HERRAMIENTAS DE CONTROL

INTERNO

QU ES UNA
HERRAMIENT
A?

Es un aspecto fundamental
para
entender,
disear,
implementar y mantener el
control
interno
en
las
entidades pblicas y privadas,
es identificar las herramientas
que
debern
utilizar
los
encargados de la gestin
(ministros,
presidentes
regionales,
alcaldes,
presidentes de directorio, jefes
institucionales,
gerentes
generales, gerentes de lnea y
otros
responsables
de
gestionar recursos); as como
de los encargados del control,
fundamentalmente posterior,
tales como los auditores
externos e internos.

HERRAMIENTAS DE CONTROL
INTERNO
El
termino
herramienta, viene
del latn ferramenta,
que es un instrumento
que
permite
realizar
ciertos
trabajos,
diseados para facilitar
la realizacin de una
tarea
mecnica
que
requiere el uso de una
cierta fuerza.

Ejemplos tpicos son:

El martillo, la pinza y
el destornillador.

El diccionario Enciclopdico Larousse define como herramienta

al instrumento mas o menos simple, destinado a realizar un
cierto trabajo.

CON QU HERRAMIENTA CUENTA

EL CI?
Las herramientas que habitualmente emplean

los gestores y auditores para el control interno

de sus actividades son diversas, siendo las mas
importantes las siguientes:
Herramientas de Gestin de Planeamiento
Herramienta de Gestin de Presupuesto
Herramienta de Gestin de Organizacin
Herramienta de Gestin de Procedimientos

Herramientas de Gestin de
Planeamiento

HERRAMIENTAS DE GESTIN DE
PLANEAMIENTO

Qu es la Planificacin?
Es prever y decidir hoy las acciones que nos pueden llevar desde el
presente hasta un futuro deseable. No se trata de hacer predicciones
acerca del futuro sino de tomar las decisiones pertinentes para que ese
futuro ocurra .

Herramientas de Gestin de
Planeamiento
Plan Estratgico Institucional (PEI)
Qu es el PEI?

Es el instrumento que contiene la ruta que la Entidad debe seguir a mediano plazo (cinco
aos); contiene los siguientes componentes:
Misin y visin: en dnde est y a dnde quiere llegar la institucin.
Ejes y objetivos estratgicos: cules son las reas que debe desarrollar, alineadas a los
planes correspondientes.
Estrategias: cul es la mejor forma de alcanzar dichos objetivos.
Tcticas: qu acciones son prioritarias y en qu horizonte temporal se ejecutarn.
Indicadores de impacto: son ratios que permiten medir el avance del resultado esperado.

PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL (POI)

Qu es el POI?

El POI es un instrumento de gestin de corto plazo cuya finalidad es determinar cules sern las
lneas de accin estratgica que dentro del ao debe desarrollar una entidad para ir concretando
los objetivos trazados en el PEI, con la finalidad de alinear y organizar sus esfuerzos y recursos.
CONTENIDO:

Objetivos institucionales alineados con el PEI y su escala de prioridades.

Actividades, tareas y acciones: relacin de actividades de carcter estratgico y/o

permanente que cada unidad orgnica debe ejecutar en el ao.

Las actividades ms representativas con enfoque en resultados para la poblacin

objetivo sern consideradas como metas presupuestarias.

Unidad de medida: cmo se medir el avance de cada actividad.

Cantidad: meta a alcanzar en el ao por cada actividad.

Cronograma de ejecucin: cantidad mensual a ejecutar segn la capacidad

financiera de la entidad. Se elabora en la fase de aprobacin.

Presupuesto requerido: costo total para la cobertura de las actividades previstas

por cada unidad orgnica en recursos humanos, bienes y servicios, adquisicin de
activos.

PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL (POI)

rgano Responsable: Cada unidad orgnica de la Entidad

elabora su POI, siendo la Oficina de Planificacin o la que haga

sus veces, quien se encargar de su consolidacin, alineacin
con PEI, seguimiento y evaluacin.
Oportunidad de Formulacin y Aprobacin: Nueve (09)

meses antes de iniciado el ejercicio, se aprueba despus del

PIA, por el funcionario que seala el ROF institucional.

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES (PAC)

Qu es el PAC?

