Gestin de las

comunicaciones
Nestor Javier Diaz Jimenez.
Diego Aragon.
Andres Yepes.
Rodolfo Montenegro.

Gestin de las comunicaciones

La

comunicacin en la gestin de proyectos es uno de los aspectos importantes a

tener en cuenta, esta debe ser asertiva, concreta y dirigida a las partes que
requieran de dicha informacin con el fin de tener un proyecto exitoso. Las
comunicaciones efectivas del proyecto aseguran que tengamos la informacin
correcta a la persona adecuada en el momento adecuado y de manera rentable.
(Harold R. Kerzner, 2009)

Cuando se presenta una ruptura en las comunicaciones se pueden dar situaciones de

desastre:

Figura: Una ruptura en comunicaciones. Fuente: Project Management: A Systems Approach to

Planning, Scheduling, and Controlling. (2009)

Planificacin de las
comunicaciones:
Planificar la Gestin de las Comunicaciones es el proceso de
desarrollar un enfoque y un plan adecuados para las
comunicaciones del proyecto sobre la base de las necesidades y
los requisitos de informacin de los interesados y de los activos de
la organizacin disponible (Project Management Institute, 2013).

Las consideraciones importantes para la comunicacin de

la informacin incluyen:
Quin necesita qu informacin y quin est
autorizado para acceder a ella;
Cundo van a necesitar la informacin;
Dnde se debe almacenar la informacin;
En qu formato se debe almacenar la informacin;
Cmo se puede recuperar la informacin; y
Si es necesario tener en cuenta zonas horarias,
barreras de idioma y consideraciones interculturales.

Figura: Planificacin de las comunicaciones: Entradas, Herramientas y tcnicas, salidas. Fuente: Gua de lo
Fundamentos para la Direccin de Proyectos, Quinta edicin (2013).

Entradas
Plan

para direccin del proyecto: Como se ejecutara, monitoreara y cerrara el

proyecto.

Registro

de interesados.

Factores

ambientales.

Activos

de los procesos de la organizacin: Lecciones aprendidas y la informacin

histrica.

Herramientas y tcnicas
Anlisis

de requisitos de comunicacin:

Se debe tener en cuenta canales de comunicacin n(n-1)/2

Para identificar requisitos de comunicacin:

Organigramas

Relaciones de responsabilidad de la organizacin del proyecto y de los interesados;

Disciplinas, departamentos y especialidades involucradas en el proyecto;

Logstica del nmero de personas que participarn en el proyecto y en qu ubicaciones;

Necesidades de informacin interna (p.ej., comunicaciones dentro del mbito de las organizaciones);

Necesidades de informacin externa (p.ej., comunicaciones con los medios, el pblico o los
contratistas);

Requisitos de informacin y comunicacin de los interesados provenientes del registro de interesados.

 Tecnologas

de comunicacin:
Urgencia de la necesidad de la informacin, la disponibilidad de
la tecnologa, facilidad de uso, entorno del proyecto,
sensibilidad y confidencialidad.

Modelos

de comunicacin:
Codificar, transmitir el mensaje, decodificar, confirmar,
retroalimentacin/respuesta.

Mtodos

de comunicacin:
Comunicacin interactiva, comunicacin de tipo push,
comunicacin de tipo pull.

Reuniones:

Hora, lugar y agenda acordados previamente.

Salidas
Plan

de gestin de las comunicaciones

Forma en que se planificaran, estructuraran, monitorearan, y controlaran las comunicaciones del proyecto.

Los requisitos de comunicacin de los interesados;

La informacin que debe ser comunicada, incluidos el idioma, el formato, el contenido y el nivel de detalle;

El motivo de la distribucin de dicha informacin;

El plazo y la frecuencia para la distribucin de la informacin requerida y para la recepcin de la

confirmacin o respuesta, si corresponde;

La persona responsable de comunicar la informacin;

La persona responsable de autorizar la divulgacin de informacin confidencial;

La persona o los grupos que recibirn la informacin;

Los mtodos o tecnologas utilizados para transmitir la informacin, tales como memorandos, correo
electrnico y/o comunicados de prensa;

Los recursos asignados para las actividades de comunicacin, incluidos el tiempo y

el presupuesto;

El proceso de escalamiento, con identificacin de los plazos y la cadena de mando

(nombres) para el escalamiento de aquellos incidentes que no puedan resolverse a
un nivel inferior;

El mtodo para actualizar y refinar el plan de gestin de las comunicaciones a

medida que el proyecto avanza y se desarrolla;

Un glosario de la terminologa comn;

Diagramas de flujo de la informacin que circula dentro del proyecto, los flujos de
trabajo con la posible secuencia de autorizaciones, la lista de informes y los planes
de reuniones, etc.; y

Restricciones en materia de comunicacin, generalmente derivadas de una

legislacin o normativa especfica, de la tecnologa, de las polticas de la
organizacin, etc.

