DIAGNSTICO

ADMINISTRATIVO
EN UNA
ORGANIZACIN

Fernndez Segura, Joel Cesar

Ponce Castillo, Carlos Orlando
Ramos Zevallos, Juan David
Segura Mendoza, Mariana Meliza

QU ES EL DIAGNSTICO
ADMINISTRATIVO?
PROPSI
TO
Sistemtico
Integral
Peridico

ESTUDIO

Conocer la
organizacin
y el
funcionamie
nto del rea
objeto de
estudio

Detectar causas y
efectos de los
problemas
administrativos
para analizar y
proponer
alternativas de
solucin con los
FINALIDA
recursos
D
disponibles.

ORIGEN
Surg
e
com
o:

Una necesidad empresarial para

resolver problemas de toda
ndole.
Una necesidad empresarial para
aspectos relacionados con la
adaptacin de las empresas en
un entorno cambiante.
Una forma para encontrar
soluciones a problemas de
organizacin y funcionamiento
organizacional.

CAMPO DE
APLICACIN:
En la mediana y
pequea empresa,
generalmente la
totalidad de la
misma.

En las grandes
empresas, la
totalidad aplicable
por unidades
administrativas.

IMPORTANCIA
HACE
UN
ANLIS
IS
DE:

Las funciones de cada

rganos administrativos.

uno

de

los

Los procesos generales y descripcin

grfica de la secuencia de sus funciones

Facultades
delegadas
dentro
del
personal, y la relacin entre las
funciones especficas de los puestos y el
proceso de toma de decisiones.
Comunicacin y coordinacin entre dos
o ms reas.

TCNICAS E
INSTRUMENTOS
Cuestionarios
Entrevistas
Encuestas
Observacin
Estudio Documental

OTRA TECNICA:
matriz foda
Surgi dentro del mbito de la planeacin
estratgica del desarrollo empresarial.
Herramienta de anlisis, muy til para describir el
estado de una institucin en un momento dado.
Posibilita tomar decisiones que conllevan
acciones para el futuro.
Las variables que se consideran en la matriz son:

OTRA TECNICA:
matriz FODA
FORTALEZAS
aspectos favorables de la
institucin que le
garantizan la obtencin
de sus objetivos y la
hacen competitiva en el
medio.

OPORTUNIDADES:
Condiciones o factores
que favorecen
externamente a la
expansin o
mantenimiento de la
institucin.

DEBILIDADES
Abarca los elementos,
condiciones, procesos de
la Institucin que no
funciona adecuadamente
y limitan la consecucin
satisfactoria de los
objetivos.

AMENAZAS:
Factores externos que
afectan, dificultan o
limitan el desarrollo,
funcionamiento o
estabilidad de la
institucin.

METODOLOGA DE
DIAGNSTICO ADMINISTRATIVO
Determinacin
de la situacin
actual
Anlisis
Organizacional o
Administrativo
Presentacin del
diagnstico
Ejecucin del
diagnstico

Anlisis
Estructural

Anlisis Funcional

Anlisis
Procedimental
Anlisis de
Facultades
Anlisis de
Relaciones

DETERMINACIN DE LA
SITUACIN ACTUAL
Anlisis Estructural:
Es el estudio especfico de cada rea de la
unidad administrativa, su conformacin, los
recursos asignados, etc. Es necesario sobre el
rea en estudio:
Definir
Estructura orgnica normada.
Estructura real actual.
Objetivo general, as como los especficos de cada
rgano que la integra.
Tramo de control por rgano (cantidad de rganos
con dependencia directa de otro).

DETERMINACIN DE LA
SITUACIN ACTUAL
Anlisis Estructural:

Determinar
Los rganos administrativos que integran el rea en
estudio, as como su nomenclatura.
Niveles jerrquicos existentes.
Criterios de organizacin por rgano en relacin a su
nomenclatura.
Cantidad de recursos humanos empleados por rgano
y describir el tipo de contratacin.
Tipo de autoridad existente en el rea de estudio

DETERMINACIN DE LA
SITUACIN ACTUAL
Anlisis Funcional:
Es el estudio de las funciones asignadas a
unidad administrativa y de cada rgano que
integra, como conjunto de atribuciones
obligaciones que tiene que cumplir en
desempeo de su trabajo; para ello se sigue
Confirmar
siguiente
proceso:
Funcionalmente los criterios de organizacin.

Determinar
Si las funciones que realiza cada uno de los rganos
que integran el rea de estudio estn normadas.

la
la
y
el
el

DETERMINACIN DE LA
SITUACIN ACTUAL
Anlisis Funcional:
Determinar
La naturaleza del rgano de acuerdo a sus funciones.
La correspondencia funcional del rea en estudio.
Las funciones sustantivas y las de apoyo de cada rgano del
rea y que ayuden al logro del objetivo particular de su funcin.
La afinidad de funciones que desarrolla cada rgano con su
nomenclatura.
Si la nomenclatura del rgano, identifica las funciones que
desempea.

Verificar

La compatibilidad de las funciones de cada rgano con el

objetivo general.

Analizar y determinar
El traslape de funciones por cada rgano, su duplicidad u
omisin.