El Plan Anual de Contrataciones es el instrumento de gestin logstica que sirve para programar,
difundir y evaluar la atencin de las necesidades de bienes, servicios y obras que una entidad requiere
para el cumplimiento de sus fines, cuyos procesos de seleccin se encuentran financiados y sern
convocados durante el ao fiscal. .
FINALIDAD:
Uniformizar
Contrataciones

los

criterios
de

para

la elaboracin y publicacin de los Planes Anuales

las Entidades del Sector Pblico, bajo

de

el mbito de aplicacin de la Ley de

Contrataciones del Estado.

rgano responsable
El rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, previsto en sus documentos de organizacin y
funciones es el responsable de formular, ejecutar, revisar, evaluar y actualizar el PAC. (Art. 6 del RLCE)

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES (PAC)

Ejecucin PAC:
A cargo del rgano encargado de las contrataciones
De los comits especiales y permanentes
Modificacin PAC

Podr ser modificado en cualquier momento, de conformidad con la

asignacin presupuestal o en caso de reprogramaciones de las metas
institucionales.
Forma de modificacin del PAC
Incluir o excluir procesos de seleccin;

Modificar la cantidad prevista de bienes, servicios u obras en ms de

25% del valor estimado y ello pueda variar el tipo de proceso de

seleccin.
Aprobacin de Modificacin del PAC
Similar al procedimiento de aprobacin y difusin.

PLAN ANUAL DE CAPACITACION (PAC)

La Capacitacin debe ser considerada como una actividad

sistemtica,

planificada

permanente,

cuyo

propsito

general debe encaminarse a preparar, desarrollar e integrar a

los recursos humanos al proceso productivo, mediante la
entrega de conocimientos, desarrollo de habilidades y
actitudes
orientadas

necesarias
hacia

colaboradores

en

el
los

para
mejor

mejorar

sus

desempeo

diversos

niveles

competencias
de

todos

jerrquicos

los
y

posiciones, en sus actuales y futuros cargos, y adaptarlos a

"Si
su
compaa
obtiene
las exigencias cambiantes del entorno
y del momento.
beneficios,
duplique
su
presupuesto de capacitacin; si
est en prdidas, cuadriplquelo!"
Peter F. Drucker

PLAN ANUAL DE CAPACITACION (PAC)

El objetivo fundamental de un Plan de Capacitacin o PAC, es
procurar el desarrollo sostenido de la comunidad u organizacin y de
sus miembros, teniendo como eje al ser humano, a travs del
mejoramiento y desarrollo sus competencias y de la capacidad de
accin individual y comunitaria, para la satisfaccin especfica de las
necesidades materiales, intelectuales, afectivas y sociales. Para el
efecto debe seguirse con una serie de pasos que permitan su
Indicador
Horas/Hombre
Capacitacin
establecimiento
y puesta ende
marcha
Es la manera usual de denominar a las horas de capacitacin tanto
presupuestadas o efectivas por un determinado nmero de personas.
Sirve para generalizar el tiempo invertido en cursos de capacitacin
con diversas cargas curriculares tanto para colaboradores de gnero
masculino y femenino.
Frmula de Clculo: HHC = HTC / NPC
Horas Hombre de Capacitacin = Horas Totales de Capacitacin
/Nmero de Personas Capacitadas

PLAN ANUAL DE CAPACITACION (PAC)

Objetivos de un Plan de Capacitacin

Promover el mejoramiento de sistemas de comunicacin internos.

Incrementar la productividad de las personas y por ende de la

organizacin.

Promover la eficiencia de cada colaborador de todos los niveles

jerrquicos.

Ayudar a desarrollar condiciones de trabajo ms satisfactorias.

Reducir las quejas de los colaboradores y a proporcionar una moral de

trabajo cada vez ms elevada.

Promover el mejoramiento de los resultados mediante la aplicacin de

sistemas y procedimientos.

Contribuir a bajar los ndices de la Rotacin del Personal tanto por

renuncias o despidos.

Proveer al colaborador de una preparacin que le permita desempear

puestos de mayor responsabilidad como parte de un Plan de Carrera

Promover los ascensos sobre la base del mrito personal con parte de un
Plan de Carrera.

Contribuir a reducir los accidentes de trabajo.

