Gestin de Proyectos

JOSE DUWAN CARTAGENA

ALEXANDER ANGULO
JHONATAN BURBANO

UNIVERSIDAD DEL PACIFICO

Gerencia de las Comunicaciones

La Gestin de las
comunicaciones del proyecto
incluye todos los procesos
requeridos para asegurar la
apropiada y oportuna
generacin, recoleccin,
distribucin, almacenamiento,
recuperacin, y destino final
de la informacin del proyecto.

PLANIFICACI
N

Planificacin de las Comunicaciones:

Determinar las necesidades de informacin y comunicacin
de los interesados del proyecto.

Ejecucin
Distribucin de Informacin :
Poner la informacin necesaria, disponible a los interesados
del proyecto de una manera oportuna.

CONTROL
Informar el
rendimiento :

Gestionar a los
interesados :

Recopilar y distribuir
informacin sobre el
rendimiento.

Gestionar las
comunicaciones para
satisfacer los
requerimientos y
resolver temas
polmicos con los
interesados del
proyecto.

Gestin de las Comunicaciones

El arte de las
comunicaciones
involucra...

Modelos emisor-receptor.
Seleccin del medio.
Estilos de redaccin.
Tcnicas de presentacin.
Tcnicas de gestin de reuniones.

Gestin de las Comunicaciones

El modelo bsico de comunicaciones describe como las
ideas o la informacin es enviada y recibida entre dos
partes.

ruido

Gestin de las Comunicaciones

El modelo bsico de comunicaciones describe como las
ideas o la informacin es enviada y recibida entre dos
partes.

Acuse de recibo

Gestin de las Comunicaciones

El modelo bsico de comunicaciones describe como las
ideas o la informacin es enviada y recibida entre dos
partes.

Respuesta al mensaje

1. Pregunta de Certificacin Project

Management Professional (PMP)
Cual de las siguientes calificaciones
importante para un gestor de proyecto:

A. Experiencia de supervisin.
B. Habilidades de negociacin.
C. Educacin en un campo tcnico.
D. Capacidad para trabajar bien con otros.

es

la

ms

Proceso 10.1:
Planificacin de las
Comunicaciones

Planificacin de las Comunicaciones

Determina las necesidades de informacin y
comunicaciones de los interesados del proyecto.

Quin necesita
cual informacin?

Cuando la
necesita?

Cmo se le dar
la informacin?

Quin le dar
la informacin?

Planificacin de las Comunicaciones

Planificacin de las Comunicaciones

Entradas:

Factores ambientales de la empresa.

Activos de los procesos de la organizacin.

Enunciado del alcance del proyecto.

Plan de gestin del proyecto: Restricciones y Asunciones.

Entradas: Factores Ambientales de la Empresa

Cultura y estructura de la organizacin o

empresa.

Normas gubernamentales e industriales

Infraestructura.

Recursos humanos existentes.

Administracin de personal.

Sistema de autorizacin de trabajo de la

compaa.

Condiciones del mercado.

Tolerancia al riesgo de los interesados.

Bases de datos comerciales.

Sistemas de informacin de la gestin de

proyectos.

Entradas: Activos de los Procesos

Organizacionales

Son de particular importancia para la

planificacin de las comunicaciones:
o

Lecciones aprendidas.

Informacin histrica.

Entradas: Enunciado del Alcance del

Proyecto

Provee una base documentada para las

futuras decisiones del proyecto y para
confirmar el entendimiento comn del
alcance
del
proyecto
entre
los
interesados.

El anlisis de los interesados se

completa como parte del proceso de
Definicin de Alcance.

Entradas: Plan de Gestin del Proyecto

Provee informacin base sobre

el proyecto, incluyendo fechas y
restricciones que pueden ser
relevantes para el planeamiento
de las comunicaciones.

Planificacin de las Comunicaciones

Herramientas y tcnicas:

Anlisis de requisitos de comunicaciones.

Tecnologa de las comunicaciones.