ANLISIS
PROCEDIMENTAL
Es el estudio de la secuencia de actividades
que desarrolla cada rgano de la unidad
administrativa en estudio, debe tener las
siguientes acciones:
Identificar el proceso general del rea en
estudio, de acuerdo a su nivel jerrquico
Establecer la forma de seguimiento del
proceso: integral, continua, de traslape o
de corte
Determinar si el proceso corresponde a la
funcin o funciones descritas

ANLISIS DE
FACULTADES
Definir las facultades de
cada rgano
Es el estudio
detallado de las
aptitudes o de
los derechos
concedidos para
hacer algo; para
su realizacin se
debe observar lo
siguiente

Determinar que facultades

estn normadas
Determinar quin, cmo y
cundo fueron delegadas
esas facultades
Definir si las facultades
corresponden a las
funciones que desarrolla
cada rgano y a su nivel
jerrquico el mbito de
Determinar
responsabilidad de las
facultades delegadas

ANLISIS DE
RELACIONES
Es el estudio de las lneas de conexin o
comunicacin, que guardan los rganos
de la unidad administrativa en estudio, se
sigue entre otros procedimientos el
Determinar
siguiente la

corresponde
Definir las
ncia de las
Distinguir la
relaciones Establecer la relaciones de duplicidad,
normativida cada rgano,
traslape u
que
con las
omisin de
d de las
corresponde
funciones
las relaciones
relaciones
n a cada
que
por rgano
rgano
desempean
y su nivel
jerrquico

ANLISIS ORGANIZACIONAL
Y ADMINISTRATIVO
SIRVE:
comparar los
hechos
determinado
s y los
aspectos
tcnicos
establecidos

A EFECTO:
relaciona los
puntos que
afectan
negativamen
te a la
dependencia
o unidad
administrativ
a

ANLISIS ORGANIZACIONAL
Y ADMINISTRATIVO

Actividades a
desarrollar

Verificar el tramo de control de cada rgano

Analizar la cadena de mando de la dependencia
Determinar los niveles jerrquicos establecidos
Estudiar los criterios de organizacin

Indicar la forma de consecucin de objetivos respecto a

las funciones

El tipo de correspondencia funcional

La correspondencia entre objetivos

ANLISIS ORGANIZACIONAL
Y ADMINISTRATIVO
Actividades a desarrollar
Relacionar la correspondencia de los
procesos respecto a las funciones
Determinar la correspondencia entre las
relaciones y la naturaleza de los rganos
Comprobar la normatividad de las
relaciones
Analizar la correspondencia de las
relaciones con los niveles jerrquicos
Analizar la duplicidad de las relaciones
Indicar el porque de la omisin de
relaciones
Analizar la continuidad en los procesos

OBTENCION DE
CONCLUSIONES
Todas las etapas pueden producir conclusiones
Revisar sobre la evolucin y desarrollo que han sufrido a travs
del tiempo y comparacin de esos datos con otros similares
verificar o comprobar si se ha logrado el objetivo fijado mediante
un control efectivo de la situacin
deben analizar tanto la organizacin del rea afectada como las
tcnicas de direccin empleadas para su funcionamiento

OBTENCION DE
CONCLUSIONES
el anlisis funcional que no es ms que la forma operativa en la
que se realizan las actividades inherentes al problema objeto de
estudio.
se debe elaborar un listado de las cosas que estn mal y
producen fallas dentro de la organizacin, para obtener
conclusiones parciales de los problemas y la forma de resolverlos
en importancia relativa a la solucin final
El listado de conclusiones se representa a travs del FODA
administrativo

PROPUESTA Y PLAN DE
ACCION
ES LA SINCRONIZACIN DEL DETALLE
DE LAS ACCIONES A TOMAR
llevar en orden la investigacin
el anlisis de la informacin
facilidad de soluciones posibles en
la organizacin

PROPUESTA Y PLAN DE
ACCION
Debe describir:

Cmo aprovechar las fortalezas

de la organizacin, para hacer
frente a las oportunidades
detectadas.
Cmo minimizar las debilidades
de la organizacin, para
contrarrestar a las amenazas
detectadas.

PRESENTACIN DEL
DIAGNSTICO
Para exponer lo
estudiado y analizado,
se utiliza:
INFORM
E
se concentran las incidencias
obtenidas en el anlisis en forma
narrativa

PRESENTACIN DEL
DIAGNSTICO
El orden de las actividades a presentar en el
informe :

Listar los juicios de los hechos

detectados.
Ordenar los juicios por la naturaleza de los
elementos.

PRESENTACIN DEL
DIAGNSTICO
Redactar por unidad, las incidencias administrativas que lo
afectan.
Redactar en forma secuencial, las incidencias que afectan
el funcionamiento integral de la dependencia en estudio
Redactar por rgano, las incidencias administrativas y/u
organizaciones que lo afectan
Presentar alternativas de solucin, en recomendaciones
factibles para mejorar las incidencias encontradas
Relacionar las recomendaciones por elemento

PRESENTACIN DEL
DIAGNSTICO
Elementos del informe

Antecedentes
Objetivo del estudio
Metodologa empleada
Descripcin de la situacin
Conclusiones
Recomendaciones

CONSIDERACIONES PARA LA
EJECUCIN DEL DIAGNOSTICO
Trabajo de Equipo:
Comprende la elaboracin del Plan de Investigacin y el
Plan de Trabajo; es necesario considerar lo siguiente:

Fases del estudio.

Tiempo efectivo de trabajo de la organizacin.
Motivos (causas), objetos, objetivos y otros para
efectuar las funciones.

CONSIDERACIONES PARA LA
EJECUCIN DEL DIAGNOSTICO
Caractersticas de elementos propios y ajenos.
Cualidades de trabajo (actividades, atribuciones y
responsabilidades)
Objetivos a corto y largo plazo de la organizacin
(servicios que presta).

CONSIDERACIONES PARA LA
EJECUCIN DEL DIAGNOSTICO
PARA OBTENER LA INFORMACIN:
Datos correctos, concisos y exactos.
Fuentes de informacin (interna y externa)
Registros de la organizacin (archivos)
RELEVAMIENTO DE LA INFORMACIN:
Personal.
Listado de funciones y/o atribuciones.