IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

DE GESTIN

ARCHIVO DE GESTIN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO NACIONAL

Hablar de archivos
es
conocer
los
documentos
del
poder y el poder de
los documentos.
Cada vez ms los
documentos
estn
vinculados al xito o
fracaso
de
una
administracin y al
buen
nombre
de
quienes asumen la
conduccin de la

Verdad, tiempo e historia coinciden slo

en los archivos.
Se necesitan los documentos para
lograr la gobernabilidad mediante la
transparencia
administrativa
y
el
controlar los actos de corrupcin.
* Ley de Control Interno

BENEFICIOS DE UNA CORRECTA

ADMINISTRACIN DE LOS ARCHIVOS
Ahorro de tiempo
Mayor seguridad jurdica
Agilidad de trmites
Recuperacin de espacios

Documento de archivo
Es una expresin testimonial, textual, grfica,
manuscrita o impresa, en cualquier lenguaje
natural o codificado, as como en cualquier
soporte: sonoro, en imagen o electrnico; que
ha sido producida o recibida en la ejecucin,
realizacin o trmino de las actividades
institucionales y que engloba el contenido, el
contexto y la estructura permitiendo probar la
existencia de esa actividad.

Los documentos pueden ser:

Textuales

Grficos

Los documentos pueden ser:

Audiovisuales

Legibles por mquina

Tipo documental
Unidad documental producida por un
organismo en el desarrollo de sus funciones,
cuyo formato, contenido y soporte es
homogneo. Puede presentarse en forma
individual (carta, circular) o compuesto
(expediente).
Ejemplos:

EDADES DE LOS DOCUMENTOS

Estn en estrecha relacin con los
diferentes
tipos de archivos que existen; en nuestro
medio podemos distinguir tres:
Archivos de Gestin
Archivos Centrales
Archivos Finales: nacionales, generales
o histricos

ARCHIVO DE GESTIN
Son aquellos archivos que organizan, custodian y
facilitan la documentacin producida y recibida, por
una dependencia de una entidad. Su resguardo se
da desde su gnesis o recibimiento hasta que
concluya el trmite que le dio origen.
Estos archivos corresponden a la primera edad o
ciclo de los documentos y se caracterizan por su
uso frecuente. Son fuentes potenciales de
informacin para los administradores, agilizan la
gestin y los trmite administrativos, facilitando la
toma decisiones.
*(0-5 aos)

ARCHIVO CENTRAL
Es un departamento logstico, dirigido por
archivistas,
donde
los
documentos
producidos o recibidos por todas las
dependencias de una entidad son reunidos,
clasificados,
ordenados,
descritos,
seleccionados, conservados y custodiados.

ARCHIVO CENTRAL
FINALIDAD:
Es
brindar
servicio
a
otros
departamentos
y
proporcionar
la
informacin necesaria para la gestin
administrativa, la toma de decisiones y
facilitar la investigacin de carcter
institucional y cientfica.
*(6-20 aos)

Archivo Central del MEP

Cada mdulo para 8 mil

carpetas
Pintura espsita
Garanta 10 aos
Precio 400.000 aprox.
Ahorro de espacio

ARCHIVO FINAL
Son aquellos centro de cultura donde
se custodia, conserva y facilita el
patrimonio documental de la nacin.
Se conocen como archivos nacionales,
archivos histricos o archivos generales.

Archivo Nacional de Costa Rica

Archivo Nacional de Costa Rica

PRINCIPIOS ARCHIVSTICOS
Principio de procedencia:
Consiste en acatar el origen del documento,
mantenindolo agrupado sin mezclarlo con
otros, sean estos procedentes de cualquier
naturaleza: una entidad, departamento,
seccin, unidad, familia, persona, etc.
Importante:
No mezclar correspondencia
recibida
No mezclar tipos documentales

enviada

PRINCIPIOS ARCHIVSTICOS
Respeto del orden original:
Consiste en respetar el orden que se dio
inicialmente a los documentos o durante la
gestin que les dio origen

PROCEDIMIENTOS ARCHIVSTICOS
1. Reunir los documentos:
Consiste
en
recoger
la
documentacin dispersa que
ha
sido
tramitada
y
mantenerla en un solo lugar
para
evitar
prdidas
o
apropiaciones indebidas por
parte de funcionarios o
particulares.

