Estructura de un Sistema de

Información Gerencial
Bladimir Díaz Campos
 Descripción del SIG
• Elementos operacionales
• Soporte a las decisiones
• Actividades administrativas
• Funciones organizacionales
 Elementos operacionales
Componentes físicos
• Se definen como los
dispositivos físicos
requeridos para un
sistema de
información en la
organización tales
como: software, base
de datos, personal,
etc.
 Equipo que provee funciones básicas
como lo es:
2. Entrada o accesos
3. SalidasSoftware de sistema y
aplicativo
4. Almacenamiento secundario
5. Procesamiento

1. Instrucciones para el usuario

2. Instrucciones para la elaboración de
entradas por parte del personal
• Equipos 3. Instrucciones de operaciones
Donde esta contenido todos los datos
• Software que utiliza el software aplicativo

• Base de datos Operadores, analistas,

programadores, etc.
• Procedimientos
• Personal de operaciones
 Elementos operacionales
funciones de procesamiento
Una transacción es una actividad tal como
efectuar una compra, una venta, fabricar un
producto
1. Dirigen la realización de la transacción
Creación2.y Reportar,
mantenimiento de archivos
confirmar maestros
o explicar y de
su desempeño.
detalle
• Procesar la transacciones3. Comunicar
Capacidadladetransacción
producir a quien lo necesite
Procesamiento basado en un
rápidamente informes
• Mantenimiento Preguntas modelo
basadosde
especialescorrientes
preestablecido
solicitudes modelo
enplaneación,
en
o ad hoc,
no programadas
formato en un
defacilidad
decisión, etc
“ad
Pregunta - respuesta
• Producir informes que cualquier
hoc”registro o cualquier
elemento sea fácilmente accesible
• Procesar preguntas
• Procesar las aplicaciones interactivas
de soporte
 Los informes presentan cuatro tipos de
información

1. Información de seguimiento: Confirma que la

acción se ha llevado a cabo e informa sobre el
estado financiero o en otros términos. Es útil
para localizar problemas y el diagnostico.
2. Información para la localización de
problemas. Informes de comparación entre
los datos de la empresa y los estándares,
proyecciones de funcionamiento desde la
actualidad al final del período.

3. Información de movimiento. La información

se ofrece con la acción especificada o
implicada.

4. Soporte a la decisiones. El informe, la

consulta, el resultado o el dialogo se orientan
para la realización del análisis y la toma de
decisiones.
 ¿Qué es la Gerencia?
• Gerencia se define como las
funciones básicas de prever,
planear, organizar, integrar,
dirigir y controlar que una
persona (gerente) debe
realizar dentro de una
organización. Además, debe
recordarse que a la alta
dirección de la empresa, como
el Presidente, Gerente
General, Directores, etc. les
corresponde tomar decisiones
en gran magnitud e
importancia para el buen
funcionamiento de la empresa.
 Decisiones estructuradas , y no
estructuradas
• Las decisiones • Problemas como distribuir
estructuradas se los recursos de una
empresa, qué hacer con
toman de acuerdo con una línea de productos que
políticas, no tuvo el éxito esperado,
procedimientos o cómo hacer para mejorar
reglas, escritas o no las relaciones con la
escritas, que posibilitan sociedad, etc., constituyen
la toma de decisiones situaciones dónde el
gerente toma decisiones
en situaciones trascendentales del tipo no
recurrentes porque estructurada.
limitan o descartan
alternativas
 Urgente y poco fundamental
Son las pequeñas cosas que hay
que resolver diariamente. Son
leídas y si nadie se oponen se
toman como resueltas.
Poco urgente y poco
fundamental
Se resuelven luego de haber
solucionado todas las anteriores.
FUNDAMENTALES
Urgente y fundamental
Son las cosas con más prioridad y
que hay que resolver si o si a la
brevedad.
GEN
TES
UR
Poco urgente y fundamental
Son cosas muy importantes para
la empresa pero pueden resolverse
sin tanto apuro.
 Jerarquía de la actividades
administrativas
• Planeación Estratégica: Es la planeación de tipo
general proyectada al logro de los objetivos
institucionales de la empresa y tienen como finalidad
básica el establecimiento de guías generales de acción
de la misma.
• Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen
para los planes específicos subsecuentes.
• Es conducida o ejecutada por los más altos niveles
jerárquicos de dirección.
• Establece un marco de referencia general para toda la
organización.
• Se maneja información fundamentalmente externa.
• Afronta mayores niveles de incertidumbre en relación con
los otros tipos de planeación.
• Normalmente cubre amplios períodos.
• No define lineamientos detallados.
• Planeación táctica: Parte de los
lineamientos sugeridos por la planeación
estratégica y se refiere a las cuestiones
concernientes a cada una de las
principales áreas de actividad de las
empresas y al empleo más efectivo de los
recursos que se han aplicado para el logro
de los objetivos específicos.
• Se da dentro de las orientaciones producidas
por la planeación estratégica.
• Es conducida y ejecutada por los ejecutivos
de nivel medio.
• Se refiere a un área específica de actividad
de las que consta la empresa.
• Se maneja información externa e interna.
• Está orientada hacia la coordinación de
recursos.
• Planeación operacional: Se refiere
básicamente a la asignación previa de las
tareas específicas que deben realizar las
personas en cada una de sus unidades de
operaciones
• Se da dentro de los lineamientos sugeridos
por la planeación estratégica y táctica.
• Es conducida y ejecutada por los jefes de
menor rango jerárquico.
• Trata con actividades normalmente
programables.
• Sigue procedimientos y reglas definidas con
toda precisión.
• Normalmente cubre períodos reducidos.
Característica de la Operativa Administrativas Estratégica
información

