DOCUMENTACIN DEL

SISTEMAS DE GESTIN DE
SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO (SST)

Profesora: Ing. Marina Migueles

Documentacin del Sistema de Gestin de SST

Comencemos con una definicin sencilla pero
necesaria Qu es Documentar?
Plasmar informacin y datos

significativos

en cualquier tipo

de soporte.
Ejemplos: papel, grficos, medio
electrnico, fotografas, etc. , o una
combinacin de estos.

Importancia de la Documentacin del SG de SST

Por qu Documentar?

 Establecer
la poltica y
Porque
la documentacin
permite:

los objetivos
Desarrollar y evidenciar
la implementacin de un
SG de SST.
Promover una accin
consistente.
Definir claramente la
autoridad y
responsabilidad del
personal.

Facilitar la comunicacin

al personal.
Facilitar los cambios en
el SG DE SST.
Ayudar y orientar al
personal nuevo
Etc.

Reflexionemos: Documentacin del SG de SST

EN LA IMPLEMENTACIN DE UN SG de
SST ELABORAR DOCUMENTOS
ES SLO UN MEDIO Y NO LA FINALIDAD.

La documentacin excesiva genera en

las organizaciones:
Burocracia.
Asignacin

de mayores recursos.

Duplicacin
Circuitos
Riesgo

de tareas.

difciles de realizar Y

de que el sistema se quede nicamente en

el papel y no se pueda llevar a la prctica.

Es importante que la documentacin no sea

excesiva. Debe ser suficiente pero no sinnimo
de generacin de papeles y burocracia y debe
mantenerse al mnimo requerido para alcanzar
la eficacia y eficiencia.
La misma debe ser simple, clara concisa y
estar

CONTROLADA

Documentacin Requerida por la Norma

OHSAS 18001

Poltica de Calidad y de Objetivos.

Descripcin del alcance de SG de SST.

Descripcin de los elementos del SG de SST

y su interaccin y referencia a los
documentos relacionados

Documentos y registros requeridos por la

Norma OHSAS 18001.

Documentos y registros requeridos por la

organizacin crticos para asegurar la
gestin de la SST.

Extensin de la documentacin
Puede diferir de una organizacin a otra debido a:
al

tamao de la organizacin y el tipo de

actividades;

la

complejidad de los procesos y sus

interacciones, y

la

competencia del personal.

Por ejemplo: no es lo mismo la cantidad y
extensin de los documentos de una PYME
que elabora productos pesqueros que la de
una petroqumica.

A continuacin presentamos una estructura

tpica de sistemas documentales, sin embargo
cada organizacin decidir la estructura de
documentacin que utilizar.

Estructura de la Documentacin-Niveles
Poltica
NIVEL 1

NIVEL 2

NIVEL 3

NIVEL 4

La Norma OHSAS
18001 NO REQUIERE
DE MANUAL DEL SG

NIVEL 1: MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN

Es el porqu, la filosofa de la organizacin.
Especifica el sistema de gestin de calidad de la
organizacin
NIVEL 2: PROCEDIMIENTOS
Son los principios y estrategias que describen el
funcionamiento del sistema de gestin.
Un procedimiento es una forma especfica para llevar
a cabo una actividad o un proceso(ISO 9000).

NIVEL 3: INSTRUCTIVOS DE TRABAJO

Son el detalle requerido para una tarea especifica, el
Cmo. Permiten garantizar que los mtodos de
trabajo lleven a alcanzar los niveles de conformidad
estipulados.
NIVEL 4: REGISTROS
Son fichas que permiten ordenar la informacin de
manera clara y precisa permitiendo evidenciar el
funcionamiento del sistema.
Presentan resultados obtenidos o proporcionan
evidencias de actividades desempeadas(ISO 9000).

Nivel 1- Manual de Sistema de Gestin

Establece el sistema de gestin operante en la organizacin, en l
se determinan las responsabilidades, el funcionamiento y la
interaccin entre los procesos de la organizacin.

Caractersticas:
Es el Mximo nivel del sistema documentado, junto
con la poltica.
Es responsabilidad del Nivel Estratgico el diseo
del Manual.
No existe una estructura o formato exigido para los
Manuales del sistema de gestin.
Las OHSAS 18001 no exigen contar con un manual

Si la organizacin decide establecer un manual del

SG de SST, generalmente all se incluye:
El

alcance del sistema de gestin de SST.

