ADMINISTRACI

N DEL TIEMPO
La administracin del tiempo es revisar y analizar nuestros
conceptos sobre la correcta aplicacin del tiempo. Se presenta la
"Administracin del tiempo" como una aplicacin administrativa de
produccin, administrar el tiempo realmente significa administrarse
uno mismo, de tal manera que se pueda optimizar el rendimiento del
tiempo de que se dispone. El tiempo es una simple medida.

Tiempo de calidad
En vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo que recibimos, la calidad del
tiempo se convierte en la nica variable. Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie ms. Slo
t puedes mejorar la calidad de tu tiempo. En ltima instancia, usas tu tiempo como lo
deseas.
La forma como usas tu tiempo define quin eres, ms an que lo que dices, lo que vistes, los
amigos que eliges, lo que piensas. Mucha gente dice algo y hace lo contrario, por ejemplo:
mucha gente dice darle importancia a ser productivo y sin embargo invierte muy poco
tiempo en organizarse y en encontrar maneras de ser ms enfocado y eficiente. Tu
compromiso para administrar tu tiempo es realmente un compromiso contigo mismo y con lo
que es importante.
Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite disfrutar del trabajo y su descanso. La
autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben hacerse antes que
las que queremos hacer porque nos son ms fciles o agradables. Enfrentarnos a los asuntos
en vez de posponerlos, nos dar ms tiempo para hacer las cosas. Puesto que es nuestro
tiempo lo que estamos gastando, somos nosotros quienes debemos dominarlo, y no dejar que
l nos domine. Y nadie podr dominar su propio tiempo mientras no est primero dispuesto a
dominarse a s mismo.
El uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de pequeas y grandes elecciones cada
da, cada hora y an cada minuto.

Tiempo de calidad (2)

Cada semana, contamos concientos de horas. Cmo utilizamos dichas horas? Todos podemos
beneficiarnos del uso del tiempo. Debemos analizar objetivamente el uso que le damos a nuestro tiempo.
Manejar nuestro tiempo nos obligar a ser explcitos en cuanto al valor que le damos a nuestra vida
personal y profesional, y nos permitir dirigir nuestros esfuerzos en concordancia. Controlar nuestro
tiempo nos ayudar a mantener el equilibrio entre las mltiples presiones bajo las cuales estamos
sometidos, facilitndonos entonces el logro de nuestros objetivos, evitando el estrs y el cansancio.
El lder primero es lder de su propia vida. Para liderar a otros primero se necesita crecer en el liderazgo
de s mismo: liderazgo intrapersonal. La perspectiva ancestral de los Proverbios del rey Salomn trae
sabidura al respecto al referir quemejor es el que tarda en airarse que el fuerte; y el que se
enseorea del espritu que el que toma una ciudad.Resultara paradjico ver a un lder pretendiendo
liderar a otros, inspirar a otros, guiar las vidas de otras personas, manejar el negocio de otro, encaminar
a sus seguidores hacia una visin organizacional, si l no es el dueo de s mismo, si no es capaz de
manejar y dirigir adecuadamente sus emociones, si no est a cargo y se ha hecho responsable de su
propia vida, si no tiene su propia definicin de visin y proyecto de vida. En tales condiciones, cmo
podr liderar a otros?
Los lderes necesitan, pues, aprender a guiarse y gestionarse primero a s mismo antes de liderar a otros,
lo cual implica aprender a administrar su tiempo, sus prioridades y sus propsitos. Por sobre todos los
consejos para mejorar su tiempo, siga al menos este: coloque en un papel muy visible (en su telfono,
computador, etc) con lo siguiente escrito bien grande:LO QUE ESTOY HACIENDO EN ESTE
MOMENTO, ME MUEVE EN DIRECCION HACIA MIS OBJETIVOS?

MITOS

El mito de la actividad:Elejecutivomsllenodetrabajoeselmseficiente.Seconfundenlosresultadosconlaactividad...parano
llegaraningunaparte.

El mito del hombre equipo:Cuantomsaltoseaelnivelenquesemanejenlosasuntos,tantomejor.Seregatealadelegacin,yse

pretendehacerlascosasunomismoparaestarentodo:invadiendopuestos,aplastandopersonalidadesymatandomotivaciones.

El mito de la decisin aplazada:Hayqueaplazarlasdecisioneshastahaberrecopiladotodoslosdatos.Loquesucedeesquenose

decideatiempo,onosedecide.

El mito del indispensable:Losresultadossondirectamenteproporcionalesalvolumendetrabajoinvertido,asqueyotrabajo15hrs.

diarias.Secentraelintersentrabajarms,envezdetrabajarmejor.

El mito de ahorrar tiempo:Hayqueahorrartiempoatravsdesolucionessencillasyfciles.Seregateaeltiempoquesedebe

emplearenasuntosdifciles,tratndolosdemanerasuperficial,demodoqueseestcondenandoarepetirloquesalimal.