Actualizaciones

a los documentos del proyecto

Cronograma del proyecto, y registro de interesados.

Gestionar las
comunicaciones:
Gestionar las Comunicaciones es el proceso de
crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar, y
realizarla disposicin final de la informacin del
proyecto de acuerdo con el plan de gestin de las
comunicaciones. (Project Management Institute,
2013).

Figura: Gestionar las comunicaciones: Entradas, Herramientas y tcnicas, salidas. Fuente: Gua de los
Fundamentos para la Direccin de Proyectos, Quinta edicin (2013).

Controlar las
comunicaciones:
Controlar las Comunicaciones es el proceso de monitorear y
controlar las comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de
vida del proyecto para asegurar que se satisfagan las
necesidades de informacin de los interesados del proyecto.
(Project Management Institute, 2013).

Figura: Controlar las comunicaciones: Entradas, Herramientas y tcnicas, salidas. Fuente: Gua de los
Fundamentos para la Direccin de Proyectos, Quinta edicin (2013).

En

la gestin de las comunicaciones se deben tener en

cuenta lo siguiente:
No asumir que el mensaje que ha enviado ser recibido
de la misma manera que usted lo envi.
Las comunicaciones ms rpidas y ms eficaces tienen
lugar entre las personas con puntos de vista comunes. El
gerente que fomenta las buenas relaciones con sus
socios tendr poca dificultad en la comunicacin con
ellos. (Harold R. Kerzner, 2009)
Las comunicaciones deben ser establecidas al principio
del proyecto.

La Comunicacin y el Liderazgo en gestin

de proyectos
El objetivo de esta investigacin fue identificar las
caractersticas mas importantes que un gerente de
proyectos debe poseer para garantizar una comunicacin
exitosa.
Y para esto se baso en buscar entre los diferentes tipos y
estilos de liderazgo, y de esta manera el director de
proyectos sepa que actitud es la mas adecuada para
transmitir sus ideas a medida del ciclo de vida del proyecto.

Clases de Liderazgo

Directiva.

pacesetting.

participativa.

visionario.

coaching.

afiliativo

burocratico.

Estilos de Liderazgo.
Liderazgo

situacional.

Liderazgo

visionario.

Sendero
Estilo
Teora

o Meta.

fiedler.
X y Teora Y.

Liderazgo

del comportamiento.

LA MEDICIN Y EVALUACIN DEL PROCESO DE

COMUNICACIN INTERNA EN GESTIN DE PROYECTOS
Pop Alexandra-Mihaela, Dumitrascu D. Danut
Lucian Blaga University department of Industrial Engineering and Management,
Sibiu, Romania

 La

comunicacin interna se encuentra entre uno de los factores ms

importantes para el xito en la gestin de proyectos. Ayuda a los
administradores de proyectos toman las decisiones correctas,
implementar las estrategias adecuadas y terminar un proyecto a
tiempo y dentro del presupuesto.

En este articulo se ilustra la importancia de la comunicacin interna

en un proyecto y tambin como crear un modelo de anlisis de la
comunicacin interna en proyectos basados en las caractersticas de la
comunicacin.

Hemos

desarrollado el modelo de ICAM basado en un enfoque

sistmico con entradas - una caja de procesamiento - salidas. Para las
entradas se utilizaron los datos de las caractersticas de comunicacin
que hemos obtenido a partir de los cuestionarios y las entrevistas que
posteriormente fueron estructurados en una relacin instancia
comunicacin.