Herramientas y Tcnicas: Anlisis de

requisitos de Comunicaciones

Da como resultado la suma de las necesidades

de informacin de los interesados.

Los requisitos se definen combinando el tipo y

el formato de la informacin requerida, con un
anlisis del valor de dicha informacin.

Los recursos del proyecto slo deben emplearse

en comunicar informacin que contribuya al
xito, o cuando la falta de comunicacin puede
llevar al fracaso.

Herramientas y Tcnicas: Tecnologa

de las Comunicaciones

Las metodologas usadas para transferir

informacin pueden variar significativamente.

Los factores de la tecnologa de

comunicaciones que pueden afectar el
proyecto son:
o

Urgencia de la necesidad.

Disponibilidad de la tecnologa.

Personal previsto para el proyecto.

Duracin del proyecto.

Ambiente del proyecto.

Planificacin de las Comunicaciones

Salidas :

Plan de gestin de las comunicaciones.

Salidas: Plan de Gestin de las

Comunicaciones

Proporciona:
o

Requisitos de comunicacin.

Informacin a ser comunicada, incluyendo

formato, contenido, y nivel de detalle.

Responsable de comunicar.

Persona o grupo receptor.

Mtodos o tecnologa usada.

Frecuencia de la comunicacin.

Mtodo de escalamiento para temas polmicos

no resueltos.

Mtodo de actualizacin y refinamiento del plan.

Glosario de terminologa comn.

Salidas: Plan de Gestin de las

Comunicaciones

Tambin puede incluir guas para las reuniones

de estado del proyecto, reuniones del equipo
de proyecto, reuniones virtuales, y correo
electrnico.

El plan puede ser formal o informal, altamente

detallado
o
esbozado
ampliamente,
dependiendo de las necesidades del proyecto.

El planeamiento de las comunicaciones

generalmente
involucra
la
creacin
de
entregables adicionales que a su vez requieren
tiempo y esfuerzo adicional.

Cuadro de Evaluacin de Stakeholder

Matriz de Reporte a Stakeholders

Informacin requerida por tipo de

Stakeholders

Tipos de necesidades de Informacin

Obligatorias

Informativas

De venta

Status: Informes y
actualizaciones

Sesiones para poner en

conocimiento

Newsletter con sesgo

positivo

Reuniones con el Comit

Directivo

Entregables impresos
colocados en un
repositorio comn

Intercambios uno-auno con los

stakeholders clave en
forma permanente

Conferencias telefnicas y
video conferencias con
stakeholders remotos
Informes requeridos por la
autoridad
Informes requeridos por la
gerencia

Informacin disponible
en un website

Road shows para

explicar el proyecto y
sus beneficios
Testimoniales de
terceros respecto al
valor recibido

BOLETIN DEL PROYECTO CIP

Nro: 17
Mes: Abril
Ao : 2004

(C ONTRO L INDIVIDUAL DE PRENDAS)

Boletn Nro. 017

Equipo CIP - Comit Editorial

Piloto CIP - 2da Etapa

Direccin: SP

tengan adheri do el TIP, y, en caso

El lunes 22 de marzo se di i ni ci o a la
implementaci n de la 2da etapa del
proyecto CIP.
En esta etapa se est trabajando con
las reas de Costura y Acabados,
las cuales se unen a las reas de
Almacn de Av os y Corte con las
cuales se trabaj en la pri mera etapa
del pi loto.
El Almacn de Av os vi ene emi ti endo
los TIP's para el 100% de los pedi dos

de detectar i ncumplimi entos, exi jen

que se les coloque los TIP's antes de
reali zar el despacho.
En Acabados los TIP's son reti rados
de la prenda y colocados en las
carti llas de retenci n de TIP's. Esta
labor la reali zan los encargados de
cada plancha y es veri fi cado por el
supervi sor de turno.

del cli ente PRL.

Los
TIP's
(Ticket
Indi vi dual
de
Prendas) son adheri dos a la prenda por
los i nspectores fi nales de l nea, estos
son despachados a Acabados donde son
retirados en el momento del planchado.

