ETAPAS DEL PROCESO DE

COMPRA
2.Formalizacin de la solicitud
Generalmente las empresas tienen ya establecidos los
requisitos formales que deben cumplir las solicitudes de bienes
o servicios.
Especficamente, se puede considerar un formato de
requisicin, en donde deben identificarse perfectamente los
tems solicitados, la cantidad o frecuencia (en caso de
servicios), y las aprobaciones correspondientes.
En este punto, es muy importante verificar que las solicitudes
cuenten con una asignacin presupuestal, o en caso contrario
con la debida autorizacin
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REQUISICIN DE COMPRA
La requisicin
requisicin de
de la
la compra
compra es
es el
el formato
formato oo
La
registro en
en el
el cual
cual el
el cliente
cliente interno
interno identifica
identifica yy
registro
define las
las caractersticas
caractersticas yy especificaciones
especificaciones
define
requeridas para
para cumplir
cumplir con
con los
los objetivos
objetivos del
del
requeridas
proceso y/o
y/o el
el producto
producto
proceso

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REQUISICIN DE COMPRA

Requisicin de compra Fecha elaboracin:___________

N_______
Dependencia solicitante:
Cuenta
Presupuesto:_________

Cantidad
requerida

Unidad

Descripcin y
especificaciones

Fecha requerida:_________
Notifquese en caso de problema
a________________________________
Instrucciones especiales de
envo:_________________________________
Elabor:________________________Aprob________________________
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ETAPAS DEL PROCESO DE

COMPRA
3.Anlisis de Proveedores
Una de las etapas ms fundamentales del proceso de
compras se refiere a un estudio detallado de los
proveedores que ofrecen los bienes o servicios
requeridos.

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ETAPAS DEL PROCESO

DE COMPRA
4.Solicitud de Cotizaciones
Una vez seleccionados los proveedores que cumplen con los
requisitos de calidad, cumplimiento y capacidad productiva,
se hace una solicitud formal para cotizar los productos o
servicios requeridos.
Sin embargo, la prctica ms comn consiste en que se llega
con el proveedor a acuerdos, convenios o contratos de
suministros o abastecimiento gracias a los cuales se
concretan precios de venta, trminos de negociacin y
condiciones de despacho aplicables para periodos de tiempo
determinados. En este caso, no se requiere solicitud de
cotizacin sino de la elaboracin de un pedido con cargo al
convenio o contrato establecido.
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ETAPAS DEL PROCESO DE

COMPRA
5.Aprobacin de cotizacin o Factura Pro Forma
Cuando se ha evaluado debidamente la cotizacin recibida o la
factura pro forma remitida por el proveedor, con base en las
polticas adoptadas por la empresa, y stas cumplen con los
requisitos, se formaliza la aceptacin de las mismas mediante la
generacin de una Orden de Compra, que debe conservar las
caractersticas y condiciones de la cotizacin o la factura pro
forma.
Por lo general las empresas cuentan con formatos establecidos
para detallar las especificaciones de los tems, los precios,
cantidades, firmas de aprobacin y autorizacin, especificacin
de trminos de negociacin y de entrega.
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ETAPAS DEL PROCESO

DE COMPRA
6.Procesamiento de la Orden de Compra y
Despacho
El proveedor de acuerdo a sus polticas internas y a los
acuerdos preestablecidos, debe evaluar y tramitar las rdenes
de
compra
recibidas
y
preparar
los
despachos
correspondientes.
Al igual que en los puntos anteriores, es fundamental
garantizar la calidad de las comunicaciones entre comprador y
proveedor, y la agilidad y eficiencia en el sistema de respuesta
de ambas partes. (Retroalimentacin permanente).

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COMPONENTES DE LA ORDEN
DE COMPRA

Precio
Cantidades
Nmero de orden de
compra
Fechas de entrega
Sitio o lugar de entrega
Empaque
Trminos comerciales
Pago
Garanta de inspeccin

Devolucin
Calificacin y
certificacin de
proveedores
Facturacin
Cdigos EAN
Nmero de entregas
Reclamos
Firmas Responsables

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ETAPAS DEL PROCESO DE

COMPRA
7.Gestin Logstica
El entorno cada vez ms competitivo del mercado ha hecho que
el xito de la gestin en las reas de compras y adquisiciones
no slo dependa de la capacidad de respuesta de los
proveedores, sino tambin de los sistemas de distribucin fsica
y la logstica aplicados para que los bienes o servicios lleguen
de su origen a su destino en el menor tiempo posible y en las
condiciones requeridas.
La empresas pueden optar por la creacin de un rea interna
que asuma sta funcin, o por utilizar los servicios de
intermediarios especializados.

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ETAPAS DEL PROCESO DE

COMPRA
8.Aspecto Financiero
En los puntos anteriores se ha mencionado que proveedor y
comprador deben haber llegado a un acuerdo en cuanto a los
trminos comerciales.
Esto se refiere bsicamente a definir si se efectan pagos
anticipados, contra entrega, crditos a cierto plazo; si se
requieren documentos que soporten o garanticen los pagos, los
trminos de validez de las ofertas, descuentos especiales, y todos
aquellos puntos que incidan en la negociacin, que deben estar
contemplados previamente en las polticas de las empresas.

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Compras. Finalidad y objetivo. Ciclo de compras. Fuentes de
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Procedimientos de compras.