El Documento

Definiciones
Caracteres
Valores
Ciclo de Vida
Documentos en las oficinas

Definiciones
Un documento de archivo es el
testimonio material de un hecho o un
acto realizado en el ejercicio de sus
funciones por personas fsicas o
jurdicas, pblicas o privadas, de
acuerdo con unas caractersticas de
tipo material y formal.
Diccionario de Terminologa Archivstica

Definiciones
Se entiende por documento, a los efectos de
la presente Ley, toda expresin de lenguaje
natural o convencional, includas las de
carcter grfico, sonoro o audiovisual,
recogida en cualquier soporte material, incluso
los soportes informticos que constituyan
testimonio de las actividades del hombre o de
los grupos humanos.
Ley de Archivos de la Rioja
1994

Definiciones
Def. Ley General de Archivos de Colombia
Registro de informacin producida o recibida
por una
entidad pblica o privada en razn de sus
actividades o funciones.
Ley General de Archivos de Colombia 2000

Elementos
Diferenciadores
Elementos diferenciadores.
Gnesis
Gnesis
Cada documento de archivo surge de un
proceso natural como resultado de la
actividad de personas e instituciones,
por lo tanto su generacin no puede
controlarse.

Elementos Diferenciadores
Interrelacin
Un unico documento no tiene ningun
valor archivstico, los documentos tienen
valor al estar integrados a un conjunto y
por las relaciones establecidas dentro
de ste, que es el expediente.

Unicidad
Caractersticas
Unicidad

Cada documento de archivo es nico,

no se produce en mltiples ejemplares.
En el caso de las copias de un
documento estas no son ejemplares
del documento original, sino otro
documento igualmente nico.

Caractersticas
Integridad
Integridad
Cada documento debe mantener sus
caracteres internos y externos integros,
esto es intactos e inmodificados para
conservar sus valores. As una copia
mantiene el contenido pero no el
formato, del documento original.

Caractersticas
Carcter Seriado
Carcter Seriado
Los documento de archivo se producen
uno a uno y con el paso del tiempo
constituyen series.
Como las actas, la correspondencia,
las cuentas de cobro, etc.

Caractersticas
Obetividad
Objetividad
El documento de archivo constata
una actividad personal o institucional
sin aadir a ello criterios de
valoracin o subjetividad.

Caractersticas
Autenticidad
Autenticidad
El documento no es falso en s mismo. Lo
que es distinto de la veracidad del
contenido, si ste es una falsificacin es
porque fue generado con el fin de sustituir
y de engaar. En cuyo caso ser una
falsificacin pero como documento aislado
es autentico.

Caracteres
Caracteres Externos e Internos
Los caracteres del documento, han sido
dividos en Externos, los que se refieren a
la estructura fsica; e Internos, los que se
refieren a su contenido sustantivo.
Los veremos ahora diferenciados:

Caracteres
Externos
Caracteres
Externos
Son cinco:
Clase
Tipo
Formato
Cantidad
Forma

Caracteres Externos
Clase
Clase
Textuales

Audiovisuales

Iconogrficos

Electrnicos

Sonoros

Caracteres Externos
Tipo
Tipo
Lo define el contenido y la estructura del
documento y deriva de la accin presentada.
Asi si la accin es legislativa, el tipo es ley; si la
accin es interrogativa, el tipo es cuestionario;
si la accin es de peticin, el tipo es solicitud; si
es informar, el tipo es informe; si es constatar, el
tipo es constancia;etc.

Caracteres Externos
Formato
Formato
Va de acuerdo con el soporte. Asi si es papel,
los formatos son carta, A4, oficio, etc. Si se
trata de video casetes el formato es VHS,
Beta, Super8, etc. Si se trata de diketes el
formato es 3 , 5 , etc. Si se trata de
imgenes electrnicas es jpg, bmp, gif, etc. O
de textos electrnicos es txt, rtf, html, doc, etc.

Caracteres Externos
Cantidad
Cantidad
Es el nmero de unidades (volmenes,
legajos, documentos) y al espacio que
ocupan los documentos, en metros lineales si
se trata de textos manuscritos, o en bites si
son electrnicos, o en minutos si son sonoros
o visuales.

Caracteres
Internos
Caracteres
Internos
Son cuatro:
Entidad Productora
Origenes Fundacionales
Fecha y lugar de produccin
Contenido sustantivo

Caracteres
Internos
Entidad
Productora
Entidad Productora
Lo que es el autor del documento, que
puede ser una persona natural, es decir
fsica; o puede ser una persona jurdca, es
decir insititucional. Esta puede ser pblica o
privada.

