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Segunda Parte

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Gua de los Fundamentos para la


Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK)
Cuarta edicin, Project Management Institute, Inc.,
2008. - Marco Conceptual

Introducir alal participante


participante en
en elel Ciclo
Ciclo de
de Vida
Vida del
del
Introducir
Proyectoyyelelcontexto
contextoorganizacional.
organizacional.
Proyecto
Definiryyexplicar
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Explicar las
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OBJETIVOS DE LA
SESIN

Los proyectos y la gestin de proyectos


se realizan en un ambiente mas amplio
que el de proyecto en s mismo

El equipo de gestin de proyectos debe


entender este contexto para poder
seleccionar:
- Fases del ciclo de vida
-Procesos, tcnicas, y herramientas

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Ciclo de Vida

Interesados

Organizacin

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Ciclo de vida del proyecto y la organizacin

Todos los siguientes son caractersticas de


un proyecto excepto :
A. Temporal.
B. Inicio y fin definidos.
C. Actividades interrelacionadas.
D. Se repite cada mes.
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1. Pregunta para discusin grupal

Respuesta : D
Explicacin : La alternativa D implica que el
proyecto entero se repite cada mes.
Generalmente, las nicas cosas que se
pueden repetir en un proyecto son algunas
actividades. El proyecto completo no se
repite.
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1. Pregunta para discusin grupal

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Ciclo de Vida del Proyecto

Los gestores de proyecto dividen el proyecto en


fases para obtener un mejor control administrativo.
Estas fases tendrn los enlaces apropiados con las
operaciones de la organizacin.
Colectivamente se conocen a estas fases como el
ciclo de vida del proyecto.
Muchas organizaciones identifican un conjunto
especfico de ciclos de vida para ser usados en
todos sus proyectos.

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El ciclo de vida del proyecto

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El ciclo de vida del proyecto

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El ciclo de vida del proyecto

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El ciclo de vida del proyecto

Ejemplo

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El ciclo de vida del proyecto

El ciclo de vida define las fases que conectan el


inicio del proyecto con su final.
Fase 1

Fase 2

Fase 3

Fase n

Estudio de Definicin Ingeniera


factibilidad de requerim
Bsica
Proy A
Estudio de
factibilidad

Proy B
Definicin Ingeniera
de requerim
Bsica

Oportunidad
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Caractersticas del ciclo de vida del proyecto

Las fases del ciclo de vida del proyecto no son las mismas que
los grupos de procesos de gestin de proyectos
Proyecto X
Fase 1

Fase 2

Fase 3

Fase n

Iniciacin
Grupos
de
Procesos

Planificacin
Ejecucin
Seguimiento
y Control
Cierre
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Caractersticas del ciclo de vida del proyecto

La transicin de una fase a otra generalmente


involucra alguna forma de transferencia tcnica o
entregable.
Proyecto X
Fase 1

Fase 2

Fase 3

Fase n

Generalmente estos entregables se revisan


para ver si estn completos y exactos, y se
aprueban para continuar con la siguiente fase.
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Caractersticas del ciclo de vida del proyecto

Sin embargo no es inusual que una fase empiece


antes de la aprobacin de la anterior, cuando se
quiere ganar tiempo y el riesgo es aceptable.
Fase 1
Proyecto X

Fase 2
Fase 3

Fase n

A esta tcnica de compresin del cronograma


se le denomina fast tracking.
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Caractersticas del ciclo de vida del proyecto

No existe una manera simple de definir el ciclo de


vida ideal de un proyecto.
Algunas organizaciones han establecido polticas
que estandarizan todos los proyectos con un solo
ciclo de vida.
Otras organizaciones permiten a cada equipo
escoger el ciclo de vida ms apropiado.
Las prcticas comunes de cada industria
frecuentemente llevan al uso de ciclos de vida
preferidos.
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Caractersticas del ciclo de vida del proyecto

Los ciclos de vida de proyectos generalmente definen:


Qu trabajo tcnico se har en cada fase.
Cuando se generarn los entregables en cada fase, y como
se revisarn, verificarn, y validarn.
Quin est involucrado en cada fase.
Cmo controlar y aprobar cada fase.