El 28 de abril se da inici o a la 3ra

etapa
del
piloto,
el
cual
se
desarrollar pri nci palmente en el
rea de Acabados.
Para ello, desde ya contamos con el
apoyo de todo el personal de di cha
rea, i ncluyendo a la jefatura y
operari os.
El
desarrollo
ser
de
manera
i ncremental, i ni ci ando el trabajo
con un pedi do (ci clo completo) hasta
cubrir el 100% de la producci n del
cli ente PRL.

Piloto CIP - 3ra Etapa

Formato de etiqueta # 1

Formato de etiqueta # 2

Frase!

Newsletter
con sesgo
positivo

Pegado del TIP en la prenda

x el rea de Costura

Mdulo ASN

Trabajo de esta semana

Por soli ci tud del cli ente PRL, desde

el 1ro de mayo se estar generando

dice
que

En esta semana las l neas 19, 25, 26,

31, 32 y 33 del Sector III y las
l neas 12 y 36 del Sector IV han
teni do
en
producci n
pedi dos del
cli ente
PRL,
estas
l neas
han
cumpli do con el procedi mi ento del

el ASN en formato EDI Versi n

4050 y emi ti endo nuevos formatos
de eti queta de caja UCC128.

pero
piensa
todo lo que
dice.
Aristteles

pegado de TIP's en la prenda.

As mismo, cabe resaltar la labor de
los Receptores de Prenda del rea
de
Acabados,
qui enes
veri fican
que las prendas que se despachan

de eti queta.
Hasta el 30 de abril se realizarn
pruebas de transmi sin y de emi si n,
mientras tanto se conti na trabajando
con EDI versi n 4010.

Sistemas

ya

se

encuentra

El

trabajando

sabio

no

todo lo
piensa,

en el desarrollo de esta nuev a

planti lla de ASN y nuevos formatos

Buzn
Todas las sugerenci as, i nquietudes,
dudas y aportes que tengan, pueden
hacerlas llegar a travs del mail.
Si ti enes alguna sugerenci a

escr benos !
sonia@chincha. delvalle. com. pe

cip - ASN

2. Pregunta de Certificacin PMP

Ud. es responsable de un proyecto de reingeniera de
procesos que tiene muchos clientes internos. Debido a que
muchos estn interesados en este proyecto y en su progreso,
decide preparar un plan de gestin de comunicaciones. Su
primer paso ser:
A. Conducir un anlisis de requisitos de informacin de los
interesados.
B. Determinar un cronograma de produccin para mostrar
cuando se producir cada tipo de comunicacin.
C. Describir la informacin que planea distribuir.
D. Conformar un repositorio para todos los documentos del
proyecto de manera que estarn fcilmente accesibles.

Proceso 10.2:
Distribucin de la
Informacin

Distribucin de la Informacin

Involucra poner la
informacin necesaria a
disposicin de los
interesados, de una
manera oportuna.

Distribucin de la Informacin

Distribucin de la Informacin

Entradas:

Plan de gestin de las comunicaciones.

Entradas: Plan de Gestin de las Comunicaciones

Proporciona:
o

Requisitos de comunicacin.

Informacin a ser comunicada, incluyendo

formato, contenido, y nivel de detalle.

Responsable de comunicar.

Persona o grupo receptor.

Mtodos o tecnologa usada.

Frecuencia de la comunicacin.

Mtodo de escalamiento para temas polmicos no

resueltos.

Mtodo de actualizacin y refinamiento del plan.

Glosario de terminologa comn.

Distribucin de la Informacin
Herramientas y tcnicas:

Habilidades de comunicacin.

Sistemas de recopilacin y recuperacin de informacin.

Mtodos de distribucin de informacin.

Proceso de lecciones aprendidas.

Herramientas y Tcnicas: Habilidades de

Comunicacin

Son parte de las habilidades generales de

gestin y se usan para intercambiar
informacin.