El mito de trabajar contra el tiempo:Eltiempopresionaalejecutivo:seleechaencima.Elmspreciosorecursoquedaconvertidoen

estorboyobjetodejustificaciones.

Todoelmundopierdeeltiempo.Espartedelserhumano.Ciertotiempoperdidopuedeserconstructivoporqueayudaarelajarseoa
reducirlatensin;sinembargo,avecesestopuedeseralgofrustrante,especialmentecuandosepierdeeltiempoporhaceralgomenos
importantedeloquesepodraestarhaciendo.Aunqueavecesperdereltiempo,enelsentidomspopularyvulgar,puedesersinnimo
deunmejoraprovechamientodelmismo,entantoelocioyeldescansoformanparteconsustancialdeldesarrollohumanoysocial.Enla
antigedad,elocioerabienvisto,porquesuempleopermitaejercitarelsaber.

Desperdiciador De Tiempo (DDT):Escualquiercosaqueimpidaqueunapersonaalcancesusobjetivosdelamaneramsefectiva

posible.

Desperdiciadores de tiempo Externos vs. Internos.LosDDTsedividenenexternos,sisonprovocadosporotraspersonas,ointernos

sisonprovocadospornosotrosmismos.

Como controlar mi tiempo?

Conozca cmo utiliza su tiempo.

Bitacora del
SV
Establezca sus objetivos.
Agenda del SV
Organice su tiempo.
Agenda del SV
Identifique y elimine los enemigos de su tiempo.
Bitaco
Agenda v/s
ra

Conozco los principales desperdiciadores de tiempo mi

tiempo? Tanto internos como externos?
Veamos algunos ejemplos

Desperdiciadores de tiempo internos

Falta de prioridades.
Falta de planes.
Objetivos no claros.
Dejar cosas para despus.
Intentar hacer muchas cosas a la vez.
Falta de autodisciplina.
Falta de habilidad y conocimientos.

Soluciones
Reflexin
Decisin
Disciplina
Motivacin
No rendirse hasta haber desarrollado nuevos hbitos

Desperdiciadores de tiempo externos

Excesivo flujo de papeles.

Telfono.
Chat.
Facebook.
YouTube
Mirar la televisin.
Visitantes.
Reuniones.
Fallas de comunicacin.
Polticas y procedimientos.
Informacin. (Falta / exceso)
Pornografa. (Otros vicios)
Ludopata. (Off-Online y otras adicciones)
Uso ineficiente (o nulo) de herramientas ofimticas.

Como atacar los desperdiciadores externos del tiempo?

Agenda

Citas.

Proyectos.

Actividades por realizar.

Marcar actividades en (A) Urgentes e Importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgentes No Importantes.

Uso del telfono

Antes de llamar, planifica la conversacin.

Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar un tiempo especfico para llamadas.

Trata de acortar la parte social de la conversacin, ve directo al grano y permanece en l.

Si la conversacin se extiende innecesariamente, busca excusas para cortarla.

Establece periodos de tiempo donde no recibirs llamadas sino slo en casos de emergencia.

Uso del Chat

Destinar una cantidad de tiempo al da para el chat.

Evitar tener abierta la ventana del chat y las herramientas de trabajo al mismo tiempo.

Utilizar estatus como "No disponible" o "Ausente" la mayor parte del tiempo.

Uso del Facebook y YouTube

Destinar una cantidad de tiempo al da para revisarlos.

Dejarlo para horas que no sean de estudio ni de trabajo (nos desconcentra y hace perder tiempo).

Mirar la televisin

Limita la cantidad de tiempo para ver televisin.

Evita ver el televisor mientras ests comiendo.

No ver la televisin mientras se estudia para un examen.

Como atacar los desperdiciadores externos del tiempo? (2)

Correspondencia

Elimina palabras, frases y prrafos innecesarios.

Escribe menos, usa ms el telfono.

Destinar una cantidad de tiempo al da para leer y redactar correos electrnicos.
Escribe respuestas a cartas y memos, anotando las respuestas al margen y envindolas de vuelta.
Usa el reverso de una carta o memo como copia de respuestas usando el papel carbn, elimina documentos y
deja todo registrado en la misma hoja.
Piensa antes de escribir, plnea lo que quieres expresar.
Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos.
Al escribir usa palabras sencillas.
No revises una y otra vez en nombre de la perfeccin, cuando los beneficios son pocos o inexistentes.
Interrupciones y visitantes inesperados
Prev un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones.
No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento.
Recibe a los visitantes fuera de tu oficina.
No contribuyas a conversaciones innecesarias.
Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas.
Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan "Tienes un minuto?"

Enemigos de tu tiempo
Haz dos listas identificando tus propios enemigos del
tiempo, destacando los cinco principales.
Jerarquiza por orden de peligrosidad. (1 poca gravedad, 5
mxima gravedad).
Haz una de los enemigos externos y otra lista de los
enemigos internos.

Soluciones
Ahora, en la columna lateral, escribe soluciones de cada
uno de los problemas en la lista anterior.