PROCEDIMIENTOS ARCHIVSTICOS
1. Conservacin:

Es mantener en buen estado fsico la

documentacin,
sin
rasgarla,
ni
ensuciarla, ni exponerla a condiciones de
humedad
o
temperatura
que
la
deterioren. Es importante que cuando
consulten documentos en bodegas, se
protejan con gabacha, guantes y
mascarilla.

CONDICIONES AMBIENTALES
Por ser perjudicial para los documentos el
exceso de luz, es importante que la
documentacin no se encuentre ubicada
cerca de las ventanas, para que no sufra
cambios fsicos como son: la decoloracin,
el deterioro del papel y la desaparicin de
la escritura con el tiempo.

CONDICIONES AMBIENTALES
Adems se recomienda que a las ventanas
que dan a la calles les coloquen filtros para
evitar la entrada de cualquier roedor o
gases txicos.
No deben existir salidas difanas para
evitar la entrada de roedores.

CONDICIONES AMBIENTALES DEL

LOCAL DEL ARCHIVO
La luz artificial
fluorescente.

preferiblemente

de

Los niveles de luz natural deben ser bajos

e indirectos.
La temperatura no debe ser tan alta , debe
fluctuar entre 18C y 22C, por lo que se
recomienda tener aire acondicionado o al
menos ventiladores.

CONDICIONES AMBIENTALES DEL

LOCAL DEL ARCHIVO
Debe existir un buen sistema de
ventilacin para evitar focos de humedad.
Se deben realizar revisiones peridicas en
el local para detectar anomalas que
afecten la documentacin.
Deber existir una entrada por la que solo
ingresen los funcionarios autorizados.

CONDICIONES DE SEGURIDAD
La documentacin debe ser manipulada
nicamente por la persona encargada del
Archivo de Gestin.
Los archivadores se deben mantener con
llave para que otras personas no tengan
acceso. La jefatura deber conservar una
llave en caso que la persona encargada del
Archivo, no se encuentre.

NORMAS GENERALES
Evitar las comidas y bebidas en los escritorios
de trabajo.
Quitar las grapas y los clips de ms que
sujeten los documentos, pues estos provocan
oxidacin.
No rayar o hacer anotaciones con tinta en los
documentos, los funcionarios y los jefes
deben usar papeles adicionales para hacer las
observaciones pertinentes.

NORMAS GENERALES
No
utilizar
documentos.

marcadores

en

los

Sacar fotocopia a los documentos con

soporte de papel fax trmico.
No tener plantas en los escritorios, para
evitar derrames y por la humedad que
estas ocasionan.

NORMAS GENERALES
No mojarse los dedos para pasar los
documentos.
No apoyarse sobre los documentos.
Evitar las prensas metlicas (prensa
para flder).
No usar cinta adhesiva para pegar el
documento.

NORMAS GENERALES
Tener cuidado de no maltratar los documentos
al fotocopiar.
Si se ponen sellos se deben usar con poca
tinta y fuera de la parte escrita.
No cortar,
documento.

doblar,

romper,

ensuciar

el

PROCEDIMIENTOS ARCHIVSTICOS
1. Clasificar
Es la tcnica mediante la cual se identifican y
se agrupan los documentos jerrquicamente
de acuerdo a los principios de procedencia y
de orden original.

MTODOS DE CLASIFICACIN
Clasificacin
orgnica
Clasificacin por
funciones
Clasificacin por
asuntos o
materias
Clasificacin
orgnicafuncional

CLASIFICACIN ORGNICA
Los documentos
se clasifican de
acuerdo
a
la
estructura
orgnica de la
entidad.

MINISTRO

VICEMINISTROS

CLASIFICACIN POR FUNCIONES

Los documentos
se
clasifican
segn
las
funciones
y
actividades de la
institucin.

CLASIFICACIN POR ASUNTOS O

MATERIAS
Se refiere a las
clasificacin
de
acuerdo al contenido
sustantivo de los
documentos, basado
en los asuntos o
materias que tratan.
Ej.: expedientes de
personal,
expedientes
de
estudiantes,
expedientes
de
casos.

