La estructura Organizacional y la Calidad

Gestin Estratgica de la calidad

CONSTRUIR EL CONCEPTO DE
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.
CONSTRUIR EL CONCEPTO
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Visin general, consulta de los estudiantes

Abril 20 de 2012

La estructura organizacional y la calidad

LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
FORMAL
CLIENTE

A quin reporto?

Funcional

ORGANIGRAMA

CLIENTE

INFORMAL

Qu hago?
hago?
Qu

FACILITADORA DE LA
CALIDAD

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ESTRUCTURA
DEFINICIN

Agrupa
actividades
bajo
unidades
organizacionales.
La lgica de estos agrupamientos es que las
actividades tienen similitudes que deben ser
explotadas ponindolas juntas en un
Departamento.
Porter

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ESTRUCTURA
LA

ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL

SE

ACOMODA

CIERTOS

COMETIDOS EN CIERTAS CONDICIONES Y EN CIERTOS MOMENTOS

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN:

1. Las personas tienen que conocer y comprender la

estructura organizacional dentro de la cual laboran.
2. Alguien en la organizacin tiene que tener autoridad para
tomar decisiones
3. La autoridad es conmensurable con la responsabilidad
4. Principio estructural: tener un mnimo de estratos, es
decir, que la organizacin sea lo ms plana posible.
Peter Drucker

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ESTRUCTURA
DEFINICION

La estructura de una organizacin

puede ser definida simplemente como la
suma total de las formas en que su
trabajo es dividido entre diferentes
tareas y luego es lograda su
coordinacin entre estas tareas Henry

Mintzberg.

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ESTRUCTURA
DEFINICION
Es la pauta formal de actividades y relaciones entre
las diferentes subunidades que la componen.
Gibson, Ivancevich, Donnely

Es la suma total de las formas en las que una

organizacin divide su trabajo en diversas tareas,
coordinndolas entre s posteriormente.
B.J.Hodge...

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ESTRUCTURA
DEFINICION
La Estructura de una Organizacin: Concepto

abstracto.
Pauta que siguen los puestos de trabajo y los grupos
de puestos de trabajo de una Organizacin.
Causa importante del comportamiento personal y de
grupo
Gibson, Ivancevich, Donnely

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ESTRUCTURA
En la estructura hay que responder a dos
preguntas, dado un grupo de posiciones,
diseadas en trminos de especializacin,
capacitacin y adoctrinamientos:
1.Cmo deben ser agrupadas en unidades esas
posiciones?
2. Cmo debe de ser de grande cada unidad?
H. Mintzberg

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ESTRUCTURA
Se compone de tres partes:
1. Formal: Capital estructural: Marco Estratgico, las 5P, lo
que es cuantificable. Medible.
2. Informal: Capital humano: Los trabajadores, las
relaciones de poder, los equipos de trabajo, los
lderes. Lo que no es cuantificable.
3. El Organigrama: La foto de la organizacin.El smbolo.
Es la representacin grafica de la jerarqua, del resultado del proceso de
Materializacin
agrupamiento. H Mintzberg

de la calidad

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ESTRUCTURA
ELEMENTOS CLAVES

1. Diferenciacin:
Vertical: La forma como la Organizacin escoge
asignar su autoridad para la toma de decisiones.
Horizontal: Se concentra en la divisin y
agrupacin de tareas para lograr los objetivos de
los negocios con el fin de crear valor.
Charles Hill

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ESTRUCTURA

ELEMENTOS CLAVES

2. Integracin:
Se refiere al grado hasta el cual una organizacin
busca coordinar sus actividades de creacin de
valor y generar una interdependencia
Charles Hill
reas de
responsabilidad

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ESTRUCTURA

CONCEPTO PRINCIPAL
LA ESTRUCTURA DE UNA COMPAA CAMBIA
A MEDIDA QUE
SU
ESTRATEGIA SE
TRANSFORMA
EN
UNA
FORMA
PRONOSTICABLE.
ESTRATEGICO

Charles Hill
La

estructura sigue a la estrategia

Calidad: Mejora estratgica. Seis sigma.

GERENCIAL
TCTICO
OPERATIVO

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ESTRUCTURA

LAS

ORGANIZACIONES TIENEN UNA

ESTRUCTURA
PARA
OPERATIVIZAR
LOS
PROCESOS HACIENDO POSIBLE EL CUMPLIMIENTO
DE LAS METAS Y LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS.
LOS TRABAJADORES ESTAN UBICADOS EN LA
ESTRUCTURA EN CARGOS Y POSICIONES, QUE POR
SUS
RESPONSABILIDADES
DE
DESEMPEO
SUPERIOR DEBEN TENER LA COMPETENCIAS PARA
HACER POSIBLE EL LOGRO DE RESULTADOS Y LA
MATERIALIZACIN DE LA CALIDAD.