Los

procedimientos documentados establecidos

para el sistema de gestin de SST, o referencia a
los mismos.

Una

descripcin de los elementos principales del

SG de SST y su interaccin.

Elaboracin del Manual del SG de SST

Se muestran a continuacin,
los contenidos sugeridos por la
Norma ISO 10013 Directrices
para la documentacin de los
sistemas de gestin de la
calidad, que pueden servir de
referencia para la elaboracin
de un manual de sistema de
gestin, si la empresa as lo
decidiera.
Nota: en la nueva versin de las norma ISO 9001: 2015, el manual del sistema
de gestin de la calidad ya no constituye un requisito.

Contenido del Manual del SG

1-TITULO,OBJETIVO Y
ALCANCE

Especifica el campo de aplicacin, las

operaciones no incluidas y la Norma ISO
aplicable

2-TABLA DE CONTENIDOS

Ttulos de las secciones o captulos y

donde se pueden encontrar.

3-ESTADO DE REVISIN

4-INTRODUCCION

Hoja que muestra el estado de revisin

Informacin general de la Compaa y

del Manual.

Contenido del Manual del SG

5-POLITICA Y OBJETIVOS

Enunciado de la Poltica, de las grandes

metas y del compromiso del mximo nivel .

6-LA ORGANIZACION
CONTENIDOS

Especifica responsabilidades, autoridades e

interrelaciones. Organigramas

7-ELEMENTOS DEL SISTEMA

8-DEFINICIONES

9-APENDICE

Describe todos los elementos aplicables

del sistema.
Incluir solo si es necesario.

De ser necesario incluir datos o

informaciones de apoyo.

NO OLVIDAR

El Manual del sistema de gestin describe

el sistema de gestin que actualmente
opera en la organizacin y no aqul que
desearamos tener.

Poltica de SST
Intenciones globales y orientacin de una organizacin
relacionadas con su desempeo de la SST, como las ha
expresado formalmente la alta direccin. Adaptada Norma
ISO 14001
Caractersticas:
a) es apropiada a la naturaleza Y magnitud de los riesgos
para la SST;
b) compromiso de la prevencin de daos y el deterioro de
la salud.
c) compromiso de mejora continua de la gestin de la SST y
del desempeo de la SST.
d) compromiso de cumplir con los requisitos legales
aplicables y con otros requisitos que la organizacin
suscriba;

Poltica de SST
Caractersticas (cont.):
e) proporciona el marco de referencia para
establecer y revisar los objetivos de SST;
f) se documenta, implementa y mantiene;
g) se comunica a todas las personas que trabajan
para la organizacin o en nombre de ella;
h) est a disposicin de la partes interesadas;
SE REVISA PERIODICAMENTE PARA ASEGURAR QUE SEA
APROPIADA Y PERTINENTE PARA LA ORGANIZACIN

Comunicacin de la Poltica de SST

Colocar carteles con la poltica de SST en lugares estratgicos de

las instalaciones: en la entrada de la organizacin, comedor, pasillos,
etc.

La Comunicacin requiere de un poco de imaginacin

En protectores
de pantalla,
papel
en las computadoras,
pad para
pero lo ms
dificultoso
estapiz
la COMPRENSION
e
mouse.
IMPLEMENTACION de la Poltica.
La poltica
enmarcada
y colocada
las oficinas
los directivos.
Para ello
se requiere,
porenejemplo:
dedereuniones
Papel
membretado,
calendarios de trabajo
bolsillo o de
de escritorio,
peridicas,
capacitacin,
campo y credenciales
de acceso,
con la poltica
impresa.
entrenamiento
a cargo
de los jefes de rea, los cuales
Reuniones
de la con
alta direccin
en las
se presente lay poltica
y
trabajen
su personal
encuales
la clarificacin
conexin
objetivos
a toda
la organizacin.
de los
objetivos
particulares de sus procesos con los
Durante
la induccin
del personal
objetivos
y la poltica
delnuevo.
SG de SST
Etc.