Fuente Interna Externa

Alcance Precisa, bien Muy amplio

defendía

Nivel de agregación Detallada Agregada

Horizonte de Histórica Futura

planeación

Actualidad Vigente en alto Un poco antigua

grado

Exactitud requerida Alta Baja

Frecuencia de uso Muy frecuente Infrecuente

 Requerimientos para sistemas del
control administrativo
• Modelo de planeación presupuestal para
ayudar a los gerentes en el hallazgo de
problemas con le fin de preparar y revisar
los planes y los presupuestos. Esto
incluye las proyecciones de los efectos de
la acciones actuales
 Requerimientos para sistemas
del control administrativo (cont.)
• Programas de informes de variaciones
para procesar lo informes planeados que
muestran del desempeño y las
variaciones del funcionamiento planeado
o de otros estándares tales como el
rendimiento de la competencia
 Requerimientos para sistemas
del control administrativo (cont.)
• Problemas de modelos de análisis para
estudiar los datos o suministrar los
insumos para la toma de decisiones
• Los modelos de decisión para analizar la
situación de un problema y proveer
posible soluciones para la evaluación
administrativa.
 Requerimientos para sistemas
del control administrativo (cont.)
• Modelos de consulta para ayudar en la
respuesta a las interrogaciones.

• Los resultados del sistema de información

para el control administrativo son los planes
y los presupuestos, los informes
programados, informes especiales, análisis
de situaciones de problemas, decisiones por
revisar y respuestas a consultas
 Requerimientos para sistemas
de planeación estratégica
• Perspectivas económicas de la realidad actual de la
compañía y áreas de prospección para las operaciones.
• Actualidad y perspectiva del medio ambiente político.
• Capacidades actuales y funcionamiento de la
organización según mercados, ciudades, etc.
• Prospectos industriales en cada ciudad.
• Capacidades de los competidores y su mercado de
acciones.
• Oportunidades para las nuevas empresas basados en
los desarrollo actuales o esperados.
• Estrategias alternativas.
• Proyecciones de los recursos para implementar las
estrategias
 SIG basado en funciones