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ESTRUCTURA
LA ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
MATERIALIZA LA CADENA DE VALOR, DONDE
SE DEFINE A LA CALIDAD COMO FUENTE
DE VENTAJA COMPETITIVA Y SE UBICA
AL CLIENTE COMO LA RAZN DE SER DEL
PROCESO. El propsito de la produccin es el
consumo
Valor Agregado
P
E

Cliente
T

SC

Calidad

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ESTRUCTURA
FUNCIONAL

J U N T A D IR E C T IV A
DEPTO DE
CONTROL DE CALIDAD

G E R E N C IA
GENERAL

DEPTO
COMUNICACIONES

S U B G E R E N C IA
A D M IN IS T R A T IV A

D IV IS I N
R E L A C IO N E S
IN D U S T R IA L E S

OFICINA JURDICA

S U B G E R E N C IA
C O M E R C IA L

D IV IS I N
S U M IN IS T R O S

S U B G E R E N C IA
O P E R A T IV A

D IV IS I N
S E R V IC IO S
ZONA

D IV IS I N P C C I N
D IS T R IB U C I N D E
E N E R G A

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Estructura
Funcional
Junta Directiva
Gerencia General
Unidad de Comunicacin
Corporativas

Gerencia de Planeacin
Estratgica y Financiera

Secretara General
Direccin de Control Interno

Gerencia
Distribucin
Energa

Gerencia
Comercial

Direccin de Transformacin
Empresarial

Direccin
Logstica
Corporativa

Direccin Direccin
de
de Gestin
Finanzas
Humana

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ESTRUCTURA
FUNCIONAL

VENTAJAS
Agrupa las personas por
especialidades. Por funciones y por
reas.
Fomenta la especialidad
Proporciona mayor control
Mayor Efectividad por reas.
Departamentos formados por
expertos
Funciones definidas en manuales

DESVENTAJAS
Son rgidas.
Problemas de control.
Informacin formal y vertical.
No hay creatividad e innovacin.
No existen vnculos horizontales.
Las funciones segmentan las
Responsabilidades. Funcionales.
Se trabaja para el jefe.
Las reas funcionales compiten
entre s.

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OPERACIN REGIONAL
NORTE

OPERACIONES
CENTRALES
GERENCIA

OPERACIN REGIONAL
SUR

OPERACIONES REGIONAL
ORIENTE

OPERACIONES REGIONAL
OCCIDENTE

ESTRUCTURA
GEOGRFICA O TERRITORIAL

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ESTRUCTURA
GEOGRFICA O TERRITORIAL

VENTAJAS
Jerarquas regionalizadas, generando ms
control.
Se logran economas de escala en compras
y distribucin.
Reducen problemas de comunicacin y
coordinacin

DESVENTAJAS
Por la dispersin geogrfica y
caractersticas diferentes de las
regiones, no se puede estandarizar el
producto.
Se pueden producir sesgos
regionales, ocasionando conflictos
entre los diferentes grupos
geogrficos.

Esta ms cerca del cliente.

Hay un alto grado de autonoma

Se puede presentar competencia

desmedida.
Hay competencia por liderazgo en
cada regin. Se pierde el
direccionamiento.

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ESTRUCTURA
MATRICIAL O ADHOCRATICA

GERENTES
FUNCIONALES

INGENIERA

PROYECTO

PROYECTO

PROYECTO

VENTAS Y MARKETING

FINANZAS

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ESTRUCTURA
MATRICIAL O ADHOCRATICA

VENTAJAS
Mximo uso de las capacidades de los
empleados.
Otorga libertad y autonoma para motivar
empleados.
Se comparte y se distribuye el poder .
Autonoma.
Respuesta simultnea en el momento
preciso.
Se descubren nuevos talentos.
Da posibilidad de reubicacin, para
experimentar en nuevos roles.

DESVENTAJAS
Se puede presentar doble jefatura.
Constante desplazamiento de los
empleados al rededor de la matriz. Eleva
costos y desmotiva al talento humano por
cambios de sede y movilidad del ncleo
familiar.
Se presentan conflictos inherentes a las
distintas dimensiones de la matriz.
Competencias no sanas.
Abundan los Gerentes. Mucho jefe
El sabor del poder se queda en el
pensamiento del talento humano. Luego,
no es fcil su desprendimiento
Alberto Higuita Gez
Consultor

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VENTAJAS

ESTRUCTURA
POR PROCESOS

Estructura enfocada al cliente.