Morosidad

La morosidad es la enemiga del xito.Elxitollegacuandosehacenenelmomentoprecisolascosasrealmente

importantesqueconducenalosresultadosdeseados.Sinembargo,sonesascosasimportanteslasqueusualmentedejamos
paradespus.

Unadelasrazonesquenosinducenaposponerlascosasimportantesesporquetendemosaconfundirloimportanteconlo
urgente,ynuestrosdassevencopadosdedemandasypresiones.

Lascosasimportantesraramenteejercenestaclasedepresin,hastaquealcanzanelestadodecrisis.Elresponderalo
urgenteyposponerloimportante,nosgarantizauncontinuonmerodecrisisennuestrostrabajosyennuestrasvidas.

Paravenceralamorosidad,necesitamossuperarnuestrainercia,nuestratendenciaaresistirelcomienzodeacciones.Una
vezquelaaccinhacomenzado,sermsfcilcontinuarla.Lodifcilescomenzar.

Lamorosidadconduceenlamayoradeloscasosacarrerasdeltimominuto,resultadospordebajodelacalidadesperada,
fechastopenocumplidas,ventasperdidas,clientesinsatisfechos,embotellamientomentalyestrs,locualsetraduceenms
tiempoimproductivo.Estodisminuyenuestraefectividad.

Eltrabajomentaldelagerenciaestanimportantecomoelhacerlascosaseficienteyefectivamente.
Lasprincipalescausasdemorosidadson:
Trabajosnoplacenteros.
Trabajosdifciles.
Indecisin.
Eltrminodemorosidadseaplicamscomnmenteenelmbitofinancieroyaque"morosidad"serefierealretrasoofaltade
pagodeuncompromisoodeuda.

El valor econmico del tiempo laborable personal

Todas las empresas manejan sus finanzas a travs de tiempo: tiempo
de organizar, tiempo de fabricar, tiempo de comprar, tiempo de
vender...
Hay aqu un aspecto particularmente grave de la mala administracin
del tiempo, y es impresionante la cantidad de personas que no se han
concienciado de l: en las empresas y, en general, siempre que
alguien tiene empleados, se tiende a creer que se paga por X
trabajo; pero la realidad es que se paga por X tiempo, y se espera
que en ese tiempo se obtengan ciertos resultados: los salarios son
quincenales o mensuales, y se otorgan al cumplimiento de
determinadas jornadas de presencia. El tiempo de los empleados es
dinero de la empresa. Si este tiempo no est bien empleado, el patrn
est pagando un dinero que se va, una y otra vez, al bote de la
basura. El tiempo mal usado es dinero mal gastado.

El valor econmico del tiempo laborable personal (2)

EJERCICIO
Anote en la siguiente tabla todas las actividades que realiza en un da (promedio), desde que inicia sus actividades
hasta que se retira, incluyendo ir al bao, llamar por telfono a la mam, etc. Y as mismo anote el tiempo que destina
para cada actividad.
Clasifique cada actividad con una letra A para las indispensables, B para las necesarias y C para las deseables.
Debemos de considerar que las actividades A son aquellas que nos llevan a resultados que la empresa espera, por
ejemplo, reportar operaciones, hacer balances, hacer citas, emitir reportes, etc. Las actividades B son las que
necesitamos para realizar algunas actividades necesarias como ir al bao, verificar mi equipo y herramientas, analizar
recursos, revisar agenda, etc. Y por ltimo las actividades C son aquellas que bien puedo eliminar y no afectan mi
productividad, tales como: fumar un cigarro y pensar qu ocupado estoy, platicar la ltima pelcula, hablar con la
mam, platicar con los compaeros de cualquier tema, etc.
Divida lo que usted gana mensualmente entre la cantidad de das trabajados para sacar el estimado de sueldo diario.
El sueldo diario divdalo entre 8 para sacar el sueldo por hora, as mismo puede dividir este ltimo resultado entre 60
para sacar su sueldo por minuto.
Ahora bien, como la Empresa solo espera de nosotros resultados, sume el tiempo de las actividades A y el de las B
y multiplquelo por el sueldo que tiene por hora y minuto. El resultado ser lo que realmente usted debera de ganar.
Analicemos cuanto dinero y tiempo mal gasta la Empresa en nosotros.
Sea honesto. Slo usted ver este documento.

El uso del tiempo

Paraconocerqucosaenparticularpuedehacerunejecutivo,queverdaderayrpidamentelohaga
msefectivo,yquelohagalograrmsydisfrutardeloqueesthaciendo,esnecesariosaberenqu
selevaeltiempo.Nodependadelamemoria,puesestraicionera!.

Nosotrosnopodemosmanejareltiempopasado,perosipodemosexaminarenformaobjetivayrealista
cmolomanejamos.Elresultadofinaldenuestroanlisisnoserunatcnica,ounaseriede
complicadasformasburocrticasquedebamosseguirporelrestodenuestrosdas.Elresultadode
examinarcmogastamosnuestrotiempodebeserunpasohaciaeldesarrollodeunsentidopersonal
delmismo:enqusenosvayenqudeberarsenos.
Auto anlisis del uso del tiempo

Paraquiensinceramenteseproponemejorarlaadministracindesupropiotiempo,elprimerpaso
consistirenaveriguarcmoloestempleando.