Herramienta de Gestin de Presupuesto

PRESUPUESTO INSTITUCIONAL DE APERTURA

Qu es el PIA?
El PIA es un instrumento de gestin de corto plazo para el logro de resultados
a favor de la poblacin a travs de la prestacin de servicios con eficacia y
eficiencia. Permite mostrar las principales lneas de accin, los gastos a
atender durante el ao, as como el financiamiento correspondiente.
En el transcurso del ao, el PIA sufre modificaciones sea por la incorporacin
de mayores recursos o por su reprogramacin interna, luego de lo cual recibe
la denominacin de Presupuesto institucional Modificado (PIM).
Contenido del Presupuesto
Incluye las fuentes de financiamiento de la entidad, las genricas del gasto
que se ejecutarn por cada actividad o proyecto y la estructura funcional
programtica.
rgano responsable
La oficina de presupuesto o la que realice sus funciones en la Entidad es
responsable de conducir el proceso presupuestario de la entidad.

PRESUPUESTO INSTITUCIONAL DE APERTURA

PIA

PRESUPUESTO INSTITUCIONAL DE APERTURA - PIA

INGRESOS: Fuentes de Financiamiento

EGRESOS: Grupos Genricos del Gasto

1. PERSONAL Y OBLIGACIONES SOCIALES

2. PENSIONES Y OTRAS PRESTACIONES SOCIALES

3. BIENES Y SERVICIOS
4. DONACIONES Y TRANSFERENCIAS
5. OTROS GASTOS

6. ADQUISICION DE ACTIVOS NO FINANCIEROS

7. ADQUISICION DE ACTIVOS FINANCIEROS
8. SERVICIO DE LA DEUDA

PRESUPUESTO INSTITUCIONAL MODIFICADO

(PIM)
En el transcurso del ao, el PIA sufre

modificaciones sea por la incorporacin

de
mayores
recursos
o
por
su
reprogramacin interna, luego de lo cual
recibe la denominacin de Presupuesto
institucional Modificado (PIM).

PRESUPUESTO ANALTICO DE PERSONAL (PAP)

Qu es el PAP?

Es el documento que sirve para establecer el gasto personal, contiene las plazas
presupuestales.

La plaza, es la dotacin presupuestal que se considera en cada caso para el pago de las
remuneraciones por los servicios especficos de personal permanente y por servicios
personales, debe expresar un uso racional de los recursos y asegurar el funcionamiento
de la entidad.
Los PAP se utilizan:

En la etapa de formulacin del presupuesto de la entidad, para conciliar con la respectiva

disponibilidad presupuestal; los montos requeridos para las asignaciones especificas.

En la etapa de ejecucin del presupuesto aprobado por la entidad como documento base
para
efectuar procesos tcnicos de personal, como nombramientos, ascensos,
resignaciones y otros, as como para efectuar modificaciones del propio PAC.

Como base indispensable para la formulacin de la planilla nica de pagos, PUP, la que
debe ajustarse al correspondiente PAP.

Quin aprueba el PAC?

Los PAP, sern aprobados por el titular del pliego presupuestal o por el funcionario a
quien se delegue en forma expresa esta competencia.

Herramienta de Gestin de Organizacin

REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

(ROF)
Que es el ROF?

Es un instrumento tcnico normativo de gestin que precisa:

Funciones de la entidad y unidades orgnicas.

Relaciones funcionales y atribuciones especificas de las

unidades estructuradas.
Utilidad
El ROF, debe ser empleado como un instrumento de la gestin
administrativa para establecer campos funcionales, precisar
responsabilidades y como medio para efectuar el proceso de
direccin y control.
Elaboracin
Se formula sobre la finalidad y objetivos establecidos en la
institucin, desarrollndose en ttulos, captulos y artculos.
Caractersticas
Debe contener informacin pertinente, concreta y clara.
Debe ser funcional para permitir su fcil manejo, identificacin y
actualizacin.
Debe contener el esquema bsico.

REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

(ROF)
Aprobacin:

Ministerios, Organismos Pblicos Descentralizados y otros

Organismos pblicos, Aprueban por Decreto Supremo.
Poder Judicial, Ministerio Publico, JNE. ONPE, RENIEC, CNM,
DP, CGR, TC, Universidades Publicas, SBS, AFP, BCR,
aprobado por Resolucin del Titular.
Gobiernos Regionales, Aprobados por Ordenanza Regional.
Municipalidades, Aprobados por Ordenanza Municipal

EL ROF: Constituye la norma administrativa de

mas alta jerarqua, despus de las leyes de
creacin de las instituciones.
Constituye la base principal para la elaboracin
de otros documentos o instrumentos tcnico
normativos de gestin, especialmente para el
MOF, CAP y PAP.