CLASIFICACIN ORGNICAFUNCIONAL
Consiste en la
combinacin del
sistema
por
estructura
orgnica con el
funcional, refleja
la estructura de
las instituciones,
sin
perder
de
vista los cambios
que
ha
experimentado.

ORGANIGRAMA
MEP
ORGANIGRAMA
SECTOR PBLICO

PROCEDIMIENTOS ARCHIVISTICOS
Ordenacin

Es elegir una unidad de orden, ya sea

alfabtico,
cronolgico,
numrico
y
alfanumrico.

ORDENACIN ALFABTICA
Sus elementos son los nombres de
personas,
cosas,
acontecimientos
y
lugares. Se subdivide en ordenacin
onomstica
(nombre
de
personas),
toponmica (nombre de lugares) y por
asuntos o materias.

Ordenacin Onomstica
Los apellidos y los nombres que tienen el
mismo principio de slabas, son seguidos
de los menor a mayor nmero de letras, y
las ltimas,
tambin,
en secuencia
alfabtica. Ejemplo:
Mart Lpez, Jorge
Martn Lpez, Jorge
Martnez Lpez, Jorge

Ordenacin Onomstica
Cuando se conoce solo el primer apellido
de la persona, ste se coloca primero que
cualquier otro, del mismo apellido.
Ejemplo:
Urea, Carlos
Urea Abarca, Damaris
Urea Barrantes, Ral

Ordenacin Onomstica
Si del segundo apellido solo conoce-mos la
letra inicial, sta precede al primer apellido
completo.
Ejemplo:
Carvajal B., Danilo
Carvajal Barrantes, Miguel
Carvajal Bogantes, Irma

Ordenacin Onomstica
Si los apellidos llevan apstrofos, prefijos,
preposiciones o artculos, estos se toman
como parte integrante del apellido.
Ejemplo:
De La O Castro, Roco
Di Mare Aguilar, Marco

Ordenacin Onomstica
Cuando se presentan nombres
homlogos, donde coinciden tanto los
apellidos como los nombres de dos o
ms personas, debe establecerse un
elemento que los diferencia. Este
elemento puede ser la cdula de
identidad.
Ejemplo:
Jimnez Jimnez, Kenneth 1-14640125
Jimnez Jimnez, Kenneth 2-0125-

ORDENACIN TOPONMICA

-Supervisiones:
Circuito 01
Circuito 02
Circuito 03

ORDENACIN POR ASUNTOS

Informes de Capacitaciones:
Direcciones Regionales
Oficinas Central

Informes de labores:
Mensuales
Trimestrales
Anuales

ORDENACIN CRONOLGICA
Los documentos se ordenan de acuerdo al
ao y da, es decir, a la fecha del
documento.
Se toma la fecha del documento.
No tiene fecha, se toma la fecha de
ingreso.
Sin fecha, se coloca como el ms reciente
dentro de la carpeta.

ORDENACIN NUMRICA
Es la asignacin numrica consecutiva que se
da a los documentos, es muy utilizado en
documentos financieros

ORDENACIN ALFANMERICA
Consiste en la combinacin de letras y
nmeros para componer los cdigos de
ordenacin.
Ejemplo:
Los nmero de placa de taxis.
TC 254
TC 312
TH 125

1. DESCRIBIR
Es
la
elaboracin
de
instrumentos
descriptivos que facilitarn el control y el
acceso a los fondos documentales. En los
archivos
de
gestin,
los
instrumentos
descriptivos de utilidad son los registros de
entrada y salida de los documentos, las lista
de remisin y las tablas de plazos de
conservacin de documentos.

REGISTRO DE ENTRADA DE
DOCUMENTOS:
Nme Fecha Tipo
remit
ro de de
de
ente
orden recibi Sopor
do
te

conte trmi
nido
te

Fecha N
de
oficio o
envo memor
ando

REGISTRO DE SALIDA DE
DOCUMENTOS
N de
oficio o
memora
ndo

Tipo
Destinat Contenid Recibid
de
ario
o
o por
Soport
e

Fecha y
sello

1. SELECCIONAR
Es el procedimiento mediante el cual se
considera el valor de los documentos en
sus diferentes etapas, para determinar su
eliminacin o conservacin, el cual se
realiza mediante la Tabla de Plazos. Para
ello debe tener la aprobacin del Comit
Institucional de Seleccin y Eliminacin de
Documentos y la Comisin Nacional de
Seleccin y Eliminacin de Documentos.