Enestepuntosepuededividirlaprximasemanaenintervalosdequinceotreintaminutos,yalfinalde
cadahoraseregistracmoseempleesahora.

Serequiereautodisciplinaparacomenzaryseguiradelante,peroalhacerlopuededarsecuentaincluso
dequeeldescansode15minutosparaelcaf,usualmenteseconvierteen30.

A continuacin haga el ejercicio de auto analisis

Planear las actividades

Diseo de Objetivos.
Planes de contingencia.

El tiempo para planear, prever contingencias y pensar en oportunidades a menudo

brilla por su ausencia, es exprimido por la sobrecarga diaria o se diluye en actividades
ms rutinarias.

Si se prev lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de

mantenerse dueos de la situacin. Para esto es indispensable Planear nuestras
actividades, a fin de optimizar lo ms posible el tiempo del que disponemos.

Tener los objetivos por escrito y revisarlos peridicamente (por ejemplo: diariamente,
una vez a la semana, o tan siquiera cada mes), es fundamental para no perder la
orientacin y no malgastar tiempo y energas en cosas secundarias o en actividades
innecesarias.

Puedo realizar una planificacin eficaz si:

Reviso mis metas y establezco tareas diarias especficas.
Determino el tiempo que tomar realizar cada tarea.
Anticipo los obstculos a los que me enfrentar.
Organizo mis tareas por orden de prioridad.

Organizar las actividades

Sirve para establecer prioridades a las actividades planeadas, debiendo de clasificarlas en tres categoras:
Prioridad AImprescindible de hacerse: actividades decisivas. Algunas de ellas entrarn en esta
categora debido a rdenes administrativas, requerimientos de clientes importantes, tiempo lmite
significativo, u oportunidades de xito o desarrollo.
Prioridad BDebe hacerse: actividades de valor medio; pueden contribuir a mejorar el desempeo pero
no son tan esenciales o no requieren de un tiempo lmite.
Prioridad CDeseable de hacer: categora de menor valor. Al incluir actividades tan solo interesantes o
divertidas, podran eliminarse, posponerse o realizarse en periodos de poca presin.

Dependiendo de la fecha en que se elabore la lista, los A, B y C pueden ser flexibles. Las prioridades
cambian con el tiempo. Las B de hoy pueden convertirse en A el da de maana, al acercarse alguna
fecha importante. Asimismo, las A de hoy pueden ser las C de maana si no se realizaron a tiempo y/o
si las circunstancias cambiaron.

Es obvio que no vale la pena pasar demasiado tiempo en una tarea de bajo valor. Por otro lado, vale la
pena invertir tiempo en un proyecto de valor alto. Slo una planificacin cuidadosa permitir recoger
los beneficios del tiempo invertido sabiamente.

En una hoja, se escriben tres listas de actividades a hacer en una semana:

Prioridad A. Imprescindible de hacer. ...
Prioridad B. Debe hacerse. ...

Prioridad C. Deseable de hacer. ...

Organizar las actividades (2)

Para poder determinar estas prioridades, se necesitan tomar en cuenta los siguientes
criterios:

Juicio.T eres quien puede juzgar mejor lo que tienes que hacer. Permite que el
remordimiento de conciencia sentido por no realizar algo, haga al juicio ms severo.

Relatividad.Al comparar actividades o tareas debera quedar bien claro que algunas
tienen mayor prioridad que otras. Siempre guiarse con la pregunta En qu puedo usar
mejor mi tiempo en este momento?.

Tiempo.Establecer un lmite de tiempo es una forma de determinar prioridades. Aunque

con frecuencia no se toma en cuenta, tambin es importante establecer un momento para
comenzar, con el objeto de concluir un proyecto en un lmite previamente fijado.

De esta forma podremos lograr los resultados esperados y la consecucin de los objetivos
de la manera ms conveniente.

Las siguientes preguntas pueden ayudarnos a revisar como estamos organizando nuestras
tareas:

Las asignaciones de tiempo reflejan mis prioridades? Estoy empleando la mayora de mi

tiempo en las funciones claves o en las responsabilidades esenciales de mi trabajo?

Cules son las cosas que absorben porciones significativas de mi tiempo y que no
contribuyen a nada? Qu sucedera si definitivamente no se hicieran?

Puede hacerse algo de trabajo en forma ms rpida o simplificada sin afectar

adversamente otras funciones personales o de mis colaboradores?

Establecer fechas de seguimiento

Toda planificacin es pensar en el tiempo por venir. Lo que vara en los
planes es hasta donde se extienden al futuro y qu tan precisos son.
Existe siempre un lmite en cuanto qu tan lejos es posible planear en
cualquier momento dado.

Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la accin. El imponerse

a s mismo fechas lmite realistas facilita la autodisciplina y la toma de
decisiones y, de este modo, favorece la eficiencia personal y profesional.
Si uno no sabe para donde va, puede tomar cualquier camino.

Si no hay seguimiento es como si no se hubiera hecho

nada.

Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos

Tratar de optimizar el uso del tiempo al llevar a cabo cada una de las
actividades previamente planeadas, organizadas y priorizadas, con flexibilidad,
pero sin perder nunca de vista el grado de avance hacia la consecucin de los
objetivos.

Es necesario que nunca olvidemos nuestros objetivos, pues si no los tenemos

claros somos fcilmente manejables por cualquier evento que se presente, en
cambio, si no los descuidamos siempre sabremos hacia dnde dirigirnos.

El beneficio de la planificacin
El principio de Pareto
Wilfredo Pareto, socilogo y economista del siglo XIX postul la teora que origin el
principio 80-20 el cual dice que un 80% de los resultados se obtienen con un 20% del
tiempo empleado. El corolario es: un 80% de nuestro tiempo lo gastamos en producir
solamente un 20% de nuestros resultados. Necesitamos identificar cul 20% de nuestro
tiempo es puesto en el uso ms constructivo y cul es usado en tareas menos productivas.
Para hacer esto tenemos primero que analizar hacia donde dirigimos nuestro tiempo.

Eficiencia vs. efectividad

Eficienciaes hacer las cosas rpidamente, o hacer bien las cosas.
Efectividades hacer las cosas correctas. En nuestras vidas es mucho ms valioso lograr
efectividad que eficiencia.
En otras palabras la eficiencia busca lograr resultados... va derecho al objetivo. La
efectividad engloba a la eficiencia. Ya que la efectividad es unequilibrioentre lograr los
resultados deseados y hacer sostenible en el tiempo esos resultados.

El beneficio de la planificacin (2)

Aspectos importantes a considerar

Cadahoraempleadaenplanearahorrartresocuatromsalahoradelaejecucin,apartedequelosresultados
sernmejores.

IniciarcadajornadaconunplanarealizardeinmediatoypreguntndoseQuesloquetengoque-yquiero-hacer
hoy?.Siseescribeunalistadependientesysejerarquiza,semanejarmejor.

Cuidarmslaefectividadquelaeficiencia.Enotraspalabras,evitarlarealizacindemasiadocorrectadetareas...que
nosonlasquesetienenquehacer.

Concentrarseentareasmsnobles,esdecir,enlasqueconmenoresesfuerzosseproducenmayoresresultados.
Tenerpresenteelprincipiodel80/20oPrincipiodePareto:Unospocosesfuerzoscrticos(20%,porponerun
nmeroredondo)producenlagranmayoradelosresultadosyviceversa.Evitarelempleodeltiempoencantidades
inversamenteproporcionalesalaimportanciadelastareas.

Noconfundirelmanejodeproblemasconsolucindeproblemas.Antesdebuscarsolucionescerciorarsede

tenerbiendefinidoelproblema.

Tambinenlamedidadeloposible,sealarenelprogramadiariotiemposdenointerrupcinparapoder
concentrarse.Alternarlashorasdedisponibilidadconhorasdeprivacidad.

Asegurarlabuenacomunicacindentrodelainstitucin.Seahorramuchotiempocuandoprevalecenlaclaridad,la
concisindelosmensajesylaretroalimentacinofeedback.

Concentrarseenlasoportunidades,antesqueenlosproblemas.Recordarqueaquellosquevivensepultadosenlos
problemas,dejanpasardelargolasoportunidades:

Tenersuoficina,habitacinoescritoriobienordenado,escomotenersubarcodispuestoparalaaccin.Unopuede
comenzaratrabajarefectivamente.

Unotienequetenerclaridadacercadelpropsito,delosfinesyobjetivosdeltrabajo.Entonces,lasituacinledir

Poniendo prioridades
Como planear el da
Las agendas son herramientas esenciales. Una vez que tengas la agenda del ao siguiente, descarta los
das festivos, los compromisos familiares y los eventos ajenos al trabajo. Esos son tus tiempos
comprometidos. Asegrate de trasladar todos tus compromisos de trabajo a la nueva agenda. Agrega
todo plazo importante en el que tengan que haberse cumplido las actividades.

Sbitamente, el ao en blanco empieza a verse lleno. No obstante, an es mucho el tiempo no

comprometido, y manejarlo bien debe ser tu prioridad.

La lista diaria
Una disciplina esencial es elaborar un programa para el da. Elabora una lista de lo que tienes que
hacer y tambin de lo que quieres lograr en el tiempo libre del que dispones, lo puedes hacer en la
misma agenda o en hojas por separado.

Establece lmites de tiempo para todas las tareas. Habitate a estimar siempre la cantidad de tiempo
requerida para cada trabajo, como por ejemplo llevar a cabo una visita o realizar el informe. Verifica
despus si tu estimacin fue realista.

