INTEGRANTES GRUPO

N1:
Luisa Giraldo Castillo
Ingrid Daz Pantoja
Marcela Guerrero
Cardona

EL SENA ES FORMACIN

GC-F--004
GC-F-004 V.01

OBJETIVO
Dar
a
conocer
la
conceptualizacin,
teorizacin, importancia
y el adecuado uso de
cada uno de los temas.
Con el animo de ampliar
conocimientos propios y
de los compaeros.
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MANUAL DE
PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS

Es un elemento del sistema de control

interno, el cual es un documento
instrumental de informacin detallada e
integral, que contiene en forma ordenada
y
sistemtica,
instrucciones,
responsabilidades e informacin sobre
polticas,
funciones,
sistemas
y
reglamentos de las distintas operaciones o
actividades.
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DISEO DEL MANUAL

Para el diseo y adopcin del Manual se
requiere tener en cuenta los siguientes
aspectos:
-Normas que establecen objetivos, estructura
y funciones de la entidad.
-Acto
Administrativo
de
adopcin
o
modificacin del Sistema de Control Interno.
-Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos.
-Misin.
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DISEO DEL
MANUAL
-Visin.
-Objetivos.
-Mapa de Procesos.
-Caracterizacin de Procesos incluyendo
los
indicadores y controles.
-Normo grama de la entidad.
-Descripcin de procesos.
-Mapa de riesgos.
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DISEO DEL
MANUAL
-Calificacin y Evaluacin de los riesgos en
las actividades.
-Polticas de Operacin.
-Polticas de Administracin de Riesgos.
-Planta de Personal.
-Funciones, roles y responsabilidades.
-Niveles de Autoridad y Responsabilidad de
Cargos.
-Manual de Funciones y Competencias
Laborales.
-Manual de Calidad (s ya se ha adoptado)
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EJEMPLO DE MANUAL DE
PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS

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MANUAL DE
FUNCIONES
Documento que especifica requisitos para
el cargo, interaccin con otros procesos,
responsabilidades y funciones. Permiten
conocer el funcionamiento interno. Tambin
son
determinantes
de
las
responsabilidades, ayudan a la coordinacin
de las actividades y aumentan la eficiencia
de los empleados ya que les indican lo que
deben hacer y cmo hacerlo.
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GC-F-004 V.01

LAS FUNCIONES
BSICAS DE LOS
El establecimiento
de objetivos
MANUALES
SON:

La definicin de polticas, guas,

procedimientos y normas.
La
evaluacin
del
sistema
de
organizacin.
Las limitaciones de autoridad y
responsabilidad.
Las normas de proteccin y utilizacin
de recursos.
La aplicacin de un sistema de mritos
y sanciones para la administracin de
personal.
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LAS FUNCIONES
BSICAS DE LOS
MANUALES SON:
La creacin de sistemas de informacin
eficaces.
El establecimiento de procedimientos y
normas.
La institucin de mtodos de control y
evaluacin de la gestin.
El establecimiento de programas de
induccin y capacitacin de personal.
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IMPORTANCIA DEL MANUAL

DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS

1.- Dar a conocer a todo el personal

involucrado los objetivos, relaciones de
dependencia, responsabilidades y polticas
institucionales.
2.- Propiciar la uniformidad del trabajo,
permitiendo que diferentes colaboradores
puedan realizar diferentes tareas sin ningn
inconveniente.
3.- Evitar duplicidad de funciones y, a la
vez, servir como indicador para detectar
negligencia.

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IMPORTANCIA DEL
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
4.- Propiciar
mejoras en los procedimientos
vigentes y procurar una mayor eficiencia
administrativa.
5.- Facilitan la induccin de los nuevos
colaboradores de la institucin.
6.- Permite la integracin de todos los
colaboradores as como la funcionalidad
integral del personal.
7.- Propicia el ahorro de esfuerzos y
recursos
8.- Es un instrumento til para los
evaluadores y auditores del Control
Interno.

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LIMITACION
CONSECUENCIAS DEL NO USO DE LOS
MANUALES
DE
PROCESOS,
PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES
En una empresa en donde la aplicacin
de los manuales sea incorrecta o nula,
se presentarn uno o varios de los
siguientes problemas:

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LIMITACION
A) Confusin
en
las
responsabilidades.
B) No habr normas establecidas.
C) No hay un control eficaz de las
actividades.
D)
No hay un procedimiento
establecido.

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ESTANDARES DE
CALIDAD
Los estndares no son ms que los niveles
mnimo y mximo deseados, o aceptables
de calidad que debe tener el resultado de
una accin, una actividad, un programa, o
un servicio.