Estas habilidades incluyen el asegurar que

las
personas
correctas
reciben
la
informacin correcta en el momento
adecuado, tal como ha sido definido en el
plan de gestin de las comunicaciones.

Tambin incluyen el arte de gestionar los

requerimientos de los interesados.

Habilidades de Comunicacin:
Clave para el xito del Proyecto!
Debemos conocer y dominar :
1. Cmo funciona la comunicacin
interpersonal?
2. Cmo funciona la comunicacin en el
ambiente de un proyecto?
3. Cmo usar la comunicacin para lograr
una alta performance?
4. Cmo aprender a escuchar?
5. Cules son los diferentes estilos de
comunicacin y como se usan en el ciclo de
vida de un proyecto?

Formas de Comunicacin
La

comunicacin interpersonal
adquiere tres formas:

Verbal.
No verbal.
Escrita (o grfica).

Herramientas y Tcnicas: Sistemas de

recopilacin y recuperacin de informacin

La informacin se puede recolectar y recuperar a

travs de una gran variedad de medios,
incluyendo:

Sistemas de archivo manual.

Bases de datos electrnicas.

Software de gestin de proyectos.

Sistemas que permiten acceso a

documentacin tcnica tal como diagramas de
ingeniera, especificaciones de diseo, y
planes de prueba.

Herramientas y Tcnicas: Mtodos de

distribucin de informacin

La informacin se puede distribuir

a travs de distintos mtodos:

Reuniones de proyecto,
distribucin de documentos
impresos, sistema de archivo
manual, y bases de datos
electrnicas de acceso
compartido.

Herramientas de colaboracin
y distribucin de informacin
Hay muchas alternativas disponibles en el mercado, algunas
estn maduras y otras son conceptos novedosos, podemos
mencionar :
1.
2.
3.
4.

Lotus Notes u otro groupware equivalente.

Revisar la plataforma Share Point de Microsoft.
Groupware tools : eproject, egroups, ezboard, zaplets.
Collaboration/project-support websites : eroom.net,
one.com, hotoffice.com (ver revista Fast Company, July
2000 o e-Business Application Delivery, April 2000).
5. Verificar el nuevo producto groove.com de R. Ozzie.

Herramientas y Tcnicas: Proceso de

lecciones aprendidas

Una sesin de lecciones aprendidas se enfoca

en identificar xitos y fracasos del proyecto e
incluye recomendaciones para mejorar el
rendimiento futuro de los proyectos.

Durante todo el ciclo de vida del proyecto el

equipo
de
proyecto
identifica
lecciones
aprendidas relativas a los aspectos tcnicos, de
gestin, y de procesos.

Las
lecciones
aprendidas
se
compilan,
formalizan, y almacenan a travs de toda la
duracin del proyecto.

Distribucin de la Informacin

Salidas:

Activos de los procesos de la organizacin

(actualizaciones)

Cambios solicitados

Salidas: Activos de los procesos de la

organizacin

Documentacin de lecciones
aprendidas:

Causas.

Razonamiento detrs de la
accin correctiva.

Otros tipos de informacin

relacionada a la distribucin
de informacin.

3. Pregunta de Certificacin PMP

Ud. ha sido contratado como Gestor de Proyecto para un
proyecto muy importante de una gran compaa. Para
Ud. es muy importante compartir informacin con el
equipo. Una de sus primeras actividades como Gestor de
Proyecto ha sido conformar un sistema de recuperacin
de informacin, el cual incluye todos los puntos
siguientes a excepcin de:
A. Sistemas de archivo manual.
B. Software de gestin de proyectos.
C. Dispositivos de recoleccin de datos.
D. Bases de datos electrnicas.

Proceso 10.3:
Informar el Rendimiento

Informar el Rendimiento

Involucra la recoleccin de los

datos de lnea base y la
distribucin de la informacin
de rendimiento para los
interesados del proyecto.

Informar el Rendimiento

Informar el Rendimiento
Entradas:

Informacin sobre el rendimiento del trabajo.

Mediciones del rendimiento.

Conclusin proyectada.

Mediciones de control de calidad.

