ESTUDIOS

ADMINISTRATIVOS
.
Preparado por:
Edwin Alberto Baez Silva

Universidad Distrital Francisco Jos de Caldas

Bogot D.C.

ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS DEL PROYECTO

BASADOS EN LA ORGANIZACION

ESTUDIO DE LA ORGANIZACIN DEL PROYECTO

EFECTO DE LAS VARIABLES ORGANIZACIONALES EN LA

PREPARACION DEL PROYECTO

FACTORES ORGANIZACIONALES

INVERSIONES EN ORGANIZACIN

COSTOS DE LA OPERACIN ADMINISTRATIVA

Subestaciones Elctricas Tema (2015)

ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS DEL PROYECTO

BASADOS EN LA ORGANIZACION

ESTUDIO DE LA ORGANIZACIN DEL PROYECTO

La organizacin del proyecto puede ser estructurada por

distintas maneras:

Basadas en los principios de la administracin como

los propuestos por Henri Fayol

Teora clsica de la organizacin Burocrtica

Diseo organizacional basado en jerarquas

Subestaciones Elctricas Tema (2015)

ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS DEL PROYECTO

BASADOS EN LA ORGANIZACION

Principios de la Administracin (Henri

Fayol)
Principio de la divisin del trabajo
Principio de la unidad de
direccin
Principio de la centralizacin
Principio de Autoridad y
Responsabilidad
Subestaciones Elctricas Tema (2015)

ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS DEL PROYECTO

BASADOS EN LA ORGANIZACION

Teora de la organizacin Burocrtica (Max Weber)

Racionalizar actividades
colectivas
Divisin
del trabajo

Coordinaci
n de las
tareas

Delegaci
n de
autoridad

Subestaciones Elctricas Tema (2015)

ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS DEL PROYECTO

BASADOS EN LA ORGANIZACION

Estructuras organizacionales
Gerente del
proyecto
Asistente de
gerencia
(Operativo)

auxiliar
es

auxiliar
es

Asistente de
gerencia
(Administrativo
)

Auxiliar
es

auxiliar
es

Subestaciones Elctricas Tema (2015)

ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS DEL

PROYECTO BASADOS EN LA
ORGANIZACION

EFECTO DE LAS VARIABLES ORGANIZACIONALES EN LA

PREPARACION DEL PROYECTO

Al definir y caracterizar cada puesto de

trabajo, estimaremos los costos en
remuneraciones administrativas del
proyecto, asumiendo una doble influencia
econmica en la evaluacin del mismo:

Un efecto directo en la inversiones y costos de operacin

Un efecto indirecto en los costos de operacin derivados
de los procedimientos administrativos

Subestaciones Elctricas Tema (2015)

ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS DEL

PROYECTO BASADOS EN LA
ORGANIZACION

FACTORES ORGANIZACIONALES

Los factores Administrativos mas

relevantes de un proyecto se agrupan en
cuatro reas decisionales especficas:

Participacin de unidades externas al proyecto

Tamao de la estructura organizativa
Tecnologa administrativa
Complejidad de las tareas administrativas

Subestaciones Elctricas Tema (2015)

ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS DEL

PROYECTO BASADOS EN LA
ORGANIZACION

INVERSIONES EN ORGANIZACION
SEGN LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DISEADA, SE PUEDEN
OBTENER LOS CALCULOS DE LA INVERSION QUE SE HAR Y QUE
CONTEMPLA:

OBRA FSICA
EQUIPAMIENTO
CAPITAL DE TRABAJO

Subestaciones Elctricas Tema (2015)

 ESPACIO

FSICO

El anlisis de los requerimientos de espacio fsico

para las unidades de carcter administrativo
requiere estudiar:

Flujo de movimiento de personal

Atencin de clientes y proveedores
Numero de funcionarios por oficina
Bodegas de materiales
Repuestos de equipos y oficinas
Sistema interno de comunicaciones y flujo de informacin
Archivos y frecuencia de uso de esa informacin
Locales de venta
Subestaciones Elctricas Tema (2015)

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EQUIPAMIENTO y CAPITAL DE TRABAJO

Condiciones

ambientales
Determinar si priman Normas Estticas o Normas
Funcionales
Inversin en equipos
Otras (vehculos, muebles)
Dimensionamiento estructural y Operativo del
proyecto
(CAPITAL DE TRABAJO)
Todos estos tems harn parte de la informacin que
estarn en los estados financieros para la evaluacin del
proyecto.
Subestaciones Elctricas Tema (2015)

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ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS DEL

