OPERACIONES BSICAS

COMPRAS Y PAGOS
CLASE 5
BIBLIOGRAFA: DESCRIPCIN DE OPERACIONES
TPICAS DE UNA EMPRESA ALBERTO DAZ

UADE 2014

Operaciones en general
EXPLOTACIN ( actividad normal o habitual de la empresa)

OPERACIONES BSICAS (permiten cumplir con la explotacin)

COMPRAR

PAGAR

PRODUCIR

VENDER

COBRAR

OPERACIONES O TAREAS (derivan de cada operacin bsica)

CONTROLAR

REGISTRAR

DESPACHAR

CALCULAR

ACCIONES (pasos)
TOMAR MERCADERA

CONTAR - PESAR

EMPAQUETAR

ESCRIBIR ETIQUETAS

ACOMODAR EN
TRANSPORTE

VENDER

Comercializacin de los productos obtenidos

en la produccin o en una compra anterior, o
de los servicios que se ofrecen.

COBRAR

Percepcin de los importes correspondientes a

las ventas efectuadas.

Produccin de los bienes que se

comercializaran utilizando los insumos
adquiridos, los bienes del activo fjo y el
trabajo del personal
Pago de las compras que se han efectuado y
de los servicios que se han contratado.
Adquisicin de bienes y servicios utilizados en
la elaboracin y venta de los productos que
constituyen la explotacin principal y
elementos para la administracin del negocio.

PRODUCIR
PAGAR
COMPRAR

Operaciones Bsicas primarias

Operaciones bsicas de una empresa

COMPRAR

PAGAR

PRODUCIR

VENDER

COBRAR

Compras
5

Adquisicin de bienes y servicios

utilizados en la elaboracin y/o venta de
los productos que constituyen la
explotacin principal y de elementos
necesarios para la administracin del
negocio.

UADE

COMPRAR

Acciones a cumplir
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Solicitud de compra
Seleccin de proveedores
Adjudicar la compra
Recepcin de Mercadera
Almacenamiento de la mercadera
Registro Contable
Recepcin de factura

Sectores intervinientes

Proveedor
Almacenes
Compras
Recepcin
Contadura
Cuentas a pagar

Documentos intervinientes

Solicitud de compra
Pedido de cotizacin o presupuesto
Presupuesto o cotizacin
Orden de compra
Remito
Factura

Parte 1 Solicitud de compra

Cuando Almacenes detecta la necesidad de reponer o adquirir

un bien genera una Solicitud de compras por duplicado. El
duplicado se archiva en Almacenes como comprobante y el
original se enva al responsable de Compras.

Parte 2 Seleccin de proveedores

Cuando Compras recibe la Solicitud de Compra, comienza la

fase de bsqueda de proveedores. Para ello, consulta el
archivo de legajos de proveedores.
En funcin a la evaluacin de los candidatos, se selecciona
un nmero de posibles proveedores emitiendo una Pedido de
presupuesto o cotizacin por duplicado. El original del pedido
se enva a los proveedores seleccionados y el duplicado se
archiva junto con el origina de la Solicitud de Compra como
constancia.

Parte 3 Adjudicar la compra

Compras al recibir los Presupuestos de los proveedores, toma del archivo los
duplicados de los Pedidos de presupuesto y los compara para verificar
coincidencia.
Si la Solicitud de Presupuesto es errnea se reemite el Pedido en original y
copia, procediendo a archivar el Presupuesto y el Pedido de presupuesto en el
archivo de Anulados. Si el Presupuesto es incorrecto, se proceder a consignar
sobre el mismo la leyenda no coincide con lo solicitado en el Presupuesto y en
la Solicitud respectiva, archivndose con la Solicitud de Compras que di origen.
De resultar todo correcto, se adjudicar la compra al proveedor mejor calificado
emitindose la Orden de Compra por quintuplicado, que se distribuyen as:
Original para el proveedor
Duplicado se archiva, en el archivo de Compras junto con el Presupuesto y la
Solicitud de compras
Triplicado se guarda en archivo de Pendientes de cumplimiento hasta el
ingreso de la mercadera comprada
Cuadruplicado se enva a Recepcin para su archivo
Quintuplicado junto con el duplicado de la Solicitud de presupuesto, se envan
a Cuantas a Pagar, para que se incorporen al Legajo de pago del proveedor.

