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Anlisis y

Diseo de
Puestos

Objetivo y Tcnicas
del anlisis y
diseo de puestos

Funciones
Organizacin

Mtodo
Sistemtico

Determina

Tareas

Coordinar

Enlazar

ANLISIS Y
DISEO
DE
PUESTO

Buena Marcha

Cumplir cada
Empleado.

ANALIZAR

DISEAR

PUESTO

Distincin y
separacin de las
partes de un todo
hasta llegar a conocer
sus principios o
elementos.
Proceso previo de
configuracin mental
en la bsqueda de una
solucin .

Grupo de tareas que


se deben llevar a cabo
para que una
organizacin logre sus
metas.

Es el proceso sistemtico que


consiste en determinar las
habilidades, deberes y
conocimientos requeridos para
desempear trabajos especficos
en una organizacin. R. Wayne
Mondy
Proceso deliberado y
sistemtico para reunir
informacin sobre aspectos
laborales importantes de
los puestos John M.
Ivancevich

Es el proceso para obtener la


informacin acerca de lo puestos
mediante la determinacin de
los deberes, las tareas o las
actividades de los mismos.
George Bohlander

PARA ORGANIZAR EFICAZMENTE LOS


TRABAJOS DE UNA EMPRESA ES
INDISPENSABLE CONOCER CON TODA
PRECISIN LO QUE CADA TRABAJADOR
HACE Y LAS PTITUDES QUE REQUIERE
PARA HACERLO BIEN.
REYES PONCE

NECESIDAD DEL ANLISIS DE PUESTOS

El Anlisis de Puestos nos da las


respuesta a las siguientes preguntas:
Cunto tiempo se requiere para realizar tareas

importantes?
Qu tareas se pueden agruparse y pueden
considerarse un trabajo?
Cmo se estructura un puesto para mejorar el
desempeo de quien lo ocupa?
Qu comportamiento se requiere para desempear
el puesto?
Qu persona por sus caractersticas y experiencias
es la mas adecuada para desempear el puesto?

Directiv
os

Conocer a detalle los puestos y sus


obligaciones.

Superviso
res

Conocer las labores encomendados a su


vigilancia.

Trabajador
es

Realizan mejor y mas fcilmente sus


labores.

Departamen
to de
Recursos
Humanos.

Conocimiento precioso de las labores


que debe coordinar y as estimular a
sus trabajadores.

Vocabulario
Anlisis
de Puesto

PROCESO SISTEMTICO PARA REUNIR


INFORMACIN SOBRE LOS ASPECTOS
LABORALES DE LOS PUESTOS.

Descripcin
de
Puesto

RESULTADO PRINCIPAL DEL ANLISIS DE


PUESTOS. ES UN RESMEN ESCRITO DEL
PUESTO

Especificacin
del Puesto

EXPLICACIN ESCRITA DE LOS


CONOCIMIENTOS, DESTREZAS,
CAPACIDADES, RASGOS Y OTRAS
CARACTERSTICAS NECESARIAS PARA EL
BUEN DESEMPEO DE UN PUESTO.

Tcnica del Anlisis de Puesto

1. Recabar todos los datos


necesarios con precisin.
2. Separar los elementos
objetivos que constituyen el
trabajo, y los subjetivos que
debe poseer el trabajador.
3. Ordenar los datos
correspondientes.
4. Plasmarlos por escrito clara
y sistemticamente.
5. Organizar la conservacin y
el manejo de los resultados del
anlisis.

Producir una
descripcin de
puestos completa
y clara.

Evaluarse la
frecuencia y la
importancia de las
tareas.

Facilitar una evaluacin


precisa de los conocimientos,
habilidades, competencias y
otras caractersticas que se
requieren en un trabajo.

Arrojar informacin
sobre la relacin entre los
deberes del puesto y los
conocimientos,
habilidades,
competencias y otras
caractersticas.

ETAPAS DEL ANLISIS DE PUESTOS.