PROYECTO BASADOS EN LA
ORGANIZACION

COSTOS DE LA OPERACIN ADMINISTRATIVA

La mayora de los costos de operacin que se deducen del anlisis

organizacional provienen del estudio del los procedimientos
administrativos definidos para el proyecto.
Sin embargo existen diversos costos involucrados por la estructura
organizativa en s en la operacin del proyecto:

Remuneraciones del personal ejecutivo, administrativo y de

servicio
Depreciacin de la obra fsica, muebles y equipos

Subestaciones Elctricas Tema (2015)

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FUNCION DE PRODUCCION

PLANIFICACION
MATERIALES Y SERVICIOS
CONTROL DE CALIDAD
MANTENIMIENTO
SEGURIDAD INDUSTRIAL

PLANIFICACION

Ingeniera del
producto
Determinacin de
procesos tcnicos
Planificacin de
materiales y servicios
Programacin

MATERIALES Y
Solicitud
y estudio de
SERVICIOS
cotizaciones

Compras

Almacenamien
to

Control y verificacin de
suministros
Elaboracin de lista de
proveedores
Elaboracin de lista de precios
Almacenamiento de suministros
recibidos
Inventariar e informar a
produccin y compras
Revisin peridica de las
existencias

CONTROL DE
CALIDAD

Pruebas Subjetivas

Pruebas Objetivas

MANTENIMIENTO
PREVENTIVO

REPARATIVO

RUTINARIO

Subestaciones Elctricas Tema (2015)

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SEGURIDAD
EstudiarINDUSTRIAL
mtodos encaminados a

disminuir o eliminar los riesgos de

accidentes
Disear los equipos y procedimientos
la disposicin final de desechos
para
Elaborar procedimientos para el manejo
de materiales peligrosos
Disear dispositivos de seguridad y
obligar su utilizacin
Dotacin de servicios de enfermera o
primeros auxilios.
Organizar y divulgar de planes de
emergencia

FUNCION FINANCIERA

La funcin financiera incluye todas las

acciones encaminadas a determinar el
nivel de recursos necesarios, su
distribucin entre los distintos usos
dentro de la empresa, y localizacin de
fuentes y negociacin de recursos
financieros para el cumplimiento del
objetivo social.

Subestaciones Elctricas Tema (2015)

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FUNCION FINANCIERA

Elaboracin
y
proyeccin
de
presupuestos y flujos de fondos.
Fijacin de polticas en torno al
comportamiento de los activos.
Definicin y planeacin de la estructura
de endeudamiento.
Determinar la proporcin entre recursos
propios y los niveles de endeudamiento.
Subestaciones Elctricas Tema (2015)

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0

FUNCION FINANCIERA

La tarea diaria de revisar las

disponibilidades y requerimientos para
conseguir fondos, ordenar traslados,
consignaciones y pagos.
Garantizar que los estados financieros
se elaboren oportunamente y sean
confiables, y se adelanten los anlisis
correspondientes.
Subestaciones Elctricas Tema (2015)

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FUNCION FINANCIERA

Contabilidad: Es la tcnica que permite

recolectar, registrar y resumir en forma
oportuna y veraz todas las transacciones
de la empresa.
Anlisis Financiero: Es la tcnica que
permite analizar los estados contables
de la Empresa con el fin de tomar
decisiones
encaminadas
a
la
optimizacin de los recursos financieros,
Subestaciones Elctricas Tema (2015)

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FUNCION FINANCIERA

Inversiones fijas: terrenos, edificaciones,

vehculos, muebles y enseres.
Inversiones
diferidas:
estudios
econmico y tcnicos, uso de patentes,
costos
de
capacitacin,
costos
de
organizacin, montaje y puesta en
marcha.
Capital de trabajo: efectivo, inventarios
y cuentas por cobrar.
Subestaciones Elctricas Tema (2015)

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FUNCION FINANCIERA
Fuentes de Financiacin:
Una de las tareas propias de la tesorera es la
identificacin de fuentes de financiamiento. El origen
de los recursos puede darse: mediante el aporte de
inversionistas, a travs de la emisin de acciones o
bonos, con la utilizacin de crditos de bancos y
corporaciones, etc.
Presupuesto:
Es la funcin que consiste en planear y programar los
costos de instalacin y operacin de la empresa, as
como los ingresos previstos para el horizonte del
proyecto.
Subestaciones Elctricas Tema (2015)

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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Los procedimientos administrativos estn

encaminados a buscar la coordinacin y
armona entre las diferentes funciones de la
empresa, con el fin de garantizar el
cumplimiento del objetivo

A. Planeacin Administrativa
B. Organizacin
C. Coordinacin
D. Control
Subestaciones Elctricas Tema (2015)

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QUE CONTENIDO DEBE TENER EL CAPITULO

REFERENTE A ESTUDIO ADMINISTRATIVO?