Ejemplo de
Poltica de
SST

ATMAR - RECOLECCIN DE RESIDUOS URBANOS

POLTICA DE SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
La proteccin de la salud y la seguridad de todos sus trabajadores,
colaboradores y de quienes visitan sus instalaciones, es un compromiso
permanente de nuestra empresa, para lo cual la direccin de ATMAR
compromete la aplicacin de los siguientes principios:

Incentivar en las personas una cultura preventiva en Seguridad y Salud

Ocupacional mediante la responsabilidad, el liderazgo efectivo y el
compromiso permanente de todos sus trabajadores, ejecutivos y
supervisores, con la participacin activa en los comits de seguridad.
Identificar y evaluar los riesgos presentes en sus procesos, operaciones
y proyectos, con el fin de implementar las medidas de control
necesarias que permitan proteger adecuadamente a los trabajadores
en sus respectivas labores, previniendo los daos y el deterioro a la
salud.
Procurar, a travs de la gestin un mejoramiento continuo del Sistema
de Gestin de SST y desempeo de la seguridad y salud de los
trabajadores y otras partes interesadas.
Cumplir el Marco Regulatorio en materia de Seguridad y Salud
Ocupacional, considerando la normativa legal aplicable y otros
requisitos suscritos por la organizacin.
Mantener informados a los trabajadores, autoridades y partes
interesadas, respecto de la gestin en Seguridad y Salud Ocupacional.

El cumplimiento de estos principios contribuir a mejorar la calidad de vida

de sus trabajadores y de sus grupos familiares.

Objetivos de SST
Fin de SST en trminos de desempeo de la SST que
una organizacin se fija alcanzar. OHSAS 18001

La organizacin debe asegurar que los

objetivos, se establezcan en las funciones y
niveles pertinentes dentro de la
organizacin.

Los Objetivos de SST deben ser:

Cuando sea
Factible

PROGRAMAS:
se deben establecer implementar y mantener uno o varios
programas para alcanzar los objetivos.

Algunos Ejemplos:
Reducir

el ndice de incidentes in itinere en un 20 % con

respecto al periodo anterior.

Capacitar

a la totalidad de los transportistas en manejo

defensivo para marzo de 2016.

Insonorizar

la sala de mquinas para noviembre de

2015.

Nivel 2- Procedimientos
Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un
proceso. ISO 9000

El procedimiento
permite
determinar:

Los procedimientos cumplen la funcin de:

Definir

claramente las actividades y

responsabilidades.

Proveer un punto de referencia a nuevos

miembros de la organizacin.
Permitir la identificacin de causas de error.
Prevenir subsecuentes errores por la
modificacin del procedimiento.

Se deben elaborar 2 tipos de procedimientos:

Requeridos por el SG de SST: Procedimientos
requeridos por el sistema de gestin de SST. (de
aquellas tareas que por su criticidad podran
afectar o poner en riesgo la SST de los
trabajadores y las personal bajo su control).

Requeridos por la Norma OHSAS 18001: La Norma

exige uno o varios procedimientos documentados
para asegurar los siguientes requerimientos:

Procedimientos requeridos por la Norma OHSAS 18001

Identificacin de peligros y
evaluacin de riesgo

Requisitos legales y de otro tipo

Competencia, formacin y toma

de conciencia

Participacin y consulta

Control de documentos

Control de registros

Medicin y seguimiento
Evaluacin del
cumplimiento legal

Comunicacin: Externas e
Internas

Preparacin y respuesta
ante emergencia

Investigacin de
incidentes

Auditorias

No Conformidad, accin
correctiva y accin
preventiva.

Pasos para la elaboracin de un procedimiento

1 PASO

IDENTIFICAR LA NECESIDAD REAL: lo requiere la

Norma? es crtico para el SG de SST?.

2 PASO

IDENTIFICAR LOS ASPECTOS CLAVES DE LA

ACTIVIDAD :alcance, objetivo, personal
involucrado, etc.

3 PASO

PREPARAR EL PROCEDIMIENO

4 PASO

ESCRIBIR EL PROCEDIMIENTO

5 PASO

APROBAR EL PROCEDIMIENTO

I- Establecer la prctica actual

II- Documentar la prctica actual
III- Revisar la prctica actual

Estudio de
Procesos

Ampliemos el 3 Paso: Preparar el Procedimiento

I.

