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CURSO ADMINISTRACIN

DE CONTRATOS

Corporacin Nacional del Cobre

MDULO 2

Modulo 2: Rol del Administrador de


Contratos
Relator: Hernan Rojas Arquero

www.jejcap.cl
Providencia 2133 of. 302 Stgo.
4709190 jej@jej.cl

CURSO: ADMISTRACIN DE CONTRATOS


Administrador del Contrato

CONTENIDOS GENERALES DEL MDULO 2


3. ROL DEL ADMIMISTRADOR DE CONTRATO.
3.1 ADMINISTRADOR Y COLABORADOR.
3.2 PERFIL DEL ADMINISTRADOR DE CONTRATO.

3.2.1 RESPONSABILIDADES,

3.2.2 ATRIBUCIONES,

3.2.3 FUNCIONES,
3.3 MARCOS Y LINEAMIENTOS GENERALES QUE DEBEN GUIAR EL
QUEHA-CER DEL ADMINISTRADOR DE CONTRATOS.

3.3.1 VALORES,

3.3.2 POLTICA DE TICA COMERCIAL


3.4 EJERCICIOS.

CURSO: ADMINISTRACIN DE CONTRATOS


Conceptos, importancia y Normativa en la
Gestin de Contratos

COMO VAMOS A ABORDAR ESTE MDULO 2


1. DINMICA INICIAL DE DOS PERSONAS
1.1 COMPLETANDO UN DETALLE DE LOS ASPECTOS QUE DEBE
PREOCUPARSE UN ADMINISTRADOR DE CONTRATOS.
2. DESARROLLO DEL CURSO
2.1 MDULO 2.
3. DINMICA FINAL DE DOS PERSONAS
3.1 COMPLETANDO UN DETALLE DE LOS ASPECTOS QUE DEBE
PREOCUPARSE UN ADMINISTRADOR DE CONTRATOS PERO AHORA
CON LOS CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS.

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Conceptos Generales

CONCEPTOS ESPECFICOS PARA


ADMINISTRACIN DE CONTRATOS

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Competencia deseada

La competencia para Administrar Contratos se refiere a:

La capacidad de planificar, liderar y


coordinar las acciones necesarias para la
contratacin de bienes y servicios con
terceros, velando por la correcta
comprensin de la necesidad de cada uno
de los involucrados (Servicios
Compartidos, proveedores, clientes
internos, instancias de autorizacin), en
cada una de las etapas y documentos del
proceso.
La capacidad de actuar y relacionarse
administrativamente con el contratista en
representacin de la Divisin, en todas
las materias del contrato, cautelando

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Tendencias

TENDENCIAS
La tendencia:
1. Trabajar cada vez ms con empresas
externas para aprovechar las fortalezas que
ofrece el mercado.
.. y focalizar los recursos propios en temas
esenciales del negocio.
Por lo tanto:
Es imprescindible desarrollar y
reforzar nuestras competencias en
la gestin de contratos

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Rol del Administrador del Contrato

3. ROL DEL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO


3.1

ADMINISTRADOR Y COLABORADOR

Administrador de Contratos
Persona designada y facultada por la Divisin, que en su nombre y
representacin asume la RESPONSABILIDAD de velar por el
cumplimiento correcto y oportuno del contrato, y a travs de quin la
Divisin se relaciona con el contratista.

El Contratista es un Colaborador
Que presta servicios a CODELCO y cuya misin no es maximizar los
excedentes de la Corporacin.
El Colaborador debe cumplir con su misin y contratos de la forma ms
eficiente posible. La mejor forma como nos puede colaborar es cumplir
responsablemente con sus compromisos

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Rol del Administrador del Contrato

3.2

PERFIL DEL ADMINISTRADOR DE CONTRATO

Profesional nombrado por el Gerente del rea al momento de


iniciar el proceso de licitacin, responsable de administrar,
coordinar y controlar el cabal cumplimiento del contrato.

Debe velar porque ste se inicie, ejecute y finalice,


completndose de acuerdo con los alcances y calidad
definidos, acorde con el presupuesto y programa aprobado
para el servicio y resguardando que se ejecute con los
estndares ambientales y de seguridad establecidos por la
Corporacin y Divisin.

Debe velar adems por todos los Aspectos Legales y


Normativos del Contrato, su cumplimiento y escenario
de gestin.

