Procedimiento de

Metodologa
Por servicios acadmicos
pago
a IES

Generalidades

Generalidades

Programa Nacional de
Becas y Crdito
Educativo Misin
Pronabec
Ministerio de
Educacin

Otorgar becas y crditos educativos a personas

talentosas bajo estndares de calidad para
formar capital humano con enfoque de inclusin
social

Visin

Organizacin lder del Estado en el otorgamiento

de becas y crditos educativos para la formacin
y especializacin del talento humano en el pas y
el extranjero.

El Pronabec tiene como uno de sus principios la

INTEGRALIDAD.
Esto exige cubrir financieramente los costos directos de la
educacin superior (matricula, pensiones de enseanza,
nivelacin, etc.)

Metodologa
de pago
Por servicios acadmicos
a IES

Metodologa de pago a IES

Servicios acadmicos

Matrcula
Los Servicios acadmicos son los costos
directos en los que incurre el Pronabec,
para financiar las becas
otorgadas por la prestacin de los
servicios que brindan las Instituciones de
Educacin Superior (IES). Comprenden
principalmente los siguientes conceptos:

Titulacin

Pensin de
estudios

Metodologa de pago a IES

Actores intervinientes
Gestores /
Unidades de
Pronabec
Enlace
Regional

Oficina de
Administraci
Pronabec
Unidad
de Fiscalizacin y
n
Control Previo
Unidad de Contabilidad
Unidad de Tesorera

Gesto
r
/UER

OA

IES

Institucio
nes de
Educacin
Superior

Metodologa de pago a IES

Procedimie
nto Da
Hasta

5
Pronabec

Gestor /
UER

Solicitan informes y
facturas respectivas
a IES

Fiscalizaci
n y
Control
Previo

Hasta

Hasta

Hasta

Da
10

Da
20

Da
22

Hasta

Da
25

Verifican la informacin,
validan y otorgan la
Remiten
informe de solicitud de pago
conformidad.
a travs del SIBEC hacia la OA-UFyCP.
Recibe el expediente de pago, revisa y verifica
minuciosamente de acuerdo a las normas vigentes para
continuar con el trmite. En caso de tener observaciones,
devuelve
al Gestor
o UER para
subsanacin.
Elabora
la Hoja
de Validacin
paralaser
remitido a
Contabilidad.
Genera la liquidacin de
pago y solicita la
autorizacin de la OA, para
registrar su devengado en
el SIBEC y SIAF SP.

Contabilid
ad

Autoriza el devengado

Administrac
in

Recibe el expediente de
pago y efecta el girado
en el SIBEC y SIAF-SP.

Tesorera

IE
S

Remiten informe
completo a Gestores /
UER

Pasadas como
mximo 72 horas,
tendrn su depsito
por servicios
acadmicos del mes.

Metodologa de pago a IES

Lineamientos por
Da
procesos
Hasta

Gestor / UER

Solicitan informes y facturas respectivas a IES

Documentacin a solicitar

1. Informe por Servicios Acadmicos, segn modelo

2. Cuadro de Valorizacin de Servicio Acadmico detallado por becario y modalidad de beca.
3. Carta de Autorizacin para abono en cuenta (N Cuenta Bancaria, Razn Social de la Entidad
Financiera, Cdigo de Cuenta Interbancaria -CCI, Registro nico de Contribuyente - RUC).
4. Factura por los Servicios Prestados.
5. Reporte de Asistencia, durante el ciclo regular.
6. Reporte Matrcula, al inicio del Periodo Acadmico.
7. Reporte de Notas, al finalizar el Periodo Acadmico.

Metodologa de pago a IES

Lineamientos por
Da
procesos
Hasta

IES

Remiten informe completo a Gestores / UER

Documentacin a presentar

1. Informe por Servicios Acadmicos, segn modelo (ver modelo).

2. Cuadro de valorizacin de Servicio Acadmico detallado por becario y modalidad de beca

(ver

modelo).

3. Carta de Autorizacin para abono en cuenta (N Cuenta Bancaria, Razn Social de la Entidad
Financiera, Cdigo de Cuenta Interbancaria -CCI, Registro nico de Contribuyente - RUC) (ver
modelo).

4. Factura
5. Reporte
6. Reporte
7. Reporte

por los Servicios Prestados (ver modelo)..

de Asistencia, durante el ciclo regular.
Matrcula, al inicio del Periodo Acadmico.
de Notas, al finalizar el Periodo Acadmico.

Metodologa de pago a IES

Lineamientos por
Da
Da
procesos
Hasta

Hasta

10

Gestor / UER

Verifican la informacin, validan y otorgan la conformidad.

Remiten informe de solicitud de pago a travs del SIBEC
hacia la OA
Lineamientos especficos
Los gestores o Unidades de Enlace Regional, verifican, constatan y validan la informacin
proporcionada por las IES de acuerdo a los Convenios, Adendas, Lineamientos y normas
vigentes.
Asimismo, emiten la conformidad de Pago por Servicios Acadmicos en el SIBEC, para ser
remitido a Unidad de Fiscalizacin y Control Previo de la Oficina de Administracin, mediante
informe.

Metodologa de pago a IES

Lineamientos por
Da
Da
procesos
Hasta

Hasta

Hasta

10

Da
20

Unidad de Fiscalizacin y Control

Recibe el expediente
de pago, revisa y verifica
Previo

minuciosamente de acuerdo a las normas vigentes para

con
elOficina
trmite.
Unidad de Fiscalizacincontinuar
y Control Previo
de la
de Administracin, recibe el

Lineamientos especficos

La
expediente de pago para su revisin y verificacin minuciosa, las mismas que debern
encontrarse conforme a lo establecido en las normas vigentes, desde el da 07 hasta el
da 20 de cada mes.
En caso de tener observaciones, devuelve al Gestor o UER para la subsanacin.

Elabora la Hoja de Validacin para ser remitido a

Lineamientos especficos Contabilidad.

La Unidad de Fiscalizacin y Control Previo con el expediente conforme elabora la hoja de

validacin para ser remitido a la Unidad de Contabilidad.

Metodologa de pago a IES

Lineamientos por
Da
Da
procesos
Hasta

Hasta

Hasta

10

Da
20

Unidad de Contabilidad

Genera la liquidacin de pago y espera la autorizacin de la

OA, para registrar su devengado en el SIBEC.

Lineamientos especficos

La Unidad de Contabilidad, registra el compromiso en el SIBEC y en el SIAF-SP,

genera la Liquidacin de Pago y luego de la autorizacin por parte del Jefe de la
Oficina de Administracin, registra la fase del devengado en el SIBEC y SIAF-SP,
desde el da 08 hasta el da 20 de cada mes, para remitirlo a la Unidad de
Tesorera.

Metodologa de pago a IES

Lineamientos por
Da
Da
procesos
Hasta

Hasta

10

A partir

Hasta

Hasta

Da
20

Da
22

Unidad de Tesorera

Recibe el expediente de pago y efecta el girado en el

SIBEC y SIAF-SP.

Lineamientos especficos

La Unidad de Tesorera, recepciona el expediente de pago, lo revisa registra la fase

girado en el SIBEC y SIAF-SP, realizando la transferencia de fondos a la Cuenta
Corriente Interbancaria-CCI de la IES, desde el da 09 al 22 de cada mes. Fondos
depositados dentro de las 72 horas como mximo de realizado el giro, hasta el 25 de
cada mes.

Pago
efectuado

Da
25

Da
25

Metodologa de pago a IES

Calendario
Hasta

viernes
5
Pronabec

Solicitud de informes
Gestor /
y facturas
respectivas a IES
UER
Fiscalizaci
n y
Control
Previo

Contabilid
ad

Administrac
in

Hasta

mircoles
10

Hasta

Hasta

sbado
20

lunes
22

Verificacin de informacin,
validacin y otorgamiento de
la conformidad.
Remisin del informe de
solicitud de pago a travs
del SIBEC hacia la OA.
Recepcin del expediente de pago, revisin y verificacin
minuciosamente de acuerdo a las normas vigentes para
continuar con el trmite. En caso de tener observaciones,
devuelve al Gestor o UER para la subsanacin.
Elabora la Hoja de Validacin para ser remitido a
Contabilidad.
Genera la liquidacin de
pago y solicita la
autorizacin de la OA, para
registrar su devengado en
el SIBEC y SIAF SP.
Autoriza el devengado

A partir

jueves2
5

Recibe el expediente de
pago y efecta el girado
en el SIBEC y SIAF-SP.

Tesorera

IE
S

Remisin de informes
completos a Gestores
/ UER

Pasadas como
mximo 72 horas,
tendrn su depsito
por servicios
acadmicos del mes.

Metodologa de pago a IES

Objetivos trazados

100% de IES pagadas a

tiempo
100% de procesos
culminados a tiempo
Procesos organizados en su
totalidad
0% de desviacin respecto a
tiempos y calidad en la
ejecucin de procesos.

Precisiones
complementarias

Precisiones complementarias

Aspectos a considerar

No se pagar, por los cursos desaprobados ni repitentes, dicho costo lo

asumir el becario.
Las IES deben cumplir con entregar las fichas de matricula al inicio del periodo
acadmico
Todas las IES reportaran la asistencia de los becarios mensualmente, puesto
que es requisito para el abono de la subvencin por manutencin a los
becarios as como el servicio acadmico prestado.
Las IES deben entregar la boleta de notas al concluir el periodo acadmico
En la facturacin slo deben considerar a los becarios que se encuentren en
condicin de activos de acuerdo al rgano competente.

El PRONABEC solo subvenciona el servicio efectivamente

brindado, es decir, hasta la fecha en que se hace
efectivo el retiro del curso por parte del becario,
SIEMPRE Y cuando el retiro obedece a causas debidamente
justificadas, no relacionadas a temas acadmicos.

Precisiones complementarias

Casos de retiro de
Si el retiro del becario del curso o cursos obedece a causas
becarios
debidamente justificadas no relacionadas a temas
acadmicos,
se proceder
deefectivamente
la siguiente
manera:
El PRONABEC
solo subvencionar
por el servicio
brindado,
es decir, hasta la
fecha en que se prest el servicio acadmico.
El becario, cuando reinicie sus cursos, se har responsable del importe previamente pagado
por PRONABEC, correspondiente al periodo precisado en el literal anterior, es decir hasta la
fecha o periodo en que se materializ el retiro, por lo que, el PRONABEC esta facultado
solamente a subvencionar la diferencia concerniente al nuevo periodo acadmico.
Si el retiro del becario del curso o cursos obedece a causas
atribuibles a las IES o Centros de Formacin, se proceder
El PRONABEC solo subvencionar el servicio efectivamente brindado, es decir, hasta la fecha
de la siguiente manera:
en que la IES o Centro de Formacin ocasion que el becario se retire del curso o cursos del
periodo acadmico vigente.
Cuando el becario reinicie el periodo acadmico vigente en la IES o Centro de Formacin,
este se har cargo del importe previamente pagado por el PRONABEC en el periodo
acadmico en que se produjo el retiro y, PRONABEC asumir solamente la diferencia
concerniente periodo acadmico.
Se realizarn conciliaciones de pagos con cada una de las IES de forma bimestral, para
determinar diferencias y de ser al caso implementar las acciones administrativas que
ameriten realizarse para subsanar las diferencias presentadas.

Precisiones complementarias

Caso del Idioma Extranjero y

Costos
La Enseanza del Idioma Extranjero, en Universidades
de Materiales de Estudio
slo se otorgar en aquellas, en que se consideren
necesarios para el desarrollo de su Formacin
Profesional, las cuales tendrn una Adenda Especfica.

Los Becarios son responsables de asumir el

costos de los materiales de estudio, puesto que
reciben como parte de un concepto de su
manutencin. Cabe resaltar que las IES no deben
exigir materiales con el endoso de ciertas
marcas que no se encuentran al alcance de la
economa de los becarios, puesto que provienen
de hogares catalogados con Pobreza Extrema.

Precisiones complementarias
Reconocimiento de obligaciones por servicios
acadmicos
Hasta

Hasta

IE
S

Solicitan reconocimiento de
obligacin (Documento
remitido a la OAD)

Gestor /
UER

Fiscalizaci
n y
Control
Previo

Contabilid
ad

Administrac
in
Asesora
Jurdica
Unidad de
Presupuesto
Contabilid
ad
Tesorera

Da
5

Responsable: Ana Maria Gutierrez Cuba

10

1
5

18

19

23

Da
25

Verifican la informacin, validan y otorgan la

conformidad a la informacin proporcionada
por las IES y Remiten informe de
reconocimiento de obligacin con toda la
documentacin sustentatoria del gasto hacia
la Unidad de Fiscalizacin y Control, Previo
Recibe el expediente reconocimiento de obligacin,
revisa y verifica minuciosamente de acuerdo a las
normas vigentes para formular el Informe Tcnico del
sectorista, para luego ser remitido a la Unidad de
Contabilidad. En caso de tener observaciones se
devuelve al Gestor o UER para la subsanacin
Emite Informe Tcnico, precisando si se
respectiva.
efectu pago alguno respecto a la obligacin
exigida por la IES. Expediente que es remitido
con todos los actuados a la Oficina de
administracin

Recepciona el expediente y lo
remite a la Oficina de Asesora
Jurdica para la Emisin de la
Resolucin Administrativa de
Recibe
expediente de
Reconocimiento
deelObligacin.

reconocimiento y emite la Resolucin

Jefatural para ser suscrito por la Oficina
de Administracin

Recibe el expediente de
reconocimiento y emite
certificacin presupuestal y lo
remite a la Oficina de
Recibe el expediente a travs de la
Administracin
Oficina de Administracin y procede
a registrar la fase compromiso y
devengado a travs del SIAF-SP, para
luego remitirlo a la Unidad de
Recepciona el expediente
Tesorera
de reconocimiento de
obligacin y procede a
realizar el giro al CCI de la
IES

ORGANIGRAMA DE
LA UNIDAD DE
FISCALIZACION Y
CONTROL PREVIO

Directorio y responsables de
cada IES

Directorio y responsables de
cada IES

Directorio y responsables de
cada IES

Directorio y responsables de
cada IES

Directorio y responsables de
cada IES

Directorio y responsables de
cada IES

Anexos
Modelos de
documentos

Anexos

Modelo de
informe de
Servicios
acadmic
os

(regresar a lineamientos).

Anexos

Cuadro de Valorizacin Servicio

Acadmico

(regresar a lineamientos).

Anexos

Carta de
Autorizaci
n de
Abono en
cuenta
(regresar a lineamientos).

Anexos

Facturas por los servicios

prestados

(regresar a lineamientos).

www. pronabec.gob.pe

Gracias