Auditorias y Registros de

Empresa
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Conceptos previos.
Qu es una auditora de calidad?
Tipos de Auditoras
Objetivos de la Auditora
Cualificacin de los auditores.
Funciones, responsabilidades y
tareas de los auditores.
6 Cmo auditar?
Tema 6 - Control de Calidad

6.0 - Conceptos Previos

Evolucin de la Calidad

Calidad:
Conjunto
de
caractersticas de una entidad que
le confieren la aptitud negativa o
positiva
para
satisfacer
las
necesidades establecidas y las
implcitas.

Control de la Calidad: Tcnicas y

actividades de carcter operativo, utilizadas
para cumplir los requisitos para la calidad.
Aseguramiento de la Calidad: Conjunto de
acciones implantadas dentro del SC, para
proporcionar la confianza ptima de que una
entidad cumplir requisitos para la calidad.
Gestin de la Calidad: Conjunto de
actividades que determina la poltica de la
calidad, responsabilidad de la direccin.
Calidad total: Forma de gestin de una
organizacin, basado en la coordinacin y
participacin de todos sus miembros para la
calidad.
Sistema de Calidad (SC): Estructura
organizativa, procedimientos, procesos y
recursos necesarios para implantar la
gestin de la calidad.

Tema 6 - Control de Calidad

6.1 - Qu es una Auditora de Control de

Calidad?

Definicin:
Evaluacin sistemtica y objetiva para comprobar si las actividades y
los resultados relativos a la calidad cumplen con lo planeado y si estos
planes estn implantados de forma efectiva y adems son adecuadas
para alcanzar los objetivos de calidad.
AUDITOR Una persona calificada para
planear y conducir auditoras de acuerdo a
un estndar y este estndar puede ser
usado como referencia a una o ms
auditorias.
CLIENTE
La organizacin que
requiere la auditora,
para que esta se
lleve a cabo y as
obtener seguridad en
la calidad.

Quin est implicado?

Tema 6 - Control de Calidad

AUDITADO
La organizacin que es
auditada; esta puede
ser una organizacin
completa o una parte
de la misma.

6.2 - Tipos de Auditoras

Auditoras
Externas
de Clientes
de Certificacin

Internas
- Realizadas por personal de
la organizacin pero que
no tiene relacin directa
con la actividad auditada.

- Las realiza personal contratado por la organizacin.

- Satisface a clientes y a inversores.
- Se realizan generalmente para el control o restauracin
de la calidad, pero slo cuando los estados financieros
pueden verse afectados.
Tema 6 - Control de Calidad

Tipos de Auditoras
Auditoria Interna

Auditoria de Cliente

Auditoria de
Certificacin

Proporcionan
interna

confianza

Mejora de los procesos

Proporcionan
externa

confianza

Mejora del Sistema de

Calidad

Las auditorias internas se programan en funcin de la

naturaleza e importancia de la actividad sometida a
auditoria. Adems sirve de apoyo a una auditoria
externa.
Tema 6 - Control de Calidad

6.3 - Objetivos de las Auditoras

Objetivos de las Auditorias
Determinar la conformidad o
no de los elementos del SC
con los requisitos observados.
Determinar la eficacia del SC
implantado para alcanzar los
objetivos.
Proporcionar al auditado la
oportunidad de mejorar su
SC.
Hacer que se cumplan los
requisitos reglamentarios.
Permitir la inscripcin del SC
del organismo auditado en un
registro.

Razones para realizar una Auditoria

Hacer la evaluacin inicial de un
suministrador antes de establecer
relaciones contractuales.
Verificar en el organismo, que su
SC cumple los requisitos
establecidos y que realmente esta
implantado.
Verificar que, en una relacin
contractual, el SC del
suministrador es eficiente.
Hacer la evaluacin, en el marco
del propio organismo, de su SC
con relacin a una norma de SC.

Tema 6 - Control de Calidad

6.4 - Cualificacin de los Auditores

Cualidades Personales

Personas abiertas, maduras, con sentido comn,

tenacidad, realistas y con capacidad de anlisis.
Aptitud para ver las situaciones complejas
desde un punto de vista general y con espritu
cooperativo y comunicativo.

Estudios secundarios, conocimientos

de las normas aplicables, tcnicas de
evaluacin de pruebas, apreciaciones y
de informes. 4 aos de experiencia
practica (aseguramiento de la calidad).

Mantenimiento de la aptitud

Formacin y experiencia
Estar al da en el conocimiento de
las normas relativas a los SC y en
los mtodos y procedimientos de
las auditorias.

Participar en cursos de formacin y/o perfeccionamiento;

estar sometido al examen de sus actuaciones por el comit.
Tema 6 - Control de Calidad

6.5 - Funciones responsabilidades y tareas

de los auditores
Responsabilidades
Del Auditor Jefe.
Del
equipo
auditor
auditores.
Del auditado.

Funciones
Del Auditor Jefe.
Del
equipo
auditor
o
auditores.
El auditado es elemento
pasivo y no realiza ninguna
funcin.