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Responsabilidad del Adm. del Contrato

3.2.1 RESPONSABILIDADES
De que somos responsables los Administradores de Contratos?
Responsabilidad

Cumplir c/las normas

Consiste en:

Cumplir c/las normas y procedimientos


exigidos por la Divisin en cuanto a la
contratacin de servicios c/terceros.

Su no cumplimiento provoca:

Constituye una falta grave dado que


involucra la relacin de la Corporacin
con terceros.

Cumplir reglamento de control


de riesgo operacional

Cumplir c/las disposiciones del


reglamento de control de riesgo
operacional para empresas contratistas

Implica un descuido importante del


Adm. del Contrato en sus obligaciones
bsicas.

Controlar Trabajos

Controlar que los trabajos se ejecuten de


acuerdo a lo pactado con la calidad
requerida, en el presupuesto pactado y
en los plazo establecidos en el Contrato.

Puede ocasionar atrasos, cambio de


predios pactados, entre otros.

Informar

Realizar informes de trmino


del servicio

Preparar Calificaciones

Informar a su Jefatura sobre las


deficiencias en las especificaciones
tcnicas del Contrato
Realizar informe de trmino de servicio al
finalizar el Contrato
Preparar calificacin de desempeo en
forma peridica del colaborador en el
contrato

Costo adicionales, entre otros


Es relevante para materializar los
principios relacionados con las
lecciones aprendidas y la gestin del
conocimiento
Es relevante para futuras
contrataciones de la empresa
colaboradora.

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Atribuciones del Adm. del Contrato

3.2.2 ATRIBUCIONES

Exigir al coordinador del contratista el total cumplimiento del


contrato.
Realizar todas las inspecciones, mediciones, exmenes, pruebas,
revisiones, aprobaciones y controles peridicos y/o permanentes a
los servicios que ejecuten los contratistas
Exigir al colaborador el uso adecuado y continuo de los
implementos de seguridad estipulados en el contrato, o que se
requieran para un trabajo seguro. No se permitir personal del
contratista que se presente a trabajar sin sus elementos de
seguridad.
No permitir en las faenas, personal de empresas contratistas que se
encuentren en estado de intemperancia por alcohol o drogas o que
lo ingieran durante su jornada de trabajo.
Suspender acciones inseguras o peligrosas, rechazar equipos en
malas condiciones y objetar o detener cualquier actividad que a su
juicio no cumpla con las condiciones del contrato.

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Atribuciones del Adm. del Contrato

Revisar y firmar diariamente el libro de obra a cargo del


contratista.
Revisar que las reas de trabajo se encuentren en ptimas
condiciones, libres de escombros y basuras, con el fin de evitar
riesgos de accidentes.
Solicitar el retiro del personal del contratista en cualquier etapa
de ejecucin de servicios, debido a prdida de confianza en su
desempeo laboral.
Exigir el uso de materiales y herramientas afines al servicio, que
deba brindar el contratista.

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Funciones del Adm. del Contrato

3.2.3 FUNCIONES
Coordinar diariamente los trabajos con el coordinador del
contratista.
Revisar el libro de obras y apuntar las anotaciones pertinentes para
el buen desarrollo del servicio.
Informar peridicamente a su jefatura del desarrollo del contrato.
Controlar la aplicacin de multas y sanciones estipuladas en el
contrato.
Preparar las calificaciones del contratista en forma peridica y la
calificacin de desempeo final.
Proponer a su jefatura modificaciones al contrato, segn las
necesidades en la operacin.
Gestionar las aprobaciones correspondientes para la operacin del
contrato.
Gestionar el pago de los trabajos al contratista

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Atribuciones del Adm. del Contrato

3.3

MARCOS Y LINEAMIENTOS GENERALES QUE DEBE


GUIAR EL QUEHACER DEL ADMINISTRADOR DE
CONTRATOS

El Administrador de contratos NO puede hacer su labor de cualquier forma,


por lo que se entregan algunos lineamientos que deben guiar su accin:
Estar en lnea con la Misin del Negocio Codelco.
Desarrollar su propia autodisciplina y responsabilidad.
Transformar los recursos que se le confan en acciones exitosas.
Asumir un control efectivo
Manejar una relacin de equidad con los contratistas.
Desechar prcticas leoninas.
Velar por los intereses de Codelco.
Velar por la justa retribucin al contratista.
Asumir de manera plena la responsabilidad tica que implica su tarea.
Aprender de los errores cometidos y compartir dicha experiencia.
Ser un activo agente de cambio y un potente actor en la gestin del
conocimiento