1.Examinar toda la
organizacin y
como encaja cada
puesto en ella.

2.Determinar cmo
se va a aprovechar
la informacin del
anlisis de puestos.

3.Decidir que
puestos se van a
analizar.

4.Reunir los datos


mediante tcnicas.

5.Preparar la
descripcin de
puestos.

6.Preparar la
especificacin de
puestos.

Aprovechar la informacin
de las etapas 1-6 para:

Diseo de Puestos.
Planeacin.
Reclutamiento.
Seleccin y Capacitacin.
Evaluacin de Desempeo.
Pago y prestaciones.
Apego a la ley.

QUIN REALIZA EL ANLISIS DE


PUESTOS?

ANALISTA

Recoger
Debe tener las
siguientes
caractersticas:

Observado
r

Ordenar

Mente
Analtic
a

Consigna
r

Claridad para
expresarse

ANALISTA
TEMPORAL
EXTERNO

Cuando una
organizacin
realiza anlisis
de puestos
espordicamente
.

EMPLEADOS
EXPERTOS

Empleados de
tiempo completo
que se dedican
exclusivamente
al anlisis de
puestos.

SUPERVISORE
S DE LOS
PUESTOS

Buena fuente de
informacin ya que
conoce el trabajo
que realmente se
hace y no el que se
supone debe hacerse.

Anlisis de un Puesto Gerencial


La labor que
desempea en la
empresa es de
mxima
trascendencia.

IMPORTANC
IA

Impulsar
la
Organizacin

Tienen la
misin se
sealar,
calificar y
mejorar las
actividades
de la
empresa.

Sus
actividades
los convierten
en el cerebro
de la
organizacin.

Datos que debe contener el anlisis


de un puesto gerencial.
Ttulo del Puesto

Se debe determinar dentro del sistema de organizacin


de la empresa el mtodo para fijar ttulos.

Posicin en el Organigrama de
la Empresa.

Determinarse cuidadosamente su posicin jerrquica


determinando a quin reporta y quin reporta ante l.

Deberes Generales

Que le corresponde realizar, y en que grado interviene


en la planeacin, organizacin y control de la empresa.

Funciones Bsicas

Mismo punto anterior, pero con sus subdivisiones


necesarias y orden funcional.

Descripcin
Especfica
Especificacin del
Puesto

Enumeracin de actividades generales en orden


cronolgico.
Conocimientos necesarios, autoridad que se debe
ejercer, responsabilidad y creatividad.

La Descripcin
del Puesto

Un puesto es la unidad bsica de las


organizaciones. Es decir, un rea o
departamento consiste en un conjunto de
puestos, y la suma de todas las reas o
departamentos conforman a la organizacin.

El puesto es el conjunto de
operaciones,
cualidades,
responsabilidades
y
condiciones que forman
una unidad de trabajo
especifica y personal.

La descripcin del puesto es un


proceso
que
consiste
en
enumerar las tareas o funciones
que lo conforman y lo
diferencian de los dems
puestos
de
la
empresa.
Bsicamente, Una descripcin de
puesto es un documento conciso
de informacin objetiva que
identifica la tarea por cumplir y
la responsabilidad que implica el
puesto.

En el entorno de una organizacin, todas las


descripciones de puesto deben seguir el
mismo formato, pero la forma y el contenido
de las descripciones de puesto varan de una
a otra compaa. Una posibilidad consiste en
redactar una descripcin concisa de 3 a 4
prrafos de extensin. Otra descomponer la
descripcin en varios elementos.