Luego establece tus prioridades. Una prioridad se compone de dos elementos en variadas
proporciones: urgencia e importancia. Es urgente reparar una llanta ponchada, pero no es importante.
Es importante empezar a pensar en la estrategia de mercado para el prximo ao, pero no es urgente.
Sin embargo convencer al director ejecutivo, en la reunin de las 16:00 hrs., de autorizar las nuevas
campaas de ventas, s es urgente e importante.

Poniendo prioridades
Algunastareasquecarecendeimportanciayurgenciapuedeconvenirrealizarlasprimero.Laraznde
tiempo-beneficiopuedeseraquunabuenagua.Sielbeneficioessustancialyeltiempoquese
requiereescorto,hazlo.Inclusopodemosclasificarnuestrasactividadesdelasiguientemanera.

:A: Es indispensable hacerlo hoy. :B: Debe hacerse hoy. :C: Podra hacerse hoy.
ProbablementenoalcancemosarealizartotalmenteloslistadosdeprioridadesAyB,peronopermitas
queesotedesanime.Sihastrabajadodeacuerdocontusentidodelasprioridades,hoysolohabrs
hechocosasimportantes,queesaloqueserefiereelmanejodeltiempoeneltrabajo.

Algunaspersonasgustanhacerlaplaneacindiariaalcomenzarelda.Otrasprefierenplaneareldala
nocheanterior.Estotienelaventajadequeunopuedeconsultarloconlaalmohada;enocasiones,
despusdeldescansonocturnoseteocurrirnotrospuntosqueagregaralalista,oesposibleque
alterestusprioridades.

Verificaintegralmenteelplanparaelda,paraversihayalgnvacooalgntiempomarginalque
puedallenarseodestinarseaunbuenuso.

Unaalerta:sitedescubrestraspasandounelementodelalistadeundaparaotro,puedesersealde
queloestspostergando.Examinaelpuntocuidadosamenteparaasegurarquenoseaeseelcaso.

Revisacadadaidentificandolosxitosyanalizandolasrazonesdelasfallas.Evitaelaborarexcusas
paratimismo:explorahastaencontrarrazonesreales.

Eficiencia en la oficina

Efectividad del tiempo en la oficina

Ennuestraoficinaregularmenteencontramostrabajandoaotraspersonas,lascualesesmuyposiblequenoutilicensupropiotiempo
efectivamente.Peoran,esposiblequemalgasteneltiempodeunoylefrustrensusesfuerzosdediversasmaneras.Esporestoque
debemosdetransformarnuestraoficinaenunaplataformaparalaaccinefectiva

Arreglo de la oficina

Eltiempopuededesperdiciarseimperceptiblementesielreadetrabajonoestbienorganizada.

Labuenailuminacinesespecialmenteimportanteparaevitarelcansancioocularylosdoloresdecabeza.

Daunamiradaobjetivaatuescritoriolaprximavezquetesientesantel.Hayencimaunrevueltodepapeles,cartasycarpetas?Sise
dejaeldesorden,stetecreaunsentimientodeagobio,cuyoresultadoestensinyfrustracin.Comoprimeramedida,despejael
escritorioyponlascarpetasenorden,parareducirlacantidaddetiemponecesariaparabuscarlas.

Unavezquetuescritorioestdespejado,verificaqueestorganizadodetalmaneraquenogastestiempobuscandocosascomo
bolgrafos,clips,regla,lpices,tijeras,hojas,etc.Recuerdaunavezmslasabiareglatradicional:unlugarparacadacosaycadacosaen
sulugar.

Despejartuescritoriodebeconvertirseenunhbito.Unescritoriobienordenadoeselcimientoparaeltrabajodemaana.

Tuoficinadebeestarorganizadadeacuerdoalasfuncionesquedesempeas.Elequipoylosmaterialesqueutilizasconfrecuenciadeben
estarcercadeti.Lacomodidadfsicaylasatisfaccinestticasonfactoresimportantes.Probablementehayascaminadoportuoficinayte
hayassentidodeprimidoporeldesorden:grandespilasdepapeles,tazasdecafsinlavar,polvoybasura,malailuminacin,etc.Cambia
eso!Essorprendentelomejorquesesiententodoscuandolaoficinaseencuentraarregladayenorden.
Elescritoriodebeencontrarselibredepapeles,exceptoeldeltrabajoespecficoquetengasentremanos.Esoteinvitaapensarenuna
solacosaalavez.Laconcentracinesunagranahorradoradetiempo.

Eficiencia en la oficina (2)

Interrupciones
Lasinterrupcionesnopodemoseliminarlas,muchasdeellassonexigencias.Noobstanteunodebeplanearconmirasaminimizarlacantidadde
interrupcionesindeseables.Unahoradetrabajoconcentradobrindamsresultadosquecuatrohorasfragmentadasdebidoallamadasovisitas
inesperadas.