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

(MOF)

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (MOF)

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (MOF)

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

(MOF)

CUADRO DE ASIGNACIN DE PERSONAL (CAP)

CUADRO DE ASIGNACIN DE PERSONAL

(CAP)

CUADRO DE ASIGNACIN DE PERSONAL

(CAP)

CUADRO DE ASIGNACIN DE PERSONAL

(CAP)

CUADRO DE ASIGNACIN DE PERSONAL

(CAP)
Que es el CAP?

El CAP es un documento de gestin que contiene los cargos

clasificados en base a la estructura orgnica prevista en su
Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) y a los
objetivos y metas establecidos en su Plan Estratgico
Es un documento de gestin institucional que contiene los
cargos definidos y necesarios para la prestacin de los
servicios a cargo de una entidad. Es el documento base para
la elaboracin del Presupuesto Analtico de Personal (PAP)
Estos dos documentos se utilizan en el proceso de
racionalizacin de plazas, producido por la demanda de
plazas de los rganos de una entidad

CUADRO DE ASIGNACIN DE PERSONAL

(CAP)
CLASIFICACIN DE LOS CARGOS DEL CAP

Los cargos del CAP son clasificados y aprobados por la

propia entidad
Los cargos clasificados deben contar con los respectivos
requisitos
El Manual Normativo de Clasificacin de Cargos de la
Administracin Pblica, mantiene su vigencia.
REORDENAMIENTO DE CARGOS
Los cargos del CAP pueden ser reordenados como consecuencia de
la eliminacin o creacin de cargos, que no incidan en un
incremento del PAP
En este caso, no se requiere de un nuevo proceso de aprobacin
del CAP.
El reordenamiento de cargos se aprueba por resolucin del titular
de la entidad, previo informe del rgano responsable

CUADRO DE ASIGNACIN DE PERSONAL

(CAP)
MODIFICACION DEL CAP

Se modifica en los siguientes casos:

Cuando las modificaciones del ROF, la racionalizacin o
mejoramiento de procesos, conlleven cambios en las
funciones de la entidad o su estructura organizacional
Por motivo de reestructuracin o reorganizacin aprobadas,
conforme a la normatividad vigente
Por motivo de un reordenamiento de cargos que afecte el
PAP

En estos casos, se aprueba un nuevo CAP.

PUBLICACION DEL CAP
Las entidades publican su CAP en el Diario Oficial El Peruano
Tambin en el portal electrnico dentro de los tres das calendarios
siguientes de publicado en el Diario Oficial

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
(MAPRO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (MAPRO)

Herramienta de Gestin de Procedimiento

Es un documento de gestin institucional creado para brindar a los

administrados o ciudadanos en general la informacin sobre todos
los procedimientos administrativos que se tramitan ante las
entidades (requisitos, costos, plazos).

Herramienta de Gestin de Procedimiento

Finalidad
Uniformizar los criterios que utiliza la administracin
pblica para la creacin y eliminacin de
procedimientos administrativos;
Agilizar los trmites mediante la aplicacin de
principios como la aprobacin automtica de los
mismos o el silencio administrativo;
Simplificar la labor de la administracin pblica al
reducir la cantidad de trmites y requisitos que se
exigen al pblico;
hacer ms eficaz la labor de control de la
administracin pblica;
otorgar seguridad jurdica en materia administrativa,
puesto que los particulares sabrn exactamente qu
es lo que sucede con sus trmites, el plazo de los
mismos y ante quien formular impugnaciones.

Herramienta de Gestin de Procedimiento

Herramienta de Gestin de Procedimiento

Herramienta de Gestin de Procedimiento

Herramienta de Gestin de Procedimiento

Publicacin y Difusin:
Norma que aprueba TUPA:
Diario El Peruano o encargado
de avisos judiciales
Cuadros TUPA y Formularios Portal PSCE (Portal de
servicios al ciudadano y empresas) y Portal de la
institucin, Ley 29091 DS 004-2008-PCM
http://www.serviciosalciudadano.gob.pe
Fiscalizacin:
OCI
INDECOPI
PCM