6.1. COMIT INSTITUCIONAL

Debe estar integrado por el superior
administrativo, un asesor legal y el jefe del
Archivo Central. El comit revisa y analiza
las tablas, corrobora las duplicaciones de
tipos documentales, asigna definitivamente
el
valor
administrativo-legal,
y
hace
recomendaciones acerca del valor histrico,
si as lo considera conveniente. Adems
deber emitir original y copia de dichas
tablas, con las observaciones pertinentes a
la Comisin Nacional de Seleccin y
Eliminacin de Documentos.

COMISIN NACIONAL DE SELECCIN Y

ELIMINACIN DE DOCUMENTOS
Est integrado por cinco miembros: el
Presidente de la Junta Administrativa del
Archivo Nacional o su representante, quin la
presidir;
el
Jefe
del
Departamento
Documental del Archivo Nacional; un tcnico
de ese Departamento, el Jefe del Archivo de la
entidad productora y un historiador.

FINALIDAD
Es el encargado de dictar las normas sobre
seleccin y eliminacin de documentos, de
acuerdo a su valor cientfico-cultural, y de
resolver las consultas sobre eliminacin de
documentos de los entes productores.
Adems, seala los documentos de
conservacin permanente, y a su vez
devuelve
las
tablas
debidamente
autorizadas al Comit para que las remita
a los interesados.

LEY 7202 SISTEMA

NACIONAL DE ARCHIVOS
Capitulo I Artculo 2
La presente Ley y su reglamento regularn
funcionamiento de los rganos del Sistema
Nacional de Archivos y de los archivos de
los poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo
y de los dems entes pblicos..., as como
de los archivos privados y particulares que
deseen someterse a estas regulaciones..

LEY 7202 SISTEMA

NACIONAL DE ARCHIVOS
Capitulo IV Artculo 35
Todas las instituciones a que se refiere el
artculo 2 de la Ley, incluida la Direccin
General del Archivo Nacional, estarn
obligadas a solicitar el criterio de la
Comisin Nacional de Seleccin y
Eliminacin de Documentos, cada vez que
necesiten eliminar algn tipo documental.

LEY 7202 SISTEMA

NACIONAL DE ARCHIVOS
Capitulo IV Artculo 36
Ser penado con seis meses a tres aos de
prisin, el funcionario que autorice o lleve a
cabo la eliminacin de documentos con
trasgresin de los que dispone el artculo
anterior, salvo que el hecho configure un
delito sancionado con una pena mayor.

Lista de tipos documentales y plazo de conservacin

sugeridos.
1. Valor cientfico-cultural de valor permanente:

Leyes, decretos, reglamentos, actas, informes

anuales relevantes, convenios, tratados,
contratos importantes, presupuestos anuales,
liquidaciones
presupuestarias
de
IV
trimestres, correspondencia con autoridades
superiores o de niveles tcnicos que reflejen
objetivos del ente, licitaciones pblicas
ganadoras de proyectos bsicos de una
institucin, organigramas, libros mayores,
libros diarios, informes contables o balances
anuales.

1. Valor cientfico-cultural de valor permanente:

Informes tcnicos de relevancia nacional o
regional, tabulados de censos y encuestas,
protocolos notariales, muestra de expedientes
judiciales, registros civiles, libros sacramentales,
declaratorias de elecciones, fotos, mapas, planos
de terreno u obras civiles de importancia nacional
o regional, videos que reflejen aspectos
sustanciales del quehacer de una institucin o de
una cultura, expedientes de organizaciones
sociales,
sindicatos,
cooperativas,
partidos
polticos, asociaciones de campesinos, artesanales
entre otros.

2.

50 aos de vigencia:

Expedientes
de
personal,
prontuarios, planillas ( en caso de
que la informacin de los
expedientes no sea suficiente
para probar derechos laborales
adquiridos)

3. 10 aos de vigencia
Materia prima estadstica
ya tabulada y trabajada.
Documentacin contable
de carcter rutinario,
facturas, notas de crdito,
rdenes de compra,
rdenes de utilizacin de
gasolina, gastos, cheques.