Elserhumanoesunacriaturadeciclos,yengeneralescoherenteenlosperodosqueconstituyensutiempoptimo.Algunaspersonasson
matutinasypuedenpensarmejordeseisanuevedelamaana.Otras,sonavesnocturnasysuscerebrosnofuncionanhastalasalidadela
luna.Nohayningunaventajaentreserunacosaolaotra,loimportanteesquecadaunoprotejaesetiempo.

Losproyectosytareasmsdifcilesdebenprogramarsedeserposible,duranteeltiempoptimopersonal.Enestaformalosestaremos
manejandodurantelosperiodosdemximaeficiencia.

Paraestonospodemosproponerhorariosenloscualesnoharemosnirecibiremosvisitas,demodoquepodamoscontarconhorasdetrabajo
ininterrumpidos.Estoshorariospuedenserpreferentementeporlamaana,aliniciarnuestraslabores,oaltrminodenuestrajornada,puesen
esosmomentoslasexigenciasdelosdemssonmnimas.

Enelcasodeltelfono,podemosrealizarnuestrasllamadasportandas,afindededicaresetiempoespecficoasuuso,untipquepuede
ayudarnoseselrealizarnuestrasllamadasantesdelalmuerzooantesdelfinaldelda,yaquelagentesuelesermenoshabladorayvadirecto
algrano.

Esimportanteresaltarquelapersonaquemsinterrumpeentujornadadetrabajonoestujefe,leslasegunda;laprimeraerestmismo.
Todosenocasionesdeseamosvehementementeserinterrumpidos.Usualmentecuandoestamosacometiendountrabajodifcilodesagradable,
esunplacerserinterrumpido.Unoesperaaquesueneeltelfono,osbitamentelotomamosparahablarleauncolegasobreunasuntoqueno
tieneimportancia,ydepasointerrumpimosalaotrapersona.No,no,nadaurgente...sloestoyllamandoparacharlar.

Otrasformasdeinterrumpirsepersonalmenteson:haciendocaf,dejandounproyectoyacometiendootro,platicandoconloscompaerosde
oficina,etc.

Esimportantetomarencuentaqueelrecuperarsedeunainterrupcintomamstiempoquelainterrupcinmisma.

Como ocupar "tiempo muerto"

Tiempo comprometido:
Enmuchasocasioneshayciertotiempoenelqueunorealmentenoesthaciendoaquelloparalocualhacomprometidosu
tiempo:minutosoinclusohorasdeociocuandoseestesperandoonototalmenteocupado.

Paralamayoradelagenteeltiempodeesperaestiempoperdido.Sinembargo,conunpocodeplaneacinyresolucin,uno
puederealizarvariasactividadesdentrodelosminutosquegastaesperandoaljefeoalmdico.Podemosplaneareltrabajo
demaana,escribirunacartaobuscarsolucionesaalgnproblemaquenosinquiete.

RossWebbernoscomenta:Unodelosmejoresenadministradoresdetiempoqueconozcosiemprellevaconsigotres
carpetasdentrodesuportafolios:

Carpetasdecolorbeigequecontienenasuntospendientes,talescomocartasporcontestaroinformesporrevisar.

Carpetasazulesquecontienenlossueosdoradosparaelfuturo;cuandosetieneunaidealuminosaseanotaenlacarpeta
azul.

Sieltiempodeesperaeslargoestudialascarpetasazulesparadeterminarcualdetodaslasideassepuedeconvertirenel
prximoproyectoyastransferirlaalacarpetarosa.Encambiosilaesperaesbrevesededicaaprocesarlosaspectosmso
menosrutinariosqueencuentraenlacarpetabeige.

Loanteriorpuedeparecerexagerado,perosiestamospreparadosparadarlealgnusoaltiempoqueesperamos,podremosir
eliminandotareasopendientesquenorequierendemuchaatencinymuchomenosdenuestrotiempoptimo.

Otraformaprcticadeocupardichotiempoesllevarconnosotrosunlibro-delgado-orevistadenuestrointers.Deesa
maneraaprovechamoscada"tiempomuerto"enaumentarnuestrosconocimientos.Colocarunatarjetatelefnicausadaa
mododeseparadornosahorrartiempoalbuscarcontinuarnuestralectura.

Carpetasrosasquecontienenproyectosenvadeelaboracin,comopuedenserpresupuestos,polticas,procedimientos,el
plandemercadeo,etc.

En resumen

Casitodaslaspersonastienenelpotencialdeahorrarsedecincoadiezhorasalasemana.Parahacerlo
serequieredisciplinaydedicacinalosprincipiosbsicosdeestemanual.

Enresumen:necesitasidentificarlaporcindetiemposobrelaquetieneselcontrol.Despusdesarrolla
procedimientosparaoperacionesrepetitivasy/ousalatecnologaadecuada.Debesconcentrarseenlas
actividadesquemsteretribuyanentrminosderesultados.