Finanzas y contabilidad
Mercadeo y ventas

Servicio al cliente
Producción

Logística

Personal

Etc.
Planeación Estratégica

Control administrativo

Control operacional

Procesamiento
transaccional
 Pasos para analizar el SIG
• Identificar a todos aquellos que están utilizando o deberían utilizar los
distintos tipos de información (profesionales, trabajadores de campo,
supervisores, administradores, etc.)
• Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización,
departamento o punto de prestación de servicios.
• Identificar la información que se requiere para ayudar a las diferentes
personas a desempeñarse efectiva y eficientemente, y eliminar la
información que se recolecta pero que no se utiliza.
• Determinar cuáles de los formularios y procedimientos actuales para
recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la información, son
sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren las necesidades de
los diferentes trabajadores, y qué formularios y procedimientos
necesitan mejorarse.
• Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para
recolectar y registrar información que necesiten mejorarse o preparar
nuevos instrumentos si es necesario.
• Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para
tabular, analizar, y ofrecer la información para que sean más útiles a
los diferentes trabajadores.
• Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.
• Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios,
registros, hojas de resumen y otros instrumentos para recolectar,
tabular, analizar, presentar y utilizar la información
¿El sistema de información ayuda a planear, monitorear y evaluar?

Qué preguntar:

¿Proporciona el sistema ¿Ayuda el sistema al personal en lo ¿Permite el sistema

información sobre lo siguiente? acceder a información
siguiente? detallada en lo siguiente?

Qué observar: Qué verificar:

de la Demanda de métodos de PF. Determinar objetivos generales y Componentes del programa.

planeación Utilización de los servicios específicos. Resultados por regiones.
existentes. Cobertura de la Grupos poblacionales.
población.

del monitoreo Obtención de metas. Uso de Identificar y resolver problemas. Logros por actividad.
métodos. Costo de los Utilización del personal.
servicios. Gastos.

de la Número de: Determinar el énfasis del Resultados por unidad.

evaluación Nuevos usuarios.
Nuevos clientes.
Usuarios activos.
Cambio de métodos.
Abandonos.
programa en el futuro. Determinar Resultados agregados.
si se está alcanzando sus Resultados comparativos.
objetivos.
¿ El sistema de información funciona efectiva y eficientemente?

Qué preguntar:

¿Incluye el sistema los ¿El sistema es fácil y simple ¿Satisface el sistema a

siguientes componentes? de usar? los usuarios?

Qué Qué verificar:

observar:

Fuentes de Archivos. Tiempo para llenar la El propósito de todos

información Registros. información. los instrumentos es
rutinaria Formularios especiales. Redundancia en los datos. conocido.
¿ El sistema de información funciona efectiva y eficientemente?
Qué preguntar:

Personas La dirección. Los resultados están disponibles La información es

que usan la cuando se les necesita. consultada antes de llevar
información Personal a cargo de progs. a cabo las decisiones.
Personal administrativo.
Miembros de la comunidad.

Recolección Investigaciones. Puede llevarse a cabo cuando se Puede llevarse a cabo con
de Grupos focales. detectan vacíos en la un esfuerzo y costo
información Entrevistas de salida. información. razonables por los
especial (no Evaluación rápida. miembros del personal.
rutinaria)

Capacidad de Análisis. Claridad. Se entienden la

informe Presentación. Precisión. información y su
Conclusiones. Que esté completo. interpretación.
Puntualidad.

Disponibilida Comunicación. Fuente y destino de los informes. El personal en todos los

d de la Retroalimentación. niveles tiene la información
información que necesita para trabajar.
 El tablero de control
• Acción: Actúa como sensor para mostrar los
"datos clave" de la gestión en forma inmediata a
los acontecimientos de forma de permitir las
acciones correctivas necesarias.
• Destinatarios: Dirección ejecutiva.
• Resultados: Datos relevantes, en pocos
indicadores que resumen mucha información,
oportunos e integrados en un sistema claro y
confiable
 Visión del emprendedor
traducida en misión de
la empresa=estrategia

Planeamiento dinámico (para

Valorizar la misión y convertir la
Herramientas para la gestión

estrategia en valores comparables

Prospección estratégico-operacional
(Para anticipar la alineación de la
gestión con la estrategia)

Tablero de control gerencial

(Control inmediato de la variables
claves que proyectan el logro)

Retroalimentación