Ps. Zahira Jeraldo O.

Mdulo: Capacitacin y Gestin del conocimiento

Deteccin de las
Necesidades de
Capacitacin

Desarrollo de Recursos
Humanos

Los procesos de desarrollo de recursos humanos incluyen las

actividades de capacitacin, desarrollo del personal y
desarrollo organizacional; todas ellas representan las
inversiones que la organizacin hace en su personal.

Las personas tienen una enorme

capacidad para aprender nuevas
habilidades, captar informacin,
adquirir nuevos conocimientos,
modificar actitudes y conductas,
as como, desarrollar conceptos
y abstracciones.

Las organizaciones echan

mano a una gran variedad
de medios para desarrollar
a las personas, agregarles
valor y hacer que cada vez
cuenten con ms aptitudes
y habilidades para el
trabajo.

La capacitacin es una
responsabilidad
administrativa.
Las actividades de la capacitacin descansan en una poltica que
reconoce el entrenamiento como responsabilidad de cada
administrador y supervisor, los cuales deben recibir asesora
especializada a fin de afrontar esa responsabilidad. Para
desarrollar esta poltica, se pueden proporcionar entrenadores de
staff y divisiones de capacitacin especializadas.
En un sentido ms amplio, el concepto de capacitacin est
implcito en la tarea administrativa de todos los niveles.
La capacitacin es el acto intencional de proporcionar los medios que
permitirn el aprendizaje, el cual es un fenmeno que surge como
resultado de los esfuerzos de cada individuo.

Ciclo de la Capacitacin:
Componentes de un sistema
Insumos (entradas o inputs), como educandos, recursos
abierto
de la organizacin, informacin, conocimientos, etc..

Proceso u operacin (throughputs), como procesos de

enseanza,
aprendizaje
individual,
programa
de
capacitacin entre otros.

Productos (salida u outputs), como personal capacitado,

conocimientos,
competencias,
xito
o
eficacia
organizacional entre otros.

Retroalimentacin (feedback), como evaluacin de los

procedimientos y resultados de la capacitacin, ya sea
como medios informales o procedimientos sistemticos.

Capacitacin: Proceso de
cuatro etapas
Diagnstico de la
situacin

Deteccin de las
necesidades de
capacitacin
Alcance de los objetivos
de la organizacin.
Determinacin de los
requisitos bsicos de la
fuerza de trabajo.
Resultados de la
evaluacin de
desempeo.
Anlisis de problemas de
produccin (a priori y a
posteriori).

Decisin de la
estrategia (atender a
las necesidades)

Implementacin
o accin (realizacin
del programa)

Programa de
Capacitacin

A quin se capacita
Como se capacita
En que capacitar
Donde capacitar
Cuando capacitar

Realizacin de
la capacitacin

Aplicacin de los
programas por
parte del consultor,
el supervisor de
lnea o una
combinacin de los
dos.

Evaluacin y
control

Evaluacin de
resultados de
capacitacin
Seguimiento
Comprobacin o
medicin
Comparacin de
la situacin actual
con la situacin
anterior

Cuanto capacitar
Quin capacitar
Retroalimentacin
Resultados satisfactorios

Anlisis de problemas de
personal.
Anlisis de informes y
otros datos.

Retroalimentacin
Resultados insatisfactorios

Deteccin de las
necesidades de
La deteccin de necesidades se puede efectuar
capacitacin:
diagnstico
considerando tres niveles de anlisis:
preliminar
Nivel de anlisis de toda la organizacin:

El sistema organizacional

objetivos de la organizacin y filosofa de la capacitacin.

Nivel de anlisis de los recursos humanos:

el sistema de capacitacin

anlisis de la fuerza de trabajo (anlisis de las personas).

Nivel de anlisis de las operaciones y tareas:

el sistema de adquisicin de habilidades

anlisis de las habilidades, experiencias, actitudes, conductas y

caractersticas personales exigidos por los puestos de trabajo
(anlisis de puestos).

