TIPOS DE

REQUISICIONES
Solicitudes de Informacin y Solicitudes de Cotizacin

Tipos de Requisiciones
Existen
1. Estndares
2. Viajeras
3. Lista de Materiales
4. Almacenes/Inventarios

Requisicin Estndar

Una requisicin estndar debe

contener
Fecha,
Nmero de Requisicin para su
identificacin
Departamento de Origen
Cuenta a la que deber cargarse
Descripcin completa de
producto, material que se desea

Fecha que se requiere el

material.
Otra instruccin que se
requiera remarcar
Firma de la persona
autorizada

Requisicin Viajera
Sistema manual. Es una especie de tarjeta
de almacn con descripcin del artculo y
unidades a requerir.
La tarjeta se traslada al dpto. requerido.
El rea de Suministro registra el proveedor,
el precio y el nmero de la o/c y la devuelve
a la persona que hizo la requisicin.

Requisicin Lista de Materiales MRP o

ERP
Bill of Materials BOM
Simplifica el proceso de requisicin de los
artculos
( materiales y partes ) de lnea con que
frecuencia una organizacin requiere a largo
tiempo.
TAMBIEN DE UNA PROVISION DE REPUESTOS

Requisicin Lista de Materiales

Bill of Materials BOM
Produccin solicita a el Area de Suministro, la
cantidad requerida (ejemplo, 10, 000 unidades )
ya estipuladas para la produccin del siguiente
mes.
Qu origina?
Multiplica sus elementos x 10,000 para determinar
la cantidad total de componentes que necesitar la
produccin del mes siguiente.

Requisicin Lista de Materiales MRP o

ERP
Bill of Materials BOM
La comparacin de estas cantidades con el
inventario da lugar a las cantidades que estn
listas para comprarse. Inventario requisicin
= cantidad a comprar.
Sistemas de
Planeacin de los Requerimientos de Materiales
(MRP Material Requirement Planning). o

Requisicin Lista de Materiales ERP o

MRP
Bill of Materials BOM
de Planeacin de los Recursos Empresariales
ERP (Enterprise Resource Planning), se carga
en forma anticipada con la informacin de
precios provenientes de los proveedores con
contrato a largo plazo, el que luego genera la
liberacin de una rdenes para cubrir las
cantidades que estn listas para cobrarse.

Requisicin de Almacenes/Inventarios
Las necesidades se pueden satisfacer
mediante una requisicin de materiales
provenientes del inventario o a travs de la
transferencia de un Inventario excesivo a
partir de otro departamento o divisin.

participacin anticipada del

proveedor
En el caso de compras con valor estratgico se
requiere administrar este tipo de suministro a
travs de equipos inter-funcional de suministro.
En el caso de compras con menor valor el
comprador puede proponer un substituto de
menor valor pero de la misma eficiencia,
cuando hayan faltantes del principal en el
mercado o cuando exista precios ms bajos.

Presentacin de la pantalla
panormica
Por tanto,
Debe existir un alto grado de interaccin entre
los grupos del rea de suministro y los que hacen
la especificacin en las primeras etapas de la
definicin de la necesidad para evitar
equivocaciones o descripcin inexacta que
pueda originar consecuencias financieras e
interrumpir el proceso de suministro y an ms,
el proceso de produccin.

IDENTIFICACION DE POSIBLES FUENTES

Seleccin de proveedores, implica:
1. Identificar las fuentes potenciales
calificadas
2. Evaluar la probabilidad de que un contrato
de compra d como resultado una entrega
a tiempo de un producto con un servicio
apropiado, antes como despus de la
venta al costo ms bajo posible.

Cuando no se est cubierto con un

Contrato de Compra
Opciones para comunicarse con los proveedores:(4)
Emitir una solicitud de informacin (Request for
Information (RFI).no representa una solicitud de
operaciones de negocios.
Una solicitud de cotizacin Request for Quotation (RFQ)
Una solicitud de propuesta Request for Proposal (RFP)
Una solicitud o Invitacin para Oferta Request for bid
(RFB) o Invitacin for Bbid (IFB) Bid = hacer una oferta.

Tipos de Requerimientos
Solicitud de Informacin RFI
Recopila datos, no es una peticin de negocio
Solicitudes para Operaciones de Negocios
a. Solicitud de Cotizacin (RFQ)
b. Solicitud de Propuesta (RFP)
c. Solicitud de Invitacin para una Oferta
(RFB
o IFB)

Tipos de Requerimientos
Solicitud de Cotizacin (RFQ)
Se emite cuando hay una descripcin clara y bien defina la
necesidad. SKU /unid para manten.invent.
Es una herramienta de comparacin de precios.
Es una requisicin standard que incluye una lista de
proveedores potenciales
Se prepara - se verifica - se firma transmite electr.
Las cotizaciones se registran, el comprador selecciona un
proveedor, tomando casi siempre como base el precio y luego
se prepara la Orden de Compra con el proveedor elegid.

