Procesos y Procedimientos

Qu es un Proceso?
Desde la Administracin: es un conjunto de actividades
mutuamente relacionadas o que al interactuar transforman
elementos de entrada y los convierten en resultados.

[James A Finch

Stoner, R. Edward Freeman, Daniel R. Gilbert y Pilar Mascar Sacristn]

Desde la Tecnologa de la Informacin: comprende las actividades

que transforman o cambian datos en un sistema de informacin.
Pueden ser manuales o automatizados. [Kendall y Kendall]

Procesos y Procedimientos
Qu es un Procedimiento?
Es una forma de proceder
La caracterstica general de estas formas de proceder o
procedimientos es la trasmisin oral o por medio del ejemplo y la
imitacin.
Cuando a una forma de proceder se la formula por escrito, se la
llama tambin procedimiento escrito
[Oscar F Folgar]

Procesos y Procedimientos
Elementos de la comunicacin

Procedimientos
Procedimiento Cero
Es el primer procedimiento a ser redactado en una organizacin, y
es el que establece los requisitos que deben cumplir todos los
dems procedimientos.
Sirve como gua a todo el personal que redacte procedimientos y
como elemento uniformante.

Procedimiento Cero
a. Determinar la necesidad de redactar o modificar un
procedimiento y quin debe promoverlo o autorizarlo

Procedimiento Cero
b. Definir los procedimientos a utilizarse en la organizacin
La variedad de procedimientos depender del tipo de organizacin
Ejemplos:
Procedimientos administrativos: Compras de Insumos,
Compras de Bienes, Ventas de Productos, Ventas de Servicios,
Reposicin de Fondo Fijo, Facturacin, Liquidacin de haberes,
Auditora Operativa, etc
Procedimientos de aplicacin en la industria: Flujo de
documentacin en planta, Movimiento de materiales,
Prevencin de accidentes, Inspeccin en procesos,
Mantenimiento de maquinaria, etc
Har falta escribir procedimientos para todos los procesos?
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Procedimiento Cero
c. Definir las responsabilidades acerca de la redaccin,
aprobacin, emisin y revisin de los procedimientos
Una vez determinados los grupos de procedimientos en funcin de
los temas regulados por ejemplo, ventas, contadura, control de
calidad y mantenimiento se debe asignar a las mximas
autoridades de cada rea o departamento la responsabilidad de
llevar a cabo las gestiones necesarias; por delegacin, la autoridad
del rea o del departamento asignar cada tarea a quien
corresponda.

Procedimiento Cero
d. Definir la exigibilidad de aplicacin
Existen organismos que certifican normas de adopcin
internacional, tales como ISO, IRAM, etc.
El cumplimiento de las normas hace que la empresa que las
aplica, pueda incorporar en sus productos un sello que los
identifica como normalizados.
La aplicacin de todo procedimiento es auditable una vez que
entr en vigencia, pero se debe especificar claramente cules
sern objeto de auditoras externas y cules sern objeto
solamente de auditoras internas.

Procedimiento Cero
e. Determinar las consultas a efectuar
Se debe recomendar la realizacin de consultas a otras reas de
la organizacin involucradas en los procedimientos redactados y a
entes o personas especializadas en los temas en cuestin.
Ventajas:
Identificar los pasos que puedan ser difciles de cumplimentar
Capitalizar la experiencia de aquellos que hacen el trabajo
Definir claramente los puntos de interfaces con otras reas
Identificar vacos en las comunicaciones
Aumentar la probabilidad de apoyo cuando se implemente el
procedimiento
Minimizar las modificaciones posteriores a la emisin
Evitar la ambigedad de los textos escritos

Procedimiento Cero
f.

Realizacin de relevamientos previos

Tanto para la confeccin de procedimientos que modifican otros
previamente definidos, como para redactar procedimientos para
establecer una nueva actividad se necesita relevar cierta
informacin.
Ejemplos:

Prcticas en vigencia
Sectores y usuarios involucrados
Documentacin en uso
Controles
Posibles conflictos
etc
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Procedimiento Cero
g. El uso de los cursogramas y/o de los Diagramas de Flujos de
Datos
Son herramientas grficas que se utilizan como complemento de
los procedimientos.
Los DFD se diferencian de los cursogramas en que stos ltimos
son grficos muy aptos para realizar transacciones donde el
elemento fundamental de trasmisin de informacin es la entrega
fsica de documentacin entre sectores. [Pungitore]

Cursograma
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DFD

Procedimiento Cero
h. El vocabulario recomendado
El vocabulario a ser utilizado en los procedimientos debiera ser
especificado en un glosario.
Se trata de evitar la ambigedad o falta de claridad de las
palabras. Es comn que cada organizacin posea una jerga
determinada, que no necesariamente sea interpretada del mismo
modo fuera de la organizacin.
Hay que tener en cuenta que los procedimientos deben ser
comprendidos por personas y entidades que pueden pertenecer a
otras culturas.

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Procedimiento Cero
i.

La estructura recomendada para la redaccin de los

procedimientos
Secciones tpicas de un procedimiento:
Objeto: razones que justifican la redaccin del procedimiento
Alcance: define los lmites de aplicacin
Referencias: antecedentes, cdigos, normas, especificaciones
Definiciones: en caso que se requieran y no estn en el glosario
Procedimiento: dnde se dice cmo, quin, con qu, dnde, etc
Responsabilidades: define los responsables de la aplicacin del
procedimiento
Registros: qu registros deben confeccionarse, dnde se deben
guardar, por cunto tiempo. Representan la evidencia de aplicacin.
Adjuntos o anexos: tablas con valores, formularios y cursogramas

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Procedimiento Cero
j.