Parte 4 Recepcin de Mercadera

El proveedor enva a Recepcin la mercadera solicitada junto

con dos ejemplares del remito.
Recepcin verifica lo recibido con el cuadruplicado de la
Orden de compra y los remitos. Si es correcto, firma los dos
remitos y archiva el cuadruplicado de la Orden de compra. El
duplicado del remito firmado entrega al proveedor y el
original lo enva a Cuentas a pagar, para incorporarlo al
Legajo de pago. Previo a su envo, con la informacin del
Remito, se genera un Parte de recepcin en original y dos
copias.
El original del Parte de Recepcin se enva a Compras, donde
se verifica consultando el archivos las Ordenes de Compra
del archivo Pendientes de Cumplimiento que la mercadera
recibida sea lo solicitado. De resultar conforme, archiva la
documentacin. En caso contrario, se mantiene como
pendiente la Orden de compra hasta que se produzca la

Parte 5 Almacenamiento de la mercadera

Almacenes, en base al duplicado de la Solicitud de compra

que tenia archivado y al duplicado y triplicado del Parte de
Recepcin, verifica la coincidencia con la mercadera
ingresada al deposito de Almacenes. De ser correcto firma el
duplicado del Parte de Recepcin y lo enva a Recepcin junto
con el duplicado de la Solicitud de Compra, donde se archiva.
Con el triplicado del Parte de Recepcin, se actualiza el stock.
El triplicado del Parte de Recepcin se enva a Contadura
para que proceda al registro contable de la compra.

Parte 6 Registro Contable

El ingreso de la mercadera comprada significa que la

operacin ha concluido y la transaccin debe ser
contabilizada, aunque aun no se haya recibido la factura del
proveedor.

Parte 7 Recepcin de factura

El proveedor enva la factura original a Cuentas a pagar, all,

es archivada en el legajo de pago del proveedor para su
posterior pago.

Formas de Compras

Normales
Extraordinarias
Menores
Importaciones

Control Interno en Compras

Separacin de funciones

Compras de Almacenes Recepcin y Contadura

Quien maneja fsicamente los bienes de quienes realizan la
gestin de compras y quien lo registre contablemente

Compras de Control de calidad

Las Compra de materias primas o mercadera avaladas por

Informe Tcnico

Activacin por autoridad competente que avale la compra

de acuerdo a la situacin financiera firmando la Orden de
Compra.

Aprobacin de orden de compra por el nivel de

funcionarios de acuerdo al monto.

Adjudicacin de la compra a proveedores con pautas

preestablecidas y no a criterio personal.

No deben existir vnculos comerciales entre proveedores y

Control Interno en Compras

Notas de pedidos - Orden de Compra - Partes de recepcin:

prenumerados y los anulados en talonarios cruzados y firmados
por responsable.

El volumen de la compra debe guardar relacin con las

reales necesidades de consumo.

Nivel de compras

Cantidad de artculos demandados de acuerdo al stock mnimo

fijado

Stock sobredimensionado => capital inmovilizado

Compras pequeas => se pierde posibilidad de bonificaciones

por cantidad y requiere la repeticin de procesos de compras

Control exhaustivo de mercadera recibida

La conformidad de la mercadera se realizara en Recepcin en

cuanto a la cantidad y en Control de Calidad si se requiere de
conocimientos tcnicos .

Pagos

Pago de las compras que se han

efectuado y de los servicios que se han
contratado .
Operacin que otorga en forma definitiva
la propiedad del bien comprado.
Conjunto de operaciones para cancelar
deuda hacia terceros y produce egreso
de valores o cheques.