Las descripciones de ciclos de vida pueden ser muy


generales o detalladas, y pueden incluir:
Formatos.
Diagramas.
Listas de chequeo.
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Caractersticas del ciclo de vida del proyecto

Las fases son generalmente secuenciales y


usualmente se definen mediante la transferencia
de alguna informacin o componente tcnico.
Proyecto X
Fase 1

Fase 2

Fase 3

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Fase n

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Caractersticas del ciclo de vida del proyecto

Los niveles de costo y personal son bajos al


inicio, altos durante las fases intermedias, y
caen rpidamente al final.
La capacidad de los interesados de influenciar
las caractersticas finales del producto y el
costo del proyecto es mayor al inicio, y luego
se reduce, esto es debido al costo de los
cambios.
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Caractersticas del ciclo de vida del proyecto

Aunque muchos ciclos de vida tienen nombres


de fase similares con entregables similares,
muy pocos son idnticos.
Proyecto X
Anlisis

Diseo

Organizacin A

Diseo

Organizacin B

Diseo

Construcc

Pruebas

Diseo Conceptual
Diseo Arquitectnico
Diseo Detallado

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Caractersticas del ciclo de vida del proyecto

Concepto y
propuesta

Fases: las
diferentes
partes en que
se divide un
proyecto

Diseo
Implementacin

Verificacin
Terminacin

Fase Inicial

Fases Intermedias

Fase Final

Permiten mejorar el planeamiento, ejecucin y control


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Caractersticas de las fases de proyecto

Una fase de proyecto se caracteriza por la


terminacin y aprobacin de uno o mas
entregables.
Un entregable es un producto del trabajo,
mensurable y verificable.
Algunos entregables pueden corresponder a
los procesos de gestin de proyectos y otros al
producto o a sus componentes.

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Caractersticas de las fases de proyecto

Los entregables y sus fases son parte de un


proceso secuencial general, diseado para
asegurar el control apropiado del proyecto, y
para obtener el producto del proyecto.
Tpicamente las fases toman su nombre del
entregable principal que estn produciendo.

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Caractersticas de las fases de proyecto

Requerimientos

Concepto y
propuesta

Prototipo

Diseo

Sw
producido

Resultado
de pruebas

Implementacin
Relacionado con
objetivos de la
fase

Un entregable
es el resultado
tangible y
verificable del
trabajo

Verificacin

Sw
empaquetado

Terminacin

Fase Inicial

Fases Intermedias

Fase Final

Los entregables estn relacionados con el objetivo de la Fase


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Caractersticas de las fases de proyecto

En algunos proyectos, por razones de


tamao, complejidad, riesgo, o flujo de caja,
las fases se dividen en subfases.
Cada subfase se alinea con un entregable
especfico para monitoreo y control.
Estos entregables de subfase estn
alineados con el entregable de la fase
principal.

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Caractersticas de las fases de proyecto

Una fase de proyecto generalmente concluye con


una revisin del trabajo realizado y de los
entregables producidos, para determinar su
aceptacin.
A veces se realiza una revisin de gestin para
determinar si la siguiente fase puede iniciarse sin
haber terminado la anterior, como en el caso del
fast tracking o de ciclos de vida iterativos.
El trmino formal de una fase no incluye la
autorizacin de iniciar la fase subsecuente.
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Caractersticas de las fases de proyecto

Para un control efectivo, cada fase se inicia


formalmente, especificando que se permite y
espera de ella.

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Caractersticas de las fases de proyecto

Concepto y
propuesta
Diseo

Revisiones al final de fase:


Salidas de fase
Entradas a la fase
Puntos de cancelacin

Implementacin
Verificacin
Terminacin

Fase Inicial

Fases Intermedias

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Fase Final

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Caractersticas de las fases de proyecto

Muchos proyectos estn enlazados con el trabajo


operativo de la organizacin ejecutante.
Algunas organizaciones aprueban formalmente los
proyectos solo despus de completar un estudio de
factibilidad, un plan preliminar, u otra forma equivalente
de anlisis. Estas fases toman la forma de proyectos
separados.
Algunos tipos de proyectos se pueden iniciar
informalmente durante un tiempo limitado, para asegurar
aprobacin formal de fases adicionales.
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Relacin entre ciclo de vida del proyecto


y ciclo de vida del producto

Las fuerzas impulsoras que crean los estmulos para un


proyecto se conocen como problemas, oportunidades, o
requerimientos del negocio.
El efecto de estas presiones es que la gerencia debe
priorizar estos requerimientos con respecto a las
necesidades y demandas de recursos de otros proyectos
potenciales.
La definicin del ciclo de vida del proyecto tambin
identificar que acciones de transicin se incluirn al final
de proyecto para vincularlo. con las operaciones

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Relacin entre ciclo de vida del proyecto


y ciclo de vida del producto

Debe tenerse cuidado al distinguir el ciclo de vida


del proyecto del ciclo de vida del producto.