Planeacin estratgica
Misin y visin
Objetivos
Polticas
Estrategias
Valores
Anlisis
Organigramas
Planificacin de talento
humano

Marco legal y fiscal

Aspecto laboral
Aspecto ecolgico

Subestaciones Elctricas Tema (2015)

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FUNCION DE MERCADEO

Investigaci
n de
mercado

Producto

Ventas

Publicidad

Subestaciones Elctricas Tema (2015)

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FUNCIN DE TALENTO
HUMANO
POLITICAS

Es el conjunto de polticas, reglamentos,

REGLAMENTOS
normas, procedimientos e instrumentos
utilizados para el manejo de los
empleados vinculados a la empresa
EMPLEADOS

Vinculacin
PROCEDIMIENTOS
Desarrollo
Definicin de Cargos

Bienestar social
NORMAS

Relaciones
Laborales

VINCULACIN
Son los procedimientos utilizados para la
identificacin, localizacin y reclutamiento de
personal

reclutamiento
seleccin
contratacin
induccin
registro

DESARROLL
O

Definicin de
Cargos

ENESTAR SOCIAL

Relaciones
Laborales
Cdigo
Trabajo

Sustantivo

del

INVESTIGACIN Y
DESARROLLO

LA GESTION EMPRESARIAL Y LOS

NUEVOS PARADIGMAS
Estrategias y
Procedimientos
para la
direccin de
empresa
Anlisis
de
econmico
racionalizacin
Anlisis
de valor
valor
econmico
racionalizacin
Administracin
Reduccin
por
de
tamao
objetivos
Administracin
Reduccin
por
de
tamao
objetivos
Just
in
Time
Reingeniera
Subcon-tratacin
Calidad
total
Planeacin
Just
in
Time
Reingeniera
Subcon-tratacin
Calidad total
- Planeacin Estratgica
Estratgica

GERENCIA DEL
PROYECTO

Se trata de presentar en forma esquemtica una

concepcin del gerente moderno, teniendo en
cuenta las cualidades deseables, las actividades
principales que desempea, la informacin que
requiere para su gestin, las situaciones
eventuales que debe enfrentar al ejecutar un
proyecto, y dems elementos propios del clima
organizacional que acompaa al gerente en el
nuevo entorno empresarial

GERENCIA DEL
PROYECTO
Dirigir la ejecucin de un proyecto significa la
realizacin de cada una de las siguientes
actividades, as sea a travs de la delegacin en sus
colaboradores cercanos:
la supervisin

la coordinacin

el control de las funciones

de planeacin

el diseo del proceso

el diseo detallado
la organizacin de la oficina
de compra de materiales y
equipos

el proceso de enganche de personal

la construccin de la planta y las obras
civiles auxiliares
la puesta en marcha de las operaciones
en general toda la direccin tcnica y
administrativa que requiera el proyecto
desde su concepcin hasta su puesta
en marcha.

GERENCIA DEL
PROYECTO

DIRECCION INTEGRAL DE PROYECTOS

(DIP)a la aplicacin de los principios y tcnicas "de punta"
orresponde

e la Direccin (Management) y de la Ingeniera en la realizacin y

esarrollo de proyectos.

los inversionistas
los responsables de diseos
obras de ingeniera y arquitectura
los consultores, asesores, y contratistas
instalacin y operacin de los equipos, etc.

CUALIDADES DE UN
GERENTE DE PROYECTOS

. Notable conocedor del rea administrativa de la empresa.

. Debe ser un coordinador y un capitalizador de esfuerzos
Amplio y detallado conocimiento del proyecto.
. Capacidad de adaptacin al mismo.
. Capacidad de estimular el compromiso de sus colaboradores co
el proyecto.
. Capacidad para tomar decisiones.
. Notables cualidades humanas.
Experiencia previa.

1. Organizar, programar, coordinar y

controlar las diferentes actividades.
2. Mantener actualizado el proyecto en el
diseo, en los contratos, en la compras,
en la
construccin, atendiendo los cambios
que se vayan presentando.
3. Disponer la adquisicin y aplicacin de
los recursos oportunamente, en armona
con los
presupuestos y programacin de obra.
4. Programar y controlar el trabajo del
personal vinculado al proyecto, a nivel de
empleados
propios o de contratistas.