Herramienta de Gestin de Procedimiento

Estas herramientas de control interno, tambin denominadas
herramientas de control de gestin, son complementadas con otras
herramientas para la prevencin y el monitoreo del control interno,
las mismas que detallamos a continuacin:
o Directivas
para
la
formulacin y evaluacin
de planes estratgicos y
operativos.
o Directivas
y
normas
internas
para
la
programacin,
formulacin, ejecucin y
evaluacin de los procesos
tcnicos
administrativos( contabilid
ad
personal,
logstica,
presupuesto,
tesorera,
patrimonio, etc.)
o Leyes
y
reglamentos
aplicables
o Instructivos de trabajo
o Diagramas de causa

o Diagramas de flujo
o Estudios
previos
al
rediseo o mejoramiento
de procesos
o Anlisis Foda
o Reportes operativos
o Reportes de resultados
o Informes de registros de
revisiones internas
o Evaluaciones de riesgos
o Estudios
previos
de
evaluacin
de
control
interno
o Reportes de indicadores

Otra fuente de herramientas mas especificas y estructuradas para el diseo,

implantacin y mantenimiento del control interno es la gua de implementacin del
sistema de control interno en las entidades del estado, aprobada con resolucin de
contralora N 458-2008-CG del 28. Oct.2008. A manera de ejemplo sealamos las
siguientes:

Anlisis
FODA.

Esta tcnica permite, a travs del anlisis

interno (fortaleza y debilidades) y del
anlisis
externo
(amenazas
y
oportunidades), determinar e identificar
algunos riesgos vinculados al entorno de la
entidad y a los aspectos de la organizacin
que pueda afectar las polticas y estrategias
de la entidad.

El FODA se representa a travs de una matriz de doble entrada,

llamada Matriz FODA, en la que el nivel horizontal se analizan los
factores positivos y los negativos.
En la lectura vertical se analizan los factores internos y por tanto
controlables del programa o proyecto y los factores externos,
considerados no controlables.

En conclusin:
Las fortalezas deben utilizarse
Las
oportunidades
deben
aprovecharse
Las debilidades deben eliminarse y
Las amenazas deben sortearse.

Diagrama de Causa-Efecto
Diagrama de
Causa-Efecto

Estos diagramas tambin se

conocen como diagramas de
Ishikawa
o
Espina
de
Pescado, y son tiles para
identificar las causas de los
riesgos.

Construido con la apariencia de una espina de pescado, esta

herramienta fue aplicada por primera vez en 1953, en el Japn, por
el profesor de la Universidad de Tokio, Kaoru Ishikawa, para
sintetizar las opiniones de los ingenieros de una fabrica, cuando
discutan problemas de calidad.

BENEFICIOS DIAGRAMA DE CAUSA-EFECTO

Cmo construirla?
Establezca claramente el problema (efecto) que va a ser analizado.
Disee una flecha horizontal apuntando a la derecha y escriba el
problema al interior de un rectngulo localizado en la punta de la
flecha.
Haga una lluvia de ideas "para identificar el mayor numero posible
de causas que pueda estar contribuyendo para generar el problema,
preguntando por qu esta sucediendo?.
Camisas con
defecto
Una forma muy utilizada de agrupamiento es la 4M: maquina, mano
de obra, mtodo, y materiales.
Para comprender mejor el problema, busque las sub causas o haga
otros diagramas de causa y efecto para cada una de las causas
encontradas

Escriba cada categora dentro de los rectngulos paralelos a la flecha

principal. Los rectngulos quedaran entonces, unidos por lneas
inclinadas que convergen hacia la flecha principal.
Se pueden aadir las causas y sub causas de cada categora a lo largo
de su lnea inclinada, si es necesario.

Diagrama de Flujo de Procesos

Diagrama de
Flujo de
Procesos

Estos diagramas son tiles para

identificar las causas de los
riesgos

Un diagrama de flujo u organigrama es una representacin que ilustra

la secuencia de las operaciones que se realizaran para conseguir la
solucin de un problema; asimismo, facilitan la comunicacin entre
los programadores y la gente del negocio. Estos diagramas de flujo
facilitan la comprensin de problemas complicados y muy largos,
constituyndose en una necesidad para la mejor documentacin de
un sistema y/o proceso complejo.

Inventari
o de
Riesgos

riesgos de acuerdo con cada

rea funcional especifica o
proceso. Estos listados deben
ser elaborados por el personal
de la entidad o tomados de
listas
externas
genricas
coherentes con las actividades
similares
de
la
entidad.
Cuando se trata de listados
generados externamente, el
inventario se revisa y se
somete a mejoras, adaptando
su
contenido
a
las
circunstancias internas, para
presentar una mejor relacin
con
los
riesgos
y
ser
consecuentes con el lenguaje
comn de gestin de riesgos
de entidad.

 MUCHAS GRACIAS !!

Mg. CPC Judit Inga Flores -