Tipos de Requerimientos
Solicitud de Propuesta (RFP)
Se utiliza para satisfacer necesidades ms complejas, en
el cual el precio es SOLO uno de los factores CLAVE DE
DECISION.
El comprador por lo general negocia el precio y las
condiciones de adquisicin/compra.
NOTA El documento debe tener una descripcin
detallada de la necesidad especfica e invita a los
ofertantes a usar sus conocimientos para desarrollar y
proponer ms soluciones.

Tipos de Requerimientos
Solicitud de Oferta (RFB - IFB)
Se utiliza para presentar una oferta en un proceso
competitivo de licitaciones con o sin la oportunidad
de negociar despus de la recepcin de la oferta.
Es importante informar a los proveedores como se
llevar a cabo la seleccin final.
Ej. Oferta ms baja en sobre sellado.
Ej. A partir de la oferta escogida se inicia el punto
de negociaciones.

SELECCIN DEL PROVEEDOR

La seleccin del proveedor conducen a la colocacin de
la Orden de Compra.
La O/C es seleccionada desde un anlisis simple de las
ofertas, hasta la realizacin de negociaciones complejas.
Ej. 1. Seleccin del proveedor
2. determinacin del precio y de los trminos
3. Entregas
4. administracin de costos
5. Aspectos legales y tica.

Preparacin y colocacin de la
Orden de Compra
Cuando una orden se coloca por telfono debe
CONFIRMARSE la Orden de Compra por Escrito para
evitar complicaciones legales futuras si las hubiera.
NO SE DEBEN hacer compras, a menos que estas,
compras menores, sean provenientes de fondos de caja
chica, sin generar un documento escrito.
REVISAR LAS CONDICIONES DE COMPRA IMPRESAS EN
LOS DOCUMENTOS YA QUE LA RESPONSABILIDAD DE
TRANSFIERE AL COMPRADOR EN EL CONTRATO DE
VENTA.

Preparacin y colocacin de la
Orden de Compra
FORMATO. Requisitos
1. Nmero de serie
2. Fecha de emisin
3. Nmero y direccin del proveedor
4. Cantidad, y descripcin del producto o servicio
5. Fecha de entrega,
6. Instrucciones de embarque,
7. Precio
8. Trminos de pago
9. Condiciones especiales de la Orden de Compra.

Condiciones de una Orden de Compra

Puede incluir:
Clusula de indemnizacin, proteger al comprador
contra demandas por daos ocasionados por
infracciones a la ley de patentes.
Clusula de Precios, precio pactado en la O/C, es precio
indicado en la Factura Comercial.
La aceptacin de materiales depender de la inspeccin
y de la calidad acordada.
En caso de rechazo del producto, el vendedor recibir
una nueva orden antes que se efecte el reemplazo.

Condiciones de una Orden de Compra

Puede incluir:
Descripcin detallada de los requisitos de calidad
y de control de calidad
Disposicin de la cancelacin de la orden en caso
no se reciban en la fecha acordada en el pedido.
Penalidades en caso la Orden no sea entregada
completa.
Arbitraje en caso de controversias

Quines necesitan acceso a las O/C? y

por qu?

Es un tema de diseo de proceso

Es un tema de capacidad organizacional
EXTERNAMENTE El proveedor remite un
RECONOCIMIENTO para CONFIRMAR la aceptacin de
la orden de compra.
En ausencia de este reconocimiento el proveedor SOLO
SUPONE que se entregar en la fecha requerida.
Las fechas indefinidas el comprador requiere fechas
definidas por adelantado para planear las operaciones.

Quines necesitan acceso a las O/C? y

por qu?

INTERNAMENTE
El Dpto. de Suministros necesita acceso,
sea esta en forma electrnica o impresa,
a las cuentas por pagar para el proceso
de pago e instalaciones de recepcin y/o
almacenes para planear y confirmar la
recepcin de la mercanca. Al mismo
tiempo una inspeccin de entrada.

ORDENES DE COMPRA GLOBALES

Y ABIERTAS
Este tipo de rdenes reducen los costos al disminuir el
nmero de rdenes que se emiten.
Cubren una variedad de artculos.
Las abiertas: permiten adicionar productos y/o ampliarlos
tiempos. Puede permanecer vigente durante uno ao.
Las globales: se utilizan para comprar artculos de
mantenimiento, de reparacin y de operaciones (MRO =
Maintenance Repair and Operations). Satisfacen
necesidades de lnea de produccin. Compras en
volumen y repetitivas a lo largo de un perodo.

CONTRATO MAESTRO DE SERVICIO

(MSA) MASTER SERVICE
AGREEMENT
Contrato Maestro de Servicios
Acuerdo de varios proveedores proporcionan a la
empresa servicios PREDETERMINADOS durante un
perodo especfico en el cual los costos totales no
deben exceder de una cantidad convenida
previamente.
Los servicios se realizan posterior a los acuerdos.
Tiene costos fijos durante los perodos acordados.
Se utilizan por perodos de un ao a ms.

MUCHAS GRACIAS

CPC Carmen Benaducci