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tica del Contrato

3.3.1 VALORES
No debemos olvidar el marco valrico que debe guiar el accionar del
Administrador de Contratos.

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tica del Contrato

3.3.2 POLTICA DE ETICA COMERCIAL


Codelco nos indica que no podemos hacer las cosas de cualquier
forma. Y para ello nos entrega una gua.
PROBIDAD, HONESTIDAD, INTEGRIDAD
TRANSPARENCIA
PROFESIONALISMO
MANEJO DE CONFLICTO DE INTERESES
ATENCIONES ASOCIADAS A LAS RELACIONES COMERCIALES
RESPONSABILIDAD EN EL USO DE LA INFORMACIN
DENUNCIAS A LA FALTA DE TICA
EXIGENCIAS A EMPRESAS EXTERNAS:
RELACIONES COMERCIALES
RELACIONES LABORALES

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tica del Contrato

ETICA Y VALORES EN LA GESTIN DE CONTRATOS

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tica del Contrato

tica y Conflicto de Intereses :


Polticas y Normas Corporativas de Codelco Chile
para su relacin con las empresas que suministran
bienes y servicios.
Principios de Negocios con Empresas Relacionadas
Poltica de tica Comercial
Polticas y Valores

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tica del Contrato

Poltica de tica Comercial


En el plano comercial, la dimensin tica est referida al
conjunto de principios, valores y normas que guan el
comportamiento en materias de negocios.
La Corporacin ha asignado una importancia central a la
observancia de un alto estndar tico en todas sus
actuaciones, las que debern desarrollarse conforme a
principios y valores coherentes con estos propsitos.
En trminos generales estos principios estn orientados
a:
Garantizar que las decisiones comerciales se adopten en
consideracin al inters de la empresa y con total prescindencia
de intereses personales
Que la Corporacin sea percibida como una empresa que
desarrolla sus relaciones comerciales en condiciones de
formalidad, imparcialidad y equidad.

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tica del Contrato

Principios y Valores
Las relaciones de Codelco con terceros deben regirse,
en el plano de la tica, por los siguientes principios:
Profesionalismo

tica

Transparencia

Probidad,
Honestidad e
integridad

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tica del Contrato

Conflicto de intereses
Los trabajadores de Codelco no podrn aprovechar
indebidamente su vinculacin con la Corporacin, o la
informacin obtenida desde sta, para su beneficio
personal, el de un miembro de su familia o de
cualquiera otra persona en particular.
Los trabajadores a los cuales se les ha delegado
autoridad para efectuar transacciones comerciales por
cuenta de la Corporacin, debern inhabilitarse en las
decisiones relativas a actos o contratos que deban
celebrarse con personas naturales o jurdicas con las
cuales ellos, o sus familiares directos, tengan alguna
vinculacin de propiedad o de gestin, de lo cual
debern adems informar a su superior jerrquico.

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tica del Contrato

Atenciones asociadas a las relaciones comerciales


Las decisiones comerciales deben ser adoptadas sobre la
base de criterios objetivos y con total prescindencia de
factores tales como donaciones, regalos, festejos u otro tipo
de atenciones. Por lo tanto y como principio general, Codelco
no fomenta ni aprueba la prctica de dar o recibir regalos de
parte de sus clientes, proveedores y/o contratistas.

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tica del Contrato

Responsabilidad en el Uso de la Informacin


Codelco y sus trabajadores debern mantener en
estricta reserva y confidencialidad aquella informacin
que los Contratistas le hayan proporcionado, ya sea
durante los procesos de licitacin o durante el
desarrollo de los contratos.

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tica del Contrato

Compromisos con los Proveedores de Bienes y Servicios


Sustentar en gran parte el quehacer de abastecimiento, en la
existencia y desarrollo de una capacidad empresarial externa.
Seleccionar las empresas que participen en los procesos de
contratacin en base a sus capacidades comprobadas y
evaluaciones de desempeo.
Publicar la informacin correspondiente a los programas de
contratacin.
Resguardar la transparencia de los procesos de contratacin,
manteniendo el trato equitativo entre los proponentes.
Mantener abierto algn canal de comunicacin para denunciar
conductas discriminatorias o faltas a la tica.

