TEMA N 9

PROCEDIMIENTOS

CONTABLES

Mrida, 2010

Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

PROCEDIMIENTOS CONTABLES

DEFINICIN

Sucesin cronolgica y
secuencial de operaciones
interrelacionadas,
asociadas con la
contabilidad

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Compilacin
Compilacin
organizada
organizadaen
enforma
forma
lgica
lgicayyordenada
ordenadade
de
todos
los
todos los
procedimientos
procedimientosque
que
realiza
realizala
laorganizacin.
organizacin.

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PROCEDIMIENTOS CONTABLES
CONTENIDO DEL MANUAL
Portada

de identificacin
ndice del manual
Introduccin
Base Legal
Objetivos del Manual
Procedimientos
-Portada de identificacin
-ndice
-Objetivo del procedimiento
-Polticas y/o normas de operacin
-Descripcin narrativa del
procedimiento
-Diagrama de flujo del
procedimiento
-Formularios y/o reportes
-Informacin general
Glosario de Trminos
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ndice temtico

PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Cmo escribir
procedimientos

Investigacin
Documental

Bsqueda de
informacin para
definir la mejor manera
de hacer las cosas

Tcnicas de recopilacin de
informacin

Encuesta

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Observacin

PROCEDIMIENTOS CONTABLES
RECOPILACIN DE INFORMACIN DEL
PROCEDIMIENTO
DIAGRAMA DE PUNTOS

ACTIV.

DESCRIPCIN DE LA
ACTIVIDAD

PUESTO O REA

HORAS HOMBRE
DE LA
ACTIVIDAD

OBSERVACIONE
S

ACUMULADA
S

TOTAL

Simbologa

Operacin

Transporte

Revisin

Demora

Archivo

PROCEDIMIENTOS CONTABLES
PAUTAS PARA LA DESCRIPCIN NARRATIVA DE LOS
PROCEDIMIENTOS
1.- Describir en orden cronolgico

2.- Indicar la unidad encargada de

la ejecucin.

3.- Enumerar las actividades

4.- Verbo en presente. Frases breves y

sencillas
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Silguero

PROCEDIMIENTOS CONTABLES
FORMATO COLUMNAR PARA LA DESCRIPCIN NARRATIVA DE
PROCEDIMIENTOS
Responsable

Operacin (Tarea)

1.

1.1.-

2.

2.1.2.2.2.3.-

3.

3.1.3.2.-

4.

4.1.4.2.4.3.4.4.4.5.4.6.4.7.4.8.-

5.

5.1.5.2.-

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PROCEDIMIENTOS CONTABLES
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIN BANCARIA. DESCRIPCIN NARRATIVA.

Responsable

Operacin (Tarea)

1.Auxiliar de Contabilidad

1.1.- Busca el saldo al final del mes del mayor auxiliar de la

cuenta banco.
1.2.- Busca el saldo al final del mes conforme al estado de cuenta
enviado por el banco.
1.3.- Compara ambos saldos.
1.4- Determina la existencia de depsitos en trnsito.
1.5.- Determina la existencia de cheques en trnsito (pendientes
de cobro).
1.6.- Determina la existencia de notas de dbito emitidas por el
banco.
1.7.- Determina la existencia de notas de crdito emitidas por el
banco.
1.8.- Determina la existencia de errores de registro en los libros
de la empresa.
1.9.- Determina la existencia de errores cometidos por el banco.
1.10.- Determina la existencia de cheques devueltos.
1.11.- Sigue el mtodo de conciliacin por saldos correctos.
1.12.- Inicia elaboracin de preconciliacin bancaria (Ver
formato C-PRE-CON)
1.13.- Suma las notas de crdito emitidas por el banco al saldo de
la cuenta banco segn el mayor de la empresa.
1.14.- Resta las notas de dbito emitidas por el banco al saldo de
la cuenta banco segn el mayor.
1.15.- Resta los cheques devueltos por el banco al saldo de la
cuenta segn el mayor de la empresa.
1.16.- Suma o resta los errores de registro cometidos por la
empresa, segn sea el caso.