Descripcin del puesto


refleja

IDEAL
VS

REAL

LA DESCRIPCIN DE PUESTO SE
PUEDE DIVIDIR EN 3 PARTES:

Encabezado

Descripcin
genrica

Descripcin
especfica

Especificaciones
del puesto

Condiciones
de trabajo

Cdigo
Los elementos
bsicos en una
descripcin de
puestos

Resumen del
puesto y sus
responsabilidades

Fecha

Identificacin
Identificacin
de
de la
la persona
persona
que
que describi
describi
el
el puesto
puesto

BENEFICIOS
Seala las lagunas que existen en la organizacin del trabajo, en los
puestos.
Ayuda a establecer y repartir mejor las cargas de trabajo
Facilita la mejor coordinacin y organizacin de las actividades de la
empresa.
El supervisor puede exigir a cada trabajador lo que debe hacer y la
forma como debe hacerlo.
Ayuda a explicar al trabajador la labor que desarrolla, sus
responsabilidades, le seala sus fallas y aciertos.
Permite colocar al trabajador en el puesto
ms conforme con sus aptitudes.
Permite calificar adecuadamente los mritos
de los trabajadores.
Sirve de fundamento a cualquier sistema
de salarios incentivos.

Problemas con al descripcin


de puestos

Si estn mal redactados, es decir, si utilizan trminos vagos en


lugar de especficos que proporcionan poca gua al que van a
ocupar el puesto.

Algunas veces no se actualizan a medida que cambian los


deberes o las especificaciones.

Pueden violar la ley al contener especificaciones


no relacionadas con el xito del puesto.

Pueden limitar el alcance de las actividades de


quien va a ocupar el puesto y con ello reducir
la flexibilidad de la organizacin.

Recopilacin de
Informacin para el
anlisis y descripcin
del puesto

Actividades Previas

Aprobacin de
la gerencia

Determinacin
de sus
objetivos

Como en todas las tcnicas administrativas se


requiere de el convencimiento y la
aprobacin de la gerencia. Para lograrlo se
necesita presentar el planeamiento del
sistema como una inversin, haciendo
clculos aproximados del costo y listando los
beneficios directos e indirectos.

Sus objetivos determinaran el tipo


de factores que se investiguen, la
extensin y minuciosidad de los
datos que se consiguen, la forma de
estructurarlos, etc.

Informacin
a los
trabajadores

Preparacin
de analistas

Sin la cooperacin o con la oposicin


de los trabajadores, es muy difcil
realizar un buen anlisis. Por ello debe
convencerse al personal sobre su
finalidad y su utilidad. Para ello
servirn folletos, carteles, circulares,
volantes, etc.

Es conveniente preparar a los analistas.


Adems de los conocimientos de esta
tcnica, requiere tener una idea general
sobre la empresa, por lo que es
conveniente que hagan un recorrido
previo que en el recibirn explicaciones
que le ayudaran a apreciar los elementos
de cada puesto.

(WHAT) Qu es lo que se hace?


(HOW) Cmo lo hace?
(WHY) Con que fin lo hace?

(WHEN) Cundo lo hace?


(WHERE) Donde lo hace?

Ya que los empleados hayan comprendido el objetivo


de obtener informacin para el anlisis de puestos y
que le analista posee un grado adecuado de
conocimiento sobre el entorno, la organizacin, el
trabajo y los empleados, se hace:

Identificacin
del puesto

Desarrollo del
cuestionario de
anlisis de
puestos

Obtencin de
datos.

Identificacin del puesto


Antes de obtener la
informacin,
los
analistas
necesitan conocer cules son
los distintos puestos que
existen en la organizacin.
Si ya se ha llevado a cabo un
anlisis, se debe tener acceso a
los registros, para identificar
muchos de los puestos de la
compaa.

Desarrollo del cuestionario de


anlisis de puestos
El cuestionario para el anlisis de puestos (PAQ, por sus
siglas en ingles) es un mtodo cuantificable de
recopilacin de datos, abarca en promedio 194 tareas
diferentes orientadas al trabajador.
Se busaca determinar el grado en el cual las diferentes
tareas o elementos del puesto se relacionan con el
desempeo de un puesto en particular.

Nivel e
identificacin

Identificacin clara del puesto y cmo encaja


dentro de un departamento y una divisin de la
organizacin.

Deberes y
responsabilidades

Establecer el propsito u objetivo del puesto,


una descripcin de las acciones que la persona
efecta para cumplir con sus obligaciones y las
condiciones en que se llevan a cabo.