Pagos

Acciones a cumplir

Emisin de orden de pago

Confeccin de cheque
Autorizar el pago
Control del recibo
Registro contable

Sectores intervinientes

Proveedor
Cuentas a pagar
Gerencia administrativa
Tesorera
Contadura

Documentos intervinientes

Solicitud de cotizacin o presupuesto

Presupuesto o cotizacin
Orden de compra
Remito
Factura
Orden de pago
Cheque
Recibo

Parte 1 Emisin de orden de pago

Cuando Cuentas a pagar determina que a una factura se le ha

cumplido el plazo de pago establecido, analiza los
antecedentes de la compra consultando el Legajo de pago.
Emite la Orden de pago correspondiente en cuatro
ejemplares, distribuyndolos de la siguiente forma:
Original se enva a Gerencia Administrativa junto con el
Legajo de pago
Duplicado y triplicado se remite a Tesorera
Cuadruplicado queda archivado en cuentas a Pagar
hasta que efecte el pago.

Parte 2 Confeccin de cheque

En el momento en que Tesorera toma conocimiento de los

datos relativos a una Orden de Pago, y si el medio de pago a
utilizar para cancelar la deuda es un cheque a la orden del
Proveedor, se procede a realizar la primer firma.

Parte 3 Autorizar el pago

La Gerencia administrativa al recibir de Tesorera el Cheque y el

duplicado de la Orden de Pago autoriza el pago efectuar
verificando antecedentes de la compra que se encuentra en el
Legajo de pago confeccionado por Cuentas a Pagar. Si esta todo
correcto, se sellan los documentos del Legajo de pago y el
duplicado de la Orden de pago con el sello pagado y se
consignan la fecha, el nmero de cheque, banco girado, coloca
segunda firma en el cheque y lo enva al proveedor. Se devuelve el
Legajo de pago a Cuentas a pagar y se enva el duplicado de la
Orden de pago a Tesorera como constancia del pago efectuado.
Cuando se recibe el duplicado de la orden de Pago, se archiva como
constancia de la emisin del cheque y se enva el triplicado a
Cuentas a pagar para avisar sobre el pago efectuado.
Al finalizar el da, Cuentas a pagar en base al triplicado de las
Ordenes de pago, emite una Minuta Contable de dbitos efectuados
y la enva a Contadura . Luego archiva el triplicado de la Orden de

Parte 4 Control del recibo

Cuentas a pagar, con la llegada del Recibo por parte del

Proveedor realiza un control contra el triplicado de la Orden
de Pago. De estar correcto, destruye el cuadruplicado de la
Orden de pago, y archiva el triplicado de la misma junto con
el Recibo en el Legajo de Pago, para dar por culminado el
proceso de Pago.

Parte 5 Registro contable

Contadura, al recibir las Minutas Contables (de Cuentas a

Pagar y Tesorera) las controla. De coincidir, realiza los
Asientos Contables (actualizando el archivo) y,
posteriormente, archiva ambas Minutas

Formas de pago
30

Por correspondencia
A cobradores del proveedor
En oficinas del proveedor
En Bancos o por medio de Bancos
En efectivo gastos menores
Sueldos y jornales

Control de fondos en general

Separacin de fondos de cobranzas y destinados a

pagos
Liquidacin y contabilizacin inmediata y general de las
operaciones relacionadas con fondos
Arqueos sorpresivos
Conciliacin de registros contables con los extractos
bancarios
Concentracin de la responsabilidad de custodia de
fondos y manejo de fondos
Separacin de funciones entre manejo de fondos y
registro de transacciones contable
Rotacin del personal que maneja fondos

Control Interno de pagos

Respaldo total en comprobantes

Con factura proveedor
Remito
Orden de compra conformada
Existencia de fondo fijo o caja chica
Estipulacin de quienes pueden utilizarlo
Que lo conforma
Dinero, control diario
Comprobantes de gastos
Vales pendientes
Su reposicin al llegar a un monto o nivel de gastos

Control Interno de pagos

Pago en cheques

Disminuir la tenencia de efectivo

Minimizar los riesgos por perdida

Respaldo de la operacin a travs del banco

Control de cheques anulados

Corte de la zona de firma
Su archivo

Respaldo total en comprobantes

Con factura proveedor

Remito o recepcin

Orden de compra conformada

Responsable de Liquidacin y pago de sueldos y jornales

separado de control de asistencia