ESTABLECER LA PRACTICA ACTUAL: en primera instancia se revisa la actividad

para determinar cmo es realizada. Es esencial hacer lo siguiente:

Establecer qu informacin procedimental ya existe para la

actividad.

Determinar insumos y resultados requeridos.

Identificar los mtodos utilizados para realizar la actividad.

Identificar las instalaciones y equipos.

Identificar responsabilidades.

Identificar los aspectos que impactan significativamente sobre

la SST.

Practicas seguras de trabajo, criterios y controles operacionales

existentes, elementos de proteccin personal, etc.

Ampliemos el 3 Paso: Preparar el Procedimiento

II. DOCUMENTAR LA PRACTICA ACTUAL: esto implica documentar cmo
cada actividad es llevada a cabo, cmo se inicia cada paso y cmo este
lleva al paso siguiente. El proceso de documentar la actividad existente
puede as mismo permitir identificar cambios potenciales y mejoras en los
mtodos de trabajo y de la seguridad.
III. REVISAR LA PRACTICA ACTUAL: la revisin de la prctica actual permite
determinar oportunidades de mejora y establecer:

Si los objetivos son logrados.

Si hay duplicacin de tareas, esfuerzos recursos.

Falta de interaccin entre reas.

Los mejores mtodos para lograr los niveles de SST requeridos.

Si esos niveles son adecuados.

Es muy importante que el personal involucrado en la

actividad contribuya en la elaboracin de los
procedimiento. Son ellos quien mejor conocen sus
procesos y actividades.

La organizacin determinar y
estandarizar el contenido y formato
de los Procedimiento.

A continuacin podemos observar algunos de

los contenidos que se pueden incluir en los
procedimientos.

1. OBJETIVO
Define la Actividad que describe el procedimiento
2. ALCANCE
Especifica las reas o funciones del sistema alcanzadas por el
procedimiento
3. RESPONSABILIDADES
Establece quines son responsables y cul es la responsabilidad
del ejecutor
4. REFERENCIAS
Menciona los procedimientos relacionados o antecedentes del
presente documento
5. DEFINICIONES
Aclara los trminos que no son de uso corriente habitual o
habitual en la organizacin y aquellos que pueden ser mal
interpretados
6. DESARROLLO
Describe las actividades que son objeto del presente
documento
7. REGISTROS
Especifica cules son los registros que resultan de la operacin
del procedimiento que se deben conservar.
8. ANEXOS
Planillas, dibujos,
flujogramas, etc, mencionados en el texto que
sern necesarios para la operacin o para la mejor comprensin
de la misma

La organizacin determinar el Formato de los

procedimientos teniendo en cuenta:

Cartula

ndice

Nombre de la compaa

Logo

Titulo del documento

Estado y fecha de revisin

Tamao del papel

Mrgenes, interlineado, tipo

de letra

Numeracin de ttulos y
subttulos.

Identificacin -sistema de
numeracin/ cdigo del
procedimiento.

Etc.

Ejemplo de un Sistema de Identificacin alfa

numrico
XX

YY

01
Nmero de correlacin

XX

IDENTIFICACIN GENERAL

PR

PROCEDIMIENTO

IT
F
LT

INSTRUCCIN DE TRABAJO
FORMULARIOS Y REGISTROS
LISTADOS

YY
CA
SST
PR
AD
CO
GG
LM

AREA DE LA ORGANIZACION
PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD
SEGURIDAD Y SALUD
PRODUCCION
SECCIN ADMINISTRACIN
SECCIN CONTABLE
GERENCIA GENERAL
LABORATORIO DE MEDICIONES

Ej.: PR-SST-01: Procedimiento de Seguridad y Salud n 1 de

correlacin

Ejemplo de un Procedimiento
ABC S.A

Emitido:

Procedimiento: Requisitos legales y de otro tipo

Veamos en el Anexo
Documentacin un ejemplo de
Procedimiento Requisitos legales
y otro tipo

Aprobado:

PR-SSTLEG-01

Fecha:16/2/ Rev: 1

Pg:1de 8

1. OBJETIVO:

Establecer la metodologa para identificar, acceder, comunicar los requisitos legales y otros requisitos
suscriptos por ABC, relacionadas con la gestin de salud y seguridad en las actividades de produccin y
transporte del producto.