Informar el Rendimiento
Entradas:

Plan de gestin del proyecto.

Solicitudes de cambio aprobadas.

Productos entregables

Entradas: Informacin de
Rendimiento de Trabajo

Estado de terminacin de los

productos entregables.

Entradas: Mediciones de Rendimiento

SV, SPI, CV, y CPI para

los paquetes de trabajo
y cuentas de control.

Entradas: Conclusin Proyectada

EAC y ETC calculado

por la empresa o
por la organizacin
ejecutante.

Entradas: Mediciones de Control

de Calidad

Resultados de las actividades

de QC que se retroalimentan
a las actividades de QA para
revaluar y analizar normas y
procesos de calidad de la
organizacin.

Entradas: Plan de Gestin de Proyecto

Proporciona informacin de lnea base

para medicin de rendimiento:

Plan aprobado para el trabajo del

proyecto contra el cual se compara
la ejecucin del proyecto y se
miden las desviaciones para el
control de la ejecucin.

Tpicamente
integra
los
parmetros
de
alcance,
cronograma, y costo, pero tambin
podra incluir parmetros tcnicos
y de calidad.

Entradas: Solicitudes de
Cambios Aprobadas

Son cambios aprobados para

expandir o contraer el alcance
del proyecto, modificar los costos
estimados, o revisar los
estimados de duracin de
actividades, y que estn listos
para ser implantados por el
equipo de proyecto.

Entradas: Entregables

Son cualquier producto, resultado, o

capacidad de prestar un servicio,
nicos y verificables, que se deben
producir para completar un proceso,
fase, o proyecto.

El trmino tambin se usa en forma

mas especfica para referirse a un
entregable externo que est sujeto a
aprobacin por el patrocinador o el
cliente.

Informar el Rendimiento
Herramientas y tcnicas:

Herramientas de presentacin de informacin.

Recopilacin y compilacin de informacin sobre el rendimiento.

Reuniones de revisin de estado.

Sistemas de informe de tiempos.

Sistemas de informe de costos.

Herramientas y Tcnicas: Herramientas

de presentacin de informacin

Paquetes de software que incluyen

reportes tabulares, anlisis de hojas
de clculo, capacidades de grficos
o presentaciones, que se pueden
usar para crear imgenes con
calidad de presentacin para los
datos de rendimiento.

Herramientas y Tcnicas: Recopilacin y

compilacin de informacin sobre el rendimiento

La informacin se puede recopilar y

compilar de una variedad de medios
incluyendo:

Sistemas de archivo manual.

Bases de datos electrnicas.

Software de gestin de proyectos.

Sistemas que permiten acceso a

documentacin tcnica.

Herramientas y Tcnicas: Reuniones

de revisin de estado

Son eventos programados

regularmente para intercambiar
informacin sobre el proyecto

Se pueden tener en diferentes

frecuencias y a varios niveles.

Herramientas y Tcnicas: Sistema de

informes de tiempos

Registran y proporcionan el
tiempo empleado en el
proyecto.

Herramientas y Tcnicas: Sistemas de

informes de costos

Registran y proporcionan
el costo empleado en el
proyecto.

Informar el Rendimiento
Salidas:

Informes de rendimiento.

Proyecciones.

Cambios solicitados.

Acciones correctivas recomendadas.

Activos de los procesos de la organizacin (actualizaciones).

Salidas: Informes de Rendimiento

Organizan
y
sumarizan
la
informacin
recolectada
y
presentan
los
resultados
de
cualquier anlisis comparativo con
la lnea base de medicin de
rendimiento.

Deben proveer informacin de

estado y de progreso, as como el
nivel de detalle requerido por los
interesados, tal como se ha
documentado en el plan de gestin
de las comunicaciones.

Salidas: Informes de Rendimiento

Frecuentemente se incluye
el anlisis EVM.

Salidas: Proyecciones

Se actualizan y se vuelven a emitir

basados en la informacin de
rendimiento
que
se
obtiene
conforme se ejecuta el proyecto.

