AREA DE ARCHIVO

Y
GESTIN DOCUMENTAL

LEY 594/2000
Artculo 11. Obligatoriedad de la conformacin de los
archivos pblicos: El Estado est obligado a la creacin,
organizacin, preservacin y control de los archivos,
teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden
original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad
archivstica.
Artculo 13. Instalaciones para los Archivos: La
administracin pblica deber garantizar los espacios y las
instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de
sus archivos. En los casos de construccin de edificios
pblicos, adecuacin de espacios, adquisicin o arriendo,
debern tenerse en cuenta las especificaciones tcnicas
existentes sobre reas de archivos.

LEY 594/2000
Artculo 15. Responsabilidad especial y obligaciones
de los servidores pblicos: Los servidores pblicos, al
desvincularse de las funciones titulares, entregarn los
documentos y archivos a su cargo debidamente
inventariados, conforme a las normas y procedimientos que
establezca el Archivo General de la Nacin, sin que ello
implique exoneracin de la responsabilidad a que haya
lugar en caso de irregularidades.

Artculo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo

cargo estn los archivos de las Entidades Pblicas:
Los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos
de igual o superior jerarqua, pertenecientes a las
entidades pblicas, a cuyo cargo estn los archivos
pblicos, tendrn la obligacin de velar por la integridad,
autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin de los
documentos de archivo y sern responsables de su
organizacin y conservacin, as como de la prestacin de
los servicios archivsticos.

LEY 594/2000
Artculo 18. Capacitacin para los funcionarios de
Archivo: Las entidades tiene la obligacin de capacitar y
actualizar a los funcionarios de archivo en programas y
reas relacionadas con su labor.
Artculo 21. Programas de Gestin Documental: Las
entidades pblicas debern elaborar programas de gestin
de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas
tecnologas y soportes, en cuya aplicacin debern
observarse los principios y procesos archivsticos.

Artculo 23. Formacin de archivos: Teniendo en

cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos se
clasifican en Archivo de Gestin, Central e Histrico.

LEY 594/2000
Artculo 24. Obligatoriedad de las tablas
de retencin: Ser obligatorio para las
entidades del Estado elaborar y adoptar las
respectivas tablas de retencin documental.
Artculo 26. Inventario Documental: Es
obligacin
de
las
entidades
de
la
Administracin Pblica elaborar inventarios de
los documentos que produzcan en ejercicio de
sus funciones, de manera que se asegure el
control de los documentos en sus diferentes
fases.

ACUERDO 060 DE OCTUBRE

DE 2001
Por la cual se establecen pautas
para la administracin de las
comunicaciones oficiales en las
entidades pblicas y las privadas
que cumplan funciones pblicas.

ARTICULO PRIMERO

Cumplir con los programas de

gestin documental, para la
produccin , recepcin, distribucin
, seguimiento, conservacin y
consulta de los documentos.

ARTICULO TERCERO
Establecer segn su estructura, la
unidad de correspondencia que
gestione de manera centralizada y
normalizada, los servicios de recepcin,
radicacin y distribucin.
Contar con personal suficiente para
recibir, enviar y controlar
oportunamente el tramite de los
documentos.

ARTICULO QUINTO
El procedimiento de radicacin
no se reservan nmeros de
radicacin, n repetidos,
enmendados, tachados.
Cada ao se iniciar la radicacin
consecutiva

ARTICULO SEPTIMO

Las comunicaciones
internas debe tener el
cdigo de la
dependencia, y la
numeracin consecutiva.

ARTICULO OCTAVO

Elaboracin de las
planillas, de
correspondencia para el
control de la misma.

ARTICULO DECIMO CUARTO

Pie de pagina

debe contener:
Direccin de la unidad
Nmero de conmutador
Nmero de fax
Direccin pagina web
Ver Acuerdo
060/2001

ACUERDO AGN
ACUERDO 038 (Septiembre 20 de 2002):
Por el cual se desarrolla el artculo 15 de la
Ley General de Archivos 594 de 2000
ACUERDO No. 039 ( OCTUBRE 31 DE
2002 ): Por el cual se regula
el
procedimiento para la elaboracin y
aplicacin de las Tablas de Retencin
Documental en desarrollo del Articulo 24 de
la Ley 594 de 2000

ACUERDO AGN
ACUERDO No. 042 (OCTUBRE 31 DE 2002): Por
el cual se establecen los criterios para la
organizacin de los archivos de gestin en las
entidades pblicas y las privadas que cumplen
funciones pblicas, se regula el Inventario nico
Documental y se desarrollan los artculo 21, 22, 23
y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 .

RESOLUCIONES MINISTERIALES
Resolucin 5919/28-Dic-2007 MDN: Aprueban el Listado
General de Series y subseries del Ministerios de Defensa
Nacional, Fuerzas Militares y Polica Nacional.
Resolucin 5920/28-DIC-2007 MDN: Aprueban Reglamento
de Archivo 4-00.
Resolucin No.3257/2008: por la cual se establece el
Manual de Correspondencia y Comunicaciones Oficiales del
Ministerio de Defensa Nacional.

REGLAMENTO
Reglamento 4-00 MDN.

GRACIAS
POR
SU ATENCIN