2. ALCANCE:
Este procedimiento es de aplicacin para todos los requisitos legales del mbito nacional, provincial y
municipal, as como otros requisitos suscriptos por ABC en el mbito de las actividades de produccin y
transporte del producto.

3. RESPONSABILIDADES:

Responsable de Legales: Anlisis de requisitos legales y de otro tipo, confeccin de matriz de requisitos
de otro tipo suscriptos por la organizacin. Gestin de los requisitos de otro tipo.

Responsable de SST: Anlisis de requisitos legales y de otro tipo, confeccin de matriz de requisitos de
otro tipo suscriptos por la organizacin. Gestin de los requisitos de otro tipo.

Consultora Legal -LEGALMAR: Identificacin continua de requisitos legales municipales, provinciales y

nacionales referidos a Seguridad y salud en el trabajo. Comunicacin permanente con ABC.

4. REFERENCIAS:

PR-COSST-01 -Procedimiento de Comunicaciones internas y externas

5. DEFINICIONES Y CONCEPTOS:

SST: Salud y Seguridad en el Trabajo

...............................(cont)

Nivel 3- Instructivos de Trabajo

Documento que explica paso a paso la forma de llevar a
cabo una tarea especfica.

Es importante que se identifique si se requieren IT.

Para la redaccin de los IT. es necesario que el usuario

del documento participe en su elaboracin.

La organizacin determinar su contenido y formato

pudiendo ser o no el mismos que el de los
procedimientos.

Contenidos de los IT
Generalmente toman formas ms simplificadas,
conteniendo las siguientes secciones:

1. Objetivo
2. Alcance
3. Desarrollo
4. Diagrama de Flujo

Cmo?

Elaboracin de un IT
1- Identificar si se requiere un IT.
2-

Incorporar en
fundamental).

la

elaboracin

al

usuario

del

IT (es

3- Verificar si existe un instructivo para la actividad en estudio.

4- Determinar si el instructivo o documentacin existente
responde a la prctica actual. Caso contrario se debe
corregir.
5- Determinar si la practica presente es satisfactoria o si se
requieren mejoras.
6- Adoptar las mejores prcticas.
7- Escribir el IT.
8- Revisar el IT.
9- Documentar el IT.
10-Aprobar el IT.

Ejemplo de Instructivo
de Trabajo

Veamos en el Anexo un
ejemplo de Instructivo
de Trabajo para el uso de
sierra circular

Nivel 4- Registros
Documento que proporciona resultados obtenidos o
proporciona evidencia de actividades desempeadas.
ISO 9000

Un registro de SST provee evidencias objetivas:

Del grado de cumplimiento con los requisitos Del sistema de

gestin de SST.
De la Operacin eficaz del SG de SST.

Su elaboracin es especfica
para cada necesidad y conviene
las elabore o proponga personal
con un amplio conocimiento de
las actividades relacionadas con
ellos.

Deberan contener un ttulo,

nmero de identificacin, estado
de revisin y fecha de
La organizacin debe elaborar
todo aquel registro que
modificacin.
considere necesario para evidenciar su SG de SST y
aquellos que sean un requerimiento del estndar a la
cual este suscripta (por ejemplo OHSAS 18001, registros
de capacitacin, revisin por la direccin, etc.).

La organizacin determinar el contenido y formato ms

conveniente para cada registro que responda a aquello
que se quiera evidenciar.

Ejemplo de Registro

Veamos en el Anexo un ejemplo

de Registro de Capacitacin

Recomendaciones para la Elaboracin de la

Documentacin

Tener en cuenta quin y cmo se utilizar la documentacin.

Identificar claramente las personas involucradas.
Evitar usar oraciones largas y complejas.
Utilizar lenguaje simple y familiar para el usuario.
Separar las ideas en oraciones o prrafos individuales.
Usar correcta puntuacin.
Utilizar enunciados directos.
Evitar abreviaciones y jergas.
Utilizar verbos en tiempo " presente" y evitar el uso de auxiliares como
debe, debera.
Hacer las paginas amigables, claras y fciles de leer.