Caracteres
Internos
Orgenes
Fundacionales
Orgenes Fundacionales
Son las razones que han dado lugar a la
creacin del documento, tomando en
considerancin, en este orden: la funcin, la
actividad, y el trmite por el que se ha
realizado.

Caracteres
Fecha yInternos
Lugar de Produccin
Fecha y Lugar de Produccin
Son los datos que ubican cronolgica y
geogrficamente el documento. Y se
denominan tambin datacin cronolgica y
tpica del documento.

Caracteres
Internos
Contenido
Sustantivo
Contenido Sustantivo
Es el asunto o tema que trata el documento,
es decir el fin u objetivo de su produccin. El
contenido puede ser:
Intensivo: muchos datos sobre asuntos bien
definidos.
Extensivo: pocos datos sobre un contenido
que es ms amplio.
Diversificado: datos variados
de asuntos diferentes.

Valores

Valores Primario y Secundario

Los valores del documento de archivo

dependen del fin por el cual ha sido creado,
lo que se denomina Valor Primario; y adems
de la utilidad que puede tener con
posterioridad, lo que es el Valor Secundario.
Estos son los valores ms reconocidos pero
existen otros que pueden
desglosarse as:

Valor
Administrativo
Valor
Administrativo

Es un valor primario, por cuanto

el documento da cuenta de
una gestin o actividad que
requiere ser atentida y que tiene
un curso propio, este valor permanece hasta
la gestin para la cual fue creado llegue a su
fin.

Valor Legal, Juridico o

Probatorio

Valor Legal, Jurdico y Probatorio

Despus de finalizado el valor administrativo el

documento conserva un valor probatorio, es
decir es un comprobante legal y juridico de que
la gestin exiti o de que la actividad de la que
da cuenta se produjo, y testifica la fecha y el
lugar en que se succedi el evento. Este valor
tiene trmino en
unos tipos documentales
y en otros es permanente.

Valor
y Cultural
Valor Histrico
Histrico y Cultural
Estos son valores secundarios del
documento. Cumplido su ciclo vital, algunos
documentos tendrn un valor cultural e
histrico permanente y pasaran a formar
parte del patrimonio documental, los que no
tienen este valor son destruidos al finalizar su
ciclo vital, esto es al perder
su valor primario.

Valores
Otros Valores
Otros autores diversifican ms las
categorias de valor, incluyendo valor fiscal o financiero,
pero este no es sino un valor adiministrativo
especfico. De igual forma el Diccionario Terminolgico
Archivstico adiciona el Valor Informativo, que es que
tienen los documentos usados para consulta o
investigacin; y el Valor Intrnseco que est
relacionado con el contenido: firmas, sellos,
circunstancias de produccin, etc. Pero el primero es
un valor secundario y el ltimo es
un valor primario.

Ciclo
Vida
Ciclo de
de Vida
o Edades de Documento

1
2
3

corriente

administrativa

intermedia
intermedia

permanente
histrica

Primera Edad: circulacin y tramitacin de los

asuntos inciados. La documenta. forma parte
de los archivos de gestin y es de uso
frecuente.
Segunda Edad: El expediente ha finalizado
su tramite pero es objeto de consulta regular.
La documentacin forma parte del archivos
intermdio.
Tercera Edad: El documento ha sido
consierado de valor permanente y ser
conservado como fuente
cultural e invertigativa.
Se localiza en los
archivos histricos.

Ciclo de Vida
Etapas o Edades
a. Creacin: incluye el diseo y la gestin de formularios; la
preparacin y gestin de los formatos y la aplicacin de
las modernas tecnologas a este proceso.
b. Mantenimiento y uso: incluye el desarrollo de los sistemas
de archivo y recuperacin y gestin de archivos de oficina,
correos y telecomunicaciones; creacin de programas de
acceso, reproduccin, conservacin y tramitacin.
c. Disposicin: incluye la identificacin y descripcin de las
series, cuadros de clasificacin, tablas de retencin y
transferencia.
J.B. Rhoads.1983.

Ciclo Edad
de Vida
Corriente o Administrativa

corriente

administrativa

Documentos en Trmite
Recibidos en el ao
Finalizados aos anteriores de consulta
frecuente y valor administrativo,
fiscal y legal

Archivo de Oficina

Ciclo de Vida
Edad Intermedia

intermedia
intermedia

Documentos sin vigencia administrativa

De consulta frecuente
Con vigencia fiscal y legal

Archivo Intermedio

Ciclo de Vida
Edad Intermedia

intermedia
intermedia

Documentos sin vigencia administrativa

De consulta frecuente
Con vigencia fiscal y legal

Archivo Intermedio

Ciclo de
Vida
Edad
Permanente o Histrica

permanente
histrica

Documentos de valor cultural e investigativo

permanente.

Archivo Histrico