Anlisis organizacional:
El sistema organizacional

Los objetivos a largo plazo de la organizacin son

importantes para desarrollar una perspectiva de
la filosofa de la capacitacin.

Determina la importancia que se dar a la

capacitacin.

La capacitacin est hecha a la medida, de

acuerdo a las necesidades de la organizacin.

Anlisis de los recursos

humanos:

constatar
ElProcura
sistema
desi estos son suficientes
en trminos cuantitativos y cualitativos
capacitacin
para cubrir las actividades presentes y
futuras de la organizacin.

Un anlisis de la fuerza de trabajo, es

decir el funcionamiento de la organizacin
presupone que los empleados cuentan con
las habilidades, los conocimientos y las
actitudes que desea la organizacin.

Pontual: Anlisis de recursos

humanos
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.

Nmero de empleados en la clasificacin de los puestos.

Nmero de empleados necesarios en la clasificacin de los puestos.
Edad de cada empleado en la clasificacin de los puestos.
Nivel de preparacin requerido por el trabajo de cada empleado.
Nivel de conocimiento requerido por el trabajo de cada empleado.
Actitud de cada empleado en relacin con el trabajo y la empresa.
Nivel de desempeo, cuantitativo y cualitativo, de cada empleado.
Nivel de habilidad de conocimientos de cada empleado para otros
trabajadores.
Potencial de reclutamiento interno.
Potencial del reclutamiento externo.
Tiempo de capacitacin necesario para la mano de obra reclutada.
Tiempo de capacitacin para los nuevos.
ndice de ausentismo.
Estos aspectos cuando se analizan
ndice de rotacin del personal.
continuamente, permiten evaluar las
Desercin del puesto.
lagunas presentes y las previstas para
dentro de ciertos plazos, en funcin de
supuestos laborales, legales, econmicos y
de los planes de expansin de la propia
empresa.

Anlisis de las operaciones y

tareas:
El
sistema de adquisicin de
El anlisis se efecta a nivel de puesto y se sustenta en los
requisitos que este exige a su ocupante.
habilidades

El anlisis de puestos y la especificacin de puestos sirven

para determinar los tipos de habilidades, conocimientos,
actitudes y conductas, as como las caractersticas de
personalidad, que se requieren para desempear los
puestos.

El anlisis de operaciones consiste en determinar

cuales tipos de conductas deben observar los
empleados
para
desempear
eficazmente
las
funciones de sus puestos.

Se sustenta en los siguientes datos:

Estndares de desempeo de la tarea o el puesto.
Identificacin de las tareas que constituyen el puesto.
Forma de realizacin de cada tarea para cumplir con los
estndares de desempeo.
Habilidades, conocimientos y
actitudes bsicos para el
desempeo de cada tarea.
El anlisis de las operaciones permite preparar la capacitacin
para cada puesto, de forma aislada, a efecto de que el ocupante
adquiera las habilidades necesarias para desempearlo.

Requisitos
exigidos por el
puesto

Habilidades actuales
del ocupante del
puesto

Necesidad de
capacitacin

La determinacin de las necesidades

de capacitacin es una
responsabilidad de lnea y una funcin
de staff, es decir, el administrador de
lnea es el responsable de la
percepcin de los problemas que
provoca la falta de capacitacin.

Medios para la deteccin de

necesidades

Evaluacin de desempeo: permite identificar

aquellos empleados que realizan sus tareas por
debajo de un nivel satisfactorio, as como
averiguar cuales son las reas de la empresa que
requieren
de
atencin
inmediata
de
los
responsables de la capacitacin.

Observacin: constatar donde hay evidencia de

un trabajo ineficiente, como equipos rotos, atraso
en relacin con el cronograma, desperdicio de
materia prima, elevado nmero de problemas
disciplinarios, alto ndice de ausentismo, rotacin
de personal elevada, etc.

Cuestionarios: investigaciones por medio

de cuestionarios y listas de control que
contengan la evidencia de las necesidades
de capacitacin.