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PROCEDIMIENTOS CONTABLES
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIN BANCARIA. DESCRIPCIN NARRATIVA.

2. El Contador

3. Auxiliar de
Contabilidad

1.17.- Determina el saldo correcto de la cuenta banco, partiendo del

saldo del libro mayor.
1.18.- Suma los depsitos en trnsito al saldo del estado de cuenta
emitido por el banco.
1.19.- Resta los cheques en trnsito al saldo del estado de cuenta
emitido por el banco.
1.20.- Suma o resta los errores cometidos por el banco al saldo del
estado de cuenta.
1.21.- Determina el saldo correcto de la cuenta banco, partiendo del
saldo del estado de cuenta.
1.22.- Compara los dos saldos correctos obtenidos.
1.23.- Si son iguales, pasa a 1.24.-.Caso contrario regresa a 1.4.1.24.- Elabora documento Conciliacin Bancaria con los datos
anteriormente obtenidos y calculados. (Ver formato C-CON-BAN).
1.25.- Enva conciliacin bancaria al contador para su revisin y
aprobacin.
2.1.- Recibe conciliacin bancaria
2.2.- Revisa la determinacin de los saldos correctos.
2.3.- Si los clculos coinciden con los saldos correctos, pasa a 2.4.-. Si
no coinciden, regresa a 1.4.-.
2.4.- Firma la conciliacin bancaria como aprobacin.
2.5.- Regresa conciliacin bancaria al auxiliar de contabilidad.
3.1.- Recibe la conciliacin bancaria aprobada por el contador.
3.2.- Registra los asientos de ajuste que se deriven de la conciliacin.
(Ver plan de asientos)
3.3.- Archiva la Conciliacin Bancaria

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PROCEDIMIENTOS CONTABLES
DIAGRAMAS DE FLUJO

Representacin que expresa

grficamente las distintas operaciones
que componen un procedimiento, indicando
su secuencia.

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PROCEDIMIENTOS CONTABLES
SIMBOLOGA
AS
M

ISO

00
0
9

Determinacin de signos y/o grficos

a los que se les confiere un
Significado preciso.

N
I
D

AN
SI
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PROCEDIMIENTOS CONTABLES
SMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE
FLUJO

SIMBOLO

DESCRIPCIN
Terminal: Indica el inicio o la
terminacin del flujo.
Decisin: Indica un punto
dentro del flujo en que son
posibles varis caminos.
Documento: Representa
cualquier tipo de documento
que entre, se utilice, se
genere o salga del
procedimiento.
Archivo: Representa un
archivo comn y corriente de
oficina.
Prof.
Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

PROCEDIMIENTOS CONTABLES
SMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE
FLUJO

SIMBOLO

DESCRIPCIN
Operacin: Representa la
realizacin de una operacin o
actividad relativas a un
procedimiento.
Direccin de Flujo: Conecta los
smbolos sealando el orden en
que se deben realizar las
operaciones
Conector: Representa una
conexin o enlace de una parte
del diagrama con otra parte
lejana del mismo
Conector de Pgina: Representa
una conexin o enlace con otra
hoja diferente en la que contina
el flujo.

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PROCEDIMIENTOS CONTABLES
TIPOS DE FLUJOGRAMAS
No separa cada una
de las personas y/o
departamentos que
realizan las tareas

FLUJOGRAMA SECUENCIAL
VERTICAL

HORIZONTAL

SI

NO

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PROCEDIMIENTO: CONCILIACIN BANCARIA. FLUJOGRAMA SECUENCIAL VERTICAL

INICIO

Auxiliar Cont.
busca saldo
segn mayor

Busca saldo
segn estado
de cuenta

Determina
existencia
errores de
la empresa

Resta al saldo
del mayor
ch/devueltos

COMPARA
AMBOS
SALDOS
CORRECTOS

FIRMA

Conciliacin
Bancaria

Determina
existencia
errores
del banco

Suma resta al
saldo del mayor
errores de
la empresa

Son
iguales?