Esta
informacin
trata
del
rendimiento
pasado
y
podra
impactar al proyecto en el futuro.

Bsicamente son el EAC y ETC.

INFORME DE
PERFORMANCE O CASA DE CAMPO
PROYECT
REPORTE DE ESTADO
3000

PROGRAMADO
REAL
DIFERENCIAS
VALOR GANADO
2500
Entregable segn WBS fecha fecha duracion costo costo a % fecha fecha duracion costo costo a % fecha fecha duracion % valor EV
costo valor
inicio fin total total la fecha avance inicio fin total total la fecha
avance inicio fin
avance planeado real ganado
2000
2000
PV
1.0
1500
1500
AC
1.1
GRAFICA
DE VALOR GANADO
1300
1.2
1000
...
500
1.n
2.0
0
2.1
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8
2.2
...
2.n

Salidas: Cambios Solicitados

El anlisis del rendimiento del

proyecto frecuentemente genera
cambios solicitados para algn
aspecto del proyecto.

Estos cambios solicitados son

procesados y dispuestos a travs
del proceso de control integrado
de cambios.

Salidas: Acciones correctivas recomendadas

Incluyen cambios para

alinear el rendimiento
futuro esperado del
proyecto con el plan de
gestin del proyecto.

Salidas: Activos de los procesos organizacionales

(actualizaciones)

Incluyen las lecciones

aprendidas.

4. Pregunta de Certificacin PMP

De las variadas tcnicas para informar el
rendimiento, cul integra la informacin de alcance,
costo, y cronograma, como un elemento clave de
su enfoque:
A. Anlisis de opciones reales.
B. Anlisis de variaciones.
C. Anlisis cronograma/costo.
D. Anlisis de valor ganado.

Proceso 10.4:
Gestionar a los Interesados

Gestionar a los Interesados

Se refiere a gestionar las

comunicaciones para
satisfacer las necesidades
de, y resolver las
controversias con los
interesados del proyecto.

Gestionar a los Interesados

Gestionar a los Interesados

Entradas:

Plan de gestin de comunicaciones.

Activos de los procesos organizacionales.

Entradas: Plan de Gestin de Comunicaciones

Los requerimientos y expectativas

de los stakeholders proveen una
comprensin
de
las
metas,
objetivos, y nivel de comunicacin
de los interesados, durante el
proyecto.

Las necesidades y expectativas se

identifican,
analizan,
y
documentan en el plan de gestin
de comunicaciones.

Entradas: Activos de los Procesos

Organizacionales

A medida que surjan temas

polmicos en el proyecto, el
gestor
de
proyecto
debe
abordarlos y resolverlos con los
interesados apropiados.

Gestionar a los Interesados

Herramientas y tcnicas:

Mtodos de comunicacin.

Registro de polmicas.

Herramientas y Tcnicas: Mtodos de

Comunicacin

Se utilizan los mtodos de

comunicacin
identificados
para cada interesado en el
plan
de
gestin
de
comunicaciones.

Las reuniones personales son

los medios mas efectivos para
comunicar y resolver temas
polmicos con los interesados.

Herramientas y Tcnicas: Registro de

polmicas

Es una herramienta que se puede

utilizar
para
documentar
y
monitorear la solucin de temas
polmicos.

Una polmica generalmente no

crece hasta el punto de convertirse
en un proyecto o actividad, pero
usualmente
se
abordan
para
mantener una relacin de trabajo
buena y constructiva entre los
interesados.

Gestionar a los Interesados

Salidas:

Polmicas resueltas.

Solicitudes de cambio aprobadas.

Acciones correctivas aprobadas.

Activos de los procesos organizacionales (actualizaciones).

Plan de gestin del proyecto (actualizaciones).

Salidas: Polmicas resueltas

A medida que se identifican y

resuelven los requisitos de los
interesados, el registro de
polmicas documentar las
inquietudes que han sido
abordadas y cerradas.