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Relacin entre ciclo de vida del proyecto


y ciclo de vida del producto

En algunas reas de aplicacin las


organizaciones consideran el ciclo de vida
del proyecto como parte del ciclo de vida
del producto.

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Relacin entre ciclo de vida del proyecto


y ciclo de vida del producto

Una de las principales


organizacin matricial es :

ventajas

de

la

A. Mejora el control del project manager sobre


los recursos.
B. Mas de un jefe para el equipo de proyecto.
C. Comunicaciones mas fciles.
D. Reporte (hacia arriba) mas fcil.
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2. Pregunta para discusin grupal

Respuesta : A
Explicacin : Recuerde que si la pregunta
no fija contra que se esta comparando,
entonces se debe asumir que se esta
comparando contra una organizacin
funcional.

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2. Pregunta para discusin grupal

En que difiere un project expeditor de un project


coordinator? :
A. El

project expeditor no puede tomar decisiones.


B. El project expeditor puede tomar mas decisiones.
C. El project expeditor reporta a un gerente de mas
alto nivel.
D. El project expeditor tiene alguna autoridad.

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3. Pregunta para discusin grupal

Respuesta : A
Explicacin : El project coordinator reporta a un
gerente de mas alto nivel y tiene autoridad
para tomar algunas decisiones. El project
expeditor no tiene autoridad para tomar
decisiones.

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3. Pregunta para discusin grupal

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Interesados en el Proyecto

Son individuos u organizaciones activamente


involucrados en el proyecto, o cuyos intereses
pueden ser afectados como resultado de la ejecucin
o conclusin del proyecto.

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Interesados en el proyecto

Pueden ejercer influencia sobre los objetivos del


proyecto y sus resultados.
El equipo de gestin de proyectos debe
identificar a los interesados, determinar sus
expectativas y requerimientos, y hasta donde
sea posible, manejar su influencia en relacin a
los requerimientos para asegurar un proyecto
exitoso.

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Interesados en el proyecto

Necesidades
explcitas e
implcitas

PROYECTO
Un proyecto exitoso
empieza por una
correcta definicin
de sus requerimientos

Requerimientos

Anlisis de Interesados:
traslada necesidades, deseos,
y expectativas
en requerimientos
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Stakeholders
o interesados

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Interesados en el
proyecto

Los interesados tienen varios niveles de


responsabilidad y autoridad cuando participan en
un proyecto, y estos pueden cambiar durante el
curso del ciclo de vida del proyecto.
Los interesados que ignoran esta responsabilidad
pueden tener un impacto daino en los objetivos
del proyecto.
Los gestores de proyecto que ignoran a los
interesados tambin pueden daar los resultados
del proyecto
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Interesados en el proyecto

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Interesados en el proyecto

A veces la identificacin de interesados


puede ser difcil.
Una falla al identificar a un interesado clave
puede ocasionar un problema mayor para
el proyecto.

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Interesados en el proyecto

Los interesados pueden tener una influencia


positiva o negativa en el proyecto.
Interesados positivos son aquellos que ven
beneficios del resultado exitoso del proyecto.
Interesados negativos son aquellos que ven
resultados negativos del xito del proyecto.
Frecuentemente los interesados negativos
son ignorados por el equipo de proyecto
poniendo en riesgo el xito del proyecto.
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Interesados en el proyecto

Los interesados clave en un proyecto pueden incluir:


Gestor de proyecto.
Cliente/usuario.
Organizacin ejecutante
Miembros del equipo de proyecto.
Equipo de gestin de proyecto.
Patrocinador.
Influyentes.
Oficina de gestin de proyectos (PMO).