1. El proceso de comunicacin como parte de la

Comunicacin de gestin de proyectos es una
caracterstica central de los esfuerzos humanos
Tambin la comunicacin interna es una manera de resolver la
necesidad de los miembros del proyecto de pertenencia a un
grupo y tambin una forma de implementacin de la estrategia
de gestin. El estudio de la comunicacin interna en un proyecto
significa establecer mtodos y tcnicas de la organizacin del
flujo de comunicacin en el proceso de gestin de proyectos para
lograr resultados ptimos de sus actividades y tareas. La herencia
de las caractersticas de comunicacin se ilustra por la jerarqua
conceptual en la figura 1.

Figura 1: paradigma de la comunicacin: la

jerarqua conceptual

2. Mtodos de medicin de la comunicacin

interna en proyectos
Encontrar los mtodos adecuados para la comunicacin del proyecto es un desafo para el gerente
proyecto. El proyecto tienen la funcin de informar tanto a los grupos de inters y la los miembros del
proyecto sobre el estado del proyecto a lo largo de su desarrollo. Tambin basado en mtricas, el director
del proyecto puede determinar la validez o invalidez de una accin que deben realizarse . La
comunicacin de medicin es bastante una nueva concepto con el que los administradores deben
aumentar la eficiencia en un proyecto y causar un efecto positivo en el resultado. Las mtricas pueden ser
utilizados para el seguimiento y rendimiento incluso relacionado con los objetivos de la organizacin,
como se muestra en la figura 4.
Un mtodo para medir el proceso de comunicacin es el elegido por Angela Sinickas. En lo que se refiere
a la comunicacin dentro de las organizaciones, uno de los ms mtodos utilizados para evaluar el
rendimiento de la comunicacin es el clculo de la restitucin de Inversin (ROI). La frmula utilizada para
esto es la relacin entre el costo menos la ganancia y costo:

Figura 4. La pirmide informativa.

Fuente: Kerzner, 2011.

3. Un modelo de anlisis de la
comunicacin interna en proyectos

El modelo ICAM tiene varias clasificaciones para las caractersticas de la comunicacin que se aplican por
diversos mtodos algortmicos en Aprendizaje Automtico. Por ejemplo en la figura 7 tenemos un resultado
textual de una instancia de clasificacin despus de usar el J48 Mtodo "rbol de decisiones". En el texto
resultante de esta clasificacin que presentamos algunas estadsticas relativas a la exactitud y la precisin de
la comunicacin caractersticas de clasificacin. Adems, aqu, presentamos la "Matriz de Confusin" con
elementos numricos que indica el nmero de casos THRU comunicacin en diagonal (por ejemplo, una
instancia es "a" y se predijo como "a"). los otros elementos son falsas.

Conclusiones
La medicin de la comunicacin interna ayuda a la hora de cuantificar, analizar y evaluar su valor para
una gestin ms eficaz de las tareas del proyecto. Tambin mediante el anlisis de la comunicacin el
gestor de proyectos en proceso y gestores de cartera de proyectos pueden gestionar eficazmente los
recursos de los proyectos.
El modelo ICAM es una herramienta til para realizar anlisis retrospectivos de las caractersticas de la
comunicacin interna. Con la ayuda de este modelo podemos obtener varias interpretaciones de las
caractersticas de las comunicaciones del proyecto que ayudan mejorar el proceso de comunicacin y
tambin el proceso de gestin de proyectos. El modelo tiene la posibilidad de proporcionar una serie
coherente de comunicacin herramientas de anlisis a travs de diferentes clasificaciones y
agrupamiento de la comunicacin. Los entregables obtenidos despus de aplicar el modelo en el
cuestionado los datos pueden presentarse en forma de grficos, esquemas y resmenes estadsticos
que establecen la exactitud y la eficiencia de la comunicacin interna en los proyectos.

Referencias
Bibliogrficas
Blaga,

L. (2013). The measurement and evaluation of the internal communication process in project
management (Tesis). Annals of the University of Oradea, Economic Science Series.

Clearly,
Kliem,

S. (2008). Communication A Hands-On Approach . Landsdowne: Juta & Co. Ltd

R. (2007). Effective Communications for Project Management. New York: Auerbach

Project

Management Institute. (2004). A guide to the project management body of knowledge

(PMBOK guide). Newtown Square, Pa: Project Management Institute.

Zulch,
Zulch,

B. (2013). Leadership Communication in Project Management. World Congress, 199, 172-181.

B. (2014). Communication: The foundatin of Project Management. World Congress, 16,

1000-1009.