REGRESA AL
AUXILIAR
CONTABLE

Conciliacin
Bancaria

Conciliacin
Bancaria

AUXILIAR
CONTABLE
RECIBE

Conciliacin
Bancaria

REALIZA
ASIENTO DE
AJUSTE
EN LIBRO

NO

SI

Determina
existencia
cheques
devueltos

Determina
saldo correcto
del libro
mayor

ELABORA

Determina
existencia
depsitos en
trnsito

Sigue mtodo
saldos
correctos

Suma al Edo.
de cta. los
depsitos en
trnsito

ENVA
AL
CONTADOR

Conciliacin
Bancaria

Determina
existencia
cheques en
trnsito

Inicia
elaboracin

Resta al Edo.
de cta. los
cheques en
trnsito

CONTADOR
RECIBE

Conciliacin
Bancaria

Determina
existencia
notas de
dbito

Suma al saldo
del mayor
notas crdito

Suma resta al
saldo Edo. de
Cta. los errores
del banco

Determina
existencia
notas de
crdito

Resta al saldo
del mayor
notas dbito

Determina
saldo correcto
del Edo. de
Cuenta

COMPARA
AMBOS
SALDOS

4
5

Preconciliacin
Bancaria

CONCILIACIN

Revisa la
determinacin
de saldos
correctos

FIN

NO

Clculos
coinciden?

Devuelve a
Auxiliar
Contable

Conciliacin
Bancaria

SI

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PROCEDIMIENTO: PAGO DE NMINA. FLUJOGRAMA SECUENCIAL HORIZONTAL

4

INICIO

Auxiliar
administrativo
solicita listas
de asistencia

Determina N
das ordinarios
a cancelar por
trabajador

RECIBE

EVALUA

Listas de
Asistencia

Listas de
Asistencia

Determina N
horas extras
a cancelar por
trabajador

Determina
tipo de horas
extras a
Cancelar por
trabajador

Determina N
das descanso
o feriados
trabajados por
cada empleado

Verifica la
asignacin
mensual base
por trabajador

Determina
segn polticas
otros beneficios
a pagar por
trabajador

Calcula salario
diario por
trabajador

Calcula monto
a pagar a cada
trabajador
por das
ordinarios

Calcula salario
por hora de
cada
trabajador

Calcula monto
a pagar a cada
trabajador
por horas
extras

Calcula monto
a pagar a cada
trabajador
por feriados
trabajados

Suma
conceptos de
carcter
salarial por
trabajador

Calcula
retenciones
obligatorias y
contractuales

Suma salarios
a otros
beneficios
por pagar

Llena con los

datos
calculados

Nmina del
perodo

Enva al
administrador

Administrador
recibe

Verifica los
clculos

Clculos
coinciden?

SI

Firma como
autorizacin
para el pago

NO

Nmina del
perodo
Listas de
Asistencia

Nmina del
perodo
Listas de
Asistencia

Nmina del
perodo

PROCEDIMIENTO: PAGO DE NMINA. FLUJOGRAMA SECUENCIAL HORIZONTAL

Devuelve al
auxiliar
administrativo

Auxiliar
administrativo
Elabora

Nmina del
perodo
Listas de
Asistencia

Listados de
asistencia

Resumen
de nmina

Elabora

Enva al
banco

Resumen
de nmina

Solicitud de
transferencia
de fondos

Solicitud de
transferencia
de fondos

Solicitud de
transferencia
Resumen de
de fondos
nmina

Realiza
asiento de
pago de
nmina

Copia de
recibo

Nmina del
perodo

FIN

Recibo de
Pago
1
original
Copia de
recibo

n
1

Recibo de
Pago
1
original
Copia de
recibo

Auxiliar
contable
verifica
clculos

Enva al
Auxiliar
Contable

n
1

Recibo de
Pago
original

Resumen
Solicitud de
de nmina
transferencia
de fondos

n
1

Auxiliar
administrativo
pide firma a
cada trabajador

Devuelve al
auxiliar
administrativo

Anexa a
nmina del
perodo

Prepara para
cada
trabajador

Resumen
de nmina

Administrador
recibe

Entrega a
cada
trabajador

Enva al
Administrador

Nmina1del
perodo

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PROCEDIMIENTOS CONTABLES
TIPOS DE FLUJOGRAMAS
FLUJOGRAMA COLUMNAR

Asigna una columna a cada

Unidad / Responsable que
participa en el desarrollo del
procedimiento.