Formatos de las hojas o soportes magnticos

Si bien an estn vigentes los soportes en papel y el archivado en
biblioratos, cada vez son ms las empresas que registran sus
procedimientos en soportes digitales: discos magnticos en
servidores propios o en servidores de terceros.

k. Mtodo de codificacin de procedimientos

Es importante definir un mtodo de codificacin que identifique
unvocamente a los procedimientos. Puede ser alfanumrico o
numrico.

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Procedimiento Cero
l.

Mtodo de identificacin de secciones y prrafos

Es conveniente que cada prrafo de un procedimiento sea
identificable con precisin, para facilitar la referenciacin ante
consultas, objeciones, modificaciones, etc.
Uno de los mtodos ms comunes es el numrico:
1.

Ttulo
1.1. Subttulo
1.2. Subttulo
1.2.1. Texto
1.2.2. Texto
2. Ttulo
2.1. Subttulo
2.2. Subttulo

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Procedimiento Cero
m. Forma de numerar las hojas
La persona que utiliza un procedimiento tiene que saber con
certeza si el documento est completo o si le faltan las ltimas
hojas. O sea que deben numerarse todas las hojas y hacer
referencia en cada una al total que compone el procedimiento.
Ejemplo: 1/10, 2/10, , 10/10; o Hoja 1 de 10, Hoja 2 de 10, ,
Hoja 10 de 10.
n. Mtodo de aprobacin
Podra contener tantas aprobaciones como sectores intervinientes,
o solo la aprobacin de la autoridad mxima del sector emisor.
La aprobaciones habilitan a que el procedimiento pueda ser
emitido y ponerse en vigencia.
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Procedimiento Cero
o. Mtodo de revisin y distribucin
Es normal que los procedimientos una vez emitidos y puestos en
vigencia sufran modificaciones, producto de mejoras, cambios en
las reglas de negocio o de mercado, sugerencias de usuarios, etc.
Es por eso, que se debe instrumentar un mtodo para evidenciar
claramente el estado de revisin de cada procedimiento.
Una forma de hacerlo es a travs de identificar cada revisin con
un nmero de versin. Ejemplo: revisin 1, revisin 2, etc.
Esto permitir mantener un control sobre los procedimientos
vigentes en la organizacin, control requerido por las normas.

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Procedimiento Cero
p. Mtodo de control de actualizacin
Debe establecerse un mtodo de control de estado de revisin de
los procedimientos que asegure que cada usuario cuenta con la
copia que se encuentra en vigencia, y que se retiraron de los
manuales en uso los documentos obsoletos.
q. El establecimiento de fechas de emisin y vigencia
Es conveniente que la fecha de emisin corresponda a la fecha de
remisin del procedimiento a los usuarios, fecha en que
comenzara el perodo de adaptacin y entrenamiento.
La fecha de vigencia debera ser posterior a la fecha de emisin,
contemplando el perodo de adaptacin y entrenamiento previo.

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Procedimiento Cero
r.

La utilizacin de pruebas piloto

Pueden servir para probar los efectos de un nuevo procedimiento y
ajustarlo de acuerdo a los resultados obtenidos.
Son de carcter experimental y no son auditables
Se debe especificar claramente el alcance de cada rea en la
aplicacin del procedimiento y el tiempo de duracin de las
pruebas.

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Redaccin de Procedimientos
Todo procedimiento debera responder a los
siguientes interrogantes:
QU: fijar las tareas que se deben desarrollar
QUIN: definir las personas que deben desarrollar las tareas
CMO: establecer el mtodo para la ejecucin de cada tarea
CUNDO: definir la oportunidad y la secuencia en la realizacin
de las tareas
DNDE:
definir el lugar fsico o etapa del proceso en que se
realizar cada tarea
CON QU: qu instrumentos, equipos, herramientas sern
necesarias
A QUIN: a qu personas se deber informar o proveer algo

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Redaccin de Procedimientos
Principal Requisito: Claridad en la redaccin
Se deben evitar palabras que se presten a una
interpretacin subjetiva, tales como funcionamiento
satisfactorio o nivel aceptable. Para evitar
ambigedades se debe especificar el criterio preciso
para determinar esas apreciaciones. Ejemplos: el nivel
de error tolerable en la medicin no debe superar los 0.5
mm, o el tiempo de respuesta de la aplicacin no debe
superar los 10 milisegundos, etc.

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Redaccin de Procedimientos
Claridad en la redaccin (cont)
Se deben utilizar palabras de conocimiento usual y
evitar los trminos que tengan ms de un significado
La palabra debe ser utilizada para indicar una
directiva absoluta, mientras que la palabra puede
deber aplicarse para indicar una actividad discrecional
por parte del usuario del documento.
Hacer un uso discreto de siglas y abreviaturas

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Procesos y Procedimientos
Bibliografa
Pungitore, Jos Luis: Sistemas Administrativos y Control
Interno. 1ra edicin. Buenos Aires: Osmar D. Buyatti
Librera Editorial, 2006.
Folgar, Oscar Francisco: Los Procedimientos:
Cursogramas, Diagramas de Proceso y Formularios.
Buenos Aires: Ediciones Macchi, 1999.

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