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GC-F-004 V.01

TIPOS
Calidad de los insumos y el producto:
Estos se dan de manera previa al proceso
y sirve para controlar los materiales o las
partes que han de intervenir en el
procesamiento y produccin del producto.

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TIPOS
Calidad del proceso: se da durante el
proceso y se basa en las caractersticas
que el producto debe satisfacer a medida
que se procesa.
Calidad del servicio: se da de manera
posterior al servicio y es la medicin de
logros de las caractersticas de calidad
del producto terminado.

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TIPOS DE MEDICIN
Los tipos de medicin se basan en alguna
forma de normas o estndares establecidos,
que pueden ser:
Estndares histricos
Estndares externos
Estndares de ingeniera
Medicin preliminar
Medicin concurrente
Medicin de retroalimentacin
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ESTANDARIZACION
DE PROCESOS
Se define como la herramienta que
permite que todos los procesos de
manufactura y limpieza de una planta se
realicen de manera efectiva.

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LA ESTANDARIZACION
ES VITAL
Un proceso que contiene las mismas
condiciones
produce
los
mismos
resultados. Si se desea obtener resultados
consistentes es necesario estandarizar las
condiciones de trabajo incluyendo:
* Materiales, maquinaria, equipo
* Mtodos y procedimientos de trabajo
* Conocimiento y habilidad de la gente.
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ESTANDARIZACION
ADECUADA
Si la empresa es pequea no debe
pretender cargar con estndares muy
sofisticados y manuales muy gruesos. Es
preferible bsico, grfico y sencillo, pero
siempre actualizado, que muy completo y
detallado pero muy ajeno a la realidad.

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ASPECTOS CLAVES
Que el personal involucrado reciba
capacitacin en el estndar.
Que el estndar represente la forma
ms fcil, segura ya mejor de hacer un
trabajo.
Antes de crear un estndar debe
discutirse con
los miembros que
realizan las tareas.
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BENEFICIOS DE
ESTANDARIZACIN
Es la mejor forma de preservar el
conocimiento y la experiencia.
Proveen una forma de medir
desempeo.
Muestran la relacin entre causas
efecto.
Suministra
una
base
para
mantenimiento y el mejoramiento de
forma de hacer el trabajo.
Proporcionan
una
base
para
entrenamiento.
Proveen una base para diagnsticos
auditorio.

el
y
el
la
el
y

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PASOS PARA LA
ESTANDARIZACIN
1. Involucrar al personal operativo.
2. Investigar y determinar la mejor forma
para alcanzar el objetivo del proceso.
3. Documentar con fotos, diagramas
descripcin breve.
4. Capacitar y adiestrar al personal.
5. Implementar formalmente el estndar.
6. Chaquear los resultados.
7. Si el resultado se pega al estndar,
continuar la implementacin, sino
analizar la brecha y formar accin
correctiva.

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TIPOS DE
PROCEDIMIENTOS
ESTANDARIZADOS
Los que detallan los procesos.
Los que detallan los procedimientos de
limpieza
(procedimientos
operativos
estndares de saneamiento).

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ESPECIFICACIONES PARA
LA ASIGNACIN DE
TAREAS
LINEAMIENTO PARA LA RUTINA:
OBJETIVO
REGISTROS
FORMATOS Y HERRAMIENTAS
LINEAMIENTOS
RESTRICCIONES
PROCEDIMIENTO OPERACIONAL:
QUE Y COMO SE HACE
QUIN
CUANDO

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DIFERENCIA ENTRE
FUNCIN, ACTIVIDAD
Y TAREA
FUNCIN: hace referencia a una
actividad o al conjunto de actividades
genticas, que desempea uno o varios
elementos, de forma complementaria
para conseguir un objetivo concreto y
definido.

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DIFERENCIA ENTRE
FUNCIN, ACTIVIDAD Y
TAREA
ACTIVIDAD: Es el conjunto de acciones
que se llevan a cabo para cumplir un
objetivo determinado, en el caso de los
trabajadores
son
las
acciones
encaminadas a cumplir con las funciones
de un cargo.

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DIFERENCIA ENTRE
FUNCIN, ACTIVIDAD Y
TAREA
TAREA: es aquella que por su objetivo y
exigencia se realizan para llevar con
xito una funcin que se desempea en
el seno de una empresa, estos son con
un tiempo limitado es decir en un tiempo
corto.

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Existen derrotas, pero

nadie est a salvo de
ellas. Por eso es mejor
perder
algunos
combates en la lucha
por nuestros sueos que
ser
derrotados
sin
siquiera saber por qu
se est luchando.
Paulo Coelho

GC-F-004 V.01

GRACIAS
GC-F--004
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