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PROCEDIMIENTO: REPOSICIN DE CAJA CHICA. DIAGRAMA DE FLUJO COLUMNAR

CUSTODIO

AUX. CONTABLE

CONTADOR

CUENTA EL
EFECTIVO

CONFIRMA
SALDO
MINIMO

3
Solicitud
Reposicin

ELABORA

Solicitud
Reposicin

FIRMA

Solicitud
Reposicin

CHEQUE

AUTORIZA
EMISIN

SOLICITA
FIRMA

INSPECCIONA

Solicitud
Reposicin

CONFIRMA SUMA
COMPROBANTES

DETERMINA
CUENTAS

ORDEN DE
PAGO

EMITE

ENVA
Solicitud
Reposicin

DEVUELVE

ORDEN DE
PAGO

ENVIA

Solicitud
Reposicin

ELABORA

EXAMINA DATOS
COMPROBANTES

NO

ENVIA

DETERMINA
CTA BANCARIA

RECIBE

SI

ORDEN DE
PAGO

ORDEN DE
PAGO

Solicitud
Reposicin

COINCIDE
SUMA?

5
RECIBE

RECIBE

Solicitud
Reposicin

RECIBE

SECRETARIA

INICIO

ADMINISTRADOR

ORDEN DE
PAGO

FIRMA

CHEQUE
ENTREGA
ORDEN DE
PAGO

ORDEN DE
PAGO

ENVIA

6
3

CHEQUE

FIRMA COMO
ACUSE RECIBO

ORDEN DE
PAGO

ENVIA
FIRMADA

ORDEN DE
PAGO

ORDEN DE
PAGO

RECIBE
ORDEN DE
PAGO

RECIBE

ORDEN DE
PAGO

RECIBE
FIRMADA

ORDEN
DE
PAGO

REGISTRA
REPOSICIN

FIN

ORDEN DE
PAGO

ENVIA

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PROCEDIMIENTOS CONTABLES
TIPOS DE FLUJOGRAMAS
FLUJOGRAMA ANALTICO

COLUMNA
ADICIONAL

Posee una
de stas
alternativas

PARA COMENTARIOS

ANSI

--------

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LLAMADAS EN EL
CUERPO DEL
FLUJOGRAMA

Nota Aclaratoria:
Se adiciona a una
operacin o
actividad para dar
una explicacin de
ella.

PROCEDIMIENTO: CLCULO DE DEPRECIACIN. FLUJOGRAMA ANALTICO

AUX. CONTABLE

CONTADOR

INICIO

OBSERVACIONES

Verifica existencia
y propiedad del
activo

a)

Verifica datos y
clculos

b)
Revisa fecha
adquisicin
del activo

Clculos
y datos
coinciden?

NO
Notifica al auxiliar
contable

SI
(a)
Busca vida
til y valor residual

2
Registra asiento
en libro diario

(b)
Sigue el mtodo
de lnea Recta

c)

VIDA TIL

d)
(c)
Calcula
cuota de
depreciacin

Determina el(d)
Perodo del gasto
a registrar

Informa clculos
Al Contador

e)

Emplea la siguiente frmula:

Deprec.= COSTO VALOR

RESIDUAL

FIN

(e)
Calcula
depreciacin del
perodo

Conforme a las
especificaciones del
fabricante, o en su defecto,
en base a lo preestablecido
por la empresa.
Mtodo de distribucin
uniforme de la depreciacin
a lo largo de su vida til.

El valor obtenido est

expresado en la unidad de
tiempo de la vida til.
d.1) Desde la fecha de
adquisicin del bien hasta la
fecha del registro, si se trata
del ao en que se adquiri.
d.2) Desde la fecha del ltimo
registro de depreciacin
(cierre y/o ajuste anterior)
hasta la fecha del registro
actual.
Multiplica cuota de
depreciacin por el perodo a
depreciar. Es indispensable la
correspondencia entre las
unidades de medida.

Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

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