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Interesados en el proyecto

Adems de estos, hay muchos diferentes nombres y categoras


de interesados:
Internos y externos.
Propietarios e inversores.
Vendedores y contratistas.
Miembros de equipo y sus familias.
Agencias gubernamentales y medios de comunicacin.
Ciudadanos individuales.
Organizaciones de influencia, temporales y permanentes.
Sociedad en general.
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Interesados en el proyecto

La nomenclatura y agrupacin de los interesados


es una ayuda primordial para identificar que
individuos u organizaciones se ven a si mismos
como interesados.
Los roles y responsabilidades de los interesados
pueden traslaparse.
Los gestores de proyecto deben manejar las
expectativas de los interesados, lo cual puede ser
difcil debido a que stos podran tener objetivos
muy diferentes o an conflictivos.

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Interesados en el proyecto

En una organizacin proyectizada el equipo de


proyecto:
A. Reporta a muchos jefes.
B. No tiene lealtad hacia el proyecto.
C. Reporta al gerente funcional.
D. No tendr siempre una posicin fija.

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4. Pregunta para discusin grupal

Respuesta: D
Explicacin: La principal debilidad
organizacin proyectizada es que
del proyecto, el equipo se dispersa
tiene un departamento funcional
regresar.

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de una
al final
pero no
al cual

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4. Pregunta para discusin grupal

Un project manager esta tratando de completar un


proyecto de desarrollo de software pero no puede lograr
suficiente atencin para su proyecto. Los recursos estn
enfocados en completar trabajos relacionados con las
operaciones de la empresa y el project manager tiene
poca autoridad para asignar los recursos apropiados. En
que forma de organizacin debe estar trabajando el
project manager en este momento?:
A. Funcional.
B. Matricial.
C. Expeditor.
D. Coordinator.
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5. Pregunta para discusin grupal

Respuesta : A
Explicacin : En una organizacin funcional
el project manager tiene el menor soporte
para el proyecto y tiene poca autoridad para
asignar recursos.

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5. Pregunta para discusin grupal

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Influencias de la
Organizacin

Los proyectos son parte de una


organizacin mas grande
que el proyecto mismo
El proyecto es afectado por la madurez
de una organizacin

Sistema de
gestin de
proyectos

Cultura y estilo

Estructura
organizacional

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Oficina de
gestin de
proyectos

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Influencias de la organizacin.

Las organizaciones basadas en proyectos


son aquellas cuyas operaciones consisten
principalmente de proyectos.
Estas organizaciones caen en dos
categoras:
Aquellas que derivan su ingreso principal de
ejecutar proyectos para otros.
Aquellas que han adoptado la administracin
por proyectos.
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Sistemas organizacionales

Las organizaciones no basadas en proyectos


frecuentemente carecen de sistemas de gestin
diseados para soportar las necesidades de los
proyectos en forma eficiente y efectiva.
La ausencia de estos sistemas orientados a proyectos
hacen ms difcil la labor de gestin de proyectos.
El equipo de gestin de proyectos debe ser consciente
de cmo la estructura y sistemas de la organizacin
afectan al proyecto.

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Sistemas organizacionales

Muchas organizaciones han desarrollado


culturas nicas, reflejadas en numerosos
factores tales como:
Valores, normas, creencias, y expectativas
compartidas.
Polticas y procedimientos.
Percepcin de las relaciones de autoridad.
Etica laboral y horario laboral.

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Cultura y estilo de la organizacin

La cultura de la organizacin tiene una


influencia directa sobre el proyecto, por ejemplo:
Un equipo de proyecto que proponga un enfoque
inusual o de alto riesgo, tendr mayor probabilidad de
aceptacin en una organizacin agresiva o
emprendedora.
Un gestor de proyecto con un estilo altamente
participativo podr encontrar problemas en una
organizacin jerrquica rgida.

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Cultura y estilo de la organizacin

La estructura de la organizacin ejecutante restringe


la disponibilidad de recursos en un espectro que va
de funcional a proyectizado.

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Estructura organizacional

Organizacin funcional

Cada empleado tiene un superior claramente


establecido y el personal se agrupa por especialidad.
Tambin tienen proyectos pero el alcance de los
proyectos se restringe a los lmites de esa funcin.

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Estructura organizacional:

Organizacin proyectizada

El personal se reubica de acuerdo al proyecto.


La mayora de los recursos se utilizan en proyectos.
Tienen departamentos que reportan a los PM o proveen
servicios de soporte a todos los proyectos.

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Estructura organizacional:

Organizacin matricial dbil

Mezcla de funcional y proyectizada, mantiene muchas


de las caractersticas de las funcionales y el gestor de
proyecto es mas un coordinador que un director.