Asimismo,identificayhazusodetutiempoptimo.Utilizatumejorhorapararealizareltrabajoque
requieramayorconcentracin.Siesposible,estableceunperiododetranquilidadparaadaptartumejor
horacuandohayaasuntospresionantes.

Despus,estableceobjetivosmensualesydesarrollaunplanpararealizarlos.Mantnciertaflexibilidad
parapoderresponderasituacionesinesperadas.Determina,enordendeimportancia,lospasospor
seguirqueserequieranparaalcanzartusobjetivos.

Analizalaformaenqueutilizastutiempo.Llevaelregistrodeunasemanatpica;despusexaminatus
actividades.Conesteanlisisdeterminalascausasprincipaleseneldesperdiciodetutiempo.

Finalmente,recuerdaquelasideasdeestecursodebenadaptarseatusituacinpersonal.

Ahora, te puede ayudar escribir las cosas claves que aprendi en este curso.
Unas palabras claves que pueden picar la memoria: Tema, Objetivos, Experiencias /
Consideraciones/ Aspectos Clave, Acciones que Seguir

Conclusiones

Eltiempoesunrecursonorenovable.Nosepuederecuperareltiempoperdido.

Eltiemponovuela.Laescasezdetiempoesunailusinqueresultadeadministrarlomal.Elmejorgeneradordetiempoesla
buenaadministracin.

Lospeoresladronesdetiemposon:faltadeplaneacin,desorden,indecisin,perderdevistalosobjetivosydesconcentrarse
enlasactividades,confundirloimportanteconlourgente.

Lapersonaquemsinterrumpemijornadadetrabajosoyyomismo.

Cadahorainvertidaplanificandoahorravariashorasenlarealizacin.Hayquepreocuparsemsportrabajarinteligentemente,
quearduamente.

Eltiempoqueunejecutivodedicaaplaneardebedesermayorenlamedidaqueaumentasuniveljerrquico.

Paramejorarlaadministracindetutiempo,empiezadescubriendoenquycmoloestsgastandoactualmente.
Desdeelmomentoenqueteorganizas,eltiempoesunaliado.Paraeljefeesunactivo.Lasabidurapopulardice:Eltiempo
esoro.

Laadministracindeltiempolaboralesesencialmenteunesfuerzodegrupo.Eltrabajoenequipoimplicacoordinacinde
actividades,ayudamutuaysincronizacin.Administrareltiempoesmuchomssencilloyefectivocuandosepracticaentoda
laorganizacin.

Todoejecutivodebeplanearperodosdeconcentracinininterrumpida.
Emplealosltimosminutoslaborablesdeldaenplanearporescritolasiguientejornada.Estoteayudaraevaluardiariamente
elusoquehacesdeltiempodequedispones,laconsecucindelogrosyestablecerobjetivosdemejoraacortoplazo.

Administracin del Tiempo

Reaccionarconscientementefrenteaocasionesfrecuentesque

implicanriesgodemalusodeltiempo.
Identificarconprecisinsuscausasparticularesdedesperdiciodel
recurso.
Elaborarlistasinteligentesdeprioridadesdeaccin.
Distinguirefectivamente,ynosloenteora,ladiferenciaentre
accionesimportantesyaccionesurgentes.
Evaluarconobjetividadsufuturousodeltiempoparaemprenderlas
accionescorrectivasnecesarias.
Invertireltiempoenhabilidadesquenosahorrentiempo.Por
ejemplo:aprendermecanografa,lecturarpida,etc.

Administracin del Tiempo

Reaccionarconscientementefrenteaocasionesfrecuentesque

implicanriesgodemalusodeltiempo.
Identificarconprecisinsuscausasparticularesdedesperdiciodel
recurso.
Elaborarlistasinteligentesdeprioridadesdeaccin.
Distinguirefectivamente,ynosloenteora,ladiferenciaentre
accionesimportantesyaccionesurgentes.
Evaluarconobjetividadsufuturousodeltiempoparaemprenderlas
accionescorrectivasnecesarias.
Invertireltiempoenhabilidadesquenosahorrentiempo.Por
ejemplo:aprendermecanografa,lecturarpida,etc.

LOS 4 CUADRANTES DE STEPHEN COVEY

Stephen Covey, es el autor del best seller Los 7 Hbitos de la
Gente altamente Efectiva en el que describe un modelo de 4
Cuadrantes para administrar el tiempo.

CUADRANTE 1
El cuadrante I es el de lo IMPORTANTE y URGENTE, es en el
que nos movemos cada da, donde producimos, aplicamos nuestra
experiencia. Son asuntos que reclaman nuestra atencin
inmediata. Algunas actividades son importantes, pero las hemos
ido postergando tanto, o no las hemos planificado lo suficiente, que
se han convertido ya en urgentes, surgiendo as una crisis. Se trata
de problemas acuciantes, proyectos con fecha lmite, reuniones,
Cuanto ms nos centramos en ste cuadrante, ms nos domina y
nos deja menos margen de maniobra. Es el cuadrante del estrs y
del agotamiento.
CUADRANT
E1