Solicitud de supervisores y gerentes:

cuando las necesidades de capacitacin
corresponden a un nivel ms alto, los
propios gerentes y supervisores suelen
solicitar, a lo cual son propensos,
capacitacin para su personal.

Entrevistas con supervisores y gerentes: los

contactos directos con supervisores y gerentes,
con respecto a problemas que se pueden resolver
por medio de la capacitacin, surgen por medio de
entrevistas con los responsables de las diversas
reas.

Reuniones interdepartamentales: discusiones

entre los distintos departamentos acerca de
asuntos que conciernen a los objetivos de la
organizacin, problemas de operaciones, planes
de determinados objetivos y otros asuntos
administrativos.

Examen de empleados: entre otros se

encuentran los resultados de los exmenes de
seleccin de empleados que desempean
determinadas funciones o tareas.

Reorganizacin del trabajo: siempre que las

rutinas de trabajo sufran una modificacin total o
parcial ser necesario brindar a los empleados un
capacitacin previa sobre los nuevos mtodos y
procesos de trabajo.

Entrevista de salida: cuando el empleado abandona la

empresa es el momento ms adecuado para conocer su
opinin sincera sobre la organizacin y las razones que
motivaron su salida. Es posible que varias deficiencias de la
organizacin, que se podra corregir, salgan a la vista.

Anlisis de puestos y especificacin de puesto:

proporciona un panorama de las tareas y habilidades que
debe poseer el ocupante.

Informes peridicos: de la empresa o de produccin que

muestren posibles deficiencias que podran requerir
capacitacin.

Indicadores de necesidades de
Capacitacin

Indicadores a priori: son hechos que, si acontecieran,

crearan necesidades futuras de capacitacin fcilmente
previsibles.

Expansin de la empresa y admisin de nuevos empleados.

Reduccin del nmero de empleados
Cambio de mtodos y procesos de trabajo.
Sustituciones y movimientos de personal.
Faltas, licencias y vacaciones del personal.
Expansin de servicios.
Cambios en los programas de trabajo o de produccin.
Modernizacin de la maquinaria o equipo.
Produccin y comercializacin de nuevos productos o servicios.

Indicadores a posteriori: son los problemas provocados por

necesidades de capacitacin que no se han atendido, que se
relacionan con la produccin o con el personal, adems de que
sirven como diagnstico para la capacitacin.

Problemas de produccin:

Calidad inadecuada de la produccin

Baja productividad
Averas frecuencias en el equipo y las instalaciones.
Comunicacin deficiente
Demasiado tiempo para el aprendizaje y la integracin del puesto.
Gastos excesivos para el mantenimiento de las mquinas y los equipos.
Exceso de errores y desperdicios.
Elevado nmero de accidentes.
Poca versatilidad de los empleados.
Mal aprovechamiento del espacio disponible, entre otros.

Problemas de personal:
Relaciones deficientes entre el personal
Nmero excesivo de quejas
Poco o nulo inters por el trabajo
Falta de cooperacin
Nmero excesivo de faltas y reemplazos.
Dificultad para obtener nuevos elementos
Tendencia a atribuir las fallas a otros
Errores al acatar las rdenes, entre otros.

La capacitacin como
estrategia de intervencin

El xito de la capacitacin no se mide tan slo porque las

personas mejoran sus competencias individuales, sino
tambin porque estas empiezan a contribuir positivamente
al desempeo de la organizacin.

La ISO 10015, utiliza el conocido ciclo de Deming, y define

la capacitacin como un proceso de cuatro etapas:

Analizar = Diagnosticar las necesidades de capacitacin.

Planear = Programar la capacitacin.
Hacer = Implementar el programa de capacitacin.
Evaluar = Medir los resultados del programa de capacitacin.

Referencia:
Chiavenato, Adalberto (2007): Administracin de recursos humanos, el capital
humano de las organizaciones, editorial Mc Graw Hill, D.F., Mxico

FIN DE LA
PRESENTACIN