Problemas detectados con el Manejo de la

Documentacin
Revisin inadecuada.
Prdida de documentos.
Documentos obsoletos en uso.
Evidencias inadecuadas de aprobacin.
Mal manejo de copias no controladas.
Los problemas los podemos evitar teniendo en cuenta los Requisitos de Control
de la Documentacin y Control de los Registros de la Norma OHSAS 18001

Control de la Documentacin
Permite mantener la vigencia,
operatividad y disposicin del
sistema de salud y seguridad.

Control de la Documentacin

Todos los documentos Requeridos por el SG de SST deben

controlarse.

Debe establecerse un procedimiento documentado que incluya:

Aprobacin de documentos antes de su edicin.

Mtodos para revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario.

Forma de identificar los cambios y la revisin.

Mtodos para asegurar que los documentos: estn disponibles en los

puntos de utilizacin, permanecen legibles, identificables y accesibles.

Formas de prevenir el uso involuntario de documentos obsoletos.

Identificacin y control de documentos de origen externo.

Control de los Registros

La organizacin debe establecer un procedimiento
documentado para definir los controles para:

Identificacin.
Legibilidad.
Almacenamiento, Proteccin.
Recuperacin.
Tiempo de retencin.

Documentos en soporte automatizado Beneficios

Acceso en todo momento a personas autorizadas

previamente.
Cambios fcilmente realizables.
Distribucin Inmediata.
Codificacin adecuada.
Acceso desde instalaciones remotas.
Retiro inmediato de documentacin obsoleta.
Necesidad de Back up.

Las empresas han comenzado a

adoptar sistemas de la gestin
documental informatizado.

Adems permiten la integracin con otros

sistemas de gestin como Ambiental y de Calidad

Cmo implementar el sistema de

Documentacin
1- Determinacin de las necesidades de
documentacin
2- Diagnostico de la Documentacin
3- Diseo del sistema documental
4- Elaboracin de los Documentos
5- Implementacin del Sistema
Documental
6- Mantenimiento y mejora del sistema

1- Determinacin de las necesidades de

Documentacin
Documentacin exigida por la Norma OHSAS 18001

(poltica, objetivos, procedimientos, registros).

Regulaciones especficas del sector, requisitos

legales.
Documentos necesarios para el SG de SST dada su

criticidad para la seguridad y salud de los

trabajadores.

Recordemos no generar documentacin INNECESARIA que luego no se

va a utilizar o nos burocratizar el Sistema de Gestin de SST. !!

2 - Diagnstico de la Situacin de la
Documentacin en la Organizacin.
Listar y clasificar la documentacin existente.
Valorar su vigencia y adecuacin al uso.
Identificar y listar documentos de procedencia
externa. Analizar su vigencia.

DETERMINAR LA DOCUMENTACION FALTANTE

3-Diseo del Sistema Documental

Definir la jerarqua de la documentacin: Niveles
Definir autoridad y responsabilidad para la
elaboracin de la documentacin a cada nivel.

Definir si incluir un manual de SG de SST, su

estructura y formato y documentos.

Confeccionar el plan de elaboracin de documentos.

Planificar la capacitacin del personal implicado.

4-Elaboracin de los documentos

Tener en cuenta lo visto para elaboracin de la
documentacin.

Puede guiarse con la Norma ISO 10013 Directrices para

la documentacin de los sistemas de gestin de la
calidad.

Tener en cuenta el sentido comn para la elaboracin de

la documentacin, siendo claros, sencillos y concretos!!!

5- Implantacin del Sistema Documental

Definir el cronograma de implantacin.
Distribuir la documentacin a todos los implicados.
Determinar las necesidades de capacitacin .
Poner en prctica lo establecido en los documentos.
Recopilar evidencia documentada de lo anterior.

6- Mantenimiento y Mejora del Sistema

Realizar auditorias internas para identificar
oportunidades de mejora.

Implementar acciones correctivas y preventivas

tendientes a eliminar no conformidades en la
documentacin.

Finalmente que no nos suceda lo

siguiente.

El sistema documental debe agilizar la Gestin de la SST, no

complicarla e imposibilitar el logro de nuestros objetivos.

Conclusin:
DIGO LO QUE HAGO
HAGO LO QUE DIGO
ESCRIBO LO QUE HAGO.

.. Controlo y Mejoro

SIGNIFICATIVO