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Estructura organizacional:

Organizacin matricial equilibrada

Se reconoce la necesidad de gestores de proyecto


pero no se les da autoridad completa sobre el
proyecto y sus fondos.

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Estructura organizacional:

Organizacin matricial fuerte

Mezcla de proyectizada y funcional, tiene muchas de


las caractersticas de las proyectizadas y tiene gestor y
personal de proyectos a tiempo completo.

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Estructura organizacional:

Organizacin compuesta

Muchas organizaciones modernas involucran todas


estas estructuras en varios niveles.

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Estructura organizacional:

Muchas organizaciones se dan cuenta de los beneficios


de desarrollar e implementar una PMO.
Puede existir en cualquier tipo de organizacin.

Mayor probabilidad de ocurrencia


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Rol de la Oficina de Proyectos (PMO) en


la estructura organizacional

La funcin de una PMO puede variar en rango.


Influencia de
asesoramiento

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Concesin formal
de autoridad

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Rol de la Oficina de Proyectos (PMO) en


la estructura organizacional

Si la PMO tiene una concesin formal de autoridad por


la direccin ejecutiva de la empresa:
PMO delega su autoridad a los gestores de proyecto
individuales.
El gestor de proyecto tendr soporte administrativo
de la PMO.
Los miembros del equipo de proyecto estarn
dedicados por entero al proyecto o podran incluir
personal compartido entre varios proyectos, el cual a
su vez reportar a la PMO.
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Rol de la Oficina de Proyectos (PMO) en


la estructura organizacional

El sistema de gestin de
proyectos es el conjunto de
Herramientas
y Tcnicas

Metodologas

Recursos

Procedimientos
Usados para
gestionar proyectos

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Sistema de gestin de proyectos

Pueden ser formales o informales.


Ayudan al gestor de proyecto a guiar al
proyecto a su conclusin.
El sistema es un conjunto de procesos y
funciones de control relacionadas, que se
consolidan y combinan en un todo funcional
y unificado.

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Sistema de gestin de proyectos

El plan de gestin del proyecto describe como se


utilizar el sistema de gestin de proyectos.
El contenido del sistema de gestin de proyectos
variar dependiendo de:
Area de aplicacin.
Influencia organizacional.
Complejidad de los proyectos.
Disponibilidad de sistemas existentes.
Si existe una PMO, sta tendr que gestionar el
sistema para asegurar consistencia y continuidad en
su aplicacin.
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Sistema de gestin de proyectos

Un project manager tiene muy poca experiencia, sin


embargo ha sido asignado para dirigir un nuevo gran
proyecto. Debido a que trabajar en una organizacin
matricial para completar el proyecto, puede esperar
que las comunicaciones sean:
A. Simples.
B. Abiertas y exactas.
C. Complejas.
D. Difciles de automatizar.
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6. Pregunta para discusin grupal

Respuesta: C
Explicacin: Debido a que un proyecto
hecho en una organizacin matricial
involucra personas de toda la organizacin,
las comunicaciones son mas complejas.

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6. Pregunta para discusin grupal

HERRAMIENTAS
Curso Taller de MS Project 2003.
Curso Taller de MS Project 2007.
MS Project Server 2007.
Herramientas avanzadas para la Gestin de
Proyectos.

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CONSULTORA Y CAPACITACIN EN

SOFT SKILLS
Habilidades Blandas para la Gestin
de Proyectos.
Habilidades de Team Building y Team
Work para el Gestor de Proyectos.
Habilidades de Gestin de Equipos
para el Gestor de Proyectos.
Habilidades de Facilitacin para el
Gestor de Proyectos.
Habilidades de Liderazgo para el
Gestor de Proyectos.
Gestin del Cambio Organizacional e
Individual.

GESTIN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y


PORTAFOLIOS
Gestin de Proyectos (Gua del PMBOK ).
Estndares para la Gestin de Proyectos.
Taller Prctico de Gestin de Proyectos.
Taller de Preparacin para la Certificacin
Project Management Professional (PMP)
Gestin de Programas (PPgM).
Gestin de Portafolios (PPfM).
GESTIN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS
Gestin Organizacional de Proyectos (EPM).
Oficina de Proyectos (PMO).
Modelo de Madurez de la Gestin Organizacional
de Proyectos (OPM3).

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