Salidas: Solicitudes de cambio aprobadas

Incluyen cambios en el estado de

las polmicas de los interesados,
en el plan de gestin de personal,
los cuales son necesarios para
reflejar los cambios que ocurrirn
en las comunicaciones con los
interesados.

Salidas: Acciones correctivas recomendadas

Incluyen cambios para alinear

el rendimiento esperado futuro
del proyecto al plan de gestin
del proyecto.

Salidas: Activos de los procesos de la

organizacin

Documentacin de lecciones aprendidas:

Causas de las polmicas.

Razonamiento
correctiva.

Otros tipos de lecciones aprendidas

acerca de la gestin de interesados.

detrs

de

la

accin

Las lecciones aprendidas se documentan

de manera que se convierten en parte de
la base de datos histrica para el
proyecto y la organizacin.

Preparado: Equipo

Fecha: 26/08/05

Nmero de leccin aprendida: 008

Nombre de la leccin aprendida propuesta: Problemas de comunicacin en las reuniones de equipo

Rol de la persona que emite: Equipo de proyecto
Grupo de
X Inicio
X Planeamiento
Cdigo de entregable relacionado

X Ejecucin

X Control

X Cierre

1.4.3 y 1.4.4 Reuniones de avance y monitoreo del proyecto.

Prctica Especifica, herramienta o tcnica usada:
Ejecucin de las reuniones.
Cul fue la accin tomada?
Reuniones de equipo sin estructura, moderador, y/o mtodos
Cul fue el resultado?
1.
2.
3.

Retrabajo del equipo de proyecto.

Aumento del costo por incremento del tiempo de elaboracin y revisin de entregables.
Colisiones interpersonales.

Cul hubiera sido el resultado esperado?

Una reunin efectiva, utilizacin eficiente de recursos y evitar conflictos interpersonales.
Qu hubiera creado el resultado esperado?
Utilizar un mtodo estructurado para llevar a cabo reuniones:
1.
2.
3.
4.
5.

Definir agenda
Definir moderador de la reunin
Definir un anotador de las conclusiones y acuerdos de la reunin
Validar la recepcin del mensaje
Se deben hacer cierres de cada tema verificando naturaleza del comentario, pendientes,
responsables y fechas
6. Se redactar el acta en tiempo real, de preferencia en laptop
7. Se cerrar la reunin con la lectura formal del acta. Cuando est aprobada se imprimir un
ejemplar para cada participante de la reunin.
8. Evitar la personalizacin de los comentarios
9. Evitar la personalizacin de las respuestas
10. Utilizar cartilla de reglas prcticas para interacciones personales

Especficamente cul es la leccin aprendida?

Para aumentar la eficiencia de la comunicacin en las reuniones del equipo de proyecto se deben
organizar y estructurar las reuniones
Cmo podra uno identificar una situacin similar en el futuro?
En todo proyecto y en toda fase de un proyecto para la planificacin de las comunicaciones.
Cul es el comportamiento recomendado en el futuro?
Seguir las indicaciones antes mencionadas
Dnde y como puede ser utilizado este conocimiento en el presente proyecto ?
Se debe usar para todas las reuniones de equipo siguientes.
Dnde y como puede ser utilizado este conocimiento en un proyecto futuro?
En la elaboracin del Plan de Comunicaciones
Quin debera ser informado acerca de esta leccin aprendida? (Marca una)
Ejecutivo(s)

Gerente(s) de proyecto

Equipo de proyecto(s)

Otro:
Cmo debera esta leccin aprendida ser difundida? (Marca todas las que apliquen)
e-mail
X Intranet/Web site
Hoja escrita
Otro:
Se ha adicionado referencias, ejemplos, o material adicional?
X
Nombre del adicionado:
1. Diagrama de Ishikawa

Todo el
Staff

Si

No

Salidas: Plan de Gestin de Proyecto

(actualizaciones)

Se actualiza el plan de gestin

del proyecto para reflejar los
cambios hechos al plan de
comunicaciones.

