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La comunicacin escrita en
la empresa
1. La comunicacin
escrita
Este tipo de comunicacin posee, en la empresa, una doble verti
Ventajas:
Carcter perdurable.
Permite analizar con detenimiento el texto.
Inconveniente:
El emisor no est presente.
Principios de la comunicacin
escrita
2. Producir o reproducir
documentos
Medios para la produccin de documentos:
Mquina
de escribir
Escritura
manual
Ordenador
Telgrafo
Fotocopiadora
Impresora
Fax
Escner
3. Modelos de documentos
La carta
escritos
comercial (I)
Estructura de la carta
comercial.
Inicio, presentacin o encabezamiento
Lugar y fecha
Datos del receptor y destinatario
Motivo de la carta
Saludo
Contenido
Aqu se desarrollan las ideas que se quieren
comunicar
Final
Despedida (breve frmula de cortesa)
Firma
La carta
comercial (II)
Estilos de cartas
comerciales
El estilo es la
forma en que se distribuye el contenido de una
carta.
Moderno
modificado
Profesional
Evolucionado
La carta
comercial (III)
Abreviaturas, siglas y
acrnimos
Abreviatura:
representacin grfica reducida de una palabra a
grupo de palabras.
Para que la comunicacin sea eficaz el receptor debe conocer el significado de las a
Por ello, salvo que sean muy conocidas, deberemos evitarlas.
3. Modelos de documentos
escritos Documentos
mercantiles (I)
Documentos de
compraventa
Documentos
mercantiles (II)
Solicitud de oferta o
informacin
La enva una empresa
que desea adquirir un producto o contratar un servicio a otra
Documentos
mercantiles (III)
Ofrecimiento de servicios
profesionales
Permite dar a conocer los
servicios profesionales
que presta una empresa o
profesional.
Documentos
mercantiles (IV)
Documentos
mercantiles (V)
Documentos
internos (I)
Convocatoria de reunin
La convocatoria de reunin es un documento por el que se cita,
de forma oficial, a determinadas personas para que asistan a una
reunin o asamblea.
Debe constar: fecha, hora y lugar de la reunin y orden del da.
Acta de reunin
El acta es la relacin escrita de lo sucedido, tratado y acordado
durante una reunin.
Documentos
internos (II)
Nota interna
La finalidad de este documento
es que los diferentes
departamentos o secciones de
una empresa se comuniquen
entre s las incidencias,
peticiones, etc., que surjan
entre ellos.
Saluda
Documentos
internos (III)
Memorndum
El memorndum es una breve comunicacin entre departamentos o
personas de una misma empresa para dar una informacin determinada
o para recordar algo a alguien.
Documentos
internos (IV)
Instancia o Solicitud
La instancia o solicitud es un documento que se utiliza para pedir
algn servicio al organismo o persona que puede concederlo.
Encabezamient
o
Cuerpo
Peticin
Despedida
Pie
Documentos
internos (V)
Certificado
El certificado es un
documento expedido
por una persona con
autoridad mediante el
cual se constata un
determinado hecho o
situacin (servicios
prestados, estudios
realizados, pagos
efectuados, etctera).
Presentacin de la empresa
La presentacin de la empresa es el documento en el que la empresa muestra a sus
potenciales clientes, entre otras cuestiones:
A diferencia del folleto publicitario, que solo es una lista de productos y precios, en el f
informativo se detallan las caractersticas y condiciones del producto o servicio ofertad
Los folletos informativos pueden adoptar
diversas formas:
Pequeos folletos de papel de una sola hoja con poco
Flyers o volantes gramaje (fino). Se distribuyen en grandes cantidades y
a menudo en la propia calle.
Folletos simples
Dpticos
Trpticos
Nota de prensa
Una nota de prensa es un
documento por el cual la
empresa enva informacin
sobre un tema, persona o
producto a los medios de
comunicacin para su
difusin pblica.
El
informe
El informe es un tipo de comunicacin que se emplea para transmitir
(I)
informacin de la empresa tanto a nivel interno como externo.
Segn la
implicaci
n
Personales
Comerciale
s
Internos
Externos
Expositivos
Valorativos
Demostrati
El informe
(II)
Pasos para elaborar un
informe
1. Elaborar esquema.
4.
2. Determinar fuentes.
3. Recopilar datos.
Seleccionar lo importante.
5. Organizar la informacin.
6. Redactar el informe.
Portada
ndice
Cuerpo
Apndices
Cuerpo
Conclusin
Anexos
Bibliografa
4. El correo electrnico
El correo electrnico se caracteriza por la emisin del mensaje mediante Internet.
La
netiqueta
La netiqueta es el conjunto de normas de cortesa que
debemos respetar cuando nos comuniquemos a travs de
Internet.
Si se usa el correo electrnico de la empresa se deben verificar las condiciones
de uso.
A no ser que se use un encriptador, evitaremos enviar informacin confidencial.
Hay que tener en cuenta el copyright a la hora de reproducir documentos.
Identificacin clara del destinatario.
Firmar el correo para dar a conocer de quin procede (emisor).
Tener en cuenta la privacidad: el mail no es tan privado como parece.
Tener empata y pensar las respuestas.
Subjet: jams debemos enviar nunca un mensaje sin Asunto.
No incluir todo el mensaje original en la respuesta: dejar solamente lo necesario
para darle contexto.
Borrar todas las direcciones que aparecen en el mensaje si se va a reenviar.
Utilizar el campo CCO o BCC (copia oculta) para escribir las direcciones cuando
se quiera enviar un mail a varias personas.
Evitar las MAYSCULAS: en el argot de Internet, significan que se est gritando.