Caractersticas
individuales y de
trabajo

Deben obtener datos sobre aspectos


relevantes de la persona, como formacin
acadmica, experiencia, habilidades y
aptitudes especiales.

Obtencin de Datos
Se requiere de mucha informacin
para lograr el anlisis de puesto
con xito. Existen diversas
maneras en las que se puede
obtener la informacin que deber
contener el formulario.

El analista debe examinar las


ventajas y desventajas de cada
una de ellas y evaluar sus
distintos grados de precisin.

Entrevista
Con frecuencia el analista
solo entrevista a un
numero
limitado
de
trabajadores al principio, y
a continuacin lo hace con
el supervisor para verificar
la informacin obtenida.
Este proceso permite un
alto nivel de precisin, pero
es de elevado costo y
requiere de tiempo para
llevarlo acabo.

Grupo de Expertos
Es costoso y de lenta ejecucin, pero permite
llegar a resultados de alta confiabilidad. Por lo
general el grupo se integra con trabajadores con
experiencia en el puesto y los supervisores
inmediatos. El analista lleva a cabo una
entrevista con todo el grupo.

Cuestionarios por medios electrnicos


Es ms rpido y menos costoso, consiste en
distribuir por correo electrnico un cuestionario.
Sin embargo la precisin es inferior, debido a
que algunas preguntas no se comprenden bien,
a que las preguntas tienden a ser incompletas
y a que algunos
cuestionarios no
regresen a tiempo
a la persona que
los gnero.

Bitcora de empleados
Dar instrucciones a cada empleado para llevar
un diario o una bitcora de sus actividades
diarias. Si es posible establecer una ejecucin
es sistemtica, los resultados sern confiables.
El estudio y verificacin de estas bitcoras, sin
embargo, pueden ser lento y costosos.

Observacin
El analista visualiza al trabajador desempear
las tareas del puesto y registra sus
observaciones al respecto. Es lenta, costosa, y
cuando se realiza a gran escala resulta menos
precisa. Pese a estos factores, la observacin
directa es el mtodo idneo cuando la labor es
manual y repetitiva.

Tcnicas para el
diseo
de puestos

NIVEL DE
ESPECIALIZACIN
Bajo Nivel de Especializacin:
Simplificacin del puesto

Alto Nivel de Especializacin:


Poca oportunidad de autorrealizacin

Tcnicas para el
diseo de puestos

Rotacin del
Personal

Inclusin de
Nuevas tareas

Grupos
Autnomos de
Trabajo

Enriquecimiento
del puesto

Rotacin de Puestos
Permitir al empleado
cambiar de uno a otro
puesto.

Los trabajadores se
hacen competentes en
distintos cargos y no
slo en uno.

Inclusin de Nuevas
Tareas

Expandir el numero de funciones aadindole


actividades similares.
Reduce la monotona.
Expande el ciclo del trabajo.
Requiere una mayor gama de
habilidades.

Enriquecimiento del
Puesto

Aadir nuevas fuentes de satisfaccin laboral

Responsabilidad.
Autonoma.
Control.

Grupos Autnomos de Trabajo

Grupos de
3 a 15 trabajadores
Los objetivos se fijan en
trminos del equipo,
la toma de decisiones es
colectiva y las actividades
se distribuyen

Bibliografa

REYES Ponce (2009) El anlisis de puestos, Mxico, Ed. Limusa


WERTHER, William (2008) Administracin de Recursos
Humanos 6 Edicin, Mxico, Ed. Mc Graw Hill
BOHLANDER, George (2008) Administracin de Recursos
Humanos 14 Edicin, Mxico, Ed. Cenage Learning
MONDAY, R. Wayne (2005) Administracin de recursos humanos
9 Edicin, Mxico, Ed. Person Prentice Hall
IVANCEVICH, Jonh (2005) Administracin de recursos humanos
9 Edicin, Mxico, Ed. Mc Graw Hill

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