La responsabilidad es frente al cliente. Se trabaja para el cliente,
no para el jefe.
Visin sistmica.
Se identifican los procesos Core y los habilitadores
Se pasa del concepto Jefe a Lder.
La Organizacin esta en constante aprendizaje. Mejoramiento
continuo.
Se hace autocontrol en cada proceso. Se mide el proceso.
La estructura es flexible. Dinmica.
Maximizacin del contacto proveedor-cliente.
Se trabaja con base en un Modelo de Gestin Humana por
Competencias.
El proceso de Gestin Humana es un socio estratgico de los
dems procesos de la Organizacin.
El trabajo es en equipo.
Aplanamiento de niveles jerrquicos.
Se disea, conoce, mejora y controla el proceso. Hay CEP, CEC
e indicadores de Gestin para cada proceso. DESPLIEGUE DE LA
CALIDAD
Costos y rentabilidad por proceso.

DESVENTAJAS
Se presentan
dificultades para el trabajo
en equipo.No es fcil
vos.....
No admite los manejos
polticos para la imposicin
de lideres o miembros de los
equipos, sin cumplimiento
de perfiles de cargos y
Modelo de Competencias.
Es costoso su diseo e
implantacin: Eso piensan
los Lderes. Es capital
intangible

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ESTRUCTURA POR PROCESOS
Gerencia
General

Secretara
General

Control
Interno

JUNTA DIRECTIVA

Desarrollo de
Nuevos Negocios

Desbordamiento de capacidades estratgicas y productivas

Administracin de
Recursos Informticos

Administracin
Financiera

Empoderamiento y
facultacin

Administracin
de Recursos
Humanos

Comercial

Infraestructura
Estrategia

Comercial

Informtica

Administracin
Financiera

Macroprocesos
habilitadores

Macroprocesos
operativos

Estrategia

Desarrollo
de la Organizacin

Infraestructura

Ciclo de delegacin hacia arriba y facilitacin por el equipo corporativo

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MERCADO

MAPA ORGNICO DE PROCESOS (MACROPROCESOS)

ESTRUCTURA DE PROCESOS

Alianzas
estratgicas

Interconexiones

CLIENTE

Dinmica
Dinmicade
detelecomunicaciones
telecomunicacionesaa
expansin
expansinyymantenimiento
mantenimientode
deredes
redes
Infraestructura de
telecomunicaciones

Sinergia
Sinergiade
dela
laTI
TIcon
conel
elnegocio
negocioaala
la
habilitacin
habilitacinde
delos
losprocesos.
procesos.

Gestinyyoperacin
operacinde
delala
Gestin
redaacomercializacin
comercializacin
red
despachodel
delservicio
servicio
yydespacho

Integracin
estratgica

Portafolio de
PyS*

portafolioaa
deportafolio
diseode
Innovacinyydiseo
Innovacin
agregado
devalor
valoragregado
serviciosde
servicios

negocioaa
delnegocio
econmicodel
Desarrolloeconmico
Desarrollo
financiera
gestinfinanciera
gestin
ASOCIADOS
DEL VALOR

Negocios
Negociosglobales
globalesyyconvergencia
convergenciatecnolgica
tecnolgicaaa
desarrollo
desarrolloestratgico
estratgicode
delalaaccin
accinen
enelelentorno
entorno

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL- PROCESOS
Comunicaciones
Incorporacin de
Procesos y Tecnologa
informtica

GERENCIA
GENERAL

CONTROL
INTERNO

Admn de
Servicios legales

DIRECCIN
LOGSTICA

SECRETARA
GENERAL

JUNTA DIRECTIVA
DIRECCIN GESTIN
HUMANA

DIRECCIN
FINANCIERA

DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
GERENCIA DE PLANEACIN
ESTRATEGICA

GERENCIA DE
DISTRIBUCIN

GERENCIA
COMERCIAL

GESTIN DE LOS PROCOS

Abastecimiento

Gestin Operacin

Operacin de la red (5)

Operaciones fin.

Gestin Infraestructura

Gestin C. Infraestructura E.

C
L
I
E
N
T
E

Transacciones de energa
Transacciones de Gas
Admn Personal
SAC Medelln

Registro contable

Direccin y Control
energa
Proyectos
Mantenimiento

Desarrollo Integral T.H.