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tica del Contrato

Compromisos con los Proveedores de Bienes y


Servicios
(continuacin)
Propiciar una relacin equilibrada entre las partes.
Utilizar procesos de contratacin giles y sencillos.
Utilizar procedimientos de apertura de ofertas que
cautelen y aseguren la transparencia del proceso y
equidad entre proponentes.
Informar en el ms breve plazo la adjudicacin, la cual
se sustenta en la seleccin de la mejor oferta integral.
Incorporar tecnologa digital que facilite la gestin de
abastecimiento.

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jemplos y Ejercicios

3.4 EJERCICIOS

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Normativa vigente

ESCENARIO NORMATIVO Y LEGAL

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Definiciones para Adm. De Contratos

DISPOSICIONES GENERALES PARA CONTRATOS


INTRODUCCIN
Para administrar un contrato, adems de los aspectos
tcnicos, econmicos y operacionales, es necesario
considerar el mbito legal y el normativo de la Corporacin,
en el cual se realizar el trabajo o prestarn los servicios,
por dos motivos:
Contenido: existen ciertos derechos y obligaciones implcitas o
naturales que aunque no estn expresamente sealados en el
contrato se entienden que forman parte integrante del mismo y, por
otra, existe una normativa legal y/o administrativa aplicable, sea
porque el contrato se refiere a ella, o bien, porque se encuentra dentro
de su mbito de aplicacin.

Procedimiento: la administracin del contrato debe realizarse de


acuerdo con las instrucciones que seala la normativa interna de la
Corporacin.

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Normativa vigente

DISPOSICIONES, NORMAS Y ASPECTOS LEGALES

Dentro de la legislacin se encuentran leyes y reglamentos


generales que ataen a todos o la mayora de los contratos, tales
como el Cdigo Civil, el Reglamento de Seguridad Minera y el
Cdigo del Trabajo. Adems, se tienen leyes, reglamentos y
normas especficas para la realizacin de ciertos trabajos o
prestacin de servicios, de acuerdo con su especialidad.
El Administrador de Contrato debe tener presente que todo
contrato civil est subordinado a la Ley, y cualquier obligacin o
responsabilidad que exista en virtud y por mandato de la ley,
estar siempre por sobre el contrato. En consecuencia, el
Administrador de Contrato debe tener, a lo menos, un
conocimiento apropiado del marco legal y normativo general
involucrado y, en caso de duda, debe consultar con los
especialistas de Codelco en cada materia.

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Normativa vigente

DISPOSICIONES GENERALES PARA CONTRATOS DE


OBRAS Y SERVICIOS

Cdigo Civil:
Es el cuerpo legal principal que regula las relaciones entre los
particulares al interior de Chile. Uno de los aspectos regulados por
el Cdigo Civil es precisamente el contrato y sus contenidos.

Libro Cuarto: De las obligaciones en general y de los contratos


No obstante lo anterior, existen leyes o cuerpos normativos de
aplicacin general que tratan en forma ms especfica algunas
relaciones entre privados o parte de ellas.

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Normativa vigente

ONES GENERALES PARA CONTRATOS DE OBRAS Y SERVICIOS


LEYES Y DECRETOS:
Ley N 16.744 Establece Normas sobre Accidentes del Trabajo y
Enfermedades Profesionales, 1968.
Cdigo del Trabajo, DFL N 1, Fija texto refundido y coordinado y
sistematizado del Cdigo del Trabajo, 1994.
Decreto Supremo N 72 Reglamento de Seguridad Minera del
Ministerio de Minera y sus modificaciones posteriores, 1986
Decreto Supremo N 40 Reglamento sobre Prevencin de
Riesgos Profesionales, modificado por el Decreto Supremo N
50, 1969
Ley N 19.300 Sobre Bases Generales del Medio Ambiente,
1994
Leyes y Decretos

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Normativa vigente

LA NORMATIVA DE CODELCO
En Codelco existe un orden normativo que se aplica a la gestin de
abastecimiento para la contratacin de bienes y servicios, en la cual se
encuentran, los siguientes documentos:
Polticas de Abastecimiento
Poltica de Calidad, Seguridad, Salud y Medio
Ambiente
Son documentos internos y
no forman parte de los
Manual de Alcance de Facultades Corporativo y
documentos contractuales,
Divisional
por lo tanto no son
Normas Corporativas (NCC)
aplicables al Contratista,
salvo que se haya dicho
Manual de Contratacin
explcitamente en el contrato
Manual de Administracin de Contratos
o en las bases.
Procedimientos Corporativos y Divisionales
Bases Administrativas Generales Contratos de
Construccin Ingeniera Servicios
Estndares Corporativos de Calidad, Seguridad,
Medio Ambiente y Salud Ocupacional para
Empresas Contratistas.