4. 5 aos de vigencia
Requisiciones, pedimentos y compra de
materiales, controles de bodega, licitaciones
pblicas y privadas no ganadoras ( o
ganadoras o proyectos no sustantivos de la
institucin), acciones de personal repetidas y
rutinarias ( que no prueben derechos
adquiridos ni tiempo de servicio).

Correspondencia de unidades
de nivel medio o bajo, cuyos
asuntos bsicos se informen o
eleven a instancias superiores.

5. 3 aos de vigencia
Controles, registro y tarjetas de
asistencia, permisos, solicitudes
de
vacaciones,
cuadros
de
personal.

6. 2 aos de vigencia
Correspondencia interna de carcter
rutinario, notas de remisin, mensajes,
memorandos, circulares y telegramas de
trmite administrativo, listas de asistencia,
registros de usos de telfono, informes
generales de una entidad, autorizaciones
para uso de transporte, copias que se
reciben a ttulo de informacin (no para
decir un asunto).

N de
Orden

001
002

TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIN DE DOCUMENTOS

FONDO:_______________________SUBFONDO:_________
CONFECCIONADA POR:__________FECHA:___________
OBJETIVO:_____________________________________
FUNCIONES:___________________________________
Tipo
Es
Cule El documento Conte
Vigencia
Canti Fecha

Docu
ment
al

Origin
al y/o
copia

s
otras
oficin
as
tiene
n
origin
al y/o
copia
de
este
docu
ment
o

o la
informacin
estn en
M

nido

administrativ
a-Legal

Oficin
a

Archi
vo
Centr
al

dad

s
Extre
mas

Obser
vacio
nes

ACTA DE DESTRUCCIN DOCUMENTAL No. ___ 20__

Al ser las----- horas del da ----- del mes de ----- del dos mil ______, se procede a
la destruccin de documentos pertenecientes a ------------------------------------.
Eliminacin autorizada por la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de
Documentos, en los informes que a continuacin se detallan:

Dependencia: __________________________.

Tipos documentales: (especificar si son originales o copias)

Autorizacin Comit Institucional de Seleccin y Eliminacin de Documentos:

Acuerdo No.___20__, aprobado en sesin N___del___ de mes del ____del
ao____.

Autorizacin Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos:

Informe No. ___20___, aprobado en sesin del____del___ de mes del ____.

Cantidad total aproximada: ___mts.

Firmamos conformes:

_______________________

Funcionario de la Unidad

__________________________

Funcionario Archivo Central-

Ministerio de Educacin Pblica

Transferencia N____
Lista de Remisin

Fondo:__________________
Seccin:_________________
Realizado por:_____________
N de
Caja

N de
orden

Contenido

Subfondo:________________
Fecha:___________________
Fechas
extremas

Signatura

Folios

7. ADMINISTRAR
La responsabilidad del encargado del archivo
de gestin, se deriva de la buena
administracin que ejerza, el cual consiste en
establecer
y
ejecutar
la
planeacin
conjuntamente con el jefe de la unidad. La
institucin debe suministrar los recursos
necesarios para la adecuada administracin
de los archivos.

8. FACILITAR
De acuerdo a lo que establece el artculo
30 de la Constitucin Poltica y los
artculos 10, 23 y 42 de la Ley 7202 del
Sistema Nacional de Archivos, los archivos
de gestin, centrales y finales, estn en la
obligacin de facilitar sus documentos,
para ello establecern las normas que
juzguen sean importantes para ese
propsito.

PRSTAMO DE DOCUMENTOS
Para el prstamo de documentos es
importante contar con boletas de prstamo
que
permitan
tener
control
de
la
documentacin que se presta, evitando as su
extravo y prdida.

BOLETA DE PRSTAMO
BOLETA DE PRSTAMO DE DOCUMENTOS
Identificacin del documento:____________
Fecha de prstamo:____________________
Nombre de funcionario:_________________
Departamento:________________________
Fecha de devolucin____________________
Firma:_______________________________