Eleccin del Auditor jefe: Conviene confiar a un auditor la

responsabilidad del equipo auditor y de la propia auditora. Debe
haber realizado al menos 3 auditorias completas y tener aptitud de
comunicacin y gestin del equipo.
Tema 6 - Control de Calidad

Funciones responsabilidades y tareas

los auditores
Responsabilidades

AUDITOR JEFE

Funciones

de

Responsable final de todas las fases de la

auditora; debe preparar el plan y presentar
el informe de la auditora .
Participar en la seleccin de los miembros
del equipo auditor y presentarlos ante el
auditado.
Definir los requisitos de cada trabajo de la
auditora. Revisar la documentacin del SC.
Dar instrucciones al equipo auditor.
Informar y comunicar al auditado sobre los
resultados de la auditora, las no
conformidades crticas y los obstculo
importantes durante el curso de la auditora.
Tema 6 - Control de Calidad

Funciones, responsabilidades y tareas de

los auditores
Responsabilidades

Elaborar un informe sobre los resultados de

la auditoria y consignar las observaciones.
Cooperar con el auditor jefe.
Preparar y realizar con eficacia las
responsabilidades asignadas.

AUDITORES

Funciones

Actuar con objetividad y limitarse al mbito de

la auditoria. Respetar la deontologa
profesional.
Recoger y analizar datos para obtener
conclusiones relativas al SC auditado.
Tema 6 - Control de Calidad

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Funciones responsabilidades y tareas

los auditores
AUDITADO

Responsabilidades

de

Informar al personal afectado sobre el objeto

y finalidad de la auditora; designar a los
mandos de su personal para que acompaen
al equipo auditor.
Poner a disposicin del equipo auditor los
medios necesarios para asegurar el
desarrollo optimo de la auditora.
Cooperar con los auditores para alcanzar los
objetivos de la auditora.
Determinar e iniciar las acciones correctoras
atendiendo al informe de la auditora.
Tema 6 - Control de Calidad

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6.6 - Cmo auditar?

Documentos de trabajo
Revisin preliminar del SC
- Listas de verificacin para cada
auditado
-Si el SC no es el adecuado elemento del SC.
conviene no continuar con - Formularios para recoger
la auditora.
observaciones y formularios para
-Base para preparar la auditora y
consignar evidencias.
juzgar el SC auditado.
PREPARACIN

Tareas del equipo

DE LA AUDITORIA Plan de la auditora
auditor
-Conviene asignar a cada auditor - Conocido con antelacin.
- Flexible para permitir cambios
la auditora de elementos
durante la auditora.
Especficos del SC. Esta
-Debe incluir: objetivos, identidades
asignacin ser hecha por el
del equipo auditor, fecha y lugar de
auditor jefe.
la auditora, reas a auditar...
Tema 6 - Control de Calidad

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Cmo auditar?
Recogida de evidencias
- Presentacin del equipo auditor
- A travs de entrevistas, examen
y de un resumen de mtodos y
de documentos y observacin de
procedimientos a utilizar.
las reas afectadas.
- Confirmar el horario de reuniones
- Anotar los indicios de no
intermedias y final, y la disponibilidad
conformidad para su posterior
de medios e instalacioinvestigacin.
nes que se precisen.
EJECUCIN
.
DE LA AUDITORIA Reunin final
Observaciones de
la auditora
con el auditado
- Documentar todas las observa- Presentar: las observaciones de
ciones y determinar las que deben la auditora a la direccin del
considerarse no conformidades.
auditado y asegurarse de su
- Las no conformidades deben
comprensin; las conclusiones
referenciar los requisitos que se
del equipo auditor relativas al SC.
Incumplen.
-Levantar acta de esta reunin.
Reunin inicial

Tema 6 - Control de Calidad

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Cmo auditar?
Informe de la Auditora
Es responsabilidad del auditor jefe.
El informe tiene por objeto exponer los
hechos, no analizar las causas, ni
recomendar acciones correctoras.
En caso de duda sobre alguna situacin
auditada, no considerarla.
Debe contener: objetivo y alcance de la
auditora,
observaciones
de
no
conformidad, capacidad del SC para
alcanzar los objetivos definidos, lista de
distribucin del informe...
Tema 6 - Control de Calidad

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Cmo auditar?
Comportamiento del auditor
Procurar buen aspecto; el lenguaje debe ser
simple, preciso y adaptado al interlocutor.
Generalmente el auditor debe escuchar y
mantener un tono de cooperacin.
Para estudiar una situacin, usar las
tradicionales: qu? cmo? dnde?...

Recomendaciones
practicas

Retener solo los hechos. No tener en cuenta

rumores o suposiciones.
Tener en todo momento el control de la
auditora. Preguntar y escuchar, no discutir.
Adaptarse a la situacin y al auditado.
Examinar en detalle la documentacin.
Tema 6 - Control de Calidad

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Cmo auditar?
PROCEDIMIENTO PARA ESTUDIO DE UNA TAREA
Tarea Examinada

Conforme

NECESITA
INSTRUCCIONES
ESCRITAS?

SI
SI
SI

EXISTEN?

NO

NO

ALCANZA
OBJETIVOS?

CONFORME
INSTRUCCIONES?

NO
NO

CONFORME

SI

NO CONFORME
Tema 6 - Control de Calidad

NO CONFORME
O
NO ADAPTADA

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Auditoras
Existen procedimientos?
Se trabaja de acuerdo a esos
procedimientos?
Las actividades ayudas a cumplir con
los objetivos?
Tema 6 - Control de Calidad

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www.youtube.com/watch?v=azWjLrwc7PI