5. Pregunta de Certificacin PMP

Al final de cada proyecto el equipo de proyecto debe
preparar un sumario de lecciones aprendidas que se enfoca
en todo lo siguiente excepto:
A. Compartir las mejores prcticas con otros equipos de
proyecto de la organizacin.
B. Alertar a otros de problemas potenciales.
C. Sugerir mtodos para mitigar riesgos en forma efectiva.
D. Compartir solo los aspectos positivos del proyecto para
su futura replicacin en la organizacin.

Gestin de Proyectos
Gua del PMBOK

Gestin
Gestin de
de las
las
Comunicaciones
Comunicaciones
(Respuesta a las preguntas)

1. Pregunta de Certificacin PMP

Respuesta : D. Capacidad para trabajar bien con otros.
Explicacin : La gestin de proyectos requiere que las
cosas se hagan a travs de otros, quienes generalmente
no reportan directamente al gestor de proyecto. La
capacidad de influenciar a los miembros del equipo de
proyecto, as como a otros interesados claves, es crucial
para el xito.
Fuente : Adams y Campbell 1982, pag 14.

2. Pregunta de Certificacin PMP

Respuesta : A. Conducir un anlisis de requisitos de
informacin de los interesados.
Explicacin : El anlisis de interesados se utiliza para
determinar las necesidades de informacin de stos y
definir las fuentes para satisfacer estas necesidades. El
anlisis debe incluir consideraciones de los mtodos y
tecnologas apropiadas para proveer la informacin
necesaria.
Fuente : PMI, PMBOK Guide, pag 226.

3. Pregunta de Certificacin PMP

Respuesta : C. Dispositivos de recoleccin de datos
Explicacin : La informacin se puede recolectar y
recuperar a travs de una gran variedad de medios,
incluyendo sistemas de archivo manual, bases de datos
electrnicas, software de gestin de proyectos, y
sistemas que permiten acceso a documentacin tcnica
tal como diagramas de ingeniera, especificaciones de
diseo, y planes de prueba.
Fuente : PMI, PMBOK Guide 2004, pag 229.

4. Pregunta de Certificacin PMP

Respuesta : D. Anlisis de valor ganado.
Explicacin : El anlisis de valor ganado (EVM) integra
el alcance, el costo, y el schedule usando EV, PV, y AC
para medir y evaluar la performance del proyecto.

5. Pregunta de Certificacin PMP

Respuesta : D. Compartir solo los aspectos positivos
del proyecto para su futura replicacin en la
organizacin
Explicacin : El resumen de lecciones aprendidas debe
documentar los principales aspectos positivos y
negativos del proyecto, de manera que los proyectos
futuros se puedan beneficiar de los xitos y fallas del
equipo de proyecto, mediante la replicacin de las cosas
buenas y evitando los errores cometidos.
Fuente : Garrett 1997, pag 171.

CONSULTORA Y CAPACITACIN EN

SOFT SKILLS
Habilidades Blandas para la Gestin
de Proyectos.
Habilidades de Team Building y Team
Work para el Gestor de Proyectos.
Habilidades de Gestin de Equipos
para el Gestor de Proyectos.
Habilidades de Facilitacin para el
Gestor de Proyectos.
Habilidades de Liderazgo para el
Gestor de Proyectos.
Gestin del Cambio Organizacional e
Individual.

GESTIN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y

PORTAFOLIOS
Gestin de Proyectos (Gua del PMBOK ).
Estndares para la Gestin de Proyectos.
Taller Prctico de Gestin de Proyectos.
Taller de Preparacin para la Certificacin PMP
Gestin de Programas (PPgM).
Gestin de Portafolios (PPfM).
GESTIN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS
Gestin Organizacional de Proyectos (EPM).
Oficina de Proyectos (PMO).
Modelo de Madurez de la Gestin Organizacional
de Proyectos (OPM3).
HERRAMIENTAS
Curso Taller de MS Project 2003.
Curso Taller de MS Project 2007.
Curso Taller de MS Project 2010.
MS Project Server 2007.
Herramientas avanzadas para la Gestin de
Proyectos.