ACTIVIDADES PRINCIPALES DE
UN GERENTE DE PROYECTO

INFORMACIN REQUERIDA
POR EL GERENTE DEL
PROYECTO
El gerente debe tener una informacin completa sobre las
diferentes actividades que comprometen el proyecto, puesto que
a. Los
estudios de
y los correspondientes
de
debe
garantizar
la factibilidad
toma oportuna
de decisiones planes
y el ejercicio
de
losfinanciacin.
controles necesarios
b. conocer con cierta propiedad la regin y la localidad, y desde
luego las caractersticas
d. Debe tener conocimiento de los procesos tcnicos apropiables.
e. Capacidad de opinin en torno a la seleccin y diseo del proceso
definitivo.
f. Capacidad de anlisis del diseo bsico de la ingeniera de
proceso.
g. Informacin completa sobre los compromisos de contratistas y
proveedores.
h. Todas las condiciones del concurso de mritos para
contrataciones o licitaciones

INFORMACIN REQUERIDA
POR EL GERENTE DEL
Conocimiento de la ingeniera de detalle.
PROYECTO
j. Conocimiento de todo el proceso de compra de equipos y de
materiales.
k. Conocimiento de los procedimientos para la generacin de
rdenes de compra.
l. Todo lo pertinente a los medios de transporte disponibles.
ll. Contenido y alcance de todos y cada unos de los contratos.
m. Informes sobre la construccin y avance fsico de la obra.
n. Valores de pago de la mano de obra utilizada en armona con
lo presupuestado.
o. Pronsticos mensuales de los flujos de caja.
p. Todo lo relativo a las plizas de seguros y el cumplimiento de
garantas

SITUACIONES EVENTUALES EN
LA EJECUCIN DE UN PROYECTO
En la realizacin de un proyecto por sencillo que sea
aparecen muchas contingencias, situaciones inesperadas,
contratiempos generados en el interior de la organizacin o
algunos causados por agentes externos, en todo caso el
gerente est en la obligacin de conocerlos oportunamente y
darles el tratamiento adecuado que garantice el control y la
revisin en cada caso, con miras a cumplir las metas fijadas.

SITUACIONES EVENTUALES EN
LA EJECUCIN DE UN
PROYECTO

En todo proyecto se presentan cambios en los

procedimientos, se presentan inconvenientes en el
manejo de personal, aparecen dificultades en el
transporte complicando y retrasando la entrega de
equipos, materiales y suministros; y determinando desde
luego retrasos en la programacin.

1. Informacin peridica sobre el avance de la programacin.

2. Conceptos y sugerencias sobre problemas tcnicos y administrativos
en los diferentes niveles de la organizacin.
3. Reporte actualizado sobre pedidos de equipos, materiales y
suministros,
destacando las dificultades presentadas y esperadas a corto plazo.
4. Informe sobre recursos humanos, tcnicos, financieros necesarios y
disponibles.
5. Informe sobre costos y montos de las diferentes transacciones
durante el mes o
semana anterior.
6. Reporte sobre las dificultades actuales y esperadas en los diferentes
niveles de la
organizacin.

SITUACIONES EVENTUALES EN
LA EJECUCIN DE UN PROYECTO

SITUACIONES EVENTUALES EN
LA EJECUCIN DE UN PROYECTO
Todas las decisiones del gerente del proyecto
deben estar avaladas por estudios previos que
le permitan determinar, por ejemplo:
qu actividades deben subcontratarse ?
que nivel de tolerancia se puede esperar para
la terminacin de ciertas actividades.?
qu compras no programadas se pueden
autorizar.? y hasta qu monto?
qu monto se justifica asumir para acelerar
una determinada actividad, en beneficio del
cumplimiento de la programacin total del
proyecto.?

LA EJECUCIN DE UN PROYECTO ES UNA TAREA DINMICA,

SUJETA A MODIFICACIONES PERMANENTES, POR LO TANTO
SU PROGRAMACIN SI BIEN ES CIERTO DEBE SER LO MS
ESTRICTA POSIBLE, TAMBIN SE DEBEN PREVER NIVELES DE
TOLERANCIA
Y
HOLGURA
QUE
PERMITAN
CIERTA
FLEXIBILIDAD EN SU MANEJO, SEGUIMIENTO, SUPERVISIN Y
CONTROL, ESPECIALMENTE EN LO TOCANTE A CIERTAS
ACTIVIDADES ESTRATGICAS QUE CONDICIONAN LA
OPERACIN DE OTRAS.