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JUNTA DIRECTIVA
Direccin Financiera
Gerencia Distribucin
Energa

Gerencia de Estrategia

Gerencia
General

Control Interno
Secretaria General

Direccin Gestin
Humana
Direccin de Logstica

Gerencia Gestin
Comercial

Comunicaciones y
Relaciones Corporativas

Proceso Financiero

Unidad
de
Gestin
Comercial

Transacciones
de Energa

Servicio al
Cliente

Negocio de
Comercializacin

Mercadeo

Negocio de Gas

Proceso Gestin Humana

Proceso Logstica

Distribuci
n Energa

Tcnica Operativa
Generacin

Ventas

Cliente

Procesos Crticos

Polticas - Planes - Programas - Procesos - Proyectos

Consejo Directivo

Macroestructura SNR

Superintendente

Superintendencia delegada
Registro
Direccin
Registro

Oficinas de
Registro

Investigacin y capacitacin
Control interno Disciplinario

Control interno
Secretara General

Planeacin

Superintendencia delegada
Notariado
Direccin financiera

Jurdica
GESTIN Informtica

Direccin
Gestin notarial
ESTRATGICA

GESTIN DE POLTICAS Y DIRECTRICES DE LA DIRECCIN

Cultura de servicio

Gestin Prospectiva

Gestin estadstica

liente Interno

MISIONALES

Gestin tica

Comunicacin
informativa

ESTRATEGIA

GESTIN REGISTRAL

CONTROL DE LA GESTIN

ORIENTACIN, INSPECCIN,
VIGILANCIA Y CONTROL NOTARIAL

Gestin servicio Registral

Gestin documental Registral
Orientacin, inspeccin, vigilancia
y control de la gestin registral.
Gestin administrativa registral

Control Interno
Disciplinario

Administracin Notarial
Vigilancia de la gestin notarial
Inspeccin de la gestin notarial

SERVICIO AL CIUDADANO
Orientacin y servicio al ciudadano

CONTROL
INTERNO

Gestin mercadeo

Control de la gestin notarial

HABILITADORES
GESTIN HUMANA
Seleccin de personal
Administracin y gestin legal
del Personal
Gestin salud ocupacional
Gestin de desempeo
Gestin capacitacin
Gestin competencias
Gestin del cambio
Gestin bienestar laboral y estmulos
INVESTIGACIN Y CAPACITACIN
Investigacin y capacitacin

GESTIN FINANCIERA
Gestin Presupuesto
Gestin Tesorera y cartera
Gestin Contabilidad y costos
Recaudos y subsidios notariales
GESTIN JURDICA

GESTIN LOGSTICA
Gestin compras y contratacin
Gestin almacn e inventarios
Diseo y Mantenimiento de la
Infraestructura fsica
Gestin Correspondencia y
Administracin documental
GESTIN TECNOLGICA

Representacin judicial

Gestin recursos de tecnologa

Proactividad normativa
Gestin legal

Gestin incorporacin de
tecnologa

Gestin del autocontrol

GESTIN
DE PROCESOS
Cliente-ciudadano

Gestin de la calidad-MECI-

CONTROL
DISCIPLINARIO

Gestin de la evaluacin
independiente

Estructura y modelacin de procesos

GESTIN
COMUNICACIONES
Comunicacin
organizacional

Cliente- ciudadano

GESTIN TICA

Cliente Interno

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
Gestin de planes, programas y proyectos

2. La estructura organizacional y la calidad

APLICACIN PRCTICA:
Construya la estructura organizacional de su empresa.

Alberto Higuita Gez

Consultor

La estructura organizacional y la calidad

LECTURAS DE REFUERZO
HILL, CHARLES. ADMINISTRACIN ESTRATEGICA.

Captulos:
11. Diseo de la estructura organizacional
12. Diseo de sistemas de control estratgico
13. Adecuacin de la estructura y el control a la estrategia
14. Implementacin del cambio estratgico: poltica, poder y conflicto.
BOWER. JOSEPH. OFICIO Y ARTE DE Moda o buen ajuste?.Henry Mintzberg.

Mintzberg, Henry. Diseo de organizaciones eficientes.

Captulos1. Fundamentos del diseo de estructuras organizativas
2. Diseo de posiciones individuales
3. Diseo de la superestructura.
PETER DRUCKER. LOS DESAFIOS DE LA GERENCIA PARA EL SIGLO XXI.

Captulo 1:Los nuevos paradigmas de la gerencia.

GIBSON, IVANCEVICH Y DONNELY. Las organizaciones. McGraw Hill. Octava edicin. 1996.
Parte IV. La estructura y el diseo de las organizaciones. Captulos 14, 15 y 16.
HIGUITA GEZ, ALBERTO. Documentos y metodologas propias aplicadas como consultor.