Son documentos que forman


parte de los documentos
contractuales, por lo tanto
son aplicables al Contrato

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Normativa vigente

POLTICAS DE ABASTECIMIENTO

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Normativa vigente

i. POLTICA CORPORATIVA DE ABASTECIMIENTO


ii. POLTICA DE LICITACIONES
iii.POLTICA

DE

NEGOCIACIN

EVALUACIN

DE

ADJUDICACIN

DE

PROPUESTAS,
CONTRATOS

RDENES DE COMPRA.
iv. COMPROMISOS CON LOS PROVEEDORES DE BIENES Y
SERVICIOS
v. POLTICA DE TICA COMERCIAL
vi.MARCO GENERAL DE LAS RELACIONES ENTRE CODELCO
CHILE Y SUS EMPRESAS COLABORADORAS

Detalle Polticas de Abastecimiento

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Normativa vigente

POLTICA DE CALIDAD, SEGURIDAD, SALUD Y MEDIO AMBIENTE

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Normativa vigente

Codelco tiene una poltica corporativa de proteccin de los


recursos, establecida a partir de la normativa legal vigente. El
Contratista puede tener su propia poltica. Normalmente ellas no
forman parte del contrato, excepto si existe una clusula expresa
para tal objeto. Por lo tanto habr que definir previamente si se le
va a exigir al Contratista la aplicacin de la poltica de Codelco
para incorporarla explcitamente en el contrato.

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Normativa vigente

MANUAL DE ALCANCE DE FACULTADES CORPORATIVO Y DIVISIONAL

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Normativa vigente

MANUAL DE ALCANCES DE FACULTADES DE LA DIRECCIN


SUPERIOR, REVISIN 3.1, VIGENCIA 1 DE JUNIO DE 2004.
Contenido: Especifica la delegacin parcial de facultades que el
Presidente Ejecutivo otorga a los ejecutivos superiores de la
Corporacin.
El punto 3.5 se refiere a las facultades en materia de
Abastecimiento de Bienes y Servicios.

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Normativa vigente

NORMAS CORPORATIVAS

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Normativa vigente

NCC 12: Normas aplicables a contratos pagaderos en pesos con


base de precios o valores expresados en otras monedas
NCC 14: Normas de contratos de ingeniera, de servicios
generales y de construccin
NCC 15: Normas financieras aplicables a las adquisiciones y a los
contratos con terceros
NCC 18: Negocios con personas relacionadas
NCC 19 Contratacin y administracin de seguros
NCC 23: Norma sobre procedimientos administrativos SAP
Detalle Normas Corporativas

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Normativa vigente

MANUAL DE CONTRATACIN

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Normativa vigente

Manual de Contratacin de Servicios. Contratos de Construccin


Ingeniera Servicios, Rev 0, mayo de 2004.
Contenido:
Definiciones: Define conceptos adicionales a las BAG.
Responsabilidades: Indica responsabilidades generales y
puntuales
Entradas: Indica los documentos principales necesarios para
llevar a cabo el proceso de contratacin.

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Normativa vigente

Principios Bsicos y Consideraciones Generales: Indica los


principios ticos y valricos a cumplir en las relaciones con los
proponentes y contratistas.
Procedimiento General de Contratacin: Indica las
diferentes estrategias de contratacin a considerar, las
etapas del proceso con sus exigencias, los documentos
necesarios y el manejo de excepciones.
Conceptos Generales: Indica los diferentes tipos de
contratos, formatos de contrato segn el rango del monto
Salidas: Indica los documentos que resultan como
producto del proceso.

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Normativa vigente

MANUAL DE ADMINISTRACIN DE CONTRATOS

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Normativa vigente

Manual de Administracin de Contratos (GCAB-A-01) Rev 0,


septiembre de 2004.
Contenido:
El rol del Administrador de Contratos.
Responsabilidades: Indica responsabilidades
puntuales
Conocimientos que debe tener.
Nociones normativas.
Tipos de Contratos.
Nociones para Negociaciones y Reclamos

generales

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Normativa vigente

PROCEDIMIENTOS CORPORATIVOS Y DIVISIONALES

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Normativa vigente

Existen variados procedimientos divisionales y


algunos corporativos que regulan actividades en el
interior de los recintos de Codelco y que en
determinados casos deben ser considerados en la
gestin del contrato.

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Normativa vigente

FIN
2

MDULO