UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO

INFORME
AUDITORA
AU-05

Auditores Internos del SIGC

15 de octubre de 2007

CONTENIDO:
REALIZACIN

DE AUDITORA

RESULTADOS
REAS

DE OPORTUNIDAD

CONCLUSIONES

REALIZACIN
DE AUDITORA

Papel de la Auditora Interna

Es

una herramienta eficiente y

confiable que tiene por objetivo
determinar la eficacia del Sistema
Institucional de Gestin de la Calidad
implantado
y
proporcionar
informacin para la toma de
decisiones de la Alta Direccin.

Auditora AU-05

Cliente
La

presente Auditora ha sido

solicitada por la Alta Direccin, quien
defini los objetivos y alcance de la
misma. Por lo anterior, se reconoce a
sta como cliente de la misma.

Auditora AU-05

Objetivos
Verificar

la eficacia del SIGC (forma

en que contribuye a que la institucin
cumpla sus objetivos)

Localizar

las oportunidades de
mejora,
tanto
para
productos,
procesos o para el propio SIGC.

Auditora AU-05

Alcance

El alcance de la Auditora fue

dirigida a los procesos del SIGC:

A)

Procesos Estratgicos

B)

Procesos Sustantivos

C)

Procesos de Soporte
servicios bibliotecarios)

(No se incluyen

Auditora AU-05

Criterios

Para la identificacin de hallazgos de

conformidad y en su caso, detectar las No
Conformidades*, el equipo auditor utiliz
los siguientes criterios:
Documentacin

vigente del SIGC.

Norma

ISO 9001:2000

Norma

ISO 19011.

*Incumplimiento de los criterios de la auditora.

Auditora AU-05

Cmo se audit?

Con la participacin de 16 personas 8

auditores certificados y 8 en formacin y
con la asesora del Lic. Gabino Villa Auditor
de AENOR.

Mediante entrevistas, encuestas y revisin

documental se verific el cumplimiento de
los criterios de la auditora en los procesos
y reas bajo alcance de la misma.

RESULTADOS

Auditora AU-05

Resultados

La Universidad de Quintana Roo cuenta

con un sistema de gestin de calidad
implantado, documentado y certificado, el
cual demuestra evidencia de su operacin.

El personal entrevistado demostr inters

en trabajar utilizando el Sistema
Institucional de Gestin de la Calidad.

Auditora AU-05

Resultados

El personal mostr inters en iniciar los

trabajos para evaluar el desempeo de
sus procesos, en seguir otorgando los
servicios y productos que por su
experiencia est comprometido a realizar.

Se confirma el compromiso y la
oportunidad de avanzar hacia la mejora
continua en la organizacin.

Auditora AU-05

Resultados

La Alta Direccin tiene identificado los

Objetivos de Calidad e indicadores
institucionales dentro de las Parrillas
OVAR.

Auditora AU-04

Resultados
Con base en los Criterios de la Auditora, no se encuentra
evidencia documental suficiente de que la Alta Direccin
haya:

Realizado las acciones necesarias para asegurar la atencin de las no

conformidades de la auditoria Interna AU-04.

Realizado un curso de induccin acerca del SIGC a los nuevos integrantes de la

comunidad universitaria comprometiendo principalmente a la Alta Direccin.

Realizado la actualizacin de los organigramas.

Evaluado los riesgos y el impacto sobre clientes, proveedores y otras partes

interesadas.

Proporcionado una induccin, capacitacin y evaluacin de la eficacia de las

competencias de los recursos humanos.

RESUMEN DE NO CONFORMIDADES

Auditora AU-05

Resultados
TIPO DE HALLAZGO

DESCRIPCIN DEL HALLAZGO

Observaciones

No en todos los casos, se muestra evidencia que exista un compromiso por parte
de los responsables del proceso, ya que las actividades las realizan
paralelamente al sistema.
El SIGC fue creado considerando a la Universidad como un todo y que
independientemente de las Unidades Acadmicas existentes, se hace
necesario operarlo como fue planteado y no como entidades independientes.
Se muestra evidencia documental de que no todos los procesos estn
documentados en el SIGC.
No todos los casos, se encontr evidencia de que las reas auditadas tengan
conocimiento de la elaboracin del PAL 2008, an cuando se seala en el
manual del SIGC que se desarrolla de agosto a noviembre, referente al PAL
2007, como costumbre institucional es utilizado como instrumento de
medicin del alcance de metas, en algunos casos, las reas auditadas se
encuentran registrando en fechas actuales sus logros correspondiente a los 3
primeros trimestres. Ejemplo: DBME, DCPH, DCI, DCSEA.
No en todos los casos se encontr evidencia de que las metas fijadas en el PAL
2007 puedan alcanzarse con los recursos finalmente otorgados. Ejemplos:
DCPH y DBME.

Auditora AU-05

Resultados

ISO 9001:2000
NO CONFORMIDAD - CONFORMIDAD

Desempeo de la Institucin respecto a la Calidad

Zona 1. Baja Madurez de la Cultura
de Calidad; No Conforme
con la norma ISO 9001:2000.

ZONA 3

ZONA 1

BAJO

ZONA 4

ZONA 2

ALTO

MADUREZ DE LA CULTURA DE CALIDAD

Zona 2. Cultura de Calidad Madura;

No Conforme con la norma
ISO 9001:2000.
Zona 3. Baja madurez de la Cultura
de Calidad; Conforme con la
norma ISO 9001:2000.
Zona 4. Cultura de Calidad Madura;
Conforme con la norma ISO
9001:2000.

REAS DE
OPORTUNIDAD

Auditora AU-04

reas de Oportunidad de Mejora

El rea especializada del SIGC debe verificar que las acciones se efecten,
estableciendo las lneas de comunicacin que aseguren el logro de las
mismas.

La Alta Direccin debe asegurarse de que el SIGC funcione

permanentemente, an cuando existan cambios de personal, para que se
vuelva un sistema slido, eficaz y eficiente.

No deberan aplicarse soluciones de tipo funcional, a nivel operativo,

sin la aplicacin de un mtodo eficaz para el anlisis de las causas
raz de los problemas y sin un enfoque a procesos.

Auditora AU-04

reas de Oportunidad de Mejora

Plantear objetivos medibles y coherentes con la poltica de calidad y
asegurar su implantacin.

Analizar los procesos, para satisfacer los objetivos del SIGC y lograr su
eficacia.

Verificar los procesos de toma de decisiones (para la planificacin, gestin y

administracin de los recursos, materiales, infraestructura y ambiente de
trabajo).

Verificar los mecanismos para asegurar la efectiva planeacin, operacin y

control de los procesos.

Auditora AU-04

reas de Oportunidad de Mejora

Identificar las necesidades de capacitacin y las competencias del personal

y evaluar la eficacia de las acciones realizadas.

Diagnosticar la actitud y disponibilidad al cambio en todos los niveles de la

organizacin.

Determinar, recopilar y analizar los datos apropiados para demostrar la

eficacia del SIGC y para evaluar dnde puede realizarse la mejora continua
de la eficacia del sistema.

Realizar una Revisin al Manual de Calidad para su actualizacin

Auditora AU-04

reas de Oportunidad de Mejora

Redefinir
Asegurar

el proceso del CEN

que los objetivos de la

calidad y/o de la organizacin se
estn cumpliendo.

CONCLUSIONES

Auditora AU-04

Conclusiones
De no implementarse las acciones correctivas necesarias
para atender las No Conformidades, el SIGC corre el riesgo
de:

Una reproduccin geomtrica de la documentacin.

Prdida de eficacia y eficiencia del los procesos y del sistema.

Auditora AU-04

Conclusiones
LOS RESULTADOS DE ESTA AUDITORA DEBEN SER
CONSIDERADOS
ACCIONES

PARA DEFINIR

INMEDIATAS

QUE

IMPLEMENTAR

ASEGUREN

SU

OPERACIN Y MEJORA. EN ESTE SENTIDO, SE INVITA

A TODAS LOS PROCESOS QUE AN NO HAN SIDO
INCLUIDOS, INCORPORARSE AL SIGC, COMO ES EL
CASO DEL PROCESO ENSEANZA- APRENDIZAJE.

Auditora AU-05

Informan
Nombre Completo

Direccin

Funcin en la
Auditora

Alberto del Moral Cima

Auditora Interna

Auditor

Adela Marissa Joven Snchez

Direccin de Administracin y Finanzas

Auditor

Blanca Estela Moo Canul

Divisin de Desarrollo Sustentable

Auditor

Cristina Caamal Prez

Direccin de Bienestar y Movilidad Estudiantil

Auditor

Francisco Snchez Hidalgo Morales

Direccin de Bienestar y Movilidad Estudiantil

Auditor

Lila Garca lvarez

Direccin de Bienestar y Movilidad Estudiantil

Auditor

Mara de Guadalupe Cuellar

Espadas

Direccin de Bienestar y Movilidad Estudiantil

Auditor

Rosario Lima Pita

Direccin de Bienestar y Movilidad Estudiantil

Auditor

Gracias por su tiempo!