Google Drive

Una introduccin
Jess M. Castagnetto, Ph.D.
2010-2013. Licencia: cc-by-nc-sa 3.0

Objetivos
Familiarizarse con Google Drive y sus
componentes
Entender las ventajas y desventajas de
Google Drive
Comprender cmo se articula Google Drive
dentro de Google Apps
Ejemplos prcticos de uso

Google Apps for Education

Grupo integrado de aplicativos web:
Google Mail: Correo y Contactos
Google Calendar: Calendario
Google Drive: Documentos y archivos
Posibilidad de integrar otros aplicativos:
o Google Analytics
o Gantter
o Draw.io
o ... y muchos mas

Componentes (Drive)
Google ...
Folders (carpetas)
Docs (documentos)
Sheets (hojas de clculo)
Slides (presentaciones)
Forms (formularios)
Drawings (diagramas)

Capacidades Generales
Colaboracin:
o Control de versiones
o Anotacin
o Edicin simultnea/colaborativa

Publicacin:
o Directa en web
o Incrustar en pgina web
o Descarga para edicin off-line (MS Office, PDF, etc.)

Organizar archivos

Crear carpetas, con jerarquas

Permite compartir o publicar
carpetas completas
Control de permisos selectivo

Limitaciones: Espacio
Almacenamiento
Hasta 5GB (Google Drive + fotos en
Google+)
o Docs, Sheets, Slides, PDFs, JPEGs, etc.

Se puede comprar ms almacenamiento, si

es necesario ($2.49/mes por 25GB,
$4.99/mes por 100GB, etc. -- hasta 16TB)

Limitaciones: Compartir
Colaboracin
Se pueden tener hasta 200 colaboradores
(autores, lectores, comentaristas)
o Esto no aplica a los documentos pblicos

Hasta 50 personas pueden editar

simultneamente

Google Docs

Google Docs
Procesador de textos en lnea.
Puede crearse desde cero, a partir de una
plantilla o de un documento existente
localmente o en lnea.
Posibilidades avanzadas de edicin
(ecuaciones, dibujos vectoriales, etc.)
Capacidad de publicarlo directamente, o de
descargarlo en formatos estndar (PDF,
OpenDocument) y propietarios (MS Office).

Limitaciones: Docs
Documentos
1'024,000 caracteres.
El tamao de los archivos subidos y
convertidos al formato de Google Docs, no
puede ser mayor a 2 MB.

Google SpreadSheets

Google SpreadSheets
Hoja de clculo en lnea.
Permite crear grficos, inclusive interactivos,
que pueden ser publicados.
Opciones avanzadas como: importar datos
de otras fuentes (sitios web, hojas de
clculo, servicios financieros, etc.), resolver
sistemas con restricciones, validar datos,
reglas de notificacin de cambios, funciones
matemticas, scripts especializados (ej.
ANOVA), etc.

Limitaciones: Sheets
Celdas: 400,000 en total
Columnas: 256 por hoja
Frmulas: 40,000 celdas en total
Hojas por archivo: 200
Frmulas de GoogleFinance: 1,000
Frmulas de ImportRange: 50
Funciones que extraen datos externos:
50 (ImportData, ImportHtml, ImportFeed, o
ImportXml)

Google Forms
Formularios
simples
Datos ingresados
en el formulario son
almacenados en
una hoja de clculo.
Reporte bsico de
las respuestas.
Publicar en web, o
enviar via email.

Google Slides

Google Slides
Editor de presentaciones en lnea.
Opciones como: formato de prrafos,
insercin de imgenes y videos, insercin de
tablas, importacin de slides, animaciones,
anotaciones de autor, etc.
Se pueden publicar directamente o exportar
a formatos estndar (HTML, PDF, PNG,
SVG, JPG) o propietarios (PPTX)

Limitaciones: Slides
Presentaciones
Pueden ser de hasta 50 MB, que
corresponde a ~200 slides.
Archivos que se transforman a
presentaciones tienen que ser de un tamao
menor a 50 MB.

Google Drawing
Grficos vectoriales
Se pueden crear
como archivo
independiente, o
insertados en Docs,
Slides, etc.
Pueden exportarse
a formatos de
imgen estndar, o
a SVG

Google Apps Script

Google Apps Script is a JavaScript cloud

scripting language that lets you extend Google
Apps and build web applications. Scripts are
developed in Google Apps Scripts browserbased script editor, and they are stored in and
run from Googles servers.

...

Fuente: https://developers.google.com/apps-script/overview

Google Apps Script: Usos

Funciones nuevas en Google Spreasheets
Crear menus ad-hoc que llamen scripts
Crear aplicativos web que corran por si
mismas o incrustadas en un sitio
Ejecutar tareas como la creacin y
distribucin de reportes
Automatizar flujos de trabajo como:
aprobaciones de documentos o gastos,
completar rdenes, registro de trabajo
("marcar tarjeta"), etc.
Fuente: https://developers.google.com/apps-script/overview

Google Cloud Connect

... Google Cloud Connect es un complemento
para Microsoft Office 2003, 2007 y 2010 que
permite compartir y modificar simultneamente
documentos de Microsoft Word, PowerPoint y
Excel con otras personas de tu organizacin.
Es decir, permite beneficiarte de las funciones
de colaboracin de Google Docs sin salir de
Microsoft Office. ...
Fuente: http://support.google.com/drive/bin/answer.py?hl=es&hlrm=en&answer=1110327

Google Drive (Win/Mac)

Una alternativa para sincronizar los archivos
entre la computadora y la nube de Google.
No es compatible con Google Cloud
Connect, slo uno puede estar instalado.
Permite trabajar offline en los documentos
sincronizados.
Se puede usar como almacenamiento
genrico con 5 GB de capacidad.
Instrucciones de instalacin:
http://support.google.com/drive/bin/answer.py?hl=en&answer=2375078

Google Drive Apps

https://chrome.google.com/webstore/category/collection/drive_apps

Actividades prcticas
Crear un documento, aadir texto, insertar
una imgen y compartirlo
Crear una hoja de clculo, insertar valores,
crear una grfica, publicar el grfico.
Crear un formulario e ingresar algunos
valores de ejemplo. Invitar a otros que lo
llenen. Ver los resultados.
Crear una presentacin, aadir un par de
slides, y descargarlo en formato PDF.
Crear y compartir carpetas.

Mas informacin
Learn Google Drive:
http://learn.googleapps.com/drive

Google Drive Help Center:

http://support.google.com/drive/

Google Drive Youtube channel:

http://www.youtube